Kerangka Kerja IT Balanced Scorecard SI702 Tata Kelola Sistem Informasi Pertemuan #5

Tujuan dan Sasaran Mahasiswa/i mampu menjelaskan kerangka kerja IT Balanced Scorecard

Topik Bahasan Konsep IT BSC Model kematangan implementasi IT BSC Studi kasus: industri jasa

Balanced scorecard (BSC)  sistem manajemen kinerja yang memungkinkan bisnis untuk mendorong strategi berdasarkan pengukuran BSC awalnya dikembangkan untuk tingkat perusahaan oleh Kaplan dan Norton BSC mudah untuk diterapkan pada investasi TI, proyek atau departemen sebagai instrumen penyelarasan dan manajemen kinerja TI Materi ini berisi bagaimana IT BSC dapat digunakan sebagai instrumen untuk tata kelola TI perusahaan

IT BSC menjadi perangkat populer dimana konsepnya didukung oleh grup konsultan internasional seperti Gartner, IDC, dll Akibatnya beberapa aplikasi real-life telah dikembangkan dan didukung oleh perangkat software Riset terkini IT Governance Institute (www.itgi.org) pada ‘‘Measuring and demonstrating the value of IT’’ memperlihatkan bahwa sekitar 30% Manajer TI menggunakan IT BSC sebagai instrumen untuk mengukur dan mengelola kinerja investasi TI, proyek dan departemen

Konsep IT BSC

Awal 1990an, Kaplan dan Norton memperkenalkan BSC untuk tingkat perusahaan Prinsip dasarnya  evaluasi perusahaan tidak harus terbatas pada evaluasi keuangan tradisional, namun sebaiknya ditambahkan dengan tujuan dan pengukuran yang berhubungan dengan kepuasan pelanggan, proses internal dan kemampuan inovasi Hasil dari area perspektif tambahan ini dapat menjamin hasil keuangan masa depan dan mendorong organisasi menuju tujuan strategisnya sambil menjaga empat perspektif tetap seimbang

Untuk setiap dari 4 perspektif pada BSC untuk bisnis, Kaplan dan Norton mengusulkan struktur 3 layer: Mission  untuk menjadi pemasok pilihan pelanggan Objectives  untuk menyediakan produk baru kepada pelanggan Measures  persentasi perputaran (turnover) yang dihasilkan oleh produk baru

BSC dapat diterapkan pada fungsi, proses, dan proyek TI Untuk mencapainya, fokus pada 4 perspektif di BSC untuk bisnis perlu ditranslasi: The User Orientation perspective  mewakili evaluasi TI oleh pengguna (internal atau eksternal), The Operational Excellence perspective  mewakili proses TI yang dijalankan untuk mengembangkan dan menghasilkan aplikasi The Future Orientation perspective  mewakili sumberdaya manusia dan teknologi yang dibutuhkan TI untuk memberikan layanan sepanjang waktu The Business Contribution perspective  menangkap nilai bisnis yang tercipta dari investasi TI

IT balanced scorecard (IT BSC)

Setiap dari 4 perspektif ini harus ditranslasikan menjadi tujuan dan metrik yang berkaitan untuk menilai situasi saat ini Penilaian ini perlu untuk diulang secara berkala dan diselaraskan dengan tujuan yang telah ditetapkan dan pembandingnya (benchmark) Contoh metrik dari 4 perspektif akan disajikan berikut ini:

Contoh metrik IT BSC

Untuk mengangkat IT BSC sebagai instrumen penyelerasan dan manajemen maka harus ditingkatkan dengan relasi sebab-dan- akibat di antara pengukuran Contohnya: Edukasi yang baik pada staf TI (future perspective)  adalah sebuah pendorong (performance driver)  untuk kualitas pengembangan sistem yang lebih baik (operational excellence perspective)  yang pada gilirannya menjadi pendorong meningkatnya kepuasan pengguna (user perspective)  dan pada akhirnya harus menuju pada nilai bisnis TI yang lebih tinggi (business contribution perspective)

IT BSC berkaitan dengan bisnis melalui business contribution perspective Hubungan antara TI dan bisnis secara eksplisit terlihat melalui scorecards bertingkat Hubungan antara IT scorecards dan business scorecard tersaji pada diagram IT Development BSC dan IT Operational BSC adalah pendorong IT Strategic BSC yang pada gilirannya menjadi pendorong Business BSC

Model kematangan implementasi IT BSC

Untuk mendorong pengembangan IT BSC maka dapat dengan cara mengangkat maturity model untuk IT BSC Ini memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi situasi as- is dan to-be IT BSC dalam organisasinya  untuk menganalisis kesenjangan antara as-is dan to-be serta untuk mentranslasi kesenjangan itu menjadi proyek peningkatan Maturity model untuk implementasi IT balanced scorecard : slide berikut

