seleksi proses dan tata letak fasilitas PERTEMUAN – 9 Mata Kuliah: Manajemen Operasional Toman Sony Tambunan, S.E, M.Si NIP. 19811203 200604 1 004 (Aparatur Sipil Negara, Akademisi, Penulis, Praktisi) Certified ’Auditor Ahli’ ; Certified ’Analis Kepegawaian Ahli’ Certified ’Keuangan Daerah’ ; Certified ’Pengadaan Barang Jasa Pemerintah’

MATERI : 1.

1. Pengantar Seleksi Proses Seleksi Proses mengacu pada memutuskan cara mengatur produksi barang atau jasa. Seleksi proses memiliki dampak besar pada perencanaan kapasitas, tata letak fasilitas, peralatan, serta desain sistem kerja. Seleksi proses semestinya terjadi ketika produk atau jasa baru sedang direncanakan. Meskipun demikian, seleksi proses juga terjadi secara berkala karena perubahan teknologi dalam produk atau peralatan, serta tekanan kompetitif. Ramalan, desain produk dan jasa serta pertimbangan teknologi memengaruhi perencanaan kapasitas dan seleksi proses. Selain itu, kapasitas dan seleksi proses saling berkaitan serta sering kali dilakukan bersama-sama. Sebaliknya, kapasitas dan seleksi proses memengaruhi pilihan fasilitas dan peralatan, tata letak serta desain pekerjaan. Bagaimana organisasi melakukan seleksi proses ditentukan melalui ’strategi proses’ organisasi. Aspek-aspek pentingnya meliputi: -> Intensitas modal: bauran peralatan dan tenaga kerja yang akan digunakan oleh organisasi. -> Fleksibilitas proses: sejauh mana sistem dapat disesuaikan dengan perubahan dalam kebutuhan pemrosesan yang disebabkan oleh faktor-faktor seperti perubahan desain produk atau jasa, perubahan volume yang diproses, dan perubahan teknologi.

2. Teknologi Teknologi dan inovasi teknologi sering kali memiliki pengaruh besar pada organisasi bisnis. Inovasi Teknologi (technological innovation) mengacu pada penemuan dan pengembangan produk, jasa atau proses yang baru atau yang diperbaiki untuk menghasilkan atau menyediakan produk, jasa atau proses tersebut. Teknologi (technology) mengacu pada aplikasi penemuan ilmiah dalam pengembangan dan perbaikan barang dan jasa dan/atau proses yang menghasilkan atau menyediakan barang dan jasa. Ada berbagai jenis teknologi : a). Teknologi Produk dan Jasa, merupakan penemuan serta pengembangan produk dan jasa baru. Teknologi ini terutama dilakukan oleh para peneliti dan teknisi yang menggunakan pendekatan ilmiah untuk mengembangkan pengetahuan baru dan menerjemahkannya ke aplikasi komersial. b). Teknologi Proses, meliputi metode, prosedur, serta peralatan yang digunakan untuk menghasilkan barang dan menyediakan jasa. Teknologi ini tidak hanya melibatkan proses di dalam organisasi, tetapi juga meluas ke proses rantai pasokan. c). Teknologi Informasi (IT) merupakan ilmu dan penggunaan komputer serta peralatan elektronik untuk menyimpan, memproses dan mengirim informasi.

Sambungan … Teknologi Inovasi teknologi pada produk, jasa dan pemrosesan teknologi dapat menghasilkan manfaat sangat besar bagi organisasi. Kemajuan teknologi dalam produk adalah: bisa menghasilkan keunggulan kompetitif bagi perusahaan seperti cepat untuk memasrkan produknya, sering kali membantu untuk meningkatkan pangsa pasar serta menghasilkan laba yang cukup besar. Kemajuan teknologi dalam proses adalah menghasilkan keunggulan kompetitif bagi perusahaan seperti peningkatan mutu, penurunan biaya, peningkatan produktivitas, dan perluasan kemampuan pemrosesan. Sementara teknologi proses bisa memiliki banyak manfaat, teknologi proses juga memikul risiko yang cukup besar kecuali jika melakukan upaya bermakna untuk memahami sepenuhnya kelemahan serta kekuatan dari teknologi tertentu. Kita perlu memahami apa yang akan dan tidak akan dilakukan oleh teknologi. Disamping itu juga, ada pertimbangan ekonomi (berupa biaya awal, ruang, arus kas, pemeliharaan, dan konsultan); pertimbangan integrasi (seperti: biaya, waktu, dan sumber daya); serta pertimbangan manusia (berupa pelatihan, keselamatan, dan kehilangan pekerjaan).

3. Seleksi Proses TIGA pertanyaan utama yang berhubungan dengan Seleksi Proses, yaitu: a). Berapa banyak ’variasi’ dalam produk atau jasa yang perlu ditangani oleh sistem? b). Seberapa ’fleksibel’ peralatan yang akan dibutuhkan? c). Berapa ’volume output’ yang diharapkan? Jawaban dari berbagai pertanyaan ini, berfungsi sebagai panduan untuk memilih proses yang sesuai.

Sambungan …. Seleksi Proses Ada LIMA jenis-jenis proses dasar, yaitu: 1). Sesuai Pesanan (job shop). Proses produksi sesuai pesanan biasanya beroperasi dalam skala relatif kecil. Proses ini digunakan ketika akan dibutuhkan barang atau jasa dalam jumlah kecil dengan banyak variasi. Pemrosesannya ’terputus-putus’; pekerjaannya meliputi berbagai pekerjaan kecil, masing-masing pekerjaan memiliki kebutuhan pemrosesan yang agak berbeda. Fleksbilitas tinggi menggunakan peralatan dengan tujuan umum dan tenaga kerja terampil adalah berbagai karakteristik penting dari pembuat barang sesuai pesanan. 2). Pertaian (batch). Proses pertaian digunakan saat diinginkan barang atau jasa dalam jumlah sedang dan dapat menangani variasi sedang dala produk atau jasa. Peralatan pada produksi pertaian tidak perlu sama fleksibelnya denngan perlatan dalam proses sesuai pesanan, tetapi proses pertaian masih terputus-putus. Tingkat keterampilan tenaga kerja pada produksi partai tidak perlu sama tinggi dengan tingkat keterampilan tenag akerja pada produksi sesuai pesanan karena ada lebih sedikit variasi pekerjaan yang sedang diproses. Contoh sistem partaian mencakup toko roti, yang membuat roti, kue atau biskuit dalam produksi partai (skala jumlah besar).

Lanjutan…. LIMA jenis-jenis proses dasar 3). Berulang-ulang (repetitive). Ketika kita membutuhkan barang atau jasa lebih ter-standarisasi dalam jumlah lebih besar, kita menggunakan pemrosesan berulang-ulang. Output terstandarisasi berarti kita hanya membutuhkan peralatan yang sedikit fleksibel. Keterampilan tenaga kerjanya biasanya rendah. Contoh jenis sistem berulang- ulang meliputi lini produksi dan lini perakitan. Produk yang dibuat melalui sistem ini meliputi mobil, pesawat, televisi dan komputer. 4). Terus Menerus (continuous). Ketika kita menginginkan output sangat ter-standarisasi dalam jumlah keseragaman sangat besar, kita menggunakan sistem terus menerus. Sistem ini hampir tidak memiliki variasi output , sehingga peralatan tidak perlu fleksibel. Kebutuhan keterampilan tenaga kerja mulai dari rendah sampai tinggi, bergantung pada kerumitan sistem dan keterampilan tenaga kerja yang dibutuhkan. Pada umumnya jika peralatan sangat terspesialisasi, keterampilan tenaga kerja bisa lebih rendah. Contoh produk seragam yang dibuat dalam proses terus menerus mencakup produk meinyak bumi, baja, gula, tepung terigu, dan garam. Jasa terus menerus mencakup pemantauan udara, menyediakan listrik ke rumah dan perusahaan serta internet.

Lanjutan…. LIMA jenis-jenis proses dasar 5). Proyek (project). Adalah serangkaian aktivitas tidak berulag-ulang yang diarahkan menuju sasaran unik dalam kerangka waktu terbatas. Fleksibilitas peralatan dan keterampilan tenaga kerja dapat dimulai dari rendah sampai tinggi. Contoh meliputi pekerjaan yang sederhana hingga pekerjaan yang sulit, termasuk hal-hal seperti bermain drama, konsultasi, membuat film, meluncurkan produk atau jasa baru, menerbitkan baru, membangun bendungan, dan membangun jembatan.

Analisis Penilaian Produk dan Jasa Seleksi proses bisa memerlukan investasi besar pada peralatan dan memiliki pengaruh sangat khusus pada tata letak fasilitas serta kebutuhan investasi. Disamping itu, ketidaksesuaian antara kemampuan operasi dengan permintaan pasar dan penentuan harga atau strategi biaya bisa berdampak negatif pada kemampuan organisasi untuk bersaing atau di lembaga pemerintahan, untuk melayani pelanggan secara efektif. Oleh karena itu, organisasi sangat ingin menilai tingkat korelasi antarpilihan proses dan kondisi pasar ’sebelum’ membuat pilihan proses agar mencapai kesesuaian yang tepat. Analisis Penilaian Produk atau Jasa (product or service profiling), dapat digunakan untuk menghindari setiap ketidakseragaman dengan mengidentifikasi dimensi utama produk atau jasa dan kemudian memilih proses yang sesuai. Dimensi utama sering kali berkaitan dengan rentang produk atau jasa yang akan diproses, ukuran pesanan yang diharapkan, strategi penentuan harga, frekuensi perubahan jadwal yang diharapkan, dan kebutuhan kriteria yang harus dimiliki.

Otomatisasi Otomatisasi (automation) adalah penggunaan mesin yang memiliki penginderaan dan alat pengendalian, sehingga memungkinkannya untuk beroperasi secara otomatis. Keuntungan Otomatisasi, yaitu: -> Memiliki variablitas yang rendah. Artinya, mudah melakukan tugas dengan cara yang sama dan dalam jumlah yang sama serta secara berulang-ulang. ->Mesin tidak akan menunjukkan sifat yang bosan atau terganggu, tidak akan mogok kerja, tidak akan menuntut upah yang lebih besar, atau mengajukan keluhan. Yang kesemua hal tersebut diatas, merupakan bagian dari sifat tenaga kerja manusia. -> Penurunan biaya variabel. Kerugian Otomatisasi, yaitu: -> Untuk mulai melakukan otomatisasi membutuhkan biaya yang sangat besar. -> Otomatisasi jauh kurang fleksibel daripada tenaga manusia. -> Otomatisasi dapat memiliki pengaruh buruk pada moral dan produktivitas.

Lanjutan ….. Otomatisasi TIGA jenis otomatisasi: 1). Otomatisasi Tetap, adalah jenis otomatisasi yang laing sukar, menggunakan biaya yang besar, peralatan terspesialisasi untuk operasi dengan urutan yang tetap. Biaya kecil dan jumlah besar merupakan keuntungan utama otomatisasi tetap. Variasi minimum dan biaya besar untuk melakukan perubahan utama pada produk atau proses merupakan keterbatasan utama otomatisasi tetap. 2). Otomatisasi Terprogram, adalah jenis otomatisasi yang dapat berubah-ubah. Otomatisasi terprogram ini melibatkan penggunaan biaya yang sangat besar, peralatan dengan tujuan umum yang dikendalikan oleh program komputer yang menyediakan urutan operasi dan perincian khusus mengenai setiap operasi. 3). Otomatisasi Fleksibel, menggunakan peralatan yang lebih disesuaikan daripada otomatisasi terprogram. Perbedaan utama antara otomatisasi fleksibel dengan otomatisasi terprogram adalah otomatisasi fleksibel memerlukan waktu pengalihan yang kurang signifikan. Hal ini memungkinkan operasi peralatan dan variasi produk hampir terus menerus terjadi tanpa perlu memerlukan produksi partai. Dalam praktiknya, otomatisasi fleksibel digunakan dalam beberapa bentuk yang berbeda-beda.

4. Tata Letak Fasilitas Tata Letak mengacu pada susunan departemen, pusat pekerjaan, serta peralatan, dengan penekanan khusus pada gerakan kerja (pelanggan atau bahan baku) melalui sistem. Bagian ini menguraikan jenis-jenis desain dan model tata letak utama yang digunakan untuk mengevaluasi alternatif desain. Alasan pentingnya Tata Letak, yaitu: 1). Keputusan tata letak memerlukan investasi dalam uang dan upaya yang besar. 2). Keputusan tata letak melibatkan komitmen jangka panjang sehingga membuat kesalahan sulit diatasi. 3). Keputusan tata letak memiliki dampak penting terhadap biaya dan efisiensi operasi. Kebutuhan perencanaan tata letak muncul dalam proses mendesain fasilitas baru dan mendesain ulang fasilitas yang ada. Alasan paling umum untuk mendesain ulang tata letak mencakup: operasi tidak efisien (misal: biaya yang besar, kemacetan), kecelakaan atau risiko keselamatan, perubahan desain produk atau jasa, pengenalan produk atau jasa, pengenalan produk atau jasa baru, perubahan volume atau bauran output , perubahan metode atau peralatan, perubahan persyaratan lingkungan hidup atau hukum yang lain, serta masalah moral (misal: tidak adanya hubungan tatap muka).

Tujuan Tata Letak Fasilitas Tujuan dasar dari desain tata letak adalah mempermudah kelancaran aliran kerja, bahan baku, serta informasi melalui sistem. Tujuan-tujuan pendukung biasanya meliputi hal-hal sebagai berikut: -> Mempermudah pencapaian mutu produk atau jasa. -> Menggunakan tenaga kerja dan ruang secara efisien. -> Menghindari kemacetan. -> Memperkecil biaya penanganan bahan baku. -> Menghapuskan pergerakan tenaga kerja atau bahan baku yang tidak diperlukan. -> Memperkecil waktu produksi atau waktu pelayanan pelanggan. -> Mendesain untuk keselamatan.

Jenis Tata Letak (1). Tata Letak Produk (produk layout) adalah tata letak yang menggunakan operasi pemrosesan ter-standarisasi untuk mencapai aliran barang atau pelanggan dalam jumlah besar dengan lancar dan cepat. Dalam lingkungan produksi dikenal dengan istilah: a). Lini Produksi (production line): tata letak ter-standarisasi yang disusun menurut urutan tugas produksi yang tetap. b). Lini Perakitan (assembly line): tata letak ter-standarisasi yang disusun menurut urutan tuga sperakitan yang tetap. Keunggulan utama dari Tata Letak produk: -> Tingkat output besar. -> Biaya per unit rendah karena volume yang besar. Biaya peralatan khusus yang besar tersebar di banyak unit. -> Spesialisasi tenaga kerja, sehingga mengurangi biaya dan waktu pelatihan serta mengakibatkan rentang supervisi yang luas. -> Biaya penanganan bahan baku per unit rendah. Penanganan bahan baku disederhanakan karena unitnya mengikuti urutan operasi yang sama. Penanganan bahan baku sering kali ter-otomatisasi. -> Pemanfaatan tenaga kerja dan peralatan yang tinggi. -> Penentuan rute dan penjadwalan dalam desain awal sistem. Aktivitas ini tidak memerlukan banyak perhatian setelah sisem beroperasi. -> Akuntansi, pembelian, dan pengendalian persediaan cukup rutin.

Sambungan … Jenis Tata Letak Kerugian utama dari Tata Letak produk: -> Pembagian kerja yang intensif biasanya menimbulkan kebosanan yaitu pekerjaan berulang-ulang yang memberikan sedikit kesempatan untuk promosi serta dapat menyebabkan masalah moral dan cedera stres berulang. ->Tenaga kerja kurang terampil mungkin menunjukkan bahwa mereka kurang tertarik memelihara peralatan atau mutu output. -> Sistem tidak cukup fleksibel dalam merespon perubahan jumlah output atau perubahan desain produk atau proses. -> Sistem sangat rentan dihentikan yang disebabkan oleh kerusakan peralatan atau tidak ada kelebihan peralatan karena stasiun kerja sangat saling tergantung. -> Pemeliharaan preventif, kapasitas untuk perbaikan cepat, dan persediaan suku cadang merupakan biaya-biaya yang diperlukan. -> Rencana insentif terkait masing-masing output tidak praktis karena akan menyebabkan variasi di antara output masing-masing tenaga kerja, sehingga akan memengaruhi aliran kerja yang lancar melalui sistem secara negatif.

