PENGURUSAN SISTEM FAIL TAKLIMAT PENGURUSAN SISTEM FAIL UNIT SPBT JABATAN PELAJARAN NEGERI JOHOR

MS ISO 9001:2008

PENGENALAN Sistem fail adalah amat penting di dalam sesebuah organisasi bagi memastikan kelicinan perjalanan perkhidmatan organisasi tersebut. Sistem fail yang berkesan terhasil dari perancangan dan pengurusan yang teliti dan sistematik.

DEFINISI PEMFAILAN suatu proses menyusun, mengatur, mengasingkan, mengagihkan serta menyimpan surat dan dokumen di tempat yang selamat. memberi kemudahan semasa membuat rujukan. perlu di kemaskinikan dari semasa ke semasa mengikut kaedah-kaedah yang tertentu.

KEPENTINGAN PENGURUSAN FAIL Surat / dokumen yang diterima dan diwujudkan hendaklah dimasukkan dalam satu fail yang didaftarkan menggunakan fail yang ditetapkan. Maklumat yang disimpan dapat dikawal dan diuruskan dengan cepat/tepat apabila diperlukan. Diurus mengikut piawaian / prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.

KEPERLUAN FAIL Bahan rujukan Kemudahan rekod kepada tindakan yang diambil Keputusan yang diperolehi Sumber penyiasatan Bahan bukti Bahan penyelidikan Mengekalkan ingatan

KLASIFIKASI Penyusunan fail-fail di dalam kumpulan-kumpulan yang mempunyai perkara yang sama dan fail-fail ini dikenali dengan identiti yang tersendiri. Identiti ini termasuklah kod nombor, kod warna, kod abjad, kod perkara dan lain-lain lagi.

PENGKELASAN FAIL Fail-fail ini boleh dikategorikan kepada 3 iaitu : a) Urusan Am ( house keeping files ). Contoh : surat / dokumen yang berkaitan dengan hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan, kewangan dan personel. b) Urusan Fungsian ( functional files ). Contoh : surat / dokumen yang berkaitan dengan fungsi dan aktiviti asas jabatan. c) Fail Terperingkat Fail yang perlu diberi peringkat pengkelasan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan.

WARNA KULIT FAIL Terhad Putih(catatan TERHAD) Sulit Hijau (catatan SULIT) Rahsia Merah Jambu Berpalang Merah (catatan RAHSIA) Rahsia Besar Kuning Berpalang Merah (catatan RAHSIA BESAR)

JENIS-JENIS FAIL Terhad – Hanya Boleh dilihat dan dibawa dalam kawasan jabatan sahaja. Sulit – Hanya boleh lihat oleh pegawai yang berkenaan sahaja. Rahsia - Jika didedahkan akan menjejaskan maruah jabatan atau negara Rahsia Besar - Jika didedahkan kepada pihak luar akan mengancam keselamatan dan kesetabilan negara.

TARAF KESELAMATAN RB - Rahsia Besar R - Rahsia S - Sulit TIADA - Terhad / Terbuka

NO. RUJUKAN FAIL Rujukan Pertama - Kod Ringkas Organisasi Rujukan Kedua - Kod Subjek Rujukan Ketiga - Kod Pecahan Subjek Rujukan Keempat - Kod Subjek Kecil

KOD RINGKAS ORGANISASI KOD SEKOLAH ( JEA/JBA ) JPN - Jabatan Pelajaran Negeri PPD - Pejabat Pelajaran Daerah JBA0001 - Sekolah ( Kod Sekolah )

CONTOH PENULISAN KOD FAIL ( Kulit Fail ) JBA3025/02/10/001 Kod Sekolah Kod HEM Kod SPBT Kod Perkara

JBA3025/02/10/001 Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak Layak 12.04.2009

PROSEDUR PENDAFTARAN FAIL (Rujuk Daftar Fail Induk Sekolah) Pergerakan Penyimpanan Penutupan

PROSEDUR PENGURUSAN FAIL PEMBUKAAN FAIL a) Dokumen diterima / diwujudkan dan fail belum ada, maka fail baru dibuka. b) Tajuk, no. rujukan dan tarikh perlu dicatat di atas kulit fail. Fail ini hendaklah didaftarkan dalam daftar fail jabatan. c) Setiap fail ada kertas minit dan kandungan surat / dokumen disusun mengikut tarikh transaksi.

d) Setiap kandungan diberi nombor dan direkod di atas kertas minit. e) Dakwat merah bagi dokumen / surat yang diterima dan dakwat biru / hitam bagi surat keluar. f) Kertas minit sebelah kiri dan surat-surat sebelah kanan. g) Kertas minit ditebuk.

