STRUKTUR ORGANISASI, URAI TUGAS DAN HUBUNGAN KERJA Struktur Organisasi Bagian Tatagraha Struktur Organisasi dipandang sangat penting untuk diketahui oleh setiap karyawan hotel pada umumnya sebelum yang bersangkutan melaksanakan pekerjaannya sehari – hari. Dengan adanya struktur organisasi, dapat diketahui dengan mudah mengenai kedudukan dan atau jabatan dari setiap karawan dimaksud, kemudian kepada siapa harus bertanggung jawab, serta dapat menggambarkan jenjang karier karyawan dilingkungan bagiannya masing - masing

Struktur Organisasi Bagian Tatagraha Strukturotel Organisasi di Bagian Tatagraha di setiap Usaha Perhotelan tentunya tidak harus selalu sama antara satu hotel dengan hotel lainnya, namun dengan demikian sebagai gambaran dapat dilihat bentuk dari struktur organisasi dimaksud disesuaikan dengan besar kecilnya hotel sesuai dengan kriteria klasifikasi yang telah ditetapkan sebelumnya oleh Pemerintah e.q

Struktur Organisasi Bagian Tatagraha Departemen Pariwisata Pos dan Telekomunikasi. Mengenai Bagian dari struktur organisasi Hotel Besar, Hotel Menengah, Hotel kecil

Large Hotel

Medium Hotel

Small Hotel

2. Urai Tugas dan Tanggung Jawab ( Job Description ) Sebagaimana dikemukakan sebelumnya bahwa struktur organisasi di setiap usaha hotel tidak harus selalu sama, demikian pula halnya dengan uraian tugas dan tanggung jawab setiap personel di bagian tatagraha antara satu hotel dengan hotel lainnya tidak harus sama. Namun dengan mengadakan pendekatan kepada kegiatan operasional Housekeeping ( tatagraha ) pada umumnya, dapat disusun suatu model tentang Uraian Tugas dan Tanggung Iawab ( Job Description ) untuk jabatan – jabatan penting di bawah Bagian Tata Graha ).

2. Urai Tugas dan Tanggung Jawab ( Job Description ) Urai Tugas dan Tanggung Jawab di bawah ini bukan merupakan bentuk baku ( standar ) tetapi di harapkan dapat di jadikan penuntun ( guidance ) dalam penyusunan job description yang disesuaikan dengan kondisi yang diperlukan. Executive Housekeeper * Bertanggung jawab atas kelancaran operasional seluruh bagian yang terdapat pada ruang lingkup Bagian Tatagraha yang antara lain meliputi kamar tamu, ruangan umum, penggunaan Linen serta pencucian Linen

a. Executive Housekeeper * Bertanggung jawab kepada General Manager / Exc AsstManager * Mengkoordinasikan serta mengawasi pekerjaan seluruh staf dan karyawan bagian Tatagraha * Meningkatkan standar kebersihan hotel, dengan melaksanakan Inspeksi kebersihan kamar – kamar tamu, ruangan umum secara kontinyu * Meningkatkan disiplin kerja para staf dan karyawan bagian tatagraha

a. Executive Housekeeper * Membuat program / jadwal dalam pelaksanaan pembersihan menyeluruh ( General Cleaning ) * Bertanggung jawab atas pelaksanaan inventory dari seluruh barang dan keperluan yang digunakan oleh bagian tatagraha ( furniture, linen, guest supplies, cleaning material, cleaning equipment dan cleaning supplies ) * Bertanggungg jawab atas Lost & Found Articles * Bertanggung jawab atas penggunaan pakaian seraggam

a. Executive Housekeeper * Bertanggung jawab atas proses pembinaan karyawan, baik berupa pemilihan, pengangkatan, pemindahan, pemberhentian karyawan. * Melaksanakan program peningkatan keterampilan kerja, dengan melaksanakan pelatihan untuk staf * Memberikan masukan kepada pihak manajemen mengenai perlu / tidak perlunya penggantian peralatan, tata ruang dsb * Menjalin hubungan baik dengan bagian = bagian lain

a. Executive housekeeper * Menentukan spesifikasi barang – barang atau bahan – bahan yang akan di beli * Menandatangani / menyetujui kwitansi barang yang telah dibeli * Membuat jadwal pemeliharaan dan mencatat setiap pembetulan terhadap peralatan yang digunakan

b. Assistant Executive Housekeeper * Bertanggung jawab kepada Executive Housekeeper * Melaksanakan seluruh tugas dan tanggung jawab Executive Housekeeper apabila yang bersangkutan sedang tidak bertugas ( off dan dinas luar ) * Membuat daftar kerja sesuai dengan tingkat penghunian kamar * Membantu Exc Hiusekeeper dalam mengkoordinir serta mengawasi pekerjaan seluruh staf dan karyawan bagian tatagraha

