HIGH PERFORMANCE DELIVERY KEY FOCUS AREA (KFA) 5 HIGH PERFORMANCE DELIVERY

Ahli Kumpulan Tn. Hj Wan Mohd Zawawi bin Wan Abdul Rahman (Ketua) Profesor Dr. Hamdani bin Saidi Profesor Ramlan bin Abd Aziz Profesor Dr Zainuddin bin Abdul Manan Profesor Dr Ahmad Kamal bin Idris Profesor Dr Madzlan bin Aziz Profesor Dr Ali bin Selamat Profesor Madya Dr Roslan bin Amirudin Dr. Kassim bin Thukiman Puan Hanifah binti Ahmad

Inculturate high performance delivery Objektif Strategik: Membudayakan Penyampaian Perkhidmatan Berprestasi Tinggi KEY AMAL INDICATOR 1. Meningkatkan Index Kepuasan Pengguna (Customer Satisfaction Index – CSI) 2. Mengurangkan peratusan staf yang berkebolehan menamatkan perkhidmatan di UTM 3. Meningkatkan peratusan staf akademi yang berkelayakan PhD/DSc/D.Eng dengan sasaran 90% (85%) 4. Meningkatkan jumlah staf akademik yang mempunyai kelayakan profesional 5. Meningkatkan Kompetensi Staf PPP melalui pelaksanaan inisiatif dalam Pelan Induk Modal Insan (HCBP) 6. Memperkenalkan usaha untuk mendapat nisbah optimum bagi staf akademik dan staf PPP Adakah sesuai dengan objektif yang dinyatakan

ANTARA INISIATIF DAN PROGRAM YANG PERLU DILAKSANAKAN ADALAH:-

1 Penyediaan instrumen untuk Pusat - HEK Meningkatkan Index Kepuasan Pengguna (Customer Satisfaction Index – CSI) Penyediaan instrumen untuk Pusat - HEK Penyediaan instrumen akademik – QRiM

Dicadangkan Usaha Peningkatan Penyampaian Perkhidmatan dilaksanakan seperti di bawah : Pengukuran Service Delivery - Instrumen : SERVQUAL Reduce time of delivery - 40% dlm tempoh 2 tahun (laksanakan LEAN MGMT) Mengurang lapisan membuat keputusan (birokrasi) Job rotation – proper service manual Tingkatkan sokongan ICT Program attachment untuk staf PPP di institusi yang bersesuaian untuk mempelajari bidang baru dan menimba pengalaman Pembayaran Ganjaran Pensyarah Kontrak yang berkadar terus dengan skop tugas dan menghapuskan amalan pembayaran ganjaran yang tidak setimpal dengan sumbangan

Pengurusan Bakat Staf PPP perlu dibentuk (groom) untuk pakar dalam sesuatu bidang. Staf PPP yang telah dikenalpasti berbakat dalam sesuatu bidang dicadangkan dikekalkan di PTJ yang ditetapkan. Cth : Penolong Pendaftar (N44) yang boleh membuat pemasaran tidak dipindahkan ke PTJ yang tidak berkaitan dengan bidang pemasaran.

Mengurangkan peratusan staf yang berkebolehan menamatkan perkhidmatan di UTM 2 Perbaiki pernyataan KAI - Meningkatkan kemasukan bakat baharu ke UTM , mengekalkan staf cemerlang dan mengurangkan turnover di UTM Masukkan data staf yg memohon untuk meninggalkan UTM Universiti perlu lihat semula polisi TIDAK MEMBENARKAN STAF AKADEMIK MENINGGALKAN PERKHIDMATAN DI UTM (JPA menggalakkan/membenarkan mobiliti) Untuk mengekalkan staf, tingkatkan kebajikan staf Sediakan polisi untuk ramai pihak luar berminat kerja di UTM Talent management yang berkesan

DATA STAFF TURNOVER TAHUN STAF AKADEMIK STAF PPP 2012 23 11 2013 19 8 2014 (sehingga Jun) 13

Kaedah Mendapatkan Staf Berkompetensi Tinggi Staf PPP juga boleh dilibatkan dalam aspek mobiliti Individu yang dikenalpasti dari institusi luar boleh dicadangkan untuk dilantik di UTM

