TAKLIMAT PENGURUSAN PEROLEHAN BERSAMA PTJ 16-11-2017 DEWAN SENAT UTM Seksyen Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari

KITARAN PENGURUSAN KEWANGAN BAJET PEROLEHAN PEMBAYARAN PERAKAUNAN

Apakah yang dikatakan Perolehan yang cekap? Perolehan satu proses untuk memperolehi input-input yang diperlukan dengan cekap pada kos yang menguntungkan untuk output berkualiti bagi memenuhi keperluan pelanggan. Kuantiti yang betul Kualiti yang betul Harga yang betul. Masa yang betul Tempat yang betul Pembekal yang betul Sumber: 1PP/PK2.2/2013 – Kaedah Perolehan Kerajaan

Gambarajah Punca Kuasa Urusan Perolehan Bagaimana amalan yang patut diamalkan dalam urusan Perolehan Kerajaan 01 Akta Tatacara Kewangan & Akta Kontrak Kerajaan Punca Kuasa bagi Menteri Kewangan melaksanakan urusan-urusan berkaitan Perolehan Kerajaan serta penurunan kuasa kepada wakil-wakil yang diberi kuasa. Arahan Perbendahaaraan (Pindaan 2008) Perincian prosedur kewangan dan akaun dalam mengurus dana Kerajaan. 02 03 1Pekeliling Perbendaharaan (1PP) Mengkaji dari masa ke semasa untuk menambah baik, melaksana, memaklumkan, menjelaskan dan meminda dasar, tatacara, peraturan dan prosedur berkaitan pengurusan kewangan dan prosedur akaun termasuk mengenai hal-hal berkaitan perolehan. Pekeliling Pejabat Bendahari Bagi memastikan urusan Perolehan UTM dilaksanakan berdasarkan peraturan semasa, dan untuk tujuan kawalan dalaman.. 04

Pekeliling Perolehan Kerajaan Punca Kuasa, Prinsip dan Dasar Perolehan Kerajaan PK1 PK2 Kaedah Perolehan Kerajaan Perolehan Perkhidmatan Perunding PK3.1 PK3.2 Manual Perolehan Perkhidmatan Perunding Pentadbiran Kontrak Perolehan. PK4 PK5 Perolehan Secara Elektronik Pengecualian Tatacara Perolehan . PK7 PK8 Ketidakpatuhan Dalam Perolehan Kerajaan

Pekeliling Bendahari - Perolehan UTM Bil. 5 Tahun 2014 Tatacara Perolehan Universiti Bagi Aktiviti Yang Menggunakan Dana Penyelidikan Bil. 6 Tahun 2014 Tatacara Pengurusan Perolehan Universiti Meningkatkan Autoriti Had Limit Pembayaran Dan Perolehan Bekalan Dan Perkhidmatan Bagi Aktiviti Yang Menggunakan Sumber Dalaman Bil. 1 Tahun 2016 Pelaksanaan Penyertaan Anak-Anak Syarikat Badan Berkanun, Koperasi –Koperasi , Tabung Kakitangan Kerajaan Dan Pihak Berkuasa Kerajaan Tempatan Dalam Perolehan Badan Induk Berkenaan Dan Prosedur Pelaksanaannya di UTM Bil. 2 Tahun 2016 Bil. 3 Tahun 2016 Pindaan Dan Tambahan Tatacara Perolehan Kepada Pekeliling Bendahari Bi. 6 Tahun 2014 Bil. 1 Tahun 2017 SPB - Pindaan Dan Tambahan Tatacara Perolehan Kepada Pekeliling Bendahari Bil. 6 Tahun 2014 Iaitu Kuasa Melulus Bagi Sebut Harga

Prinsip-Prinsip Perolehan Kerajaan Apakah prinsip-prinsip bagi sesuatu Perolehan Kerajaan diuruskan? Akauntabiliti Awam Dilaksanakan secara bertanggungjawab dengan mengikut dasar dan peraturan yang ditetapkan. Nilai Faedah Yang Terbaik Memberi pulangan yang terbaik bagi setiap ringit yang dibelanjakan Diuruskan Secara Telus Dasar, peraturan dan proses perolehan yang dilaksanakan hendaklah jelas, diketahui dan difahami umum.. Saingan Terbuka Memberi peluang terbuka kepada semua pihak yang layak bersaing. Adil & Saksama Dipelawa, diproses dan dipertimbangkan dengan adil dan saksama.

