MENYUSUN PROPOSAL PROYEK PERTEMUAN - 2 MENYUSUN PROPOSAL PROYEK

BAHASAN Dasar-dasar penyusunan proposal proyek Workshop: Menyusun proposal proyek

PROYEK PROYEK INTERNAL: Hasil proyek digunakan perusahaan / organisasi sendiri PROYEK EKSTERNAL: Hasil proyek digunakan perusahaan / organisasi lain

PROPOSAL UNTUK PROYEK S.I. INTERNAL Pengertian: Usulan formal pembangunan S.I untuk memenuhi kebutuhan unit kerja dalam menjalankan fungsinya mendukung tercapainya tujuan organisasi Proposal mendefinisikan: Apa yang akan dilakukan Kebutuhan bisnis apa yang akan dipenuhi Bagaimana hasil proyek akan mendukung strategi

PROPOSAL UNTUK PROYEK INTERNAL Proposal memuat business case Format sebaiknya baku, menggunakan template

Contoh Template Usulan Proyek Internal Nama Proyek: Tanggal pengajuan: Pengusul / sponsor dengan cara untuk kontak: Persetujuan: (diisi dg yang menyetujui dan tgl persetujuan) Masalah bisnis atau kebutuhan (diisi dengan hal-hal yang perlu dibuatkan solusinya)

Contoh Template Usulan Proyek Internal (lanj) Tujuan dan sasaran proyek serta kaitannya dengan strategi dan sasaran organisasi Solusi yang diusulkan: (alternatif solusi, dan penjelasan dasar pemilihan solusi yang diusulkan untuk dijadikan proyek) Hasil yang diharapkan: (dampak /outcome proyek)

Anggaran dan Sumberdaya JENIS BIAYA BIAYA PEMBANGUNAN TAHUNAN CATATAN Perangkat Keras ??? Perangkat Lunak Supplies Pelatihan Konsultansi Lain-lain: JUMLAH Estimasi sumberdaya / personil Analis ??? Jam Jam Programmer SDM lain SDM lain Layanan konsultan

PROYEK EKSTERNAL (dari instansi lain) LEWAT PELELANGAN (TENDER) IF015 – 3 SKS

PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2 TINGKAT UNTUK PEKERJAAN TI/SI PEMILIK PEKERJAAN KONSULTAN Menyiapkan dokumen pelelangan (KAK, RKS) dan dasar penilaian harga (HPS) Mendaftarkan sebagai peserta, Menyerahkan Dokumen Prakualifikasi Pengumuman penawaran pekerjaan di media Seleksi Prakualifikasi, menghasilkan Daftar Pendek Konsultan yang berhak mengikuti seleksi proposal Menerima dokumen pelelangan (KAK) dan undangan penjelasan (aanwijzing) Menyusun dan menyerahkan Proposal administrasi Proposal Teknis Proposal Biaya Menyelenggarakan penjelasan Penilaian Proposal admin dan teknis; Pembukaan proposal biaya; penentuan pemenang PENANDATANGANAN PERJANJIAN KERJA SAMA (KONTRAK) IF015 – 3 SKS

MUATAN PROPOSAL/USULAN ADMINISTRASI Surat penawaran (bermaterei), sesuai contoh pada RKS Surat pernyataan IF015 – 3 SKS

Contoh MUATAN USULAN TEKNIS 1. PENDAHULUAN 2. PENGALAMAN PERUSAHAAN 3. PEMAHAMAN KAK 4. TANGGAPAN TERHADAP KAK 5. APRESIASI INOVASI 6. PENDEKATAN DAN METODOLOGI 7. RENCANA KERJA 8. JADUAL PELAKSANAAN PEKERJAAN 9. TENAGA AHLI DAN TANGGUNG JAWABNYA 10. JADUAL PENUGASAN TENAGA AHLI 11. ORGANISASI PELAKSANAAN PEKERJAAN 12. LAPORAN 13. STAF PENDUKUNG 14. FASILITAS PENDUKUNG 15. PENUTUP IF015 – 3 SKS

Lampiran Usulan Teknis Dokumen pendukung. Daftar riwayat hidup & kelengkapannya. Lain-lain sesuai persyaratan yang dimuat di RKS (Rencana Kerja dan Syarat) IF015 – 3 SKS

MUATAN USULAN BIAYA Usulan biaya umumnya terdiri dari 3 komponen: Biaya langsung personil Biaya langsung non personil Rekapitulasi Format sesuai template yang diberikan dalam file .xls Nilai total tidak boleh melebihi nilai yang disebutkan dalam Kerangka Acuan Kerja (KAK) IF015 – 3 SKS

CONTOH STRUKTUR PROPOSAL PROYEK EKSTERNAL SEDERHANA 1. Pendahuluan 2. Pengalaman Perusahaan 3. Pemahaman K.A.K 4. Pendekatan dan Metodologi 5. Rencana Kerja Jadual Pelaksanaan Tenaga Ahli dan Tanggung Jawabnya Jadual Penugasan Tenaga Ahli Organisasi Pelaksanaan Laporan Staf Pendukung Fasilitas Pendukung Penutup Lampiran

DOKUMEN TERKAIT PENGADAAN KAK: Kerangka Acuan Kerja (TOR=Terms of Reference) RKS: Rencana Kerja dan Syarat HPS: Harga Perkiraan Sendiri IF015 – 3 SKS

KERANGKA ACUAN KERJA (KAK) TERMS OF REFERENCE (TOR) Memuat pedoman untuk menyusun proposal penawaran Latar Belakang Maksud dan Tujuan Sasaran Nama dan organisasi dari pejabat pembuat komitmen Sumber pendanaan Lingkup, lokasi kegiatan, data dan fasilitas penunjang, serta alih pengetahuan Jangka waktu pelaksanaan Tenaga ahli Luaran / Serahan Laporan IF015 – 3 SKS

RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS) Umum Addendum Dokumen Seleksi Penyusunan, Penyampaian, dan Pembukaan Dokumen Penawaran Kriteria dan Tata Cara Penilaian Dokumen Penawaran (termasuk: Evaluasi Administrasi , Evaluasi Teknis, ) IF015 – 3 SKS

HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS) Disiapkan instansi pemberi pekerjaan Merupakan dasar penilaian layak tidaknya biaya yang diusulkan konsultan Menggunakan patokan biaya (misalnya yang diterbitkan INKINDO atau asosiasi lain), bervariasi sesuai indeks daerah. IF015 – 3 SKS

Tugas (kelompok) Buatlah usulan (proposal) proyek internal Gunakan referensi dari internet. Sepakati sub judul yang akan dipakai, dan sepakati juga inti muatan masing-masing sub judul Untuk usulan biaya, bisa menggunakan template xls yang sudah diberikan. Waspadai nilai totalnya. IF015 – 3 SKS

K E M A T E R I S E L A N J U T N Y A IF015 – 3 SKS