Tata Kelola Sistem Penjaminan Mutu Dikti (SPM Dikti) Hari 1 – Part 2

Sejak terbitnya UU No 20 tahun 2003 secara bertahap : kurikulum nasional atau kurikulum inti dihapus legalisasi ijazah PTS dihapus model statuta sebagai bentuk kendali mutu oleh Pemerintah dihapuskan Maka PT diwajibkan untuk : melaksanakan, mengendalikan, meningkatkan kegiatan Penjaminan mutu pendidikan tingginya secara otonom atau mandiri

Dasar Hukum Keberadaan Unit Penjaminan Mutu 1 PP No 4 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Pendidikan Tinggi dan Pengelolaan Perguruan Tinggi Pasal 25 butir b.1.d Sistem Penjaminan Mutu Internal Peraturan Pemerintah No 4 ini memang lebih ditekankan pada keberadaan penjaminan mutu adalah suatu hal yang penting dalam pengelolaan pada tingkat Perguruan Tinggi dan di tingkat Program Studi

Permendikbud No 139 Tahun 2014 tentang Pedoman Statuta dan Organisasi Perguruan Tinggi Pada Poin A.5 Sistem Penjaminan Mutu Internal, berisi uraian mengenai : Sistem penjaminan mutu internal yang berlaku dan diterapkan pada perguruan tinggi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; Tata cara/mekanisme pelaksanaan penjaminan mutu internal Pelaporan hasil pelaksanaan penjaminan mutu internal; Akreditasi yang memuat uraian mengenai kegiatan, mekanisme, dan kesiapan perguruan tinggi untuk pelaksanaan akreditasi penyelenggaraan program dan institus dalam kerangka sistem penjaminan mutu perguruan tinggi; dan Hal lain yang dianggap perlu 2

Tugas Pokok dan Fungsi Unit Pelaksana Penjaminan Mutu menurut Permendikbud 139 tahun 2014 : “Unit pelaksana penjaminan mutu pada universitas/institut/sekolah tinggi/ politeknik/ akademik/ akademi komunitas merupakan unit organisasi yang bertugas merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, dan mengembangkan sistem penjaminan mutu internal universitas/institut/sekolah tinggi/ politeknik/ akademik/ akademi komunitas dapat berbentuk badan/ pusat penjaminan mutu

Strategi Pengembangan SPM Dikti Membentuk Unit Penjaminan Mutu (Struktur Organisasi, UTW) Menyusun Dokumen SPMI (Kebijakan SPMI, Standar SPMI, Manual SPMI, Formulir SPMI) Melaksanakan SPMI (Penetapkan standar, Pelaksanaaan Standar, Evaluasi Pelaksanaan, Pengendalian Pelaksanaan, Peningkatan Standar) Membangun dan mengembangkan struktur data PD Dikti Mengajukan Akreditasi

ORGANISASI SPMI - ARAS

Bentuk Organisasi SPMI, bisa dipilih : Unit Khusus SPMI pada aras PT bentuknya lembaga/Badan/Unit Penjaminan Mutu Struktur diletakkan dibawah koordinasi Rektor/Direktur/Ketua. Pada aras fakultas berada dibawah koordinasi Dekan. SPMI pada aras fakultas bertanggungjawab pada SPMI pada unit SPMI aras PT Jabatan tidak boleh dirangkap dengan jabatan struktural lain Tugas dan Fungsi : memfasilitasi implementasi SPMI di PT ybs Mengintegrasikan implementasi SPMI ke dalam manajemen perguruan tinggi SPMI diimplementasikan oleh setiap pejabat struktural, misalnya Dekan, Ketua Jurusan, Wakil Rektor/Ketua/Direktur, Kepala Biro, Kepala Laboratorium, hingga Rektor/Ketua/Direktur. model ini, tidak ditemukan koordinasi terpusat pelaksanaan SPMI oleh unit SPMI pada aras perguruan tinggi, tetapi kendali implementasi SPMI berada pada masing-masing pejabat itu. Kombinasi antara 1 dan 2 Disarankan

Kekuatan dan Kelemahan bentuk Organisasi SPMI yang berdiri sendiri Independen, karena tidak terkait dengan jabatan lain, dapat melakukan Monev dan AMI secara obyektif Merupakan cara PT menerapkan salah satu prinsip Good University Governance yaitu akuntabilitas Menimbulkan efek psikologis karena unit direspek oleh unit lain yang dimonitor, dievaluasi dan diaudit Kelemahan: Membutuhkan biaya dan SDM relatif besar (bagi PT yang memiliki student body dan jumlah SDM yang kecil) Membebani PT karena dipandang memperbesar struktur organisasi dan memperpanjang rantai birokrasi Jika kedudukan organisasi ini tidak cukup tinggi, maka rekomendasi/saran akan diabaikan