Level 1 Initial Organisasi sadar bahwa perlu adanya sistem pengukuran untuk divisi TI-nya Ada pendekatan untuk mengukur TI yang berkaitan dengan 2 proses utama TI: Operasi Pengembangan sistem Proses pengukuran ini masih merupakan usaha individu untuk menanggapi isu tertentu

Level 2 Repeatable Pimpinan mengetahui konsep IT BSC dan telah mengkomunikasikan keinginan untuk menentukan pengukuran yang layak Pengukuran dikumpulkan dan disajikan kepada pimpinan dalam sebuah scorecard Kaitan antara hasil pengukuran dan pendorong kinerja umumnya telah ditentukan namun belum presisi, didokumentasikan atau diintegrasikan ke dalam proses perencanaan strategis dan operasional Proses untuk pelatihan dan tinjauan scorecard masih informal, belum ada proses persetujuan

Level 3 Defined Pimpinan telah menstandarkan, mendokumentasi, dan mengkomunikasikan IT BSC melalui training formal Proses dalam scorecard telah terstruktur dan terhubung dengan siklus perencanaan bisnis Kebutuhan akan kesesuaian telah dikomunikasikan, namun pemenuhannya masih belum konsisten Pimpinan memahami dan menerima kebutuhan untuk mengintegrasikan IT BSC dalam proses penyelarasan bisnis dan TI Telah ada usaha untuk mengubah proses penyelarasan agar sesuai

Level 4 Managed IT BSC sepenuhnya terintegrasi ke dalam perencanaan strategis dan operasional, serta sistem tinjauan bisnis dan TI Kaitan antara hasil pengukuran dan pendorong kinerja telah secara sistematis ditinjau dan direvisi berdasar analisis hasil Telah ada pemahaman penuh terhadap isu di semua level organisasi yang didukung dengan training formal Jangkauan target dan prioritas jangka panjang untuk proyek investasi TI telah ditetapkan dan terhubung dengan IT scorecard

Business scorecard dan IT scorecards bertingkat digunakan dan dikomunikasikan ke seluruh karyawan Tujuan individual karyawan TI dikaitkan dengan scorecards dan sistem insentif telah dihubungkan dengan pengukuran IT BSC Proses pemenuhan telah dimantapkan dan tingkat pemenuhan tinggi

Level 5 Optimized IT BSC sepenuhnya selaras dengan framework manajemen strategis bisnis serta visi secara berkala ditinjau, diperbarui, dan ditingkatkan Pakar internal dan eksternal dilibatkan untuk memastikan best practices industri dikembangkan dan diadopsi Pengukuran dan hasilnya adalah bagian dari pelaporan pimpinan dan secara sistematis dilakukan oleh pimpinan senior dan TI Pemantauan, penilaian diri dan komunikasi menyeluruh dalam organisasi dan ada penggunaan teknologi secara optimal untuk mendukung pengukuran, analisis, komunikasi dan training

Penutup

Untuk setiap perspektif terdapat struktur 3 layer: Kaplan dan Norton memperkenalkan balanced scorecard (BSC) untuk level perusahaan Prinsip dasarnya adalah evaluasi perusahaan diukur dari berbagai perspektif: traditional financial evaluation customer satisfaction internal processes ability to innovate Hasil pengukuran harus menjamin keuangan di masa depan sekaligus mendorong perusahaan menuju tujuan strategis dengan menjaga keseimbangan 4 perspektif Untuk setiap perspektif terdapat struktur 3 layer: mission objectives measures

Balanced scorecard dapat diterapkan ke fungsi TI dan prosesnya Untuk mencapainya, fokus 4 perspektif dalam business BSC perlu ditranslasikan: Perspektif User Orientation mewakili evaluasi TI oleh pengguna (internal atau eksternal) Perspektif Operational Excellence mewakili proses-proses TI yang dijalankan untuk mengembangkan dan memberikan aplikasi Perspektif Future Orientation mewakili sumberdaya manusia dan teknologi yang diperlukan TI untuk memberikan layanan sepanjang waktu Perspektif Business Contribution menangkap nilai bisnis yang tercipta dari investasi TI

Untuk mengangkat IT BSC sebagai instrumen manajemen dan penyelarasan, maka perlu ditingkatkan dengan hubungan sebab-dan-akibat di antara pengukuran Hubungan ini diartikulasikan dengan 3 jenis pengukuran: outcome measures (lag indicators) performance drivers (lead indicators) Scorecard yang dikembangkan dengan baik harus menggunakan kombinasi dari 2 pengukuran ini

IT BSC yang diajukan berkaitan dengan bisnis, terutama melalui perspektif business contribution Hubungan antara TI dan bisnis dapat secara eksplisit dinyatakan melalui scorecards bertingkat Scorecards bertingkat ini menjadi kumpulan pengukuran yang terhubung dan menjadi instrumen dalam penyelarasan strategi TI dan bisnis, serta akan membantu dalam menentukan bagaimana nilai bisnis (business value) diciptakan melalui TI

Study Questions Jelaskan bagaimana balanced scorecard dapat diterapkan ke dalam fungsi TI

Terima Kasih