Kearsipan Sistem Subyek (Subject Filing System) Evada El Ummah Khoiro, S.AB., M.AB Hajar Cherry Puspalillah, S.AB., M.AB

Pengertian Sistem subjek adalah kode penyimpanan berdasarkan pokok isi atau masalah. Dalam penyelenggaraan sistem perihal (pokok masalah) ini maka petugas kearsipan harus menentukan terlebih dahulu hal-hal apa yang pada umumnya dipermasalahkan dengan surat yang bersangkutan. Misalnya, subyek “Keuangan”, “Kepegawaian”, dan seterusnya.

Merancang klasifikasi masalah Dalam menerapkan filing sistem masalah yang diutamakan adalah menyusun Daftar Klasifikasi.

Kelebihan & Kekurangan Pokok masalah mudah diingat, dapat diterapkan untuk semua jenis organisasi, fleksibel. Dibutuhkan SDM yang berpengetahuan tinggi dalam menentukan pokok permasalahan

DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH SUBMASALAH (LAJUR PEMBANTU) DAFTAR KLASIFIKASI MASALAH SAMPAI PADA SUB-SUBMASALAH (LAJUR KELOMPOK KECIL)

PENEMPATAN ARSIP MENURUT KLASIFIKASI SUBJEK Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas). Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama). Tingkat III : sub- sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah).

Tugas: Inventarisasi secara digital dg Sistem Subjek “Departemen Umum” Buatlah inventarisasi Perlengkapan & Peralatan kantor di Google Spreadsheet. A. Umum A. Buku induk barang inventaris A.1 Peralatan A.1.1 Buku golongan barang inventaris A.2 Alat Tulis A.2.1 Buku catatan barang non inventaris A.3 Mesin kantor

Klasifikasi Peralatan & Perlengkapan Kantor Barang Bergerak Barang habis pakai Digunakan satu kali pakai, dimana barang ini habis tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya Contoh : kertas, tinta, karbon, pensil, map Barang tidak habis pakai Digunakan berulang kali dan tahan lama dalam pemakaiannya Misalnya : mesin tik, perforator, gunting, lemari arsip, pesawat telepon Barang Tidak Bergerak misalnya tanah, gedung, dsb

Pengadministrasian barang inventaris dilakukan dalam: Buku induk barang inventaris Buku golongan barang inventaris Buku catatan barang non inventaris

Buku induk barang inventaris Adalah buku tempat mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor dan sekaligus merupakan sumber informasi yang diandalkan mengenai segala macam data yang diperlukan tentang barang-barang inventaris kantor. No. Urut Tanggal Pembukuan Kode Barang Nama Ket.Barang (merk, ukuran dsb) Jumlah Tahun Pembuatan Asal Barang Kelengkapan dokumen dan tanggal penyerahan barang Keadaan Barang Harga Ket.  

Buku golongan barang inventaris Adalah buku pembantu yang digunakan untuk  mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi dan kode barang yang telah ditentukan di dalam lingkungannya. (barang tidak habis pakai) No. Urut No. Urut Buku Induk Kode Barang Nama Barang Ket. Barang (Merk, Nomor, Ukuran) Jumlah Nama Satuan Tahun Pembuatan Keadaan Barang Harga Lokasi Ket.  

Buku catatan barang non inventaris adalah buku yang digunakan mencatat semua barang non inventaris yang dimiliki oleh suatu kantor. (barang-barang habis pakai). BUKU CATATAN BARANG NON INVENTARIS   Nama                           : …………………….. Alamat                         : …………………….. No. Urut Nama Barang No. Kartu Stock Ket. Barang (Merk, Nomor, Ukuran) Jumlah Nama Satuan Tahun Pembuatan Asal Barang Kelengkapan dokumen dan tanggal penyerahan dokumen Keadaan barang   Harga Ket. Satuan

TUGAS Buat folder dg judul “DEPARTEMEN UMUM”

Inventarisasi peralatan & perlengkapan di laboratorium SIMBIS Setelah diinventarisasi, catat / buat dalam Google Spreadsheet Lengkapi dg foto barang (untuk melihat kelayakan/keadaan barang) Simpan Spreadsheet dengan judul: Buku induk barang inventaris Buku golongan barang inventaris Buku catatan barang non inventaris A. Umum A. Buku induk barang inventaris A.1 Peralatan A.1.1 Buku golongan barang inventaris A.2 Alat Tulis A.2.1 Buku catatan barang non inventaris A.3 Mesin kantor

THANK YOU, Mercy, & Gracias  Any Questions? See You Next Week