Kelebihan dan kekurangan dari bentuk mengintegrasikan implementasi SPMI pada manajemen PT Cocok untuk PT yang kecil dengan jumlah SDM dan mahasiswa yang relatif sedikit Relatif hemat dan flexibel dengan mengimplementasikan SPMI mulai dari aras tertinggi sampai dengan aras fakultas atau unit pengelola program studi Ramping, tidak memperpanjang rantai birokrasi Dosen/tenaga kependidikan/mahasiswa bahkan pejabat struktural merasa lebih nyaman tidak ada perasaan diawasi (watch dog) Kekurangan Diragukan efektifitasnya, obyektifitas dan akuntabilitas Kurang layak/etis karena menyerahkan implementasi SPMI kepada pejabat yang kinerjanya diuji dengan SPMI Tidak ada koordinasi dari aras yang lebih tinggi sehingga kecepatan implementasi tidak berlangsung serempak Kemampuan mengimplementasi SPMI pada tiap unit kerja berbeda-beda

Model Kombinasi antar bentuk Dilakukan oleh Pemula dengan membentuk Task Force atau tim Ad Hoc dengan tugas pokok menyusun dokumen SPMI dan menjalankan mekanisme SPMI Dilakukan karena SDM terbatas sedangkan waktu mendesak Karena tidak efektif bagi task force untuk melakukan monevin dan audit Maka dengan alasan pada poin diatas maka selanjutnya perlu membentuk unit SPMI untuk mengimplementasikan SPMI dan menjalankan mekanisme SPMI

Model Kombinasi 2: Membentuk unit khusus SPMI pada aras PT dengan tugas mengimplementasi kan SPMI Tugas dijalankan oleh unit SPMI secara efektif dan efisien hingga menimbulkan dampak psikologis bagi seluruh pemangku kepentingan untuk mulai sadar mutu hingga tercipta budaya mutu Tugas pokok dan Fungsi dari unit khusus tersebut secara bertahap dialihkan kepada pejabat struktural Unit khusus SPMI pada semua aras ditiadakan karena budaya mutu sudah terinternalisasi dan cukup matang Seluruh pejabat struktural memiliki tugas, wewenang dan tanggungjawab masing-masing untuk mengimplementasikan SPMI

Model kombinasi 3 : PT mengorganisasikan implementasi SPMI dg membentuk unit SPMI di aras PT membawahi seluruh unit kerja Tidak dibentuk unit SPMI khusus pada aras unit kerja, implementasi SPMI diserahkan kepada pejabat struktural unit SPMI di aras perguruan tinggi akan menjalankan tugas memonitor, mengevaluasi, dan mengaudit pelaksanaan SPMI di semua unit kerja

Struktur Organisasi SPM PT Bentuk 1 (disarankan) Yayasan Pimpinan PT Fakultas Prodi LPMF Biro/Unit Bagian LPM-PT Sumber : Pedoman SPM PT . Tahun 2016

Uraian tugas LPM – PT sebagai pelaksana penjaminan mutu di tingkat PT menurut Pedoman SPM-Dikti : Merencanakan, melaksanakan, dan mengembangkan penjaminan mutu. 2) Menyusun perangkat pelaksanaan penjaminan mutu. 3) Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan penjaminan mutu. 4) Melaksanakan dan mengembangkan audit internal. Melaporkan pelaksanaan penjaminan mutu kepada pimpinan PT. 6) Menyiapkan SDM penjaminan mutu (auditor). Fungsi LPM – PT juga melayani : Konsultasi, pendampingan, dan kerja sama di bidang 2) Pengembangan sistem informasi penjaminan mutu.

Uraian tugas LPM Fakultas menurut sebagai pelaksana penjaminan mutu di tingkat Fakultas menurut Pedoman SPM Dikti 2006: 1) Mengembangkan penjaminan mutu fakultas. 2) Melakukan sosialiasi penjaminan mutu di jurusan/program studi. 3) Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan penjaminan mutu. 4) Melakukan konsultasi dan pendampingan pelaksanaan penjaminan mutu. LPMF juga dapat melaksanakan : 1) Membahas dan menindaklanjuti laporan LPMJ. 2) Membuat evaluasi diri jurusan/bagian/prodi. 3) Memperbaiki proses belajar mengajar. 4) Mengirimkan hasil evaluasi diri ke fakultas dan senat.

Wakil/pembantu dekan bidang akademik sebagai penanggung jawab pelaksanaan penjaminan mutu akademik juga bertugas menunjuk seorang sebagai Manajer Program Audit Mutu Internal (MP-AMI) yang ditetapkan dengan SK dekan. MP-AMI bertugas : membentuk tim Audit Mutu Internal yang diambil dari kelompok auditor fakultas, (ii) melakukan koordinasi pelaksanaan AMI, (iii) melaporkan hasil audit (permintaan tindakan koreksi) kepada dekan. Dekan menindaklanjuti permintaan tindakan koreksi.

LPMJ bertugas sebagai pelaksana kegiatan akademik ditingkat jurusan, sebagai berikut : membantu pengurus jurusan/bagian, pengelola program studi dalam kelancaran kegiatan akademik semester. memonitor dan membahas proses belajar mengajar yang sedang berlangsung serta mengevaluasi pembelajaran pada akhir semester. 3) mengadakan rapat minimal sekali dalam dua bulan. membuat laporan pelaksanaan belajar mengajar kepada jurusan dan LPMF .

terimakasih