INTURA, Sungai Petani, Kedah SISTEM PERAKAUNAN [ BAYARAN ] Oleh Othman Bin Ahmad INTURA, Sungai Petani, Kedah

SISTEM PEMBAYARAN

PREVIEW PENDAHULUAN DOKUMEN PEMBAYARAN MEMPERAKUI/TANDATANGAN BAUCER Tanggungjawab Terhadap Perbelanjaan DOKUMEN PEMBAYARAN Baucer Bayaran [Kew.304] Baucer Kecil [Kew. 50 dan 50A] Baucer Jernal [Kew. 306] MEMPERAKUI/TANDATANGAN BAUCER Tanggungjawab Memperakui Baucer ii. Tanggungjawab Pegawai Pembayar

...sambungan BUTIR-BUTIR BAUCER PEMBAYARAN BAYARAN [LAIN-LAIN] Peraturan Melakukan Pembayaran Penyelenggaraan Daftar Pembayaran Menjelaskan Bil Peraturan lain Sistem Bayaran Pukal BAYARAN [LAIN-LAIN] Pemeriksaan Mengejut Hubungan Antara Kumpulan Wang Awam Disatukan Pemindahan Peruntukan

...sambungan iv. Pegawai Pengakaun v. Pemungut vi. Kawalan Perbendaharaan oleh Pegawai Pengawal vii.Pengawalan oleh Badan Perundangan PENUTUP Kesimpulan

Pendahuluan Peraturan dan Prosedur. Pekeliling yang dikeluarkan. SISTEM PEMBAYARAN Pendahuluan Peraturan dan Prosedur. Pekeliling yang dikeluarkan.

DOKUMEN-DOKUMEN PEMBAYARAN Baucer Baucer bayaran Am - Kew.304-Pin. 1/92 Baucer Bayaran [Perihal Cek Berganda] - Kew. 304 A-Pin.1/92 Baucer Jernal - Kew 306 Baucer Kecil - Kew 50 & 50 A. Borang Kawalan Kelompok - Kew. 302 - Pin. 1/92

Baucer Bayaran [Kew. 304] Digunakan untuk semua jenis pembayaran. Cek yang telah diterima akan dikembalikan ke Perbendaharaan/ Peg. Pembayar untuk dilampirkan dibaucer Perbendaharaan untuk audit. Digunakan mulai pada 1. January, 1987. Pindaan pada 1/92.

Baucer Kecil. [Kew.50 dan 50 A] Bukan baucer bayaran utama. Baucer sokongan: Bukti pembayaran segera secara tunai dari PWR/tanpa resit. Bayaran tuntutan ganti bayaran tanpa resit. Ditandatangani + Perakuan [AP. 99©] Membayar gaji/elaun pegawai yang berada diluar Ibu Pejabat. Pendahuluan sementara PWR.

Untuk Pelarasan akaun bagi dua [2 ] jabatan: Baucer Jernal [Kew. 306] Untuk Pelarasan akaun bagi dua [2 ] jabatan: Debit (-) jabatan yang membayar. Kredit (+) jabatan yang menerima. Pembetulan kesilapan akaun.

Memperakui/Menandatangani Baucer. Pegawai pengawal/Pemegang Waran boleh mewakilkan kuasa bagi memperakui baucer. Nama pegawai + Contoh tandatangan dihantar ke Pej. Pembayar di Perbendaharaan [AP. 101] Surat Pek. Akauntan Negara. 2 Tandatangan bagi baucer bernilai - RM 10 ribu. 3 Tandatangan bagi baucer bernilai + RM 10 ribu. Pegawai hendaklah: Pegawai penjaga peruntukan yang menyediakan baucer. Pegawai yang menyemak dan mengesahkan butir-butir baucer. Pegawai yang mengakui baucer itu( Pegawai yang terkanan sekali/ketua Jabatan atau wakilnya).

Tanggungjawab yang memperakui baucer [AP. 102] Memperakui tentang betulnya tiap-tiap butir didalam baucer. Atas kehilangan wang awam akibat sesuatu perakuanan yang tidak betul pada baucer. Mempastikan bahawa syarat-syarat kebenaran pelarasan atau pulangan balik pendahuluan diri dan pinjaman dipatuhi.

Tanggungjawab Pegawai Pembayar [AP. 93] Kebenaran melakukan perbelanjaan telah didapati. Bayaran tidak akan menyebabkan lebihan atas pecahan maksud/akaun amanah. Perakuan ditandatangani oleh pegawai yang berhak dan bahawa pertanggungan adalah betul. Potongan caruman, potongan sepatutnya telah dibuat.

Baucer Pembayaran [AP. 99] Butir-Butir Baucer Pembayaran [AP. 99] Nama pegawai tidak boleh dicatat sebagai penerima. [AP.99(b)] Kecuali gaji atau tuntutan sendiri Kontrak dan Bekalan atau kerja. Kadar atau harga mengikut kontrak Bil berasingan jika tiada didalam kontrak [AP.99(d)]. Sijil Pelupusan(Disposal Certificate) [AP.99(e)] Sesuatu perakuan kerja/perkhidmatan telah disempurnakan. Kerja pembayaran berperingkat- dibayar mengikut nilai kerja/nilai bahan.

Butir-Butir Baucer Pembayaran [AP.99] Barang- Barang Telah diterima dan direkodkan kedalam stok/dikeluarkan untuk kegunaan segera. Bekalan Import. Ada resit kapal terbang atau muatan [Lampiran ‘F’ dikeluarkan kemudian. Baucer tidak boleh dibuat atas nama lebih seorang/firma kecuali dengan kebenaran khas [AP.99(f)] Pemaktoran [Surat Pek.Perb. Bil:10/89] Pembayaran kepada orang lain dari yang dinamakan didalam baucer [AP.99(g)] Surat wakil/ Pentadbir pesaka

Tanggungjawab Terhadap Perbelanjaan [AP.92] Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab atas betulnya semua perbelanjaan yang dilakukan. Pegawai yang membenarkan atau mengarahkan sesuatu perbelanjaan tanpa kuasa akan di pertanggungjawabkan sendiri bagi amaun yang dibelanjakan.

Peraturan Untuk Melakukan Pembayaran Pembayaran hendaklah dengan cek berpalang, kecuali: Rekupmen Panjar Wang Runcit/Elaun/Gaji. Pembayaran kepada orang yang tiada akaun bank. Cek terbuka atas nama pegawai. Pembayaran dengan Wang Tunai untuk dibahagikan. Baucer Kew. 48 dan Borang Penyata Kew. 44 [AP.96(a)] Pembayaran dari Wang Panjar . Baki yang tidak boleh dibahagikan. Selepas 21 hari - dikembalikan ke Perbendaharaan [AP.96(c)] Baucer baru disediakan kemudian, jika di perlukan.

Daftar Pembayaran diselenggarakan.[AP.98] Wang Tunai dan cek terbuka yang diterima / dikeluarkan [AP.98(a)] Tarikh diterima. No mbor baucer Jabatan Butir-butir cek/tunai dan amaunnya. Perihal ringkas Nombor baucer perbendaharaan. Tarikh dan Tandatangan pegawai yang endos. Tarikh pembayaran disempurnakan. Daftar ini diperiksa sekali (1) sebulan oleh Ketua Jabatan. Jika berlaku pertukaran, kedua-dua pegawai (penyerah dan pengambil alih) perlu membuat semakan. Apa-apa selisih hendaklah dilaporkan [AP.98(b)]

MENJELASKAN BIL Semua bil hendaklah dijelaskan dalam tempoh 30 hari atau mengikut kontrak. Tindakan surcaj Daftar Bil [Kew.296] hendaklah diselenggarakan.

PERATURAN-PERATURAN LAIN Sijil Gaji Akhir [AP.104] Tarikh Membayar Gaji [AP.105]/ Pembayaran Penuh Atau Tidak - Pek.Perbendaharaan 4/75 [AP.105 (b)] Potongan Gaji Baucer Hilang [AP.108] Buku Vot [AP.95] Tuntutan - Setiap 10 Haribulan Pembayaran Lewat [AP.58 (a)]

SISTEM BAYARAN PUKAL Satu sistem yang di pusatkan dan pembayaran dibuat oleh Pejabat Perakaunan JAN dan Jabatan Mengakaun Sendiri secara automatik atas maklumat yang diterima daripada pembekal. SPP.12 Tahun 1990

PEMERIKSA MENGEJUT Tiap-tiap orang yang menjaga sesuatu pejabat hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut akan tiap-tiap peti besi, peti wang tunai, laci atau lain-lain bekas untuk wang dalam jagaan seorang pegawai dalam jabatannya, yang diamanahkan dengan menyimpan wang awam, setem, atau lain-lain barang berharga dari apa-apa jenis. Pemeriksaan mengejut ini dilakukan tidak kurang sekali dalam tempoh 6 bulan, dan hasil pemeeriksaan itu hendaklah direkodkan dalam buku: Tarikh dan masa pemeriksaan Nama pegawai yang wang tunainya diperiksa Amaun wang, setem dan perihal barang-barang berharga yang diamanahkan Hasil pemeriksaan Tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa AP.309

KUMPULAN WANG AWAM DISATUKAN HUBUNGAN ANTARA KUMPULAN WANG AWAM DISATUKAN KUMPULAN WANG YANG DISATUKAN AKAUN HASIL AKAUN AMANAH AKAUN PINJAMAN KUMPULANWANG PINJAMAN PERUMAHAN KUMPULANWANG AMANAH AWAM DEPOSIT PINJAMAN PERUMAHAN PEMBANGUNAN PENJELAS Deposit Amanah Terimaan Balik Pendahuluan/Pinjaman Pinjaman Dalam Negeri Pinjaman Luar Negeri HASIL Perbelanjaan Bekalan Perbelanjaan Langsung Bayaran Balik Pinjaman Tanggungan Peruntukan Diraja Pencen, Pampasan & Ganjaran Perbelanjaan kerana hutang Bayaran atas perintah mahkamah Emolumen Perkhidmatan & Bekalan Pemilikan Harta Modal Pemberian & Kenaan Tetap Caruman Perbelanjaan Pembangunan Pindahan Pinjaman Kpd.Agensi Kerajaan

PEMINDAHAN PERUNTUKAN (VIREMEN) Pemindahan Wang antara pecahan kepala dibawah satu kepala dalam Anggaran memerlukan kelulusan Pegawai Pengawal/Perbendaharaan atau pihak berkuasa kewangan negeri terlebih dahulu. Permohonan viremen hendaklah dikemukakan mengikut borang yang ditetapkan. Keterangan penuh perlu diberi bukan sahaja mengenai sebab mengapa tambahan peruntukan dikehendaki bagi pecahan kepala yang hendak ditambah itu bahkan juga sebab-sebab mengapa simpanan ada dalam pecahan kepala atau pecahan kepala yang hendak dikurangkan. Sek.15(4) Acara Kewangan

PEGAWAI PENGAKAUN Pegawai Awam yang bertanggungjawab atau yang sabenarnya memungut, menerima atau mengakaun wang atau barang-barang awam. Pegawai Awam yang bertanggungjawab atau yang sebenarnya membayar, apa-apa wang atau barang-barang awam. Semua Pegawai Awam yang bertanggung jawab atau yang sebenarnya menerima, menyimpan, mengakaun atau melupus barang-barang awam. 1

2 Semua Pegawai Awam yang bertanggungjawab atau yang sebenarnya menerima, menyimpan, mengakaun atau melupus barang-barang awam. Seorang Pegawai Awam yang ada urusan berkenaan dengan wang awam atau barang-barang awam. Umpamanya Ketua Jabatan atau pegawai bawahannya yang paling rendah, apabila mereka menguruskan wang atau barang-barang awam, sebagaimana juga dipakai bagi Akauntan dan Pegawai Kewangan. Sek [3] Akta Acara Kewangan 1957

PEMUNGUT Seseorang Pegawai oleh kerana jawatannya atau dibawah mana-mana undang-undang bertulis adalah bertanggungjawab bagi memungut wang dari orang awam. SEKSYEN [3] AKTA ACARA KEWANGAN 1957 Adalah menjadi kewajipan pegawai sendiri supaya mahir dalam arahan ini. Tidak mengetahui tidak akan diterima sebagai satu alasan kerana tidak mematuhinya atau kerana apa-apa kehilangan akibat tidak menurut perintah arahan ini.

KAWALAN OLEH PERBENDAHARAAN ATAS PERBELANJAAN WANG AWAM PERSEKUTUAN OLEH PEGAWAI PENGAWAL Pembentukan dan pengemukan cadangan dan kelulusannya oleh Perbendaharaan. Perlaksanaan atas pentadbiran sesuatu projek. Peringkat odit dan laporannya.

PENGAWALAN ATAS PERBELANJAAN KERAJAAN OLEH BADAN PERUNDANGAN MELALUI PERUNTUKAN PERLEMBAGAAN Segala hasil daripada apa-apa punca juapun hendaklah dimasukkan ke dalam KWDS, dan tiada apa-apa pembayaran boleh dibuat daripada kumpulan wang itu, kecuali apabila penguntukan sebanyak yang ditetapkan bagi maksud-maksud yang tertentu telah dibenarkan oleh undang-undang. Perkara 97, Perl.Persekutuan Dan Seksyen 13 Akta Acara Kewangan 1957

SEKSYEN 13(6) - AKTA ACARA KEWANGAN 1957 Apa-apa wang yang telah diuntukkan bagi sesuatu maksud yang khusus hendaklah diserahbalik kepada KWDS sekiranya tidak dibelanjakan bagi maksud tersebut dalam tempoh yang dibenarkan baginya; SEKSYEN 13(6) - AKTA ACARA KEWANGAN 1957 Akaun Awam hendaklah diperiksa oleh Juruodit Negara dan laporannya mestilah dibentangkan Dewan Badan Perundangan yang dipilih. Perkara 106 Dan 107 Perl. Persekutuan

PENUTUP PENDAHULUAN DOKUMEN PEMBAYARAN MEMPERAKUI/TANDATANGAN BAUCER Tanggungjawab Terhadap Perbelanjaan DOKUMEN PEMBAYARAN Baucer Bayaran [Kew.304] Baucer Kecil [Kew. 50 dan 50A] Baucer Jernal [Kew. 306] MEMPERAKUI/TANDATANGAN BAUCER Tanggungjawab Memperakui Baucer ii. Tanggungjawab Pegawai Pembayar

...sambungan BUTIR-BUTIR BAUCER PEMBAYARAN BAYARAN [LAIN-LAIN] Peraturan Melakukan Pembayaran Penyelenggaraan Daftar Pembayaran Menjelaskan Bil Peraturan lain Sistem Bayaran Pukal BAYARAN [LAIN-LAIN] Pemeriksaan Mengejut Hubungan Antara Kumpulan Wang Awam Disatukan Pemindahan Peruntukan

...sambungan iv. Pegawai Pengakaun v. Pemungut vi. Kawalan Perbendaharaan oleh Pegawai Pengawal vii.Pengawalan oleh Badan Perundangan PENUTUP Kesimpulan

Ayam Hutan, Ayam Selasih Sekian Terima Kasih Ayam Hutan, Ayam Selasih