RESERVATION

1.Siswa dapat mendefinisikan pengertian reservasi secara mandiri 2.Siswa dapat menguraikan tugas