Sambungan … Jenis Tata Letak (2). Tata Letak Proses (process layout) adalah tata letak yang dapat menangani kebutuhan pemrosesan yang bervariasi. Variasi pekerjaan yang diproses sering kali memerlukan penyesuaian terhadap peralatan. Hal ini menyebabkan aliran pekerjaan terputus-putus, yang disebut ’Pemrosesan Terputus-putus (intermittent processing). Tata letak proses cukup umum digunakan dalam lingkungan jasa. Meliputi rumah sakit, sekolah tinggi dan universitas, perbankan, bengkel mobil, maskapai penerbangan, serta perpustakaan umum. Misalnya rumah sakit memiliki departemen atau unit berlainan yang menangani pembedahan, ibu, anak, jiwa, gawat darurat, serta perawatan orang lanjut usia. Universitas memiliki fakultas atau departemen terpisah yang berkonsentrasi pada satu bidang studi seperti bisnis, teknik, sains, atau matematika. Keuntungan dari Tata Letak Proses: -> Sistem ini dapat menangani berbagai kebutuhan pemrosesan. -> Sistem ini tidak terlalu rentan terhadap kegagalan peralatan. -> Peralatan dengan tujuan umum sering kali lebih murah daripada peralatan khusus yang digunakan dalam tata letak produk serta lebih mudah dan lebih murah untuk dipelihara. -> Tata letak tersebut memungkinkan untuk menggunakan sistem insentif individu.

Sambungan … Jenis Tata Letak Kerugian dari Tata Letak Proses: -> Biaya persediaan dalam proses dapat besar jika proses partaian digunakan dalam sistem produksi. -> Rute dan penjadwalan terus menerus menimbulkan tantangan. -> Tingkat pemanfaatan peralatan rendah. -> Penanganan bahan baku rendah dan tidak efisien, serta biaya penanganan bahan baku per unit lebih mahal dibandingkan dengan biaya penanganan bahan baku per unit pada tata letak produk. -> Kerumitan pekerjaan sering kali mengurangi rentang supervisi dan mengakibatkan biaya supervisi yang lebih tinggi dari biaya supervisi pada tata letak produk. -> Dibutuhkan perhatian khusus untuk setiap produk atau pelanggan (misalnya rute, penjadwalan, pemasangan mesin) dan jumlahnya yang kecil mengakibatkan biaya per unit lebih besar dari biaya per unit pada tata letak produk. -> Akuntansi, pengendalian persediaan dan pembelian pada tata letak proses jauh lebih dilibatkan dibandingkan pada tata letak produk.

Sambungan … Jenis Tata Letak (3). Tata Letak Posisi Tetap (fixed position layouts) adalah tata letak yang mana produk atau proyek tetap tidak bergerak dan tenaga kerja, bahan baku, serta peralatan dipindahkan sesuai kebutuhan. Tata letak posisi tetap digunakan dalam proyek komstruksi besar (bangunan, pembangkit tenaga listrik, bendungan), galangan kapal, serta produksi pesawat terbang yang besar dan roket dengan misi luar angkasa. Namun, tata letak posisi tetap banyak digunakan dalam pertanian, pemadam kebakaran, pembangunan jalan, pembangunan rumah, renovasi dan perbaikan, serta pengeboran minyak.

