Selamat Sejahtera Pusat Sumber

Ke Arah Pengurusan Pusat Sumber Sekolah Yang Efektif Fail Kuasa PSS

DIFINASI Fail Kuasa (Authority File) merupakan satu aspek penting yang perlu dititikberatkan dalam pengurusan dan pentadbiran PSS. Faik Kuasa merupakan rekod penting tentang dasar/polisi dan keputusan-keputusan yang diambil mengenai satu-satu prosedur PSS. Fail Kuasa harus dirangka secara kolektif oleh guru-guru PSS dan perlu diubahsuai dari semasa ke semasa mengikut keperluan PSS berkenaan.

APAKAH PERLUNYA FAIL KUASA ? Pertukaran guru tidak menjejaskan pengurusan PSS Penyelaras baru dapat terus menyambung kerja dengan merujuk Fail Kuasa Mengelakkan berlakunya percanggahan idea di kalangan AJK dan kakitangan Dapat mewujudkan satu penyelarasan dan kesinambungan dalam pengurusan PSS.

BAHAGIAN / BAB DALAM FAIL KUASA terdapat 14 bahagian / bab disimpan dalam `ring file’ lengkap dengan tarikh kuatkuasa prosedur dijalankan mudah membuat penyemakan semula - setahun sekali atau mengikut keperluan

PROSEDUR PENYEDIAAN FAIL KUASA Penyelaras PSS merangka dasar atau polisi yang penting dalam pengurusan PSS Dasar ini dibawa ke mesyuarat AJK Induk PSS AJK Induk mengambil keputusan menerima dasar yang dibuat Lengkapkan Borang Penguatkuasa Fail Kuasa mengikut bab (lampiran A -hijau)

Lampiran A KANDUNGAN DALAM BAB INI TELAH DIBENTANG DAN DIPERSETUJUI DALAM MESYUARAT AHLI JAWATANKUASA INDUK KALI KE ______ YANG TELAH DIADAKAN PADA ________________________ Disediakan oleh, Disahkan oleh, ……………………. ……………………….. Penyelaras PSS Pengetua /Guru Besar Tarikh: ……………….. Tarikh: ……………….

APAKAH BUTIRAN YANG PATUT ADA DALAM FAIL KUASA ? Muka surat Judul Pengenalan kepada Fail Kuasa Isi Kandungan Fail Kuasa (Bab) Kandungan dan Pindaan mengikut bab

PENYUSUNAN KANDUNGAN FAIL KUASA Setiap Bab dinamakan mengikut Tajuk Utama Kandungan Bab berkenaan Borang kuatkuasa Bab Borang Pindaan di akhir setiap Bab berkenaan mengikut bilangan (jika berkenaan) - Lampiran B * Borang Lampiran B ini dicadangkan berwarna merah jambu (pink )

BORANG PINDAAN DASAR FAIL KUASA PSS Lampiran B BORANG PINDAAN DASAR FAIL KUASA PSS Pindaan : Bil ___/____ Bab : __________________________________ Bil Perkara Tarikh Tarikh Kuatkuasa mansuh Keputusan tersebut di atas telah dicapai dalam mesyuarat AJK Induk PSS Kali Ke-_____ / ______ yang telah diadakan pada _____________________ Disediakan oleh, Disahkan oleh, Penyelaras PSS Pengetua/GB

ISI KANDUNGAN FAIL KUASA BAB 1 : PENGENALAN 1.1 Pendahuluan /Definisi 1.2 Konsep PSS 1.3 Tujuan 1.3 Isi Kandungan 1.4 Prosedur Pindaan

ISI KNDUNGAN FAIL KUASA BAB 2 : MATLAMAT PSS 2.1 Sejarah PSS 2.2 Lokasi PSS ( Pelan ) 2.3 Visi 2.4 Misi 2.5 Piagam 2.6 Matlamat 2.7 Objektif 2.8 Fungsi & Peranan

BAB 3 : MAKLUMAT PUSAT SUMBER SEKOLAH 3.1 Jawatankuasa Induk PSS * Struktur Organisasi dan senarai tugas 3.2 Jawatankuasa Kerja PSS * Struktur Organisasi dan senarai tugas * Masukkan senarai nama AJK

BAB 4 : PENGAWAS PSS 4.1 Badan Pengawas PSS (Struktur Organisasi ) 4.2 Kriteria Pemilihan (Borang kebenaran dan surat lantikan ) 4.3 Senarai Tugas 4.4 Jadual tugas

BAB 5 : PERATURAN PUSAT SUMBERSEKOLAH 5.1 Peraturan Am 5.2 Peraturan Khusus 5.3 Peraturan Penggunaan alat / ruang ( bilik ) 5.4 Peraturan Pinjaman & Pemulangan Bahan / Alatan

BAB 6 : PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN PSS 6.1 Pengurusan sistem fail 6.2 Format Rekod-rekod penggunaan, pinjaman, pemulangan 6.3 Rancangan Tahunan PSS 6.4 Laporan Tahunan 6.6 Fail Meja ( FM ) 6.7 Rancangan Pembangunan PSS 6.8 Dokumentasi

BAB 7 : KOLEKSI BAHAN PSS 7.1 Dasar Pemilihan Buku & Bukan Buku 7.2 Prosedur koleksi Buku & Bukan Buku ( jenis, nisbah, bahasa dll ) 7.3 Proses Pemilihan dan Pemerolehan Bahan 7.4 Kriteria Pemilihan dan Pemerolehan Bahan 7.5 Pemeliharaan dan pemuliharaan Koleksi PSS

BAB 8 : KEWANGAN PSS 8.1 Punca Kewangan 8.2 Anggaran Pendapatan 8.3 Anggaran Perbelanjaan 8.4 Laporan Kewangan 8.5 Prosedur Kewangan

BAB 9 : ORGANISASI BAHAN PSS 9.1 Pengelasan 9.2 Proses Teknik - carta aliran 9.3 Rekod-Rekod Perolehan 9.4 Katalog 9.5 Lokasi Penyusunan Bahan

BAB 10 : AKTIVITI PSS 10.1 Mesyuarat 10.2 Kursus / Bengkel / seminar 10.3 Pertandingan 10.4 Perkembangan Staf 10.5 Minggu PSS 10.6 Promosi PSS 10.7 Aktiviti Galakguna PSS 10.8 Program Bacaan 10.9 Sosial / Kebajikan

BAB 11 : STOK INVENTORI PSS 11.1 Pengurusan Kew 312 ,313 314 11.2 Penyelenggaraan bahan 11.3 Semakan Stok 11.4 Daftar Pergerakan Harta Modal

BAB 12 : SIRKULASI / EDARAN BAHAN PSS 12.1 Sistem Sirkulasi 12.2 Peraturan 12.3 Kad Keahlian 12.4 Pinjaman Berkelompok

BAB 13 : PERKHIDMATAN PSS 13.1 Jenis-jenis perkhidmatan - Perpustakaan - APD / BBM - Rujukan Am - Percetakan / Penerbitan 13..2 Waktu Perkhidmatan

BAB 14 : AUTOMASI PSS 14.1 Sistem yang digunakan 14.2 Menu Utama 14.3 Proses Kerja 14.5 Peraturan Bab ini dimasukkan jika berkenaan sahaja

ISIKAN SEMUA NOTA, BAHAN KURSUS, BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN LAMPIRAN NOTA ISIKAN SEMUA NOTA, BAHAN KURSUS, BORANG-BORANG YANG DIGUNAKAN SEBAGAI PANDUAN DALAM MENJALANKAN PENGURUSAN PSS

PROSEDUR MEMBUAT PINDAAN kaji bahagian yang perlu dipinda sediakan draf pindaan berkenaan bentangkan dalam mesyuarat AJK Induk untuk kelulusan setelah lulus, isikan Borang Pindaan dapatkan tandatangan pengesahan GB tarikh berkuatkuasa pindaan ialah bermula dari tarikh kelulusan mesyuarat AJ Induk

SELESAI TERIMA KASIH RAS/06