NILAI FAEDAH YANG TERBAIK Dalam Perolehan Kerajaan Kajian Pasaran Untuk Memastikan Harga Perolehan Yang Munasabah Prinsip Teras Yang Diterima Umum (globally accepted) Perolehan Kerajaan Melibatkan Dana/Wang Awam Perbandingan Kos Analisis dan Faedahnya Perbandingan Keseluruhan Jangka Hayat, Kos & Kualiti Kombinasi Pelbagai Faktor Seperti Teknikal, Kewangan, Prestasi dan Risiko Persaingan Terbuka Di Kalangan Syarikat/Firma Analisis Perbandingan Perolehan Lampau

Berapa kategori perolehan yang diamalkan di Malaysia? Perolehan melibatkan kerja-kerja pembinaan seperti bangunan, stadium dsb. Kerja Perolehan merangkumi barangan/peralatan yang dibekalkan bagi menjalankan sesuatu program, aktiviti atau projek UTM seperi peralatan mengajar, pakaian seragam dsb. Bekalan Perolehan khidmat tenaga manusia atau kepakaran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek seperti perkhidmatan perunding dsb. Perkhidmatan

Perbandingan Kaedah Perolehan Bagaimana hendak membezakan kaedah perolehan? Bekalan & Perkhidmatan Kerja Pembelian/Lantikan Terus Bawah RM 50,000 Terbuka kepada semua. Pendaftaran dengan MOF tidak diperlukan Bawah RM20,000 Terbuka untuk kontraktor Gred G1 dan Bumiputera sahaja Requisition/ Pusingan Kerja/Melalui Undian Di bawah RM50,000 (Dengan Jadual Kadar Harga) Terbuka untuk kontraktor Gred G1 tempatan dan Bumiputera sahaja Sebutharga Melebihi RM50,000 sehingga RM500,000 Terbuka di kalangan pembuat/ pembekal tempatan sahaja > RM50,000 - RM100,000 (dipelawa di kalangan pembuat/ pembekal bertaraf Bumiputera) > RM100,000 - RM500,000 (terbuka kepada pembuat / pembekal) Melebihi RM20,000 - RM200,000 (Tanpa Jadual Kadar Harga) Melebihi RM200,000 to RM500,000 - Terbuka kepada kontraktor Gred 2 Tender Melebihi RM500,000 - Terbuka kepada pembuat/ pembekal Melebihi RM500,000 Terbuka kepada Kontraktor Gred 3 sehingga Gred 7 berdasarkan had nilai yang berkenaan Title Goes Here

DANA KERAJAAN (U,D,A) VS SUMBER DALAMAN (A) Bil Kaedah Perolehan Perkara Dana Kerajaan Bajet U, D, A PB 6/2014 Sumber Dalaman Bajet A PB 1/2016 1 Pembelian Melalui Invois Had Nilai <RM5,000 <RM10,000 Kelulusan Ketua PTJ @ Peg yg diberi kuasa 2 Pembelian Terus >RM5,000-RM50,000 >RM10,000-RM100,000 >RM10,000 – RM50,000 : Ketua PTJ >RM50,000 – RM100,000 : JKSU

DANA KERAJAAN (U,D,A) VS SUMBER DALAMAN (A) Bil Kaedah Perolehan Perkara Dana Kerajaan Bajet U, D, A Sumber Dalaman Bajet A 3 Sebut Harga Had Nilai >50,000-RM500,000 >RM100,000-RM1 juta Kelulusan > RM50,000 - RM200,000 : JKSPTJ/Zon 2. > RM100,000 - RM500,000 :JKSU JKSU 4 Tender >RM500,000 >RM1juta > RM500,000 - RM20juta : Lem. Perolehan B 2. > RM20juta – RM100juta Lem. Perolehan A

DANA KERAJAAN (U,D,A) VS SUMBER DALAMAN (A) Bil Kaedah Perolehan Perkara Dana Kerajaan Bajet U, D, A Sumber Dalaman Bajet A 5. Rundingan Terus (Selain ICT dan Penyelidikan) Had Nilai RM5,000-RM20,000 RM100,000-RM500,000 Kelulusan Ketua PTJ JKSU >RM20,000-RM50,000 >RM500,000-RM5 juta Bendahari Lembaga Perolehan B >RM50,000 RM5juta – RM10juta Kementerian Kewangan (MOF) Lembaga Perolehan A