3 Meningkatkan peratusan staf akademi yang berkelayakan PhD/DSc/D.Eng dengan sasaran 90% (85%) OD - peratus staf akademik berkelayakan PhD/D.Sc/D. Eng berbanding jumlah staf akademik yang tidak termasuk tutor dan ke bawah Inisiatif ini TIDAK SESUAI untuk KFA – High Performance Delivery walau bagaimanapun perlu ada di KFA lain yang bersesuaian

Meningkatkan jumlah staf akademik yang mempunyai kelayakan profesional 4 OD –peratus staf akademik berkelayakan profesional berbanding jumlah staf akademik yang tidak termasuk tutor dan ke bawah Inisiatif ini TIDAK SESUAI untuk KFA – High Performance Delivery walau bagaimanapun perlu ada di KFA lain yang bersesuaian

5 Kompetensi yang diperlukan bagi menjayakan Pelan Global UTM dan RU Meningkatkan Kompetensi Staf PPP melalui pelaksanaan inisiatif dalam Pelan Induk Modal Insan (HCBP) 5 Kompetensi yang diperlukan bagi menjayakan Pelan Global UTM dan RU Staf PPP dicadangkan mempunyai kompetensi dalam bidang penyelidikan, inovasi, pemasaran, pengurusan perniagaan, IT support, pengurusan akademik, akreditasi, PRO

Kriteria Penilaian Prestasi Staf PPP Perlu dibuat secara objektif – ada kayu ukur yang jelas Penentuan KAI mengikut kumpulan kerja. Markah prestasi berdasarkan pencapaian KAI. Penilaian 360 darjah dalam eLNPT sebanyak 20% perlu dilihat semula keberkesanannya. KAI Staf PPP sedang disediakan di ‘embedded’ dlm eLNPT sebanyak 10%.

Memperkenalkan usaha untuk mendapat nisbah optimum bagi staf akademik dan staf PPP 6 Nisbah yang dipersetujui 1: 1.3 (pada tahun 2020) Nisbah sekarang + 1 : 1.6 (Oktober 2014) Siapa yang dimaksudkan staf PPP Staf PPP bermaksud staf pengurusan profesional dan pelaksana yang terlibat dalam proses kerja utama dalam universiti yang berjawatan dalam gred 11 – 54 tidak termasuk skim Q. Skim Pengawal Keselamatan (KP) dan Skim Pemandu (R) – dicadangkan tidak diambilkira

Cadangan Tambahan KAI – Employee Satisfaction Index (ESI) Dicadangkan mengwujudkan instrumen yang standard bagi semua PTJ Cadangan PTJ yang akan menguruskan termasuk membina instrumen dan menyelaraskan data – Pejabat TNC (P).

ISU-ISU LAIN

Penentuan Ratio Staf Akademik : Pelajar Staf akademik masih ramai mengajar pelajar UTMSPACE Hari ahad tidak efektif kerana pensyarah mengajar Ratio perlu mengambil kira data yang sebenar dan kesan-kesan yang berkaitan

Ruang Lingkup High Performance Delivery Tidak tertumpu kepada perkhidmatan Pejabat Pendaftar sahaja. Perlu lihat pusat-pusat lain seperti Pusat Pengurusan Penyelidikan (RMC), Pejabat Harta Bina (PHB), Academic Management Division (AMD), Sekolah Pengajian Siswazah (SPS)

RUMUSAN

Objektif Strategik: Membudayakan Penyampaian Perkhidmatan Berprestasi Tinggi NO KEY AMAL INDICATOR 2015 2016 2017 2020 1 Meningkatkan Indeks Kepuasan Pengguna (Customer Satisfaction Index – CSI) 80% 2 Mencapai tahap kepuasan hati staf melalui Indeks Kepuasan Staf (Employee Satisfaction Index – ESI) 3 Mengurangkan peratusan staf yang berkebolehan menamatkan perkhidmatan di UTM Meningkatkan kemasukan bakat baharu ke UTM , mengekalkan staf cemerlang dan mengurangkan turnover di UTM 10 (pengurangan) 4 Meningkatkan Kompetensi Staf PPP melalui pelaksanaan inisiatif dalam Pelan Induk Modal Insan (HCBP) 4.0 5 Memperkenalkan usaha untuk mendapat nisbah optimum bagi staf akademik dan staf PPP 1:1.52 1:1.5 1.48 1.3