desain sistem kerja PERTEMUAN – 10 Mata Kuliah: Manajemen Operasional Toman Sony Tambunan, S.E, M.Si NIP. 19811203 200604 1 004 (Aparatur Sipil Negara, Akademisi, Penulis, Praktisi) Certified ’Auditor Ahli’ ; Certified ’Analis Kepegawaian Ahli’ Certified ’Keuangan Daerah’ ; Certified ’Pengadaan Barang Jasa Pemerintah’

MATERI : 1. Definisi Desain Pekerjaan. 2. Pengukuran Kerja. 3. Kompensasi

1. Definisi Desain Pekerjaan Desain Pekerjaan (jib design) adalah tindakan menentukan kadar dan metode pekerjaan. Desainer pekerjaan berfokus pada ’Apa’ yang harus diselesaikan dalam pekerjaan, ’Siapa’ yang melakukan pekerjaan, ’Bagaimana’ pekerjaan dilakukan, dan ’Di mana’ pekerjaan dilakukan. Tujuan desain pekerjaan termasuk produktivitas, keamanan, dan kualitas kehidupan kerja. Ergonomi merupakan bagian penting dari desain pekerjaan. Ergonomi (ergonomic) adalah penyerasian antara manusia dengan desain tempat kerja. Ergonomi berhubungan dengan desain peralatan, desain metode kerja, dan desain keseluruhan dalam lingkungan kerja. Ergonomi bertujuan untuk mencegah cedera umum di tempat kerja.

Spesialisasi Spesialisasi adalah pekerjaan yang memfokuskan pada beberapa aspek dari sebuah produk atau jasa. Alasan utama untuk spesialisasi adalah kemampuan untuk memfokuskan usaha seseorang dan kemudian menjadi ahli pada jenis pekerjaan tersebut. Keuntungan Spesialisasi bagi Manajemen: -> Memudahkan pelatihan. -> Produktivitas tinggi. -> Biaya upah rendah. Kenutungan Spesialisasi bagi Pekerja: -> Persyaratan pendidikan dan kemampuan yang rendah. -> Tanggung jawab minimal. -> Sedikit pekerjaan mental yang dibutuhkan.

Lanjutan ... Spesialisasi Kerugian Spesialisasi bagi Manajemen: -> Sulit untuk memotivasi kualitas. -> Ketidakpuasan pekerja, kemungkinan adanya kemangkiran dan perputaran yang tinggi, taktik yang merusak, tidak memerhatikan kualitas. Kerugian Spesialisasi bagi Pekerja: -> Pekerjaan yang monoton. -> Sedikitnya kesempatan untuk peningkatan. -> Kendali yang kurang terhadap pekerjaan. -> Sedikitnya kesempatan untuk pemenuhan diri sendiri.

Pendekatan Perilaku pada Desain Pekerjaan Dalam upaya untuk membuat pekerjaan lebih menarik dan berguna, pendesain pekerjaan seringkali mempertimbangkan hal-hal berikut ini: 1). Pemekaran Pekerjaan (job enlargement) berarti memberikan seorang pekerja porsi yang lebih besar dari total keseluruhan tugas. Hal ini mendasari muatan horizontal (horizontal loading) yaitu pekerjaan tambahan yang memiliki tingkat kemampuan dan tanggung jawab yang sama dengan pekerjaan yang sebenarnya. Tujuannya adalah untuk membuat pekerjaan lebih menarik dengan meningkatkan ragam kemampuan yang diperlukan dan dengan menyediakan pekerja sebuah kontribusi yang nyata terhadap keseluruhan hasil. Misalnya pekerjaan seorang pekerja bidang produksi mungkin dapat diperluas sehingga dia bertanggung jawab untuk sebuah rangkaian kegiatan dan bukan hanya satu kegiatan. 2) Rotasi Pekerjaan (job rotation) berarti membuat pekerja secara periodik bertukar pekerjaan. 3). Peningkatan Pekerjaan (job enrichment) melibatkan peningkatan tingkat tanggung jawab untuk perencanaan dan koordinasi tugas.

2. Pengukuran Kerja Pengukuran Kerja memberikan perhatian pada penentuan ’panjangnya waktu’ yang harus diambil untuk menyelesaikan pekerjaan. Waktu pekerjaan merupakan masukan yang penting bagi perencanaan kapasitas, perencanaan kekuatan pekerja, pengestimasian biaya buruh, penjadwalan, penganggaran dan pembuatan desain sistem insentif. Selain itu, dari sudut pandang pekerja, standar waktu menggambarkan jumlah waktu yang harus diambil untuk melakukan pekerjaan dalam kondisi yang umum. Standar tersebut termasuk waktu kegiatan yang diharapkan ditambah kelonggaran untuk kemungkinan adanya penundaan. Sebuah ”Standar Waktu (standar time) merupakan jumlah waktu yang harus diambil oleh pekerja yang memenuhi syarat untuk menyelesaikan sebuah tugas yang spesifik, bekerja pada tingkat yang berkelanjutan, menggunakan metode, alat dan perlengkapan, bahan baku, dan pengaturan tempat kerja yang sudah ada. Metode umum yang digunakan pada pengukuran pekerjaan adalah: -> Studi Waktu Stopwatch. -> Waktu Elemen Standar. -> Standar Waktu yang sudah ada. -> Pengambilan Sampel Kerja.

Lanjutan … Pengukuran Kerja Studi Waktu Stopwatch (stopwatch time study) digunakan untuk mengembangkan sebuah standar waktu berdasarkan pada pengamatan salah satu pekerja dalam beberapa kali. Setelahnya, standar tersebut diterapkan pada semua pekerja di dalam organisasi yang melakukan pekerjaan yang sama. Langkah dasar dalam studi ini adalah: -> Menjelaskan tugas yang akan dipelajari dan memberitahu siapa pekerja yang akan dipelajari. -> Menentukan jumlah siklus kerja yang akan diamati. -> Mengukur waktu dari pekerjaan tersebut dan menilai bagaimana kinerja pekerja. -> Menghitung waktu standar.

Lanjutan … Pengukuran Kerja Waktu Elemen Standar (standard elemental times) adalah standar waktu yang berasal dari sebuah data waktu historis perusahaan. Prosedur untuk menggunakan Waktu Elemn terdiri atas langkah-langkah berikut: a). Menganalisis pekerjaan untuk mengidentifikasi elemen standar. b). Memeriksa dokumen untuk elemen yang memiliki waktu historis dan mencatatnya. Menggunakan studi waktu untuk mendapatkan hal lainnya, jika diperlukan. c). Memodifikasi data waktu jika diperlukan. d). Menjumlahkan waktu elemen untuk memperoleh waktu normal dan memfaktorkan kelonggaran untuk mendapatkan waktu standar.

Lanjutan … Pengukuran Kerja Standar Waktu yang telah Ditentukan (predetermined time standard) melibatkan data yang dipublikasikan pada waktu elemen standar. Sebuah sistem yang umum digunakan adalah ”Methods Time Measurement (MTM)”, yang dikembangkan di akhir tahun 1940-an oleh Methods Engineering Council. Keuntungan dari ’Standar waktu yang telah ditentukan’ adalah: a). Berdasarkan pada pekerja dalam jumlah besar di bawah kondisi yang terkendali. b). Analis tidak diperlukan untuk menilai kinerja dalam mengembangkan standar. c). Tidak ada gangguan pada operasi. d). Standar bisa ditetapkan bahkan jauh sebelum sebuah pekerjaan dilakukan.

Lanjutan … Pengukuran Kerja Pengambilan Sampel Kerja (work sampling) adalah sebuah teknik untuk mengestimasi proporsi waktu yang dihabiskan oleh seorang pekerja atau sebuah mesin pada berbagai kegiatan dan waktu kosong.

3. Kompensasi Kompensasi merupakan masalah signifikan untuk desain sistem kerja. Penting bagi organisasi untuk mengembangkan rencana kompensasi yang cocok untuk karyawan mereka. Jika gaji terlalu rendah, organisasi akan mengalami kesulitan untuk menarik dan mempertahankan karyawan serta manajer yang kompeten. Jika gaji terlalu tinggi, akan mengakibatkan biaya yang meningkat dan profit yang rendah atau memaksa organisasi untuk meningkatkan harga, yang tentu saja akan memengaruhi permintaan akan produk atau jasa organisasi. Organisasi menggunakan DUA sistem dasar untuk memberi kompensasi pada karyawan, yaitu: 1). Sistem Berbasiskan Waktu. 2). Sistem Berbasiskan Hasil (insentif).

Sambungan …. Kompensasi 1). Sistem Berbasiskan Waktu (time based system) atau sistem per jam dan ukuran upah kerja harian, yaitu kompensasi berbasiskan waktu kerja karyawan dalam sebuah periode penguapahan. Keuntungan Sistem Berbasiskan Waktu: a). Pengamatan tersebar dalam sebuah rentang waktu, membuat hasilnya menjadi kurang memungkinkan bagi fluktuasi jangka pendek. b). Sedikit atau bahkan tidak ada gangguan kerja. c). Pekerja menjadi jarang marah. d). Studi lebih murah dan lebih cepat serta persyaratan kemampuan dari analisis lebih sedikit. e). Studi bisa diganggu tanpa memengaruhi hasil. f). Studi yang berbeda dapat dilakukan secara bersamaan. g). Tidak perlu menggunakan alat pengatur waktu. h). Cocok untuk tugas yang tidak berulang. -> Kurang detail pada elemen dari sebuah pekerjaan. -> Pekerja bisa mengubah pola pekerjaan mereka ketika mereka melihat adanya pengamat sehingga dapat membatalkan hasil. -> Di banyak kasus, tidak ada catatan metode yang digunakan oleh pekerja. -> Pengamat mungkin gagal dalam mengikuti sebuah jadwal acak dari pengamatan. -> Tidak cocok untuk tugas yang pendek dan berulang. -> Membutuhkan lebih banyak waktu untuk pindah dari satu tempat kerja ke tempat kerja lainnya dan untuk memenuhi persyaratan ke-acakan.

Sambungan …. Kompensasi 2). Sistem Berbasiskan Hasil/Insentif (output-based/incentive systems) memberikan kompensasi pada karyawan berdasarkan jumlah produk yang dihasilkan dalam sebuah periode waktu sehingga pembayaran sangat terikat dengan kinerja.

Sistem Pengupahan Berbasiskan Pengetahuan Pengupahan Berbasiskan Pengetahuan (knowledge based pay systems) adalah sebuah sistem pengupahan yang digunakan oleh organisasi untuk memberikan penghargaan kepada pekerja yang mengikuti pelatihan untuk meningkatkan kemampuan mereka.

SEKIAN & TERIMA KASIH