Pentadbiran Kontrak/GPIS Fasa Perolehan Perancangan Proses Perolehan Pentadbiran Kontrak/GPIS

PERANCANGAN PEROLEHAN Sumber PK 1 Para 4 Objektif Penyediaan Perancangan Perolehan Tahunan Meningkatkan ketelusan; Memastikan perolehan dirancang dengan teliti dan sistematik; Memantau perolehan yang dilaksanakan bagi mengelakkan kelewatan, penyelewengan, salah guna kuasa dan perolehan di luar aturan; Memastikan perolehan yang dibuat adalah mengikut perancangan dan teratur selaras dengan prinsip-prinsip perolehan Kerajaan serta peraturan perolehan semasa; Memastikan perbelanjaan berhemah & mengelakkan amalan berbelanja pada saat-saat akhir; Mengoptimumkan prestasi perbelanjaan tahunan PTJ dan mengelakkan shortfall terhadap peruntukan yang diluluskan; PBUTM telah mengeluarkan surat bertarikh 1 November 2017 meminta PTJ mengemukakan Perancangan Perolehan 2018 selewatnya pada 31 Disember 2017 kerana maklumat ini perlu dimajukan kepada MOF sebelum 15 Januari 2018.

Jadual Penilaian Pembelian Terus ……………… PTJ:……………………. Syarikat A Syarikat B Syarikat C Syarikat D Syarikat E Harga (RM) Spesifikasi/Jenama/Model Tempoh Bekalan Anggaran Pejabat: RM…………………… Keputusan: Syarikat…………….dengan harga…………………..kerana………………………………………………………………………….... Disediakan Oleh: Nama: Jawatan: Tarikh: Disemak & Disokong Oleh: Nama: Jawatan: Tarikh: Diluluskan Oleh: Nama: Jawatan: Tarikh:

Certificate of GST Relief (CoGSTR) Pelepasan bayar GST keatas perolehan peralatan dan material Untuk tujuan Pengajaran & Pembelajaran Bagi kursus yang diluluskan oleh Malaysia Qualification Agency (MQA) Diimport/dibeli daripada orang berdaftar Kos barangan dicaj kepada vote yang ditunjukkan dalam Anggaran Universiti. Tidak dibeli dari sumber kewangan lain. SODO peralatan (35000 & 36000). SODO material (26000 & 27000) NC turunkan kuasa untuk tandatangan CoGSTR. Butiran 4, Jadual Pertama Perintah Cukai Barang & Perkhidmatan (CBP) (Pelepasan) 2014

Government Procurement Information System (GPIS) LATARBELAKANG Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 2011 serta garis panduan bertarikh 8 Julai 2011 Fungsi utama untuk menyimpan makluman perolehan yang terperinci bagi Agensi-agensi Kerajaan Membolehkan pemantauan pelaksanaan perolehan Agensi Kerajaan Maklumat adalah meliputi peringkat awal pelaksanaan perolehan/projek sehingga perolehan/projek selesai Maklumat adalah bergantung kepada data yang dimasukkan oleh Agensi. Sekiranya data yang dimasukkan tidak tepat atau lengkap, maka laporan yang dihasilkan juga tidak lengkap dan tepat. Panduan pengguna boleh dicapai secara online melalui sistem GPIS mengikut modul. Sila layari https://gpis.treasury.gov.my

Government Procurement Information System (GPIS) SKOP MAKLUMAT YANG PERLU DIDAFTARKAN Semua kategori perolehan iaitu bekalan, perkhidmatan bukan perunding dan kerja bagi perolehan atau projek-projek yang dibiayai peruntukan/pembiayaan Kerajaan Persekutuan sama ada melalui geran peruntukan atau pinjaman dan sama ada pembiayaan sepenuhnya atau sebaliknya daripada kos projek/perbelanjaan. Maklumat yang perlu didaftarkan ke dalam GPIS adalah bagi perolehan yang mempunyai rekod/dokumen seperti berikut :- i. Nombor pesanan tempatan – bagi pembelian terus/inden kerja/lantikan terus; atau ii. Nombor tender/sebutharga –bagi kaedah secara tender dan sebutharga; atau/dan iii. Tarikh surat setuju terima – bagi kaedah selain daripada yang dinyatakan di i ; atau/dan iv. No. kontrak –bagi perolehan yang mempunyai kontrak. Maklumat yang menggunakan keseluruhan wang persendirian seperti Tabung Amanah/Tabung Amal/Tabung Penyelidikan/Wang Sumbangan tidak perlu didaftarkan dalam GPIS.