b. Assistant Executive Housekeeper * Menangani keluhan tamu ( complaint guest ) * Membuat catatan mengenai kerja lembur dari karyawan bagian tatagraha * Melakukan pemeriksaan langsung terhadap kamar – kamar yang tidak bisa dijual ( out of order ) dan memberikan persetujuan bahwa kamar tersebut out of order * Membuat catatan khusus mengenai kamar yang OOO didalam kartu catatan kamar ( Room History Card ) * Membuat catatan khusus bagi setiap karyawan yang tidak disiplin serta tidak bekerja dengan baik

b. Assitant Executive Housekeeper * Melaksanakan hubungan / koordinasi dengan Kantor Depan Hotel ( Front Office ) untuk menanyakan kamar – kamar yang check out dan memberitahukaan kamar – kamar yang sudah siap untuk dijual kembali * Mempersiapkan daftar cuti karyawan * Mengkoordinir pelaksanaan perbaikan kamar yang rusak * Memberikan pengarahan serta pelatihan terhadap karyawan baru * Memberikan saran dan atau pertimbangan kepada Exc Housekeeper mengenai staf dan karyawan dalam hal promosi, mutasi, dsbnya

c. Petugas Bagian Kamar Tamu ( Room / Floor Section ) Floor Supervisor ( morning Shift ) * Bertanggung jawab kepada Exc Housekeeper * Membuat jadwal waktu kerja, pembagian kerja dan mengawasi kehadiran room boy / room maid serta membagikan Passkey * Menerima laporan status kamar dari room boy / maid * Melakukan Inspeksi kamar secara kontinyu Melaporkan kamar yang tidak bisa di pakai ( out of order ) dan membuat permohonan untuk perbaikan kamar

c. Petugas Bagian Kamar Tamu ( Room / Floor Section ) * Mengawasi pekerjaan room boy / maid serta floor houseman * membuat laporan mengenai Lost & Found * Memberi petunjuk pengarahan kepada room boy / maid untuk bekerja dengan baik * Mengadakan pengecekan terhadap persedian guest supplies, cleaning material & supplies serta mengajukan permintaan pengadaan barang dimaksud kepada Asst Exc Housekeeper apabila barang di maksud habis

c. Petugas Bagian Kamar Tamu ( Room / Floor Section ) * Melaksanakan dan mengawasi Inventory * Melaporkan kepada Exc Housekeeper untuk kamar – kamar yang terlalu lama memasang Don’t Disturb dan sleep out 2. Night Supervisor ( Night shift ) * Bertanggung jawab kepada Exc Housekeeper dan melaporkan kepada Duty / Night Manager * Memeriksa daftar hadir * Memberikan pembagian tugas dan mengawasi pekerjaannya

c. Petugas Bagian Kamar Tamu ( Room / Floor Section ) * Memeriksa Log book dan mencatat segala sesuatu yang dianggap penting atau perlu diketahui oleh room boy / maid * Menangani keluhan tamu ( guest complaint ) * Menangani Lost & Found ) * Mencatat setiap penggunaan Guest supplies * MembuExc Housekeeper dan sebelum meningggalkan tugas periksa dahulu seluruh keperluan yang akan digunakan untuk petugas pagi

3. Room Boy Morning shift * Bertanggung jawab kepada floor Supervisor * Membuat laporan situasi kamar ( Floor Report ) * Memberikan dan melengkapi kembali kamar – kamar tamu * Memindahkan alat – alat makan Room Service dari kamar tamu ( telepon room service untuk clear up ) * Melaporkan kerusakan yang terdapat di dalam kamar tamu, serta melaporkan perlengkapan kamar yang hilang

3. Room Boy / Maid Morning Shift * Bila menemukan barang milik tamu yang tertinggal agar melaporkan dan menyerahkan kepada floor Supervisor * Memasang tempat tidur tambahan ( extra bed ) yang di minta * Melaksanakan tugas yang diberikan oleh Floor Supervisor * Melengkapi kembali Trolley Cart * Mengisi log book dan melaporkan kamar – kamar yang belum sempat di bersihkan ( Room Refused )

4. Room Boy Night Shift * Membersihkan kamar – kamar tamu yang belum sempat dikerjakan pada pagi hari * Melaksanakan Turn Down Service * Membuat laporan tentang situasi kamar ( Floor Report ) * Membersihkan kamar – kamar Late Check Out * Melaporkan perlengkapan kamar yang hilang kepada Supervisor * Mencatat dan menyerahkan barang milik tamu yang tertinggal kepada Supervisor

4. Room Boy Night Shift * Melayani permintaan tamu dan melaksanakan tugas khusus yang diberikan oleh Night Supervisor * Melengkapi Trolly Cart * Mencatat pesan – pesan yang sekiranya perlu dikerjakan oleh petugas pagi hari pada log book