5. Mendesain Tata Letak Produk: Keseimbangan Lintasan Sasaran tata letak produk adalah mengatur tenaga kerja atau mesin dalam urutan operasi yang perlu dilakukan. Urutannya disebut dengan lini produksi atau lini perakitan. Lini ini berkisar dari lini cukup singkat, hanya dengan beberapa operasi, sampai lini panjang yang memiliki sejumlah besar operasi. Banyak manfaat dari tata letak produk berkaitan dengan kemampuan untuk membagi pekerjaan yang diperlukan ke serangkaian tugas yang tidak dapat dikuasai (misalnya untuk merakit bagian C dan D) yang bisa dilakukan dengan cepat dan rutin oleh tenaga kerja dengan keterampilan rendah atau peralatan khusus. Jangka waktu tugas yang tidak dapat dikuasai biasanya dimulai dari beberapa detik sampai 15 menit atau lebih. Sebagian besar waktu yang dibutuhkan sangat singkat sehingga akan menjadi tidak praktis apabila hanya menetapkan satu tugas ke setiap tenaga kerja. Untuk satu hal, sebagian besar tenaga kerja akan cepat menjadi bosan dengan lingkup kerja yang terbatas.’Untuk hal lain, jumlah kebutuhan tenaga kerja untuk menyelesaikan satu produk atau jasa akan sangat besar. Sebaliknya, tugas biasanya dikelompokkan menjadi berkas yang bisa dikelola dan diberikan ke stasiun kerja yang dikelola oleh satu atau dua petugas.

Lanjutan … Mendesain Tata Letak Produk: Keseimbangan Lintasan Proses memutuskan bagaimana memberikan tugas ke stasiun kerja disebut dengan ’Keseimbangan Lintasan (line balancing), artinya proses memberikan tugas ke stasiun kerja sedemikian rupa sehingga stasiun kerja memiliki kebutuhan waktu yang kira-kira sama. Sasaran keseimbangan lintasan adalah menghasilkan pengelompokan tugas, seperti kebutuhan waktu yang kira-kira sama. Sasaran ini memperkecil waktu menganggur sepanjang lini dan mengakibatkan pemanfaatan tenaga kerja dan peralatan yang tinggi. Eseimbangan lintasan meliputi memberikan tugas ke stasiun kerja. Pada umumnya, setiap stasiun kerja memiliki seorang tenaga kerja yang menangani keseluruhan tugas di stasiun tersebut meskipun pilihannya adalah memiliki beberapa tenaga kerja di satu stasiun kerja.

Lanjutan … Mendesain Tata Letak Produk: Keseimbangan Lintasan Prosedur umum yang digunakan dalam keseimbangan lintasan: 1). Menentukan waktu siklus dan jumlah minimum stasiun kerja. 2). Melakukan penugasan pada stasiun kerja dalam urutan, dimulai dengan stasiun 1. Tugas tersebut diberikan ke stasiun kerja yang bergerak dari kiri ke kanan melalui diagram prioritas. Diagram Prioritas adalah diagram yang menunjukkan tugas yang dapat dikuasai dan persyaratan prioritas. 3). Sebelum melakukan setiap penugasan, gunakan kriteria berikut untuk menentukan tugas mana yang ’layak’ ditugaskan ke stasiun kerja: a). Semua tugas sebelumnya dalam urutan telah ditugaskan. b). Waktu tugas tidak melebihi waktu yang tersisa pada stasiun kerja. Jika tidak ada tugas yang layak, pindah ke stasiun berikutnya. 4). Stelah melakukan setiap penugasan, tentukan waktu yang tersisa pada stasiun kerja saat ini dengan mengurangkan jumlah waktu tugas yang telah diberikan dari waktu siklus. Waktu Siklus adalah waktu maksimum yang diperbolehkan pada setiap stasiun kerja untuk menyelesaikan serangkaian tugas dalam satu unit. 5). Memutuskan ikatan yang terjadi menggunakan salah satu kaidah berikut ini: a). Memebrikan tugas dengan waktu tugas terpanjang. b). Memberikan tugas dengan jumlah pendukung terbanyak. Jika masih ada ikatan, memilih satu tugas secara sembarangan. 6). Melanjutkan sampai semua tugas telah diberikan ke stasiun kerja. 7). Menghitung ukuran yang tepat (misalnya persen waktu menganggur, efisiensi) berbagai tugas.

1.

SEKIAN & TERIMA KASIH