Government Procurement Information System (GPIS) SKOP MAKLUMAT YANG PERLU DIDAFTARKAN Pendaftaran maklumat ke dalam sistem GPIS adalah merangkumi semua kaedah perolehan kerajaan iaitu :- i. Pembelian Terus/Requisition/Lantikan terus - perlu didaftarkan selewat-lewatnya 3 hari selepas Pesanan Kerajaan (LO) dikeluarkan/ atau Inden Kerja dikeluarkan ii. Sebut Harga/Tender - Iklan Perlu didaftarkan segera dalam GPIS selewat-lewatnya 1 hari sebelum tarikh iklan dibuka - Telah Keluar Surat Setuju Terima Perlu didaftarkan selewat-lewatnya 3 hari selepas Surat Setuju Terima (SST) dikeluarkan

Government Procurement Information System (GPIS) TANGGUNGJAWAB PENYELIA Memantau kemasukan data oleh pegawai/kakitangan di PTJ masing-masing Memantau kemasukan dan kesahihan data yang dimasukkan Membuat permohonan pertambahan / penghapusan ID pengguna Memastikan maklumat adalah tepat dan terkini TANGGUNGJAWAB PENYEDIA/PENGGUNA Memasukkan data perolehan apabila sesuatu perolehan dilaksanakan Mengemaskini maklumat dari masa ke semasa

INTEGRITI DAN KERAHSIAAN

Para 1.8 : Kesalahan Rasuah dan Integriti Kontraktor/Perunding /Pembekal Objektif : Usaha untuk tingkat ketelusan dalam perolehan. Basmi gejala rasuah. 1 daripada 7 inisiatif National Key Result Area (NKRA) - Corruption Penjawat awam yang terlibat dalam perolehan agensi dan AJK berkaitan perolehan Integrity Pact SPP 10/2010

MERAHSIAKAN MAKLUMAT PEROLEHAN Semua maklumat perolehan (dokumen, tawaran dan penilaian adalah SULIT. Tidak boleh disebarkan sebelum keputusan muktamad diperolehi daripada Kuasa Melulus Berkenaan. Kebenaran bertulis perlu diperolehi daripada Pengerusi Lembaga Perolehan Universiti untuk mendapat penjelasan daripada petender semasa penilaian. Penjelasan diuruskan oleh Urusetia Lembaga Perolehan Universiti secara bertulis. Semua pihak yang terlibat dalam perolehan DILARANG mengubah apa-apa maklumat yang dikemukakan oleh penyebutharga /petender termasuk harga, pengalaman dan sebagainya. Peringatan Mengenai Kepentingan Menjaga Kerahsiaan Maklumat Perolehan Universiti telah diedar kepada semua Ketua PTJ (JB dan KL) melalui surat UTM.J.03.03/10.13/122 Jld. 6 (36) dan (45) bertarikh 24/2/2012 dan 5/6/2012.

DAPATAN & PENEMUAN Penilaian tidak lengkap Tidak mencatatkan perbincangan/ keputusan/justifikasi pemilihan dengan jelas Penilaian tidak lengkap Mengambil masa yang terlalu lama Tiada perancangan mesyuarat Lembaga Perolehan Prinsip-prinsip perolehan tidak diaplikasikan Lewat melantik jawatankuasa-jawatankuasa berkaitan Kriteria penilaian tidak disediakan Copy paste syndrome Kertas Taklimat / Penilaian tidak mempunyai tandatangan Pemilihan kontraktor/ syarikat yang tidak berupaya Pelantikan keahlian jawatankuasa tidak teratur Maklumat penting tertinggal/ berubah-ubah Spesifikasi tidak lengkap Kelemahan/tiada kepakaran dalam penilaian Tiada kepakaran Tiada kajian pasaran/ perbandingan dengan perolehan terdahulu/ sebanding Syarat/arahan yang tidak jelas Dokumen tidak lengkap Tidak boleh mempertahankan penilaian _____________________________________________________________________________ Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPT

Tidak merujuk kepada Pekeliling berkaitan Tidak tahu / tidak faham MENGAPA BERLAKU???? Salah tafsiran Kurang latihan Terlepas pandang Tiada Pendedahan Tidak merujuk kepada Pekeliling berkaitan Terlupa Pegawai baru Ada kepentingan Tidak tahu / tidak faham Menyambung legasi ____________________________________________________________________________Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPT

AP59 - TATACARA BAYARAN BAGI PEROLEHAN YANG TIDAK MENGIKUT TATACARA PEROLEHAN Pada amnya, AP 59 merupakan satu tatacara pembayaran bagi perolehan sesuatu bekalan, perkhidmatan atau kerja yang dipesan, dibekalkan atau dilaksanakan dengan suci hati tetapi telah menyalahi peraturan kewangan yang berkuat kuasa. Di samping itu, AP 59 juga bertujuan untuk menentukan punca berlakunya perolehan yang telah menyalahi peraturan kewangan yang berkuat kuasa serta mengesyorkan tindakan surcaj atau/dan tatatertib ke atas pegawai bertanggungjawab. (Pek. Bendahari Bil. 3 Tahun 2017 bertarikh 5 Sept. 2017)

Pelaksanaan Dasar Kerajaan. Perolehan adalah... Pelaksanaan Dasar Kerajaan. Sekiranya tidak dilaksanakan dengan sempurna... Pembaziran Kos Meningkat Salah Laku Hilang Kepercayaan

SKOP PENGAUDITAN OLEH JABATAN AUDIT NEGARA UNTUK PENGURUSAN PEROLEHAN 8.1 Daftar Perolehan mengikut kaedah perolehan

2. PENGURUSAN PEROLEHAN KAPAL PENYELIDIKAN DAN LATIHAN RV DISCOVERY - UNIVERSITI MALAYSIA TERENGGANU LAD Tidak Dikenakan Berjumlah RM2.18 Juta Sebanyak 13 Peralatan Kapal Tidak Mengikut Spesifikasi Dan Jenama Kapal Tidak Mempunyai Sijil Layak Belayar Lulus Ujian Kualiti Walaupun Prosedur Tidak Dipatuhi Peralatan Bernilai RM1.12 Juta Belum Digunakan Penyelidikan Dirancang Tidak Dapat Dilaksanakan Perubahan Kerja Dilaksanakan Sebelum Kelulusan Arahan Perubahan Kerja Pemasangan Balast Kekal Tidak Mematuhi Kehendak International Maritime Organisation

Tugas Ketua PTJ Peruntukan mencukupi untuk membuat perolehan Proses perolehan memberi peluang terbuka kepada semua yang layak untuk bersaing Semua dasar, peraturan, tatacara difahami dan dipatuhi Dapatkan harga yang paling berpatutan & menguntungkan. Ambilkira kreativiti, kuantiti, ketelusan, tempoh siap & nilai faedah terbaik

Tarikh Akhir Permohonan Pembelian 2017 Bil Jenis Peruntukan Tarikh Masa 1. Mengurus (U) 31 Oktober 2017 5.00 ptg 2. Amanah (A) 30 November 2017 3.30 ptg 3. Pembangunan (D) 4. Univ Penyelidikan (Q) Selain J13000 5. Penyelidikan (R) 14 Disember 2017 6. Univ Penyelidikan (Q) J13000

Tarikh Akhir Tuntutan Bayaran 2017 Bil Perkara Tarikh Akhir 1. Tuntutan Pembayaran (Semua Bajet) 10 Disember 2017 2. Penutupan Panjar Wang Runcit 3. Pendahuluan (Perjalanan & Pelbagai) – Semua Bajet Dibekukan 11 – 31 Disember 2017 4. Pungutan Hasil/Amanah dan Wang Tunai 27 Disember 2017 (JB) 28 Disember 2017 (KL) - Jam 12 Tgh.

Betulkan Yang Biasa, Biasakan Yang Betul ______________________________________________________________________________ Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset, KPT

Rumusan PTJ hendaklah sentiasa fokus dan bertanggungjawab sepenuhnya dalam melaksanakan dan memantau kontrak-kontrak Perolehan Kerajaan; Perolehan Universiti hendaklah diuruskan berdasarkan prinsip-prinsip adil, saksama, integriti dan diuruskan secara telus melalui kaedah persaingan terbuka; 1 2 3 Tindakan pembetulan hendaklah diambil oleh PTJ yang berkaitan selaras isu yang telah dilaporkan oleh Unit Audit Dalam UTM dan dalam Laporan Ketua Audit Negara .

ACT NOW FOR A BETTER TOMORROW Terima Kasih