Tugas dan Peranan Sekretaris Disusun oleh: Eman Syukur

Pengertian Sekretaris Pengertian sekretaris adalah sekretaris yang tugasnya membantu seorang eksekutif atau pimpinan. Apabila ditinjau secara etimologi, sekretaris berasal dari kata “secretum” yang berarti “rahasia”, atau seceretarius atau secretarium yang berarti seorang yang diberi kepercayaan memegang rahasia. Dalam Webster’s New World Dictionary of the American Language College, mengartikan sekretaris : “ Secretary is a person employed to keep records, take care correspondence and other writing task etc, for an organization or individual.” Menurut Drs. The Liang Gie, mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau suatu organisasi . Pengertian umum kata sekretaris mempunyai arti sama dengan penulis (notulen), tetapi penulis di sini adalah pengertian pada seseorang yang mempunyai tugas sangat berkaitan dengan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.

Kriteria Seorang Sekretaris Menjadi seorang sekretaris paling tidak harus memenuhi beberapa kriteria berikut ini Memiliki kemampuan komunikasi baik Dapat bertanggungjawab pada semua tugas-tugasnya Bisa menjaga rahasia dan dapat dipercaya Harus bisa berbahasa asing Mengikuti kemajuan teknologi Memiliki etika yang baik, baik dalam bicara, duduk, makan dll Bisa berbicara di depan umum Biasanya cantik dan seksi

Peranan Sekretaris Peranan sekretaris terhadap atasan : Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) : Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place). Memberikan motivasi kerja kepada pegawai bawahan sehingga pekerjaan dapat berjalan lancar dan berhasil dengan baik. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.

Tugas Sekretaris Menurut Para Ahli: Menurut H. Donald Menyatakan bahwa hal-hal kedudukan pimpinan dan situasi organisasi perusahaan akan menentukan sebagian besar tugas-tugas sekretaris. Hal-hal yang dimaksud adalah: Menyalin atau mengisi transkrip dari stenografi atau warkat-warkat dari mesin dikte. Membuat catatan pertemuan, menyusun dan memelihara arsip khusus. Menyelesaikan urusan apapun dari masalah pribadi pimpinan yang diminati, dll. Menurut M. Braum dan Ramon C. dari Portugal Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidaklah sama persis tetapi dapat dikelompokkan sebagai berikut: Merencanakan pekerjaan. Menerima tamu. Mengurus surat masuk dan surat keluar. Menyiapkan pertemuan atau konferensi, dan lain-lain.

Tugas Sekretaris Dibagi atas 8 tugas, yaitu: Tugas Rutin Tugas Khusus Tugas Istimewa Tugas Sosial Tugas Keuangan Tugas Resepsionis Tugas Insidental Tugas Business Meeting

Tugas Sekretaris Tugas-tugas Rutin Yaitu tugas-tugas yang dikerjakan setiap hari tanpa perintah. Tugas ini meliputi: Membuka surat. Menerima dikte. Menerima tamu. Menerima telepon. Menyimpan arsip/surat. Menyusun dan membuat jadwal kegiatan pimpinan.

Tugas Sekretaris Tugas-tugas Khusus Yaitu tugas yang diperintahkan langsung oleh pimpinan kepada sekretaris dengan penyelesaiannya secara khusus. Tugas ini diberikan karena adanya unsur kepercayaan bahwa tugas sekretaris mampu menyimpan rahasia perusahaan. Tugas ini meliputi: Mengonsep surat perjanjian kerjasama dengan relasi atau instansi luar. Menyusun surat rahasia (confidential). Menyusun acara pertemuan bisnis. Pembelian kado atau cindera mata. Dan lain-lain.

Tugas Sekretaris Tugas-tugas istimewa Yaitu tugas yang menyangkut keperluan pimpinan, antara lain: Membetulkan letak atau posisi alat tulis pimpinan serta perlengkapan yang diperlukan. Bertindak sebagai penghubung untuk meneruskan informasi kepada relasi. Mewakili seseorang menerima sumbangan untuk dana atau keperluan kegiatan lainnya. Mengingatkan pimpinan membayar iuran atau asuransi dari suatu badan atau instansi. Memeriksa hasil pengumpulan dana atau uang muka dari instansi yang diberikan sebagai dana kesejahteraan. Menghadiri rapat-rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan selama mengadakan pertemuan bisnis. Mengadakan pemeriksaan peralatan kantor, mana yang perlu diperbaiki dan mana yang tidak perlu diperbaiki atau penambahan alat-alat dan sarana kantor.

Tugas Sekretaris Tugas sosial, meliputi: Mengurusi Rumah tangga kantor. Mengatur penyelenggaraan resepsi untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya.

Tugas Sekretaris Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang dinamakan petty cash (uang cadangan/kas kecil). Tugas keuangan  ini antara lain: Menangani urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya: penyampaian penyimpanan uang di Bank, penarikan cek, pengambilan uang dari Bank. Membayar rekening-rekening, pajak, sumbangan dana atas nama pimpinan. Menyimpan catatan pengeluaran sehari-hari untuk pimpinan dan penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari.

Tugas Sekretaris Tugas Resepsionis Tugas sekretaris sebagai resepsionis, yaitu: Menerima dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon. Menerima tamu yang akan bertemu dengan pimpinan. Mencatat janji-janji untuk pimpinan. Menyusun acara kerja sehari-hari pimpinan.

Tugas Sekretaris Tugas Insidental Tugas ini merupakan pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris meliputi: Menyiapkan agenda rapat, menyiapkan laporan, menyiapkan pidato atau pernyataan pimpinan. Membuat ikhtisar dari berita-berita dan karangan yang termuat dalam surat kabar, majalah, brosur, dan media-media lain yang ada kaitannya dengan kepentingan perusahaan Mengoreksi bahan-bahan cetakan, misal: brosur, undangan, formulir, dan daftar yang dikonsep oleh perusahaan. Mewakili pimpinan dalam berbagai resepsi atau pertemuan.

Tugas Sekretaris Tugas Business Meeting Pertemuan bisnis (Business Meeting) ini terjadi ketika dua orang atau lebih saling menerima dan memberi sesuatu berupa informasi, menyimak kembali kemajuan, memecahkan masalah dan menciptakan yang baru. Tugas inilah yang cukup berat dan melelahkan bagi sekretaris untuk mengorganisir pertemuan-pertemuan tersebut.

Tanggung Jawab Sekretaris Personal Responsibility (Tanggung Jawab Individu) Mempermudah dan memperlancar kerja pimpinan melalui pengaturan waktu dan distribusi informasi yang efisien. Mendistribusikan informasi dari kantor pimpinan secara jelas dan akurat. Mendukung kelancaran alur kerja antara kantor pimpinan dengan bagian-bagian lainnya. Memberikan peluang kepada pimpinan untuk lebih berfokus pada hal-hal strategis dan memiliki dampak jangka panjang. Memberikan masukan positif dan inisiatif untuk perbaikan perusahaan. Internal Responsibility (Tanggung Jawab Dalam) Mengelola sumber daya kantor termasuk keuangan. Menciptakan suasana (fisik dan mental) yang mendukung kelancaran kerja. Mendukung penciptaan budaya kerja yang positif. Membantu menciptakan “kelompok informal positif” di lingkungan perusahaan. Mengelola anak buah untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja di kantor.

Tanggung Jawab Sekretaris Networking Responsibility (Tanggung Jawab Cabang Perusahaan) Tanggung jawab sekretaris untuk meluaskan wawasan dan jalinan perusahaan dengan tujuan peningkatan daya saing. Perwujudannya adalah melalui upaya memperluas network perusahaan, mengatur dan mengawasi pelaksanaan acara-acara formal dan informal yang diselenggarakan oleh kantor dalam kaitannya dengan upaya mempertahankan dan berpartisipasi dalam mengembangkan citra perusahaan. 4. Bertanggung jawab atas berhasilnya perusahaan tempat dia bekerja. Dalam peran aktifnya membantu kelancaran tugas-tugas pimpinan sehingga dapat tercapai tujuan yang telah ditetapkan.

Tanggung Jawab Sekretaris 5. Tanggung jawab hukum seorang sekretaris. Salah satu segi penting dari jabatan sekretaris, walaupun kemungkinan besar tidak tercantum dalam peraturan tertulis, adalah tanggung jawab hukumnya sebagai perantara pimpinan dalam transaksi. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan oleh sekretaris: Sekretaris tidak boleh melakukan jual beli dengan perusahaan demi keuntungan pribadi, kecuali bila perusahaan memberi ijin. Sekretaris tidak boleh membocorkan rahasia usaha pimpinan baik masa bekerja atau masa kerja berakhir. Sekretaris tidak dapat berkecimpung dalam suatu usaha saingan kecuali mendapat ijin dari pimpinan. Sekretaris harus mengikuti secara cermat dan tepat semua instruksi pimpinan dalam melaksanakan tugas rutin. Keterangan dari pimpinan mengenai batas-batas yang jelas dan pasti mengenai wewenang sekretaris sangat diperlukan dan jangan sekali-kali bertindak melampaui batas-batas tersebut. (Thomas W. Bratawidjaja, 1996: 87-88)

Sekian & Terima Kasih