PENGURUSAN PEROLEHAN Konsep perolehan Kaedah perolehan Kawalan perbelanjaan dalam pengurusan perolehan.

PENGURUSAN PEROLEHAN Definisi dan jenis perolehan Objektif Perolehan Kerajaan Dasar Perolehan Tanggungjawab Pengurus Sekolah Tatacara Perolehan KWS Kaedah Perolehan Kerajaan Perincian Kaedah Perolehan Syarat-Syarat Perolehan Pesanan Sekolah Amalan Biasa yang tidak mematuhi Peraturan Kewangan Teguran Audit

DEFINISI PEROLEHAN Ia merupakan suatu urusan permintaan bagi bekalan / permintaan atau kerja dalam pasaran mengikut kehendak agensi pada suatu kemungkinan harga Kajian pasaran hendaklah dibuat sebelum perolehan dijalankan bagi emmastikan barang yang dibeli mendapat best value for money dengan kualiti terbaik, harga munasabah dan berpatutan. [AP 169.1]

JENIS PEROLEHAN Perolehan Bekalan Ia adalah perolehan barangan dan peralatan bagi sesuatu aktiviti atau program seperti peralatan bantuan mengajar, perabot, bekalan pejabat, bahan mentah dan pakaian Perolehan Perkhidmatan Ia merujuk kepada khidmat manusia atau kepakaran/kemahiran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu kerja tertentu. Contoh perkhidmatan bukan perunding: pengendalian kursus dan latihan, penyenggaraan dan pembaikan, pembersihan, penyewaan, pengurusan bangunan dan pengendalian makanan Perolehan Kerja Ia melibatkan pembinaan dan penyelenggaraan fizikal, juga merangkumi kerja mekanikal dan elektrikal.

OBJEKTIF PEROLEHAN KERAJAAN Memastikan perolehan kerajaan mendapat best value for money Kualiti dan kuantiti terjamin dan bekalan berterusan Untuk mencapai dasar kerajaan Menggalakkan pertumbuhan industri tempatan

DASAR PEROLEHAN KERAJAAN Peraturan Tender yang saksama Perkembangan industri tempatan termasuk dasar perolehan import Perolehan melalui import hanya akan dipertimbangkan setelah dipastikan tidak boleh diperolehi secara tempatan Keutamaan kepada syarikat Bumiputera Penggunaan bahan/ barang/ perkhidmatan tempatan Pemindahan teknologi dan memberi latihan

TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH BERKAITAN PEROLEHAN Memastikan: Sistem perolehan yang teratur dan sempurna Pengurusan perbelanjaan yang cekap dan berkesan Patuhi kehendak undang-undang dan peraturan sedia ada Elak daripada dikenakan tindakan surcaj akibat kecuaian dan kelemahan dalam urusan perolehan

TATACARA PEROLEHAN KWS Tentukan barang hendak dibeli Semak daftar stok sama ada di paras minima Semak baki peruntukan mencukupi atau tidak Mengenal pasti syarikat atau pembekal Dapatkan sebut harga daripada syarikat untuk perbandingan harga Permohonan pembelian melalui Nota Minta dan kelulusan Pengurus Sekolah Dapatkan kelulusan Ketua PTJ jika melebihi had nilai RM10,000 Isi borang Pesanan Tempatan (LO) Terima barangan dan semak kualiti, kuantiti berdasarkan pesanan

KAEDAH PEROLEHAN KERAJAAN Panjar Wang Runcit Kontrak Pusat Pembelian Terus Sebut Harga Tender Rundingan Terus Perolehan Darurat Melalui Jabatan Teknik Melalui Perkhidmatan Perunding Perolehan melalui perlanjutan / perubahan Kontrak Penggunaan Kontrak Jabatan lain Perolehan secara Gotong Royong

Jenis-Jenis Pembelian Panjar Wang Runcit Kontrak Pusat Pembelian Terus Sebut Harga Tender Pembelian Darurat

Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan: Pembelian Terus Bagi bekalan / perkhidmatan sehingga RM10,000 bagi setiap pesanan dan tidak melebihi RM50,000 setahun bagi setiap jenis barangan. Pembelian boleh dibuat terus daripada mana-mana pembekal sama ada yang berdaftar atau tidak dengan menawarkan harga yang berpatutan Perolehan bagi sesuatu bekalan/ perkhidmatan yang nilainya melebihi RM10,000 sehingga RM50,000 setahun bagi setiap pesanan dan tidak melebihi RM100,000 setahun bagi satu jenis barangan, pembelian terus daripada Pembekal Bumiputra yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan dengan menawarkan harga yang berpatutan.

Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan: Pembelian Terus Agensi adalah dilarang memecahkecilkan perolehan bagi mengelakkan pelawaan tender. Tindakan surcaj boleh diambil ke atas pegawai yang bertanggungjawab sekiranya didapati perolehan dipecahkecilkan semata-mata untuk mengelakkan pelawaan tender

Tata Cara Pembelian Terus Semua pembelian yang melebihi RM100 hendaklah dibuat melalui Pesanan Tempatan kecuali pembelian runcit yang telah diluluskan. Pastikan Guru Besar/Pengetua mendapat kebenaran bertulis daripada Pengarah JPN atau mana-mana pihak tertentu bagi pembelian yang melebihi had RM10,000 yang ditetapkan oleh PPN di negeri masing-masing. Borang Pesanan hendaklah ditulis dalam 4 salinan Semua pesanan bagi pembelian hendaklah dicatatkan dalam buku daftar pembelian harian, yang dikemaskini setiap masa. Pastikan Pesanan Tempatan yang didaftarkan dalam daftar bil direkod mengikut urutan nombor siri pesanan tempatan.

Perolehan Melalui Sebut Harga Bagi perolehan bekalan atau perkhidmatanyang bernilai lebihRM50,000 dan tidak melebihi RM100,000 setahun bagi satu item atau kelas jenis item hendaklah dibuat secara sebut harga. Tawaran hendaklah dibuat sekurang-kurangnya (5) pembekal Bumiputra yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan. Bagi perolehan bekalan atau perkhidmatan yang bernilai lebih RM100,000 tidak melebihi RM200,000 setahun bagi satu item atau satu jenis item hendaklah dibuat secara sebut harga. Tawaran hendaklah dibuat kepada pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan

Proses Sebut Harga Penubuhan Jawatan kuasa sebut harga Dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal bagi Jabata Persekutuan Pegawai Pengawal boleh melantik secara bertulis pemegang waran peruntukan atau mana-mana pegawai daripada kumpulan profesional sebagai kumpulan pengurusan dan pengerusi Keahlian Jawatan kuasa sebut harga Terdiri daripada 3 orang pegawai dan dipengerusi oleh Pemegang Waran Peruntukan (Pengarah JPN/ Pengetua/ Guru Besar) atau mana-mana pegawai yang dilantik oleh Pegawai Pengawal Bidang kuasa jawatan kuasa sebut harga diberi kuasa mempertimbangkan menyetuju terima perolehan penilaian antara RM50,000 hingga RM200,000. Jika sebut harga melebihi RM200,000, JK Sebut Harga hendaklah membuat perakuan untuk pertimbangan lembaga perolehan masing-masing. JK Sebut Harga hanya boleh mempertimbangkan dan menyetuju terima sebut harga dengan syarat keputusan dibuat secara sebulat suara jika tidak hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Perolehan masing-masing

Perolehan melalui Tender Pelawaan secara tender terbuka hendaklah dipelawa untuk bekalan yang bernilai melebihi RM200,000 setahun bagi satu jenis item / kelas jenis item. Kecuali jika dibenarkan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri

Panduan Memutuskan Tender Keutamaan kepada penender Bumiputra Keutamaan kepada barang buatan tempatan dan perkhidmatan tempatan Dasar pemindahan teknologi Dasar perolehan barang import Tidak membenarkan anak syarikat menyertai tender badan induk Penender mempunyai keupayaan dan pengalaman yang mencukupi Tender yang disetuju terima oleh Lembaga Perolehan merupakan tawaran terendah yng dinilai dan boleh disetuju terima. Tawaran terendah yang dinilai dan boleh disetuju terima tidak semestinya tawaran terendah.

Proses Tender Tender (dalam negara) hendaklah diiklankan sekurang-kurangnya dalam satu surat khabar utama berbahasa Melayu Tarikh tutup tender hendaklah tidak kurang 21 hari dari tarikh diiklankan Penubuhan JK Pembuka Tender terdiri dari 3 orang ahli yang dipengerusikan oleh pemegang waran atau pegawai kumpulan profesional JK Pembuka Tender hendaklah memproses dokumen tender dengan kadar segera sebaik sahaj tender ditutup untuk dikemukakan kepada Lembaga Perolehan.

Perolehan Kerja-Kerja Perolehan Terus Perolehan secara Pusingan / Undian / Sebut Harga Perolehan melalui sebut harga Sebut harga (Rujukan Jabatan Teknik) Tender terbuka Pembelian darurat

Perolehan Kerja Perolehan Terus Perolehan Terus kerja-kerja kecil / pembaikan kecil yang bernilai kurang daripada RM20,000 setahun yang tidak mengubah struktur asal. Perolehan boleh dibuat terus kepada kontraktor Kelas F yang berdaftar dengan PKK di bawah sub kepala yang berkenaan Perolehan secara Pusingan / Undian / Sebut Harga Bagi kerja-kerja kecil / pembaikan kecil yang bernilai lebih RM20,000 tetapi tidak melebihi RM100,000 setahun yang tidak mengubah struktur asal dan mempunyai kadar kerja Kejuruteraan Awam. Perolehan boleh dibuat kepada kontraktor Kelas F yang berdaftar dengan PKK di bawah sub kepala yang berkenaan

Perolehan Kerja Perolehan melalui sebut harga Bagi kerja-kerja kecil / pembaikan kecil yang bernilai lebih RM20,000 tetapi tidak melebihi RM200,000 setahun yang tidak mengubah struktur asal dan tidak mempunyai jadual kadar kerja Kejuruteraan Awam. Perolehan boleh dibuat kepada kontraktor Kelas F yang berdaftar dengan PKK di bawah sub kepala yang berkenaan Sebut harga (Rujukan Jabatan Teknik) Bagi perolehan kerja baru / penyelenggaraan/ pembaikan/ubah suai/ naik taraf yang mengubah struktur asal serta ada kaitan kerja Elektrik / Mekanikal perlu dirujuk ke Jabatan Teknik. Nilai perolehan lebih RM20,000 tetapi tidak melebihi RM200,000 setahun, kontraktor kelas F yang berdaftar dengan PKK di bawah sub kepala yang berkaitan

Perolehan Kerja Tender Terbuka Pembelian Darurat Bagi perolehan kerja yang dipelawa kepada kontraktor yang nilainya lebih RM200,000 setahun, kecuali jika dibenarkan oleh Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan Negeri mengikut mana yang berkenaan Pembelian Darurat Merupakan pembelian perlu dibuat segera/serta merta di mana kelewatan perolehan akan memudaratkan dan menjejaskan perkhidmatan dan kepentingan awam. Keputusan pembelian darurat bergantung keputusan majlis mesyuarat. Contohnya seperti bencana alam

Kontrak Pusat Pembelian barangan melalui pembekal yang dilantik oleh Perbendaharaan untuk membekal barangan guna sama untuk kegunaan Jabatan dan perkhidmatan penyelenggaraan Rasional: Pembelian pukal – mendapat harga yang lebih rendah Tidak perlu sebut harga dan tender Pemilihan syarikat yang berjaya biasanya syarikat yang berdaya maju dan berkemampuan membekal barangan Syarikat yang terpilih biasanya juga merupakan syarikat bumiputra yang dilaksanakan di bawah dasar konsep payung

Tata Cara Pembelian Melalui Kontrak Pusat Pastikan barang yang hendak dipesan ada dalam kontrak pusat Pastikan tarikh kontrak pusat masih sah Pesanan minimum yang perlu dinyatakan dalam kontrak pusat

Pesanan Kerajaan Ia merupakan dokumen kewangan yang digunakan sebagai ikatan perjanjian di antara pihak kerajaan dengan pihak pembekal Tata cara pesanan: Setiap pembelian hendaklah menggunakan borang pesanan melainkan PWR dan tender (telah ada Surat Perjanjian) Pastikan borang pesanan dikeluarkan sebelum pembelian dilaksanakan Pastikan peruntukan mencukupi Pastikan borang pesanan ditandatangani oleh Pengetua / Guru Besar atau pegawai yang diperturunkan kuasa Sila catatkan tarikh bekalan dikehendaki dan jangan guna perkataan SEGERA Pastikan borang pesanan asal dikembalikan bersama invois/bil dan ditandatangani oleh pegawai yang dipertanggungjawab dan direkodkan dalam daftar Harta Modal / Inventori / Bekalan Pejabat dalam masa 14 hari