DAFTAR RIWAYAT HIDUP Nama : Erna Rosyanah Tempat, tanggal lahir : Ciamis, 30 Agustus 1988 Agama : Islam Jenis Kelamin : Perempuan Prodi : Sekretaris Eksekutif

ANALISIS SISTEM KEARSIPAN SURAT MASUK MENGGUNAKAN SISTEM KLASIFIKASI DALAM MENINGKATKAN EFISIENSI KERJA PADA BAGIAN SEKRETARIAT DI BADAN KESATUAN BANGSA PERLINDUNGAN DAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT KOTA BANDUNG Oleh ERNA ROSYANAH

 Latar Belakang Penelitian Mengetahui sistem kearsipan yang digunakan pada bagian Sekretariat di BKPPM Kota Bandung Kearsipan merupakan salah satu jenis pekerjaan yang banyak dilaksanakan diberbagai kantor, selain itu, kearsipan memegang peranan penting dalam administrasi, yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi. Penataan arsip yang kurang baik Kurang adanya kesadaran dari pegawai Minimnya peralatan arsip yang dimiliki

 Tinjauan Pustaka Teori-teori mengenai kearsipan yang disertakan dalam penelitian ini, diambil dari beberapa pendapat ahli, salah satu diantaranya : • Menurut Drs. Ig. Wursanto (1989:12) kearsipan atau filling adalah “proses kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan”.

Agenda Surat Masuk Biasa  Pembahasan Analisis Macam-macam Surat Masuk yang Diarsipkan Surat perintah, surat edaran, dan pemberitahuan, dicatat dalam buku agenda surat masuk biasa, lajur-lajur yang tersedia meliputi, sebagai berikut : Agenda Surat Masuk Biasa No. Tanggal No. & Tgl Surat Asal Surat Perihal Disposisi Ke

Agenda Surat Masuk Undangan Undangan dicatat dalam buku agenda masuk undangan, yang keterangannya dicatat juga dalam white board yang akan merupakan jadwal/acara yang harus diikuti. Berikut lajur-lajur yang terdapat dalam buku agenda untuk undangan : Agenda Surat Masuk Undangan No Tgl Terima Surat & Nomor Surat Undangan Tgl & Hari Jam Tempat Perihal Asal Surat Disposisi

Agenda Surat Masuk Proposal Jumlah Uang yg Diajukan Proposal dicatat dalam agenda khusus untuk proposal, lajur-lajur yang tersedia sebagai berikut : Agenda Surat Masuk Proposal No Tgl Terima Surat Tgl & Nomor Surat Asal Surat Perihal Jumlah Uang yg Diajukan Disposisi Ke

Agenda Surat Masuk Radiogram Radiogram atau disebut juga sebagai surat dinas tertutup, dimana isinya bisa bersifat rahasia. Tetapi tidak semua radiogram bersifat rahasia, dikatakan rahasia atau tidak, akan terlihat dari kode yang tertera disurat tersebut. Apabila kode radiogram menunjukan rahasia, maka petugas arsip hanya mencatat tanggal surat dan sifat dari radiogram tersebut, kemudian langsung menyerahkannya kepada kepala Badan BKPPM Kota Bandung. Agenda Surat Masuk Radiogram No Tanggal Terima Tanggal & Nomor Surat Asal Suat Perihal Keterangan

Buku Agenda Surat Masuk (Wursanto) Surat-surat masuk tersebut di atas pada dasarnya tidak berbeda jauh, dengan yang dicatat dalam buku agenda surat masuk biasa pada umumnya, hanya saja pada bagian sekretariat di BKPPM Kota Bandung, lebih dikelompokkan dalam pengagendaannya sehingga mempermudah dalam pencarian kembali untuk surat masuk tersebut. No Tgl Terima Terima Dari Tgl Surat No. Surat Lamp. Hal Hub. dengan Ket

Analisis Sistem Kearsipan yang Digunakan Pada Bagian Sekretariat BKPPM Kota Bandung Sistem kearsipan yang digunakan pada bagian sekretariat di BKPPM Kota Bandung, adalah sistem perihal (sistem klasifikasi). Sistem klasifikasi kearsipan Departemen Dalam Negeri merupakan klasifikasi yang dipakai pada bagian sekretariat di BKPPM Kota Bandung. 000 Umum (Perincian Pertama/ main subject ) 010 Urusan Dalam (Perincian Kedua/ sub subject ) 011 Gedung Kantor (Perincian Ketiga/ sub-sub subject ) 012 Rumah Dinas 020 Peralatan 090 Perjalanan Dinas 100 Pemerintahan 200 Politik 900 Keuangan

Berdasarkan perbandingan teori tentang sistem kearsipan menggunakan sistem klasifikasi, yang saya sertakan di dalam tugas akhir ini, dengan sistem klasifikasi kearsipan yang digunakan pada bagian sekretariat BKPPM Kota Bandung, pada dasarnya sama. Hanya saja di BKPPM Kota Bandung sudah merupakan pola klasifikasi yang baku, yang dimiliki dan berdasarkan pada SK. MENDAGRI No. 30 Tahun 1979.

Upaya yang sudah dilakukan dalam sistem kearsipan menggunakan sistem klasifikasi pada bagian sekretariat BKPPM Kota Bandung Memberikan sosialisasi tentang pentingnya sebuah arsip Memberikan pelatihan lebih lanjut untuk pegawai arsip Menambah fasilitas-fasilitas kearsipan

 Kesimpulan Macam-macam surat masuk pada bagian sekretariat di BKPPM Kota Bandung diantaranya surat perintah, surat edaran, dan pemberitahuan, yang pencatatannya dalam buku agenda surat masuk biasa, sedangkan untuk radiogram, proposal, dan undangan, dicatat dalam buku agenda khusus menurut jenis surat tersebut. Sistem kearsipan pada bagian sekretariat di BKPPM Kota Bandung adalah sistem klasifikasi yang merupakan pola klasifikasi yang sudah baku, yaitu berdasarkan pada SK. MENDAGRI No. 30 Tahun 1979.

Beberapa upaya untuk terlaksananya sistem kearsipan yang baik sudah dilakukan oleh bagian sekretariat di BKPPM Kota Bandung, yaitu dengan memberikan sosialisasi tentang pentingnya sebuah arsip, serta memberikan pelatihan khusus untuk petugas kearsipan, tentang bagaimana menangani sebuah dokumen sampai akhirnya diarsipkan, dan dengan menambah fasilitas-fasilitas kearsipan.

 Saran Sistem pencatatan surat masuk pada bagian sekretariat di BKPPM Kota Bandung sudah cukup baik, hanya saja harus lebih dirapikan lagi sehingga lebih efisiensi dalam pencarian arsip dikemudian hari. Sistem kearsipan pada bagian sekretariat di BKPPM Kota Bandung menggunakan sistem klasifikasi yang sudah baku, tetapi masih dalam bentuk buku, sehingga penggunaannya kurang efektif, untuk mempermudah membaca dan mengingatnya kembali, sebaiknya untuk kode-kode yang biasa dipakai, diketik kembali dengan lebih ringkas untuk dijadikan sebuah pedoman dalam pemberian kode penyimpanan.

Upaya-upaya yang sudah dilaksanakan sudah baik, hanya saja dalam pelaksanaannya masih belum terealisasikan secara maksimal. Sosialisasi dan pelatihan yang dilakukan harus secara berkala, dan untuk penyediaan fasilitas-fasilitas kearsipan harus disediakan anggaran khusus, untuk setiap beberapa bulan sekali misalnya, sehingga arsip dapat lebih tertata dalam penyimpanannya.

TERIMA KASIH…