TAKLIMAT KEWANGAN OLEH : BAHAGIAN KEWANGAN JKR PAHANG

DEFINISI PENGURUSAN KEWANGAN Pengurusan Kewangan adalah proses yang melibatkan jentera pentadbiran dan kaedah-kaedah dimana dana untuk membiayai perbelanjaan awam diperolehi, dibelanja dan diperakaunkan.

TANGGUNGJAWAB KETUA PTJ Memastikan pengurusan kewangan di jabatannya mematuhi peraturan-peraturan kewangan dan pekeliling-pekeliling terbaru yang dikeluarkan. Sentiasa membuat pemantauan terhadap semua urusan kewangan termasuklah ; - Urusan Pembayaran - Urusan Perolehan - Urusan Kutipan Hasil

TANGGUNGJAWAB KETUA PTJ Membuat kawalan perbelanjaan yang sepatutnya bagi memastikan peruntukan yang diagihkan mencukupi dan digunakan sewajarnya. Memastikan dokumen-dokumen kewangan disemak dengan sebaiknya Memastikan laporan-laporan yang sepatutnya dikemukakan ke Ibu Pejabat mengikut masa yang telah ditetapkan.

ISU-ISU YANG DIBANGKITKAN OLEH PASUKAN NAZIRAN KETIKA LAWATAN DI PTJ

BAUCER BAYARAN Salinan pendua dokumen tidak dicop ‘SALINAN DIAKUI SAH’ Keperluan untuk mengecop salinan diakui sah dan diperakui oleh pegawai bagi memastikan salinan sama dengan yang asal dan mengelakkan sebarang penipuan.

BAUCER BAYARAN Invois/Bil tidak diperaku oleh Jabatan - AP99 (e) (i) atau (ii) Bagi memastikan bekalan/perkhidmatan telah dilaksanakan dengan sempurna dan mengelakkan penipuan dan penyelewengan dalam perolehan, Invois perlu diperakukan oleh Ketua Jabatan

BAUCAR BAYARAN Tarikh-tarikh tidak dilengkap Tarikh-tarikh di Pesanan Kerajaan Tarikh-tarikh di Inden Tarikh di Invois Kebanyakan PTJ di daerah tidak menitik beratkan tarikh-tarikh sedangkan ianya penting dalam memastikan PTJ membuat perolehan mengikut prosedur.

BAUCER BAYARAN Pengunaan kod objek yang tidak tepat Kod yang tepat perlu bagi tujuan ketepatan maklumat perbelanjaan Contoh: Sewaan mesin photostat. Semasa lawatan dibuat didaerah, kebanyakan PTJ menggunakan Kod Objek 24000 bagi perkhidmatan tersebut, sedangkan sepatutnya menggunakan 2 Objek iaitu 24000 bagi sewaan dan 29000 bagi bacaan meter.

PESANAN KERAJAAN Pesanan tempatan tidak lengkap / tidak diperakui oleh Pembekal dan / atau Jabatan AP 99 – Setiap pembayaran dilengkapi dengan dokumen sokongan yang lengkap. Perakuan kesempurnaan bekalan/ perkhidmatan / kerja oleh PTJ dan Pembekal adalah perlu. Kegagalan berbuat demikian akan menyebabkan berlakunya penipuan dan penyelewangan dalam perolehan kerajaan. Pesanan tempatan tidak dicetak melalui eSPKB Kegagalan mencetak Pesanan Kerajaan akan menyebabkan pelanggaran AP 176 (i) (e) iaitu Pesanan Kerajaan perlu diserah kepada pembekal pada masa barang-barang dipesan.

TUNTUTAN LEBIHMASA Surat arahan/ jadual kerja / salinan kad perakam waktu tidak disertakan bersama tuntutan Elaun Lebih Masa / Borang tuntutan tidak lengkap Semua bayaran perlu dilampirkan dengan dokumen sokongan yang lengkap untuk memastikan pembayaran dibuat dengan betul dan tepat Kegagalan untuk melampirkan dengan dokumen sokongan yang lengkap akan menyebabkan kesilapan dalam membuat pembayaran

TUNTUTAN LEBIHMASA Pengiraan tuntutan tidak tepat dan tidak membuat pemotongan semasa rehat dan urusan persendirian Kegagalan PTJ mengesan kesilapan dalam membuat tuntutan akan menyebabkan proses kutipan balik bagi kes terlebih bayar apabila dikesan oleh pihak naziran atau audit.

TUNTUTAN PERJALANAN Tuntutan perjalanan lewat dikemukakan ke Bahagian Kewangan AP 100 - Semua tuntutan perjalanan hendaklah dikemukakan sebelum 10 hb bulan berikutnya. Kelewatan mengemukakan tuntutan akan menjejaskan proses kawalan peruntukan. Arahan telah dikeluarkan supaya bahagian kewangan menolak semua tuntutan yang dikemukakan lewat

TUNTUTAN PERJALANAN Tuntutan perjalanan / dokumen sokongan tidak lengkap. Pembayaran yang tidak disokong oleh dokumen yang lengkap akan menyebabkan ketepatannya diragui Contoh tiada kelulusan bertugas diluar pejabat Tiada surat arahan Tiada surat perlu mengiring oleh Pegawai Perubatan Tiada alamat lojing

TUNTUTAN PERJALANAN Penemuan-penemuan lain yang berkaitan: Pegawai masih menuntut elaun makan walaupun dinyatakan dalam surat arahan makan minum disediakan. Kesilapan menuntut elaun yang ia tidak layak. Contoh perjalanan tidak melebihi 8 jam, tetapi dibayar elaun harian. Tiada surat kebenaran menggunakan kenderaan sendiri. Pegawai mengawalkan masa pergi dan melengah-lengahkan masa pulang bertujuan menuntut lebih. Contoh , mesyuarat bermula jam 8 pagi hingga 12.30 tengahari (satu hari sahaja dan masa perjalanan kurang dari 5 jam), tetapi pegawai sudah bertolak jam 8 pagi hari sebelum dan balik sehari selepas mesyuarat.

ISU-ISU LAIN YANG PERLU DIKETAHUI OLEH KETUA PTJ

Isu-isu kewangan Buku Tunai - Tunai/Cek lewat dimasukkan ke bank - Buku Tunai Lewat diserahkan ke Perbendaharaan Negeri (10 hari) - Tandatangan Ketua Jabatan setiap bulan - penyata pemungut tidak diproses Perwakilan Kuasa - Surat perwakilan kuasa daripada Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan kepada Jurutera Daerah. - Kuasa Jurutera Daerah kepada pegawai pemungut di bawah seliaannya. Penyesuaian Buku Vot (Mengurus&Pembangunan), Amanah dan Hasil - Lewat diserahkan kepada Perbendaharaan Negeri (14 hari)

Isu kewangan Laporan Pukal - Setiap bulan perlu semak dengan bil-bil semasa dengan laporan yang dihantar. Bayaran EFT - Semak nama, nombor akaun dan nama bank. Buku Vot - Laporan Harian tidak dicetak setiap hari - Tidak disemak dan ditandatangan oleh Ketua PTJ/wakil - Perlu disusun ikut OSOL (Objek Sebagai)

LAPORAN-LAPORAN KEWANGAN

LAPORAN-LAPORAN KEWANGAN Laporan Prestasi Perbelanjaan(JKR 15) Laporan Sistem Star Rating Laporan Kelewatan bil melebihi 14 hari

Laporan Prestasi Perbelanjaan (JKR 15) Tujuan laporan: Dibentangkan dalam mesyuarat-mesyuarat di Ibu Pejabat Pengurusan atasan membuat perancangan terhadap baki peruntukan. Memastikan peruntukan digunakan secara yang betul

Laporan Prestasi Perbelanjaan Kelemahan-kelemahan/ masalah di daerah Laporan yang dihantar tidak tepat Perbelanjaan mingguan kurang dari perbelajaan minggu sebelumnya Perbelanjaan mingguan tidak berubah Tidak menghantar laporan mengikut yang sepatutnya.

Laporan Prestasi Perbelanjaan Laporan mingguan: Dibentangkan dalam mesyuarat-mesyuarat pagi setiap rabu Hendaklah dikemukakan setiap isnin Fax atau email

Laporan Prestasi Perbelanjaan Laporan Bulanan: Dibentangkan dalam mesyuarat-mesyuarat penting yang lain Hendaklah dikemukakan setiap bulan – hari pertama bulan berikutnya. Fax atau email Setiap hari pertama bulan berikutnya. Laporan adalah WAJIB

Laporan Sistem Star Rating (SSR) Laporan perlu dikemukakan ke KKR setiap bulan. Ketua Pengarah akan membentangkan semasa mesyuarat dengan KSU Perlu dikemukakan melalui email ke ainamt@jkr.gov.my Salinan kepada noorasmahm@yahoo.com marlina_jkr@yahoo.com Setiap hari pertama bulan berikutnya. Laporan adalah WAJIB

Laporan kelewatan bayaran bil melebihi 14 hari Masih terdapat lagi Daerah yang membuat pembayaran melebihi 14 hari Pemantauan dibuat diperingkat Pejabat Kewangan Negeri dan Kementerian Kerja Raya.

Tindakan yang perlu diambil oleh Pembantu Tadbir Kewangan Memastikan tarikh terima yang betul dimasukkan ke dalam sistem –tarikh sebenar ialah tarikh terima dokumen yang lengkap di PTJ. Bagi kes tiada peruntukan, sila gunakan tarikh terima waran sebagai tarikh terima dokumen. Bagi kes kuiri, sila gunakan tarikh dokumen dikembalikan selepas tindakan pembetulan

Tindakan yang perlu diambil semua Ketua PTJ Memastikan tiada bayaran bil melebihi 14 hari

Kawalan Kad Pintar Pengunaan Kad pintar mengikut akta Tandatangan Digital 1997 (akta 562) * Pengunaan kad pintar perlu dikawal dan tidak disalahgunakan * Setiap pemilik kad pintar adalah bertanggungjawab merahsiakan katalaluan masing-masing

Akhir kata Semoga semua PTJ dibawah JKR Pahang dapat melaksanakan sistem pengurusan kewangan yang berkualiti berlandaskan peraturan-peraturan yang ditetapkan seterusnya meminimakan teguran Audit.