KOMUNIKASI FORMAL DALAM ORGANISASI

Terdapat 3 jenis komunikasi formal dalam organisasi: Komunikasi ke bawah Komunikasi atas Komunikasi mendatar

KOMUNIKASI KE BAWAH Berlaku dari pihak atasan dan menuruni hierarki mengarah ke bawah kepada para pekerja. 5 tujuan komunikasi ke bawah berlaku: Untuk memberi arahan khusus tentang pelaksanaan kerja dan cara melaksanakannya. Untuk memberi alasan kepada pekerja tentang perlunya melakukan sesuatu kerja dan apa perkaitan kerja tersebut dengan kerja-kerja yg lain. Memberi data-data yg diperlukan mengenai prosedur operasi, dasar dan amalan-amalan organisasi. Untuk memberi maklumbalas kepada pekerja mengenai pencapaian mereka dalam kerjaya. Untuk memberi maklumat untuk menyatakan misi dan pemahaman maklumat korporat.

JENIS-JENIS KOMUNIKASI KE BAWAH Arahan kerja – memberikan data-data yg diperlukan oleh pekerja untuk menjalankan kerja. Alasan kerja - membantu pekerja memahami peranannya dalam organisasi. Prosedur, dasar dan amalan – asas dalam memperkenalkan pekerja dalam suasana korporat. Maklumbalas pencapaian – untuk memupuk kemajuan kerjaya para pekerja.

Samb… Misi dan matlamat – untuk memotivasikan pekerja.

KAEDAH KOMUNIKASI KE BAWAH Terdapat 2 kaedah: lisan dan bertulis. Kaedah lisan: maklumat dapat disebarkan dengan cepat. Para pekerja akan menganggap maklumat itu betul kerana disampaikan sendiri oleh pengurus. Para pekerja akan memberikan lebih perhatian terhadap maklumat itu. Memungkinkan maklumat ditokok tambah.

Kaedah bertulis: Mesej lebih formal dan bersifat kekal. Contoh: memo Kelemahan kaedah ini- pekerja menganggap ia tidak penting.

Samb… Cara terbaik komunikasi ke bawah adalah gabungan kaedah lisan dan bertulis. Maklumat secara lisan diberikan terlebih dahulu diikuti dengan memo atau apa-apa bentuk kaedah bertulis.

KEBAIKAN SUSULAN BERTULIS Mengingatkan pekerja apa yg telah disampaikan secara lisan. Membuatkan pekerja merasakan mesej tersebut mustahak. Membantu mengurangkan tokok tambah. Menjadi rekod formal dan rujukan pada masa hadapan.

KOMUNIKASI KE ATAS Dari pekerja di peringkat bawahan kepada pihak atasan. Tujuan komunikasi ke atas adalah: Memberikan maklumbalas tentang sikap dan perasaan pekerja kepada pihak pengurusan. Memberikan cadangan untuk memperbaiki prosedur- prosedur dan idea-idea baru. Memberikan maklumbalas mengenai keberkesanan komunikasi ke bawah. Memberikan maklumat mengenai pengeluaran dan pencapaian matlamat.

KOMUNIKASI MENDATAR Merupakan komunikasi antara individu- individu yang berada dalam hierarki yg sama dalam organisasi. Tujuan komunikasi mendatar: Sebagai kaedah asas untuk menyelaraskan usaha antara unit-unit dan jabatan-jabatan yg saling bergantung. Untuk membina sistem sokongan sosial dalam organisasi dan menyuburkan rasa memiliki.

Samb… Sebagai kaedah asas perkongsian maklumat di kalangan rakan sejawat. Memudahkan penyelesaian masalah. Menghalang konflik antara jabatan yg disebabkan oleh salah faham, gangguan komunikasi dan kekurangan maklumat.