SEKOLAH KEBANGSAAN AMPANG PECAH 2015 TAKLIMAT PENGURUSAN PROSEDUR KERJA SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI SPSK SEKOLAH KEBANGSAAN AMPANG PECAH 2015 SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

LATAR BELAKANG SPSK adalah singkatan bagi Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti. Tumpuan utama dalam SPSK adalah pemantapan dari segi pengurusan dan pelaksanaan proses pengajaran dan pembelajaran yang berlaku di sekolah seluruh negeri Selangor. SPSK didokumenkan berdasarkan kepada prosedur kualiti MS ISO9001:2008 dengan matlamat menyediakan semua sekolah di negeri Selangor ke arah sekolah bertaraf dunia. SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

OBJEKTIF SPSK 1. Melaksanakan 100 % pengajaran dan pembelajaran berdasarkan Rancangan Pelajaran Tahunan kecuali berlaku perkara-perkara yang di luar kawalan sekolah. 2. Memastikan pencapaian murid setiap sekolah di negeri Selangor mencapai 65 % lulus keseluruhan atau peningkatan 3% dari tahun sebelumnya dalam setiap mata pelajaran bagi peperiksaan pertengahan tahun, akhir tahun dan peperiksaan awam. 3. Memastikan 100 % murid sekolah di negeri Selangor mendapat perkhidmatan Bimbingan dalam Kemahiran Belajar, Pembangunan Diri Murid, Motivasi dan Kerjaya, melainkan berlaku perkara-perkara yang di luar kawalan pihak sekolah 4. Melaksanakan Prosedur Pengurusan Kewangan tanpa teguran audit sekolah SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

MATLAMAT SPSK 1. Memantapkan kecemerlangan sekolah agar memperoleh Tawaran Baru ( Bai’ah ) setiap tahun. 2. Menyediakan sekolah ke arah Sekolah Kluster Kecemerlangan dan Sekolah Berprestasi Tinggi menjelang Tahun 2014. 3. Sifar sekolah yang berada di Band 5, 6 dan 7 menjelang 2014 di Selangor kecuali sekolah yang baru dibuka 4. Sifar sekolah di negeri Selangor mendapat Audit Berteguran menjelang tahun 2014 5. Memastikan semua sekolah di negeri Selangor mngamalkan Sistem Pengurusan Sekolah Kualiti Berasaskan MS ISO 9000 menjelang Tahun 2015 SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

KEPERLUAN DOKUMENTASI SPSK Pelaksanaan SPSK memerlukan 3 peringkat dokumen : Manual Kualiti ( MK ) Prosedur Kualiti ( PK ) Dokumen Sokongan & Rekod Kualiti / Borang ( kesemuanya bila dirangkum menjadi DOKUMEN KUALITI )

1. PK01- pengurusan panitia - Ketua Panitia & dan Setiausaha Panitia. Simpan segala dokumen berkaitan PK yang terlibat dlm fail keras. Surat menyurat (yang ada nombor rujukan) dalam fail kertas putih “berbuka”. Nombor rujukan fail putih tak perlu tukar. Fail PK keras tidak perlu diberi nombor rujukan. Untuk panitia kecil, 1 fail keras memadai. Borang SPSK PK 01/2 (Laporan Perlaksanaan Program panitia MP & PK01/3 (Program Peningkatan Matapelajaran) SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

2. PK 02 – Pengurusan jadual waktu - Guru Jadual Waktu Mestikan diserahkan 7 hari sebelum sesi persekolahan dimulakan. Mesti tandatangan penerimaan Borang SPSK PK 02/1 (Borang slip guru ganti- ditampal dalam BRM)) SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

3. PK03 – Pengurusan P d P – Semua guru mata pelajaran Mesti isi PK03/3 – Rekod Pencapaian100% 1 borang untuk 1 mp untuk kelas yang sama.  Mp/kelas berlainan, guna borang berasingan. Tulis refleksi ringkas Boleh digunakan semasa pencerapan Disimpan dalam BRM, dan dikumpul pada akhir tahun. Selain itu borang PK03/1 Rekod penggunaan bilik khas, PK03/2 -rekod pengambilan dan pemulangan alatan (disimpan di bilik khas tersebut). SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

Guna elemen 9 dan PK03/3 dan borang pencerapan PK 04/1 4. PK04 – Pencerapan - guru basar /Penolong- penolong kanan/ Guru yang diberi tanggungjawab untuk melaksanakan pencerapan. Semua guru harus dicerap sekurang- kurangnya sekali dalam setahun. Guru bermasalah dicerap lebih kerap. Guna elemen 9 dan PK03/3 dan borang pencerapan PK 04/1 SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