KANDUNGAN YANG PERLU ADA DI KERTAS MINIT: Bilangan No. Rujukan / Perkara Tarikh Terima / Tarikh Keluar Penerima/Pengirim Tarikh Kandung / Tarikh Hantar

CONTOH PENULISAN KERTAS MINIT BIL NO. RUJUKAN DAN PERKARA TARIKH MASUK / KELUAR PENGIRIM / PENERIMA TARIKH KANDUNG/ TARIKH HANTAR 1 JBA3025/02/10/001(1) Maklumkan enrolmen murid Tahun 2010 6 Jan 2009 JPN Johor 2 JPNJ/HEM(BT)/1471/(51)/Jld.03/(27) Taklimat Pengisian BTBT190 Kegunaan 2010 15 Feb 2009 22 Feb 2009 3 BBT: KP.BT.8945/Jld.21/(15) Lawatan Pemantauan Pelaksanaan eMATEKS 31 Mac 2009 BBT 1 April 2009 4 JBA3025/02/10/001(4) Status Kelayakan Murid 5 April 2009 PPD

j) Surat rasmi yang didaftar tidak boleh dikeluarkan daripada kandungan fail kecuali lampiran yang ketebalannya melebihi 4 sentimeter. Contohnya : laporan atau terbitan. k) Atau memerlukan pemeliharaan yang berbeza. Contohnya : lukisan, peta, pelan.

l). Lampiran yang dikeluarkan. mestilah dicatatkan kod fail dan l) Lampiran yang dikeluarkan mestilah dicatatkan kod fail dan no lampiran yang berkenaan. m) Slip pengganti hendaklah dikandungkan ke dalam fail yang tercatat maklumat tempat simpan dokumen tersebut.

CONTOH PENULISAN NOMBOR BIL. SURAT JBA3025/02/10/001( 1 ) Kod Sekolah Kod HEM Kod SPBT Kod Perkara Kod Siri Kes (Bil. Surat)

FAIL- FAIL SPBT 9 Jenis Fail Utama

Fail Pertama JBA3025/02/10/001 Nama Fail : Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak Layak Kandungan Fail : Senarai enrolmen murid mengikut Tahun / Tingkatan termasuk murid layak dan tidak layak

Fail Kedua JBA3025/02/10/002 Nama Fail : BTBT190, BTBT170 dan BTBT460 Kandungan Fail Borang BTBT190, BTBT170 Penyata BTBT460 Dokumen berkaitan permohonan / pemesanan tambahan

Fail Ketiga JBA3025/02/10/003 Nama Fail : Sijil Akuan Penerimaan / Invois dan Nota serahan Kandungan Fail : Salinan Sijil Akuan Penerimaan (SAP) Salinan Invios Salinan Nota Serahan

Fail Keempat JBA3025/02/10/004 Nama Fail : Pekeliling SPBT Kandungan Fail : Surat Pekeliling Ikhtisas berkaitan SPBT Surat Pekeliling berkaitan SPBT

Fail Kelima JBA3025/02/10/005 Nama Fail : Surat Menyurat dengan BBT / JPN / PPD / JAIN berkaitan dengan SPBT Kandungan Fail : Surat-surat edaran daripada BBT/JPN/PPD/JAIN Salinan surat makluman/tindakan/ jawapan daripada sekolah ke BBT/JPN/PPD/JAIN

Fail Keenam JBA3025/02/10/006 Nama Fail : Rekod Pinjaman Buku Teks Kandungan Fail : Borang SPBT G

Fail Ketujuh JBA3025/02/10/007 Nama Fail : Pelupusan Buku Teks SPBT Kandungan Fail : Surat menyurat berkaitan pelupusan Salinan Borang Kew.PA-17 Salinan Borang Kew.PA-18 Salinan Borang Kew.PA-19

Fail Kelapan JBA3025/02/10/008 Nama Fail : Rekod Buku Hilang/Rosal dan Gantian Kandungan Fail : Dokumen, penyata dan laporan kehilangan, musnah dan gantian buku teks SPBT

