Prosedur Peminjaman Arsip Peminjaman Arsip adalah keluarnya arsip dari file karena dipinjam baik oleh atasan sendiri, teman unit kerja atupun oleh rekan kerja dari unit organisasi lain dalam organisasi. Hal yang Diperhatikan dalam Peminjaman Arsip:  Siapa yang berwenang memberi ijin meminjam arsip  Siapa yang diperbolehkan meminjam arsip  Menetapkan jangka waktu peminjaman arsip  Menentukan tata cara peminjaman arsip

Membuat Memo atau Surat Permohonan Peminjaman Terima Memo atau Surat Permohonan Peminjaman Penyerahan Arsip In-Aktif dan Penandatanganan Surat Peminjaman Menempatkan Kartu Kendali di Tempat Arsip yang dipinjam Surat Keterangan Penolakan DISETUJUIDITOLAK UNIT KEARSIPAN USER

Menerima Arsip yang Dipinjam Mengembalikan Arsip yang Dipinjam ke Unit Kearsipan Menerima Pengembalian Arsip Penempatan Kembali Arsip dan Mencabut Kartu Kendali SELESAI USER UNIT KEARSIPAN

Pengembalian Peminjaman Arsip Pada waktu pengembalian arsip, petugas arsip wajib meneliti kelengkapan arsip, mengisi tanggal pengembalian, Membubuhkan tanda tangan pada lembar tembusan. Selanjutnya, formulir peminjaman diambil dan digantikan dengan arsipnya kembali. Petugas arsip kemudian mengisi tanggal pengembalian dan membubuhkan tanda tangan pada formulir peminjaman dan diserahkan kepada peminjam sebagai tanda pengembalian. Arsip yang belum dikembalikan pada tanggal jatuh tempo, petugas arsip berkewajiban menagihnya.

Pemeliharaan dan Perawatan Arsip Pemeliharaan merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip Perawatan merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.

Ruang tempat penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih dan terang. Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar dan dindingnya atau lantai tidak lembab Lokasi bangunan berada di daerah yang aman jauh dari pengaruh banjir dan bencana alam lainnya Tempeatur suhu dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan, untuk diperlukan AC dan dilengkapi dengan alat pemadam kebakaran Peralatan kearsipan seperti rak, filing cabinet, roll opack, elmari gambar yang berkualitas baik dan memenuhi standarisasi yang telah ditentukan Faktor yang Diperhatikan dalam Pemeliharaan Arsip

Penyusutan Arsip Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan jalan: 1) Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-embaga Negara atau badan-badan pemerintah masing-masing 2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku 3) Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional

Tujuan Penyusutan Arsip  Mendayagunakan arsip dinamis sebagai barkas kerja maupun sebagai referensi  Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan  Mempercepat penemuan kembali arsip  Menyelamatkan bahan bukti pertanggung jawaban pemerintah.

Unit Kearsipan Mengeluarkan Daftar Arsip Usul Musnah Unit Kearsipan Pembentukan Tim Penyusutan Arsip Unit Kearsipan Kepala Unit Menerima Daftar Arsip Usul Musnah dan Mengusulkan ke Rektor Lembaga Kearsipan Verifikasi Hasil Penilaian DISETUJUI DITOLAK Arsip Disimpan Lembaga Kearsipan Membuat Surat Rekomendasi Pemusnahan ke Rektor REKTOR Mengeluarkan Surat Keputusan Pemusnahan Arsip Lembaga Kearsipan Membuat Surat Rekomendasi Pemusnahan ke Rektor Tim Penilai Arsip Menerima Surat Persetujuan Pemusnahan kemudian Menyusun Daftar Arsip Siap Musnah dan Berita Acara Unit Kearsipan Lakukan Pemusnahan

MANUAL MODERN

Maksud diterbitkannya jadwal/daftar retensi;  memberi pedoman tentang lamanya penyimpanan arsip pada unit pengolah  memisahkan penyimpanan arsip aktif dengan arsip in-aktif sehingga mempermudah pengawasan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan  melancarkan kegiatan penyusutan arsip yang mengacu ke arah efisiensi pengolahan kearsipan berkaitan dengan pertimbangan keterbatasan sarana, prasarana, tenaga dan biaya

 terwujudnya kepastian dan ketertiban serta keakuratan penyusutan arsip  jadwal retensi arsip, tidak bersifat mutlak, maka pengolah arsip dan unsur terkait akan memperoleh keleluasan untuk melakukan penafsiran