5. PK05 – Pengurusan Peperiksaan – SU peperiksaan dalaman Hanya perlu isi borang-borang untuk PPT dan PAT sahaja. Peperiksaan setara tidak perlu isi borang PK. PK 05/2 - JSU juga untuk PPT dan PAT sahaja Boleh guna JSU yang ditelah ditentukan oleh PPD dan LPM jika ada. Isi borang PK05/1- Agihan tugas penggubal soalan, PK05/3 Penyerahan draf soalan dan skema jawapan, PK05/4 Rekod pengambilan kertas soalan oleh pengawas peperiksaan, PK05/5 Penyerahan skrip jawapan murid (Borang tak boleh diubah) SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

Borang PK06/1 mesti diisi oleh semua GMP 6. PK06 - Pengurusan Semakan Hasil Kerja Murid -  Guru Besar/Penolong-penolong kanan/ Guru yang diberi tanggungjawab untuk melaksanakan pencerapan. Borang PK06/1 mesti diisi oleh semua GMP Jika terdapat pelajar yang tidak menghantar buku/tidak membuat latihan 3X, hantar B & K. Borang PK06/1, selepas merekod 25 latihan, hantar ke pentadbir untuk tandatangan dan simpanan, GMP buat salinan dan simpan salinan. PK 06/1 Rekod Semakan Kerja Murid Mp PJK juga mesti isi PK06/1 PK 06 /2 Rekod Semakan Kerja Murid oleh pentadbir SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

7. PK07- Pengurusan Mesyuarat - Semua Pengerusi dan SU bagi mesyuarat yang utama di sekolah Mesti hantar surat panggilan mesy. (PK 07/1-Notis mesyuarat) 7 hari sebelum mesyuarat. Hantar melalui emel dan print sebagai  rekod edaran menggantikan PK07/4. Minit mesy. juga digalakkan dihantar melalui emel dan borang maklumbalas PK07/5 juga diisi online. Semua mesyuarat mesti sebut tentang SPSK. Borang yang lain : PK 07/2 Senarai kehadiran mesy, PK 07/3 Contoh format minit mesyuarat. SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

8. PK08 - Pengurusan Bimbingan – Guru kaunseling Guna buku Panduan Perlaksanaan B & K di sekolah rendah dan menengah tahun 2009. Tak perlu guna borang SPSK. SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

9. PK09 - Pengurusan Pusat Sumber – Guru media Mesti ada peraturan pinjaman/ pemulangan buku. Sistem automasi yang dapat analisis rekod pinjaman dan pemulangan. Keluarkan surat peringatan jika murid tak pulang buku. (PK09/1). SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

10. PK10 - Pengurusan Perkembangan Staf – JK LADAP Edar borang matrik kompetensi (PK10/1) Buat analisis keperluan latihan (PK10/2) Sediakan rancangan latihan (PK10/3) P/GB keluarkan surat arahan laksanakan latihan. Uruskan latihan. Rekod dalam Kad Biru Edar borang penilaian/keberkesanan/pelaporan kursus pd hari terakhir (PK10/4, 5, 6) pd hari terakhir latihan SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

11. PK11 - Pengurusan Aduan Pelanggan – PK HEM & Guru kaunseling Terima aduan: Borang aduan pelanggan (PK11/1) Laporan penyiasatan aduan pelangan (PK11/2) Laporan Aduan (PK11/2) diserah kepada Guru Besar dalam tempoh 3 hari & maklumbalas kpd pengadu (PK11/3) dalam tempoh 7 hari. SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

12. PK12 - Pengurusan Maklum. Balas Pelanggan – PK 12. PK12 - Pengurusan Maklum Balas Pelanggan – PK HEM 7 guru kaunseling Edar instrumen penilaian P&P (PK 12/1) dua kali setahun. Setiap guru dinilai 10 orang murid. PKU02-1 Borang maklumbalas pelanggan (Ibubapa/pelajar/guru) PK05 2 –Borang kepuasan staf Buat analisis P & P oleh murid (PK12/2 Bincang dengan guru jika didapati tak kompeten. SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

