BAHAGIAN VI URUSAN SURAT KERAJAAN PENDAHULUAN Cara perhubungan yang penting Perhubungan antara agensi secara berdokumen Membuktikan wujudnya penyaluran maklumat

TUJUAN Membantu pegawai dan kakitangan yang terlibat dengan urusan surat menyurat Menyampai/mendapatkan maklumat, arahan, keputusan dan idea baru Membantu mempercepatkan proses tindakan ke atas perkara-perkara yang diuruskan oleh sesuatu jabatan

DEFINISI Merupakan dokumen dan rekod rasmi kerajaan Komunikasi dalaman dan luaran yang digunakan secara normal dan terkawal untuk menjalankan pelbagai fungsi pengurusan dan pentadbiran

PENULISAN Surat Rasmi Memo Minit / Minit Bebas Surat Rasmi Terperingkat

CIRI-CIRI SURAT Format yang biasa digunakan Penulisan yang kemas dan lengkap Mesej tepat dan jelas Laras bahasa, tata bahasa yang betul dan sesuai Sistem ejaan yang betul Sebutan protokol yang kena

B. PENYEDIAAN Alamat pengirim Alamat penerima Nombor rujukan Tarikh surat Tajuk surat Pembukaan dan pengakhiran surat Pernomboran perenggan, muka surat dan lampiran 3 salinan, peniga dikandung fail timbul Menentu taraf keselamatan Bertaip ‘font’ 10 - 12 font

Kandungan Perenggan pertama – Wacana Hormat Dengan segala hormatnya, saya diarah merujuk perkara tersebut di atas. atau Dengan segala hormatnya, saya diarah memaklumkan perkara tersebut di atas. Dengan segala hormat, saya diarah merujuk surat tuan……….

Perenggan Kedua - isi surat 2. Sukacita dimaklumkan bahawa…….. atau 2. Dukacita dimaklumkan bahawa…….. 2. Bersama-sama ini disertakan ……” Jika terdapat huraian di bawah hendaklah di tulis 2.1, 2.2 dan seterusnya Jika terdapat lebih lampiran tulis no. atau huruf spt Lampiran 1 atau Lampiran A 2. Sehubungan itu,……

Perenggan tiga - Wacana Harapan 3. Kerjasama tuan/puan dalam perkara ini amatlah dihargai. atau 3. Kelewatan memaklumkan perkara ini amatlah dikesalkan. 3. Pertimbangan tuan/puan dalam perkara ini adalah diharapkan. 3. Kerjasama tuan/puan dalam perkara ini didahului dengan ucapan terima kasih.

Penutup Sekian. Terima kasih - Enter 2X, tiada nombor perenggan Cogan kata “BERKHIDMAT UNTUK NEGARA” Saya yang menurut perintah, T/T Pengirim Nama Pengirim - huruf besar Pengenalan ringkas pencipta Bertaip

Gelaran Jawatan atau b.p. Ketua Jabatan ( ABD WAHAB BIN ALI ) Pengarah Pelajaran Negeri…. atau ( ISMAIL BIN ADAM ) Penolong Pegawai Pelajaran Daerah b.p. Pegawai Pelajaran Daerah….

S.K - jika ada, nama/ jawatan lebih drp satu s.k, jangan tulis nombor Di ruang bawah sekali Taipkan nama ringkas pengarang dan penaip surat “MZA/ani” atau “MZA/ani030307 *Sediakan terus sampul surat alamat kepada / s.k. mengikut kelasifikasi surat tersebut.

CONTOH

CONTOH

CONTOH

CONTOH

MEMO Arahan ringkas dikertas memo berformat Dari Pegawai kepada pagawai setaraf dan pegawai bawahannya Tiada salinan kepada pegawai tertinggi Memo berbentuk surat Perhubungan antara pegawai atau bahagian Boleh di salinan kepada pegawai tertinggi Jawapan / ulasan dari pegawai ke pegawai tinggi melalui Minit Bebas Sebaiknya melalui penyelia memperakukan

CONTOH

CONTOH

MINIT Catatan ringkas dikertas minit Perhubungan antara pegawai atau bahagian Merekod surat yang diterima / dikeluar Merekod perbincangan antara Ketua Jabatan / pegawai bawahannya Minit boleh ditulis dgn tulisan tangan tetapi jelas Minit yang panjang hendaklah ditaip dinamakan minit bebas

CONTOH MINIT Surat Masuk Surat bertarikh …………. daripada ………..………… dikandung pada ..……… Surat Keluar Surat bertarikh …………. kepada …..……..………… dihantar pada ..………… Surat Masuk Surat bertarikh …………. daripada ………..………… dikandung pada ..……… Surat Keluar Surat bertarikh …………. kepada …..……..…………… dihantar pada ..………… 5 01.02.08 JPN. Pahang 04.02.08 5 6 06.02.08 JPN. Pahang 11.02.08 6

PK 1 Bil. 2 di rujuk. Sila kemukakan laporan bertulis dengan segera. stk. t.t. 01/02 Pengetua SMK

C. PENDAFTARAN DAN PENGEDARAN Diserah kepada pegawai yang mengurus Membuka dan mendaftar Arahan tindakan Beri tindakan segera dan jawapan Tandatangan Penghantaran melalui mesin faksimili Surat Biasa (terima dan keluar)-Am 10 Surat Terperingkat (terima dan keluar) Surat Berharga (terima dan keluar)-AP 71 Hantar dengan tangan (Despatch)-Am 109

D. PENGURUSAN SURAT TERPERINGKAT Mematuhi Arahan Keselamatan. TERBUKA - Tiada had TERHAD - Pegawai yang menjalankan tugas SULIT - Individu RAHSIA - Maruah Negara RAHSIA BESAR - Keselamatan Negara

CONTOH RAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULIT

CONTOH RAHSIA BESAR/RAHSIA/TERHAD/SULIT

PENUTUP Pengurusan surat menyurat yang berkesan akan dapat mengiktirafkan kerja-kerja kita sepanjang perkhidmatan

Sekian Terima kasih