PANDUAN BELAJAR PENIALAN AKHIR PENGURUSAN PERUBAHAN (Change Management) SEMESTER 1 2012/13

Hasil Pembelajaran Kursus/ Objektif Kursus menghuraikan teori dan konsep perubahan (C2) menganalisis proses berkaitan pengurusan perubahan di peringkat individu, organisasi dan masyarakat (C4) menjalankan penilaian program perubahan dengan berkesan (C6) mengaplikasikan teori, konsep dan prinsip yang sesuai dalam penambahbaikan kualiti (A3)

PEPERIKSAAN AKHIR Peperiksaan akhir adalah berbentuk objektif dan subjektif. Asas kepada peperiksaan ini ialah kefahaman mengenai penilaian program perubahan dengan berkesan Meliputi semua unit dan sila baca tugasan-tugasan anda dan rujuk slaid PANDUAN BELAJAR (dalam VOD).

SOALAN INTERAKTIF. ADAKAH USAHA PENGURUSAN PERUBAHAN DALAM ORGANISASI AND BERKESAN SEPERTI YANG ANDA KEHENDAKI?

A. PANDUAN BELAJAR - OBJEKTIF Fokus kepada perkar-perkara berikut

Budaya Organisasi dan Perubahan (unit6 /Slaid Unit 7) Definisi: Secara umumnya, budaya boleh didefinisikan sebagai nilai, perlakuan, kepercayaan, pegangan, sikap dan adat yang sama-sama diamalkan oleh sesebuah kelompok ahli dalam organisasi. la juga merupakan cara konvensional bagaimana seseorang individu itu berfikir dan bertindak, cara memahami realiti, mengenal pasti dan menyelesaikan masalah dalam sesebuah organisasi.

Budaya Organisasi dan Perubahan (unit6 /Slaid Unit 7) Empat elemen budaya korporat atau budaya organisasi termasuk Andaian Asas, nilai, norma dan artifaks (64-69) Azizan:-andaian tersirat, nilai, amalan, simbol dan hero (wira)

PEMAJUAN PROSES(U7) (Slaid 5) 6 langkah proses utama (79-81)

Pendekatan berasaskan Pelanggan (Unit 8)(slide 6) Mengwujudkan Kepuasan Pelanggan Kualiti Anggapan = Kualiti Sebenar - Kualiti Harapan (ms 2-3) Model berasaskan kepuasan Pelanggan (ms3-8)

Pendekatan Perlaksanaan Perubahan (Unit 9)(slide Unit 8) -Bagaimana hendak laksanakan perubahan Lima proses pendekatan (ms 15-19)

Pendekatan Perlaksanaan Perubahan mewujudkan struktur sokongan, mendapatkan sokongan pengurusan, mengadakan komunikasi berkesan, dan mendapatkan pelbagai sokongan yang lain seperti sokongan luaran, sokongan dalaman (termasuk sokongan kakitangan dan sokongan kumpulan-kumpulan kuasa/power groups), dan pendekatan untuk mengekalkan peralihan.

Pengurusan Halangan Perubahan dan Analisis Tekanan Lapangan (Force Field Analysis)(UNIT 10) (slide 9) Bagaimana hendak mengurus perubahan? model analisis tekanan lapangan Kurt Lewin dan Teknik Tulang Ikan Ishikawa PENTING- BACA SEMUA DAN BUAT RUJUKAN??

Secara mudah model Kurt Lewin dalam hal ini dapat di gambarkan seperti berikut:

Model Kurt Lewin Dalam membawa perubahan, model Kurt Lewin juga berguna bagi kita mengenalpasti pelbagai tekanan yang dapat membantu kita mencapai satu keadaan yang baru. Di samping itu kita dapat kenalpasti juga tekanan-tekanan yang menghalang. Dengan mengurangkan tekanan yang menahan atau meningkatkan tekanan memacu kita dapat menganjakkan garisan seakan-akan seimbang ke arah garisan yang di ingini.

Keadaan ini dapat digambarkan dalam rajah berikut:

Pengurusan Kualiti Menyeluruh (Unit 11) Makna dan manafaat TQM

Simplisiti (Simplicity) (U12) Kepentingan Simplisiti (Simplicity) (ms 32-33)

PEMAJUAN PROSES (u7) Pengurusan Kualiti Menyeluruh Perekayasaan Semula (Reegineering) dan Kaizen Simplisiti (Simplicity) Penilaian Kejayaan Perubaha

Penilaian Kejayaan Perubahan (U13) Konsep asas penilaian (44-49)

TUMPUAN AKHIR - SUBJEKTIF

FOKUS AKHIR- SUBJEKTIF Model perubahan Kurt Lewin dan Teknik Tulang Ikan Ishikawa adalah merupakan model yang terkenal yang telah digunakan untuk menganalisa dan mengaplikasikan teori dan prinsip pengurusan perubahan dalam usaha penambahbaikan kualiti.

FOKUS AKHIR- SUBJEKTIF Pilih satu contoh perubahan dalam satu organisasi yang anda tahu dan semua soalan berasas kepada contoh tersebut KEADAAN SEAKAN-AKAN SEIMBANG/ SEKARANG (ANALISA SITUASI) TEKANAN MENAHAN TEKANAN MEMACU

FOKUS AKHIR- SUBJEKTIF 2. BERASAS KEPADA TEKANAN BERKENAAN, NYATAKAN KEADAAN YANG DINGINI (MATLAMAT PERUBAHAN)

FOKUS AKHIR- SUBJEKTIF 3. Berasaskan kepada Matlamat Perubahan, bagi mengurangkan tekanan yang menahan atau meningkatkan tekanan memacu, nyatakan tindakan/aktiviti yang telah diambil/boleh diambil bagi setiap langkah. Langkah Pencairan (unfreezing) – kesedaran pegawai untuk perubahan dan pengelakan konflik Peralihan (moving) - proses perubahan tingkahlaku/keseimbangan baharu Pembekuan semula (refreezing) – mengekal perubahan dan menjadikan budaya kerja

FOKUS AKHIR- SUBJEKTIF 4. menilai dan mengukur pencapaian matlamat perubahan tersebut, nyatakan indikator yang perlu dinilai dan bagaimana kaedah yang boleh digunakan (PENILAIAN (INDIKATOR+ KAEDAH)

FOKUS AKHIR- SUBJEKTIF (panduan belajar)

Asas perubahan menurut model Lewin Asas perubahan menurut model Lewin terdiri daripada tiga langkah berikut: Pencairan (unfreezing), Peralihan (moving) dan Pembekuan semula (refreezing)

Gambarajah 1: Model Perubahan Kurt Lewin

1. Pencairan UNTUK UBAH TINGKAH LAKU STAF SUPAYA SEDAR UNTUK PERUBAHAN – ELAK KONFLIK IND & KUMPULAN TINDAKAN PENTING: TINGKATKAN DRIVING FORCES UNTUK MENGAJAK STAF BERUBAH DARI KEADAAN SEKATANG/STATUS QUO KURANGKAN RESTRAINING FORCE YANG NEGATIF CARI KOMBINASI KEDUANYA AKTIVITI UTK PENCIARAN: MENINGKAT MOTIVASI STAF SUPAYA MEREKA BERSEDIA UNTUK BERUBAH BINA KEPERCAYAAN AKAN KEPERLUAN UNTUK PERUBAHAN LIBATKAN STAF DALAM PENENTUAN MASALAH DAN PENCARIAN PENYELESAIAN

2. Peralihan Proses perubahan tingkahlaku – KESEIMBANGAN BAHARU TINDKAN: AJAK STAF BERSETUJU BAHAWA KEADAAN SEKARANG TIDAK MENGUNTUNGKAN MANGGALAK STAF MELIHAT MASALAH DARI PERSPEKTIF BAHARU MEMBUAT KERJA SECARA KUMPULAN UNTUK DAPATKAN MAKLUMAT HUBUNGKAN PENDAPAT KUMPULAN KEPADA KETUA, PENGURUS YANG MENYOKONG PERUBAHAN

3. Pembekuan Semula UNTUK KEKALKAN PERUBAHAN SEKURANGNYA JANGKAMASA TERTENTU UNTUK DIINTEGRASI DALAM BUDAYA KERJA ORG TINDAKAN: BANGUNKAN DAN AMALKAN PROSEDUR, INSTITUSI, DASAR YANG BAHARU SAMAD SECARA FORMAL DAN TIDAK FORMAL.

1. Pencairan Berlaku apabila wujudnya kesedaran terhadap keadaan semasa, struktur, pembentukan tugas yang tidak memuaskan dan teknologi yang tidak berkesan, kemahiran atau sikap kakitangan yang tidak sesuai lagi dengan perkembangan organisasi, kejatuhan hasil jualan, semangat kerja yang terlalu rendah. Keadaan satu suasana ini akan mendorong ke arah pencairan suasana yang sedia ada. Tanpa proses pencairan perubahan tidak akan berlaku.

2. Peralihan Peralihan berlaku apabila sesuatu program atau rancangan dilaksanakan bagi menggerakkan organisasi atau kakitangan ke arah yang lebih baik. Pada peringkat ini berlaku perubahan seperti pembentukan gelagat, nilai, sikap, struktur yang baru/lebih baik atau berlakunya perubahan dan pembangunan organisasi secara keseluruhan.

3. Pembekuan Semula Apabila perubahan telah berlaku, gelagat atau tingkah laku baru akan dibangunkan. Pembentukan sikap dan struktur baru hendaklah dibekukan dan dijadikan sebahagian daripada kehidupan baru organisasi. Membekukan kembali bermakna, organisasi akan berada pada titik keseimbangan yang baru. Pada peringkat ini, keberkesanan perubahan akan diberi perhatian dan dorongan untuk melakukan perubahan yang seterusnya boleh ditimbangkan. Organisasi perlu memberi perhatian bahawa pembekuan semula adalah bersifat relatif dan sementara.

Penilaian Kejayaan Sesuatu Perubahan Indikator Kaedah penilaian

Penilaian Kejayaan Sesuatu Perubahan Indikator Rujuk matlamat/objektif polisi Boleh diukur Perubahan perlakuan – sikap, kemahiran, pengetahuan – bilangan graduan berkemahiran bahasa inggeris Sosio-ekonomi- jumlah pendapatan Kesihatan – peratus mengunakan susu ibu Infrastruktur- jumlah kemudahan jalan kampung dll.

Penilaian Kejayaan Sesuatu Perubahan Kaedah penilaian : SURVEI KAJIAN - KES TEMURAMAH-INDIVIDU & KUMPULAN KAJIAN IMPAK LAPORAN SOALSELIDIK LAWATAN PEPERIKSAAN KUALITATIF UNDIAN RAMAI