13. PK13 - Pengurusan Kawalan Dokumen dan Rekod -Guru terpilih bertujuan untuk menjelaskan tatacara kawalan dokumen dan rekod kualiti bagi memastikan semua dokumen dan rekod yang digunakan dalam sistem pengurusan dokumen dan rekod kualiti dilaksana mengikut kaedah yang ditetapkan di bawah prosedur ini. juga bertujuan supaya rekod kualiti dikendalikan dengan baik, dapat dibaca, mudah dikenal dan mudah diperolehi semula. bertujuan untuk mengawal, mengenal, menyimpan, menjaga, mendapatkan semula dan melupuskan rekod kualiti. PK 13  1 Akuan penerimaan dokumen kualiti PK 13  2 Borang cadangan pindaan PK 13  3 Borang rekod pindaan PK 13  4 Senarai induk dokumen kualiti PK 13  5 Akuan penerimaan dokumen individu PK 13  6 Senarai induk lampiran kualiti PK 13  7 Senarai pelupusan rekod SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

14. PK14 - Pengurusan Audit Dalam- Guru terpilih Menyediakan Jadual Audit Dalam-PK14/1 Jadual Pelaksanaan Audit Dalam PK14/2 Catatan Audit PK14/6 Senarai Semak Proses Audit Dalam PK14/3 Laporan Ketakakuran ( NCR ) PK14/4 Laporan Peluang Penambahbaikan PK14/5 Laporan Keseluruhan PK14/6 Senarai Semak Proses Audit Dalam SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

15. PK15 - Pengurusan KAWALAN- PERKHIDMATAN YANG TIDAK AKUR Mengkaji dan mengenalpasti punca-punca perkhidmatan tidak memenuhi keperluan yang ditetapkan bagi melaksanakan kawalan yang sesuai – rujuk laporan audit dalaman dan aduan pelanggan Melaksanakan tindakan kawalan berdasarkan aduan pelanggan dan laporan audit: Input – kembalikan kepada pelanggan untuk penambahbaikan atau input baru Proses – Dipinda atau diperbetulkan untuk diteruskan proses Output- Dimusnahkan, ditangguhkan, ditolak atau diluluskan bersyarat. Membuat tindakan susulan – Borang Tindakan pembetulan / pencegahan / penambahbaikan Mengemukakan satu salinan laporan kawalan perkhidmatan tidak akur dan laporan tindakan kawalan ke unit Pengurusan Kualiti Daerah – Laporan Kawalan Perkhidmatan Tidak Akur. SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

16. PK16 – TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN DAN PENAMBAHBAIKAN Tindakan pembetulan - mengarahkan KJS / GPK mengenalpasti punca ketidakpatuhan dan membuat cadangan penambahbaikan. Bentuk Pasukan kerja: Dapatkan maklumat ketakakuran, aduan dan maklumbalas pelanggan, laporan audit dalam, rekod-rekod ketakakuran dan cadangan penambahbaikan. Cadangan penambahbaikan melalui mesyuarat atau yang diterima dari pegawai yang berkaitan dengan pelaksanaan SPSK. Hasil Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan dibentangkan ke pihak atasan. SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

17. PK17 - Pengurusan Perolehan dan Pembelian – KPT/PT Kewangan Panitia membuat Anggaran Belanjawan PK 11/1 Mengisi borang nota minta PK 11/2 Syarikat/pembekal mendaftar dengan sekolah.  PK 11/3 Sekolah menilai prestasi pembekal PK 11/4 Sekolah menganalisis prestasi pembekal PK 11/5 SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

18. PK18 - Pengurusan PELAKSANAAN PDP 18. PK18 - Pengurusan PELAKSANAAN PDP TANPA KEHADIRAN GURU MATA PELAJARAN Borang Serahan Bahan (SPSK PK18/1 ) Borang Kawalan MMI (SPSK PK18/2 ) Borang Pemantauan MMI (SPSK PK 18/3) Borang Maklum balas MMI (SPSK PK18/4) Slip Guru Ganti (SPSK PK02/1) Jadual Waktu Guru Ganti/Relif Buku Persediaan Mengajar Rekod Penyemakan Buku Latihan/Kerja murid (SPSK PK06/1) SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

Rekod Perkembangan Murid Pelaporan Sumatif Murid Fail Showcase 19. PK19 - Pengurusan PBS Rekod Perkembangan Murid Pelaporan Sumatif Murid Fail Showcase Senarai semak SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)

Pesanan bagi penggunaan Borang SPSK ****Dokumen kualiti boleh di dapat dari laman web JPS dengan guna kod sekolah sebagai username dan password. Prosedur kualiti dicap “SALINAN TIDAK TERKAWAL”. Borang-borang tak perlu dicap. Semua borang tidak boleh diubah langsung. Yang boleh diubah hanya logo dan nama sekolah.**** SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)