MELAKUKAN PROSEDUR ADMINISTRASI Oleh: Sihabudin, S.Pd. SMK CENGKARENG 1 JAKARTA JALAN BAMBU LARANGAN 67, CENGKARENG JAKARTA BARAT 2012

BAB I PROSES DOKUMEN-DOKUMEN KANTOR A. Jenis-jenis Surat/Naskah Pengertian Surat Menurut beberapa ahli: a. Drs. Thomas Wijasa Bratawidjaja, MBH yang menyetakan bahwa surat adalah alat untuk menguraikan isi hati atau maksud terhadap orang lain secara tertulis.

b. WJS. Purwadarminta dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia menyatakan bahwa surat adalah kertas yang bertulis atau alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Kesimpulan: Surat adalah salah satu alat penyampaian informasi secara tertulis dari satu pihak ke pihak lain, baik atas nama pribadi atau mewakili suatu organisasi.

Pekerjaan surat-menyurat dikatakan baik apabila penulisan surat itu jelas maksud dan tujuannya. Surat yang ditulis tidak jelas akan mengakibatkan hal-hal sebagai berikut: Maksud dan tujuan isi surat tidak dimengerti oleh penerima surat Penerima surat akan salah menafsirkan surat Jawaban surat tidak sesuai dengan yang dimaksud pengirim surat.

Hal-hal yang harus dikuasai dalam membuat surat, antara lain: Menguasai teknik pembuatan surat Menggunakan bahasa dan tata bahasa yang benar Mengetahui permasalahan yang dikerjakan pada saat itu

2. Fungsi Surat Bukti historis Surat dapat dipergunakan untuk mengetahui kondisi suatu organisasi atau lembaga pada masa lalu Bukti tertulis Surat dapat dipergunakan jika dalam suatu organisasi terjadi suatu permasalahan atau perselisihan antar pejabat yang saling berhubungan

c. Bukti Pengingat Surat dapat dipergunakan untuk mengetahui kejadian-kejadian yang terjadi pada waktu terdahulu d. Duta Organisasi Surat dapat mencerminkan kondisi atau keadaan organisasi yang bersangkutan e. Pedoman Surat dapat dipergunakan sebagai pedoman untuk melaksanakan tugas tertentu. Misalnya surat perintah.

3. jenis-jenis surat Penggolongan surat berdasarkan sifatnya Surat Dinas Pribadi Adalah surat yang sifatnya setengah resmi. Surat dinas pribadi dibuat oleh seseorang, kemudian dikirimkan kepada suatu instansi atau lembaga atau perusahaan tertentu. Surat dinas pribdadi berisi kepentingan pribadi si pegirim surat.

Surat izin Yang dimaksud surat izin disini adalah surat izin tidak masuk kerja. Surat izin adalah surat yang dibuat oleh seorang karyawan yang ditunjukan kepada atasan langsung untuk mohon izin tidak masuk kerja dalam jangka waktu tertentu, karena ada alasan tertentu, seperti sakit atau ada keperluan lain yang tidak dapat ditinggalkan.

Tata cara penulisan srat izin adalah sebagai berikut: Ditulis oleh karyawan itu sendiri Dibuat untuk atasan langsung Disebutkan bagian atau jabatannya untuk menghindari nama yang sama Kertas yang digunakan ukuran folio bergaris, HVS, atau kertas yag lebih kecil Bukti pendukung, misalnya surat keterangan dokter jika sakit Berapa lama izin yang diminta.