MENGIRIMKAN JAWABAN-JAWABAN RUTIN DAN PESAN–PESAN POSITIF Kelompok 2: 1 Anna Arifah 15812147005 2 Ana Risma D 15812147015 3 Nurul Hidayati 15812147018 4 Ratna Dwi Titi R 15812147016 5 Susanti 15812147027 6 Triyanti 15812147012

Stategi untuk jawaban-jawaban Rutin dan Pesan-pesan Positif

Mengirimkan Jawaban-Jawaban Rutin dan Pesan-Pesan Positif Tujuannya: Mengomunikasikan suatu informasi atau berita baik Menjawab semua pertanyaan Menyediakan semua detail yang dibutuhkan Memberikan kesan yang baik kepada pembaca tentang Anda atau perusahaan Anda

Strategi untuk Jawaban-jawaban Rutin dan Pesan-Pesan Positif Mulailah dengan ide pokok Harus jelas & ringkas Identifikasi pesan yang paling penting Akhiri dengan penutup yang Sopan Biarkan para pembaca tahu bahwa anda memikirkan kesejahteraan personal mereka Bila tindakan selanjutnya diperlukan, beri tahu para pembaca cara memprosesna dan dorong mereka untuk betrtindak dengan tepat Berikan detail dan penjelasan yang diperlukan Jelaskan poinnya secara lengkap Pertahankan nada dukungan di setiap pesan Letakkan pernyataan-pernyataan negatif dalam konteks positif Katakan hal-hal yang menyenangkan tentang pilihan yang telah dilakukan pelanggan

Pesan-pesan rutin dan positif masuk ke dalam 6 kategori: Menjawab permintaan informasi dan permintaan untuk melakukan tindakan Mengabulkan klaim dan permintaan untuk penyesuaian Memberikan rekomendasi Menciptakan pesan-pesan informatif Mengumumkan berita baik Membina niat baik

CONTOH UMUM DARI JAWABAN-JAWABAN RUTIN DAN PESAN-PESAN POSITIF

Menjawab Permintaan Informasi dan Permintaan untuk Melakukan Tindakan Respons terhadap suatu permintaan yang tepat, ramah, dan lengkap akan mempunyai pengaruh positif. Banyak permintaan yang mirip satu dengan lainnya, maka biasanya perusahaan membuat formulir respons. Perlu berhati-hati dalam susunan kata-kata agar formulir respon tidak tampak dingin dan personal.

Mengabulkan Klaim dan Permintaan untuk Penyesuaian Email efektif yang menjawab permintaan informasi mengandung: Menggunakan format email yang khas Menyatakan tujuan pesan dengan segera Menjelaskan di bagian isi pesan dengan detail Memberikan pembaca pengetahuan singkat Tutup dengan catatan hangat dan positif Masukkan banyak informasi yang dapat dihubungi

Lanjutan …………………. Penyebab/alasan klaim Bila Perusahan Anda yang Salah Bila Pelanggan yang Salah Bila Pihak ketiga yang Salah

Bila Perusahan Anda yang Salah Sebagai besar respon rutin harus selalu memperhitungkan kebijakan spesifik perusahan anda dan bahas poin-poin berikut: Pahami adanya klaim atau keluhan pelanggan Ambil (tetapkan)tanggungjawab secara personal untuk menyelesaikan masalahsecara langsung Bersimpati dengan ketidak nyamananatau rasa frustasi karyawan Jelaskan dengan tepat bagaimana anda telah memecahkan atau berencana memecahakan situasi tersebut Ambil langkah-langkah untuk memperbaiki hubungan Jaga agar lini kounikasi tetap terbuka Tindak lanjuti untuk memeriksa bahwaq respon anda benar. Kapanpun anda mengkomunikasikan kesalahan yang telah dibuat oleh perusahan anda, lakukan lah dengan hati-hati. Sebelum memberi respon sebaiknya mengetahui kebijakan perusahan dalam menangani kasus yang terjadi mungkin perlu langkash-langkah legal dan financial.

Bila Pelanggan yang Salah Ketika menangani sebuah klaim yang tidak tepat, biarkan pelanggan mengetahui bahwa barang tersebut diperlakukan dnegan salah, tetapi tetap dipertahankannada positif dan penuh hormat.

Bila Pihak ketiga yang Salah Ketika pihak ketiga yang salah, respon Anda bergantung pada perjanjian perusahaan Anda dengan organisasi tersebut.

MEMBERIKAN INFORMASI Surat rekomendasi yang sukses berisi beberapa detail yang relevan: Nama lengkap kandidat Posisi atau tujuan lain yang dicari oleh kandidat tesebut Sifat hubungan Anda dengan kandidat Sebuah indikasi apakah Anda memenuhi permintaan seseorang atau Anda mempunyai inisiatif untuk menulis sendiri

Surat rekomendasi yang sukses berisi beberapa detail yang relevan: Lanjutan …………………………… Surat rekomendasi yang sukses berisi beberapa detail yang relevan: Fakta-fakta dan bukti yang relevan bagi kandidat dan peluang yang ada Sebuah perbandingan tentang potensi kandidat yang bersangkutan dengan potensi rekan-rekannya, bila memungkinkan Evaluasi anda secara keseluruhan mengenai kecocokan kandidat dengan peluang yang ada

Kekurangan yang bersifat serius tidak dapat diabaikan, tetapi berhati-hatilah untuk tidak mencemarkan nama baik Memasukkan hanya informasi yang relevan dan faktual Seimbangkan antara kritik dan poin-poin yang menguntungkan Hindari pertimbangan nilai Surat rekomendasi yang menyajikan hal-hal negative dapat ditulis dengan menggunkan kata-kata yang dipilih dengan hati-hati untuk memuaskan kedua belah pihak, kandidat dan orang atau perusahaan yang meminta informasi

Menciptakan pesan-pesan informatif Perusahaan biasanya mengirimkan pesan-pesan rutin yang bersifat informatif seperti pegingat akan sesuatu atau pernyataan mengenai kebijakan. Nyatakan tujuan pesan secara singkat dibagian awal pesan Berikan detai yang diperlukan Akhiri dengan penutup yang sopan

Mengumumkan berita baik Pengumuman berita baik biasanya dikomunikasika via surat atau siaran pers

Pastikan informasi anda patut diberitakan dan relevan Letakan ide paling penting terlebih dahulu Tulis dengan singkat Hapuskan kekacauan Usahakan sespesifik mungngkin Meminimumkan kata sifat dan kata keterangan endiri

Membina niat baik Apa niat baik itu? Mengucapkan selamat Mengirimkan pesan penghargaan Menyampaikan pesan belasungkawa

Jaga agar bagian mengenang tetap singkat Beri perhatian khusus Tulis mengenaii sifat-sifat khusus mendiang Tulis mengenaii sifat-sifat khusus yang berduka Jaga agar bagian mengenang tetap singkat Tulis dalam kata-kata sendiri bijaksana

PERTANYAAN: