PROGRAM BIMBINGAN PEPERIKSAAN PENILAIAN TAHAP KECEKAPAN (PTK) (GRED KUMPULAN A & B) TAJUK : PENYELIAAN DAN BIMBINGAN MOTIVASI BIMBINGAN DAN ASAS KAUNSELING KOMUNIKASI Oleh : PUAN ROGAYAH BT. HAJI HUSSIN TIMBALAN PENDAFTAR KANAN BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA & PENTADBIRAN

A. PERSOALAN YANG PENTING Sebagai Pengurus atau Penyelia, apakah Pengetahuan dan Kemahiran yang perlu ada ? Apakah ciri-ciri yang perlu ada pada seorang Pengurus/Penyelia ? Adakah anda sebagai Pengurus/ Penyelia dapat memotivasikan staf di bawah pengawasan/pengawalan anda ?

B. APAKAH ITU MOTIVASI ? Bagaimana seseorang Pengurus/Penyelia dapat menggerakkan staf supaya dapat melaksanakan kerja dengan baik.

C. PENDEKATAN PENGURUS/PENYELIA (1) Berdasarkan Teori Keinginan Manusia (Abraham Maslow) Menyediakan persekitaran kerja yang selesa, selamat Menyediakan suasana pekerjaan yang harmoni/pergaulan yang baik Menghormati perasaan dan harga diri staf Memberi peluang kepada staf dalam perkembangan dan kemajuan diri

(2) Berdasarkan Teori Dua Faktor HERSBERG Merupakan teori pendorong : Memberi penghargaan kepada pekerja yang menjalankan tugas dengan cemerlang di peringkat Jabatan/PTJ seperti Anugerah Pekerja Cemerlang Bulanan Merangka program kemajuan dan perkembangan kerja seperti peluang-peluang menghadiri latihan, kenaikan pangkat

D. REKABENTUK KERJA Bagaimana Pengurus/Penyelia mereka bentuk kerja (Senarai Tugas) yang tersusun dan selaras dengan bilangan staf, jenis kerja, kemahiran untuk menjalankan tugas, keupayaan dan latihan, tanggungjawab. Pusingan kerja Perluasan Bidang Kerja

D. REKABENTUK KERJA Perkayaan Kerja - diberi tanggungjawab - diberi kuasa untuk membuat keputusan - diberi maklumbalas kepada staf - kemajuan dan perkembangan diri melalui latihan

E. HUKUMAN Hukuman kepada staf yang melakukan sesuatu yang tidak diingini.

F. KESIMPULAN Pengurus/Penyelia dapat mengenalpasti keperluan motivasi, menolong ke arah mewujudkan perlakuan yang bermotivasi, membantu melatih staf untuk meningkatkan kemahiran dan keupayaan menjalankan tugas, menilai prestasi, menghukum dan memberi ganjaran.

G. BIMBINGAN DAN KAUNSELING TAKRIFAN Satu Proses Interaksi bersemuka di antara Kaunselor (Pengurus) dan klien yang matlamatnya ke arah melahirkan insan yang akan kenal diri, masalah kehidupannya dan cuba mengatasi dengan menggunakan kemampuan yang ada pada dirinya.

ATAU Satu proses interaksi antara dua individu yang hampir sama tetapi dibezakan oleh kemahiran/kepakaran dan masalah.

A. PENDEKATAN Empat pendekatan yang biasa digunakan dalam proses kaunseling PERKEMBANGAN Memberikan maklumat mengenai sumber dan kekuatan seseorang supaya ia mempunyai azam dan usaha kepada aktiviti sihat, peningkatan sifat positif.

(ii) INTERVENSI Mengubah dan membuka pemikiran, perasaan dan tingkah laku seseorang yang bermasalah supaya menerokai, memulih dan mempertingkatkan keyakinan diri PENCEGAHAN Mengadakan program-program pencegahan ke atas perlakuan dan sifat yang negatif dari segi emosi dan pemikirannya.

(iv) PEMULIHAN Penekanan adalah kepada isu-isu permasalahan peribadi, mentaliti, kerjaya dan penyesuaian diri agar seseorang dapat berfungsi sepenuhnya.

JENIS KAUNSELING INDIVIDU Di dalam Organisasi, ada 3 jenis kaunseling: KAUNSELING KERJAYA Kaunseling kerjaya membantu individu ke arah perkembagan kerjaya. KAUNSELING PERIBADI Masalah peribadi termasuk masalah harian, keluarga, anak-anak dan persekitaran.

JENIS KAUNSELING INDIVIDU (iii) KAUNSELING TEMPAT KERJA Merujuk kepada permasalahan yang timbul akibat daripada faktor-faktor tempat kerja . Kebiasaannya menjurus kepada masalah tekanan motivasi, hubungan rakan sekerja, pegawai atasan dan bebanan tugas.

KOMUNIKASI I. APAKAH YANG DIMAKSUDKAN DENGAN KOMUNIKASI ? Perkataan komunikasi berasal daripada perkataan Yunani “Communicare” yang bererti menjadikan sesuatu milik bersama. Ia melibatkan penggunaan deria manusia iaitu : - mata - telinga - mulut - hati - sentuhan

II. ELEMEN YANG PERLU DIAMBILKIRA DALAM KEBERKESANAN KOMUNIKASI SEBAGAI PENGURUS : Penghantar Mesej Saluran Penerima Maklum balas Gangguan Enkod Dekod

A. PENGHANTAR (i) Menghantar/menyalur mesej yang hendak disampaikan itu jelas (ii) Meneliti dengan baik mesej yang hendak disampaikan (iii) Menyatakan apa yang hendak dinyatakan dengan jelas dan yakin (iv) Memastikan kepentingan mesej yang hendak disampaikan (v) Mendapatkan perhatian penerima (vi) Menghantar pada waktu yang tepat dan sesuai (vii) Sensitif kepada maklumbalas pihak lain (viii) Mengenalpasti gangguan (ix) Mengurangkan gangguan

MESEJ DAN ENKOD - memilih perkataan, simbol dan ayat yang tepat (i) Mesej dihantar menggunakan perkataan, simbol, syarat atau bahasa yang dapat menggambarkan makna mesej. - memilih perkataan, simbol dan ayat yang tepat - memberi gambaran jelas pada maksud mesej - menggunakan bahasa yang difahami oleh penerima - mengelakkan penggunaan perkataan yang tidak difahami - mesej yang hendak dihantar hendaklah ringkas dan padat sesuai dengan maksud - mesej juga hendaklah lengkap supaya dapat difahami dengan jelas gambaran keseluruhannya

(C) SALURAN Mesej yang dihantar melalui lisan, bukan lisan, tulisan atau kaedah lain. Saluran mesej dipilih dengan sebaik mungkin. PENERIMA DAN DEKOD Mesej yang diterima akan diterjemahkan dan ditafsirkan oleh Penerima.

Penerimaan oleh Pendengar dan kefahaman yang berbeza-beza (E) MAKLUMBALAS Maklumbalas penting dalam komunikasi kerana dapat membantu Penghantar melihat ketetapan mesej apabila sampai kepada Penerima. (F) GANGGUAN Penerimaan oleh Pendengar dan kefahaman yang berbeza-beza

PERHUBUNGAN INTERPERSONAL TAKRIFAN Bagaimana anda berinteraksi dan berkomunikasi dengan seorang yang lain. Kemahiran Komunikasi Interpersonal ialah kebolehan memupuk dan membina keyakinan

TIGA PENDEKATAN MENYELESAIKAN MASALAH PERHUBUNGAN INTERPERSONAL Menyelesaikannya – mencari jalan untuk menyelesaikan dan memperbaiki perhubungan Menghadapinya – menempuhinya walau bagaimana keadaan sekalipun kerana tiada apa yang boleh dibuat Membiarkannya – menghindari orang berkenaan sekiranya boleh

KONFLIK DALAM PERHUBUNGAN INTERPERSONAL (i) TAKRIFAN KONFLIK - Terdapat pertembungan dan pertentangan dua yang berbeza seperti dua peribadi manusia yang berbeza yang tidak boleh bekerjasama.

Jika dibiarkan akan mengakibatkan : - Pembaziran masa } Menggendalakan - Kewangan } kemajuan dan - Tenaga } pembangunan/ - Kesihatan } kelancaran - Motivasi diri } operasi/aktiviti

CADANGAN LANGKAH YANG DIAMBIL Berhadapan dengan orang berkenaan dan menyelesaikannya Salah seorang mengalah dan berundur dari konflik Melibatkan orang ketiga yang mempunyai kuasa

Sekian, Terima kasih. Selamat Maju Jaya