GARIS PANDUAN MENGENAI STRATEGI-STRATEGI PERINGKAT KUALITI DALAM PERKHIDMATAN AWAM

STRATEGI2 PENINGKATAN KUALITI DLM PERKHIDMATAN AWAM 1 2 7 SISTEM CADANGAN Q SISTEM PROSES Q SISTEM MAKLUMAT Q 3 STRATEGI2 PENINGKATAN KUALITI DLM PERKHIDMATAN AWAM 6 SISTEM PEMERIKSAAN Q SISTEM MAKLUMBALAS Q 5 KONSEP HARI Q SLOGAN Q 4

PROGRAM I: SISTEM CADANGAN Q Tujuan: Membekalkan banyak input yang berguna kepada proses peningkatan kualiti sesebuah agensi. 3 fungsi:  mengumpul dan mengendalikan cadangan- cadangan daripada staf dengan cara yang sistematik.  menggalakkan seluruh staf agensi turut serta dlm proses peningkatan kualiti (cadangan, idea dan buah fikiran)  memupuk daya kreativiti dan inovasi di kalangan staf.

BENTUK SISTEM CADANGAN Dilaksanakan oleh agensi-agensi kerajaan  Sistem cadangan daripadap Ketua-Ketua Setiausaha Kementerian dan Ketua-Ketua Jabatan Persekutuan kepada Ketua Setiausaha Negara.  Sistem cadangan daripada staf kepada pihak pengurusan agensi.

PROGRAM 2: SISTEM PROSES Q Rangkaian tindakan lengkap bagi menjalankan sesuatu kerja Proses Q carta/gambarajah pamerkan kepada staf dan pelanggan

CIRI-CIRI SISTEM PROSES Q Menulis langkah dengan jelas Guna simbol/gambar Mudah dibaca ( saiz huruf dan warna ) Pamer tempat strategik

FAEDAH SISTEM PROSES Q Jimat masa Kurang arahan lisan Gambaran lengkap Memudah kerja Senang untuk kaji semula Kurang kesilapan operasi dan isi borang Kemudahan orang awam

PROGRAM 3: SISTEM PEMERIKSAAN q Konsep & Tujuan: - menentukan output yang dihasilkan menepati standard kualiti Dahulu: Pemeriksaan Q dijalankan pada langkah terakhir. Jika ada defect  tinggikan kos. Sekarang: Pemeriksaan Q dilaksanakan pada setiap langkah pemprosesan. Defect diperbaiki serta merta  kurangkan kos

TINDAKAN PEMERIKSAAN Q Kenalpasti langkah terlibat dan tunjuk dalam carta Menentukan standard-standard bagi langkah kritikal yang dikenalpasti Menjalankan pemeriksaan ke atas langkah kritikal yang dikenalpasti Mewujudkan pasukan kerja untuk atasi defect Tugas Pasukan Kerja:  mengenalpasti sebab-sebab  menilai beberapa alternatif  memilih jalan penyelesaian sesuai  melaksanakan tindakan- tindakan pembetulan  mengesan dan mengukur kesan tindakan pembetulan

PROGRAM 4: SLOGAN Q Wujudkan kesedaran di kalangan staf tentang Q Mengamalkan nilai Q yang ditetapkan oleh agensi di dalam kerja seharian Memberi fokus tentang visi sesebuah agensi Menjadi sumber rujukan kepada staf dalam mencapai matlamat

AMALAN SLOGAN DISEKTOR AWAM DAN SWASTA Slogan Q digubal untuk memberi tumpuan khusus terhadap misi sesebuah organisasi 1) kurangkan keluaran yang cacat 2) tingkatkan kepuasan pelanggan 3) kurangkan kos

CARA PELAKSANAAN  Mewujudkan slogan  Mengadakan peraduan cipta  Penyebaran slogan dengan menerangkan mesej slogan.  Lokasi slogan dengan mempamerkan slogan di tempat strategik.

PROGRAM 5: KONSEP HARI Q Agensi kerajaan perlu memilih satu hari untuk menyambut Hari Q di peringkat organisasi. Tujuan:  memperkukuhkan nilai budaya Q dlm sesebuah organisasi.  beri pengiktirafan untuk pembaharui komitmen dan dedikasi, usaha untuk tingkatkan Q.  Hari untuk wujudkan kesedaran pekerja bahawa perubahan telah berlaku dalam organisasi dan diberikan pengiktirafan.

PERANCANGAN HARI Q Masa yang sesuai Peruntukkan wang Budaya Penglibatan semua staf. Tindakan lanjutan selepas Hari Q

AKTIVITI-AKTIVITI HARI Q Ucapan daripada Ketua Jabatan Ceramah Seminar Pemberian Anugerah Q Upacara angkat sumpah untuk tanda dedikasi pekerja. Pembentangan Pelan Q untuk masa hadapan. Sesi latihan kualiti dll.

PROGRAM 6: SISTEM MAKLUMBALAS Q Pelanggan diberi peluang untuk memberi pandangan pada perkhidmatan. Penggunaan borang  untuk aduan Perlaksanaan sistem:  Pemilihan kaedah  Pengumpulan pendapat  Analisa dan penilaian data  Rancang tindakan  Perlaksanaan tindakan

Faktor kejayaan Sistem Maklumbalas Komitmen pihak pengurusan agensi Kuasa jitu  cepat dan berkesan Sistem pengiktirafan Kaedah Sediakan peti cadangan Borang maklumbalas pelanggan Pengesanan berita Manfaat Sikap positif pelangan Budaya kerja cemerlang Ada idea Peningkatan imej kerajaan

PROGRAM 7: SISTEM MAKLUMAT Q Tujuan:  untuk sebar maklumat kepada orang ramai tentang perkhidmatan yang disediakan oleh agensi. Ianya mesti mudah dibaca dan difahami. Maklumat dalam risalah:  Objektif  Perkhidmatan yang disediakan  Bila dan di mana perkhidmatan boleh didapati  Perundangan dan peraturan  Borang-borang yg perlu diisi