Fail Kesembilan JBA3025/02/10/009 Nama Fail : Penyeliaan/Pemantauan dan Aduan Kandungan Fail : Dokumen atau surat Laporan, teguran hasil penyeliaan dan pemantauan BBT/JPN/PPD/JAIN/Nazir/Audit serta aduan ibu bapa

Fail-fail Tambahan JBA3025/02/10/010 Nama Fail : Mesyuarat SPBT Kandungan Fail : Surat panggilan mesyuarat Daftar kehadiran mesyuarat Minit mesyuarat

Fail-fail Tambahan JBA3025/02/10/011 Nama Fail : Kelab SPBT Kandungan Fail : Surat panggilan mesyuarat Daftar kehadiran mesyuarat Minit mesyuarat Senarai AJK Kelab Senarai Nama Ahli Kelab Takwim Kelab Aktiviti Kelab

PERGERAKAN FAIL

Pergerakan/pengedaran fail adalah seperti berikut: Semua pergerakan fail diedarkan oleh Pembantu Tadbir Fail kepada pegawai atau kakitangan yang menggunakannya. Catatan perlulah dibuat di muka hadapan kulit fail berkenaan. Perkara-perkara yang perlu dicatat ialah: -Nama jawatan -Tarikh fail diedarkan

KEGAGALAN MEMULANGKAN FAIL Adalah perlu diawasi, bahawa pegawai yang membawa fail menyerahkan kepada pegawai yang sepatutnya dan meminta menandatangani penerimaan fail berkenaan. Jika fail-fail yang dipinjamkan hilang, maka kelalaian pegawai berkenaan patutlah dikenakan tindakan tatatertib kerana kecuaian.

Kad Rekod Pergerakan Fail

PENYIMPANAN FAIL

JENIS, PENYIMPANAN DAN PERGERAKAN FAIL Fail terbuka / sulit - disimpan dikabinet besi yang berkunci. Fail Rahsia – disimpan dikabinet besi dan dipasang dengan palang besi berkunci. Fail Rahsia Besar – disimpan dalam bilik kebal dan seelok-eloknya dipasang dengan kunci tatakira.

PENUTUPAN FAIL

a) Fail yang mengandungi 100 kandungan / ketebalan 4 sentimeter hendaklah ditutup dan dibuka fail baru. b) Atas kulit yang ditutup hendaklah dipalang dengan dakwat merah dan dicatat ‘DITUTUP – JILID 2 DIBUKA’ dengan dakwat biru/hitam. c) Di atas kulit baru fail dicatat tajuk dan no. rujukan sama beserta ‘ Jilid 2’ (Jld. 2)

JBA3025/02/10/001 Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak Layak DITUTUP Tarikh kandung surat pertama Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak Layak Tarikh kandung surat akhir 12.04.2009 26.10.2009 DITUTUP Rujuk Jilid 2

JBA3025/02/10/001Jld.2 Enrolmen Murid/Murid Layak dan Tidak Layak 27.10.2009

FAIL SEMENTARA Fail sementara boleh dibuka apabila : i) surat / dokumen diterima memerlukan tindakan segera sedangkan fail yang berkenaan tidak dapat dikesan. ii) lebih dari seorang pegawai perlu ambil tindakan dengan menggunakan fail yang sama. No. rujukan fail dan tajuk mesti sama dengan fail ini. Isi kandungan serta kulit fail ini hendaklah dimasukan kembali jika fail asal telah dijumpai sebagai kandungan fail. Jika fail asal tidak dijumpai sehingga satu tempoh tertentu fail baru hendaklah dibuka.

BENGKEL Pembukaan Fail Baru Pengurusan Proses Daftar Fail Pengurusan Kertas minit

ISU-ISU Tiada buku peredaran / pergerakan fail; Sistem tidak tekal; Fail berpindah bersama guru; Bawa balik ke rumah; Tiada pemantauan dokumen secara berterusan; Dokumen tidak dimasukkan ikut tajuk.

RUMUSAN Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan rekod yang baik. Sekolah yang berkualiti adalah sekolah yang dapat menampilkan imej pengurusan yang bermutu tinggi melalui pendokumentasian maklumat dan rekod. Sistem Fail adalah salah satu kriteria kualiti yg mesti bersistem, mudah dirujuk, mudah diperolehi dan selamat.

“Biasakan yang betul Betulkan yang biasa” Kita mesti berubah………… “Biasakan yang betul Betulkan yang biasa” SEKIAN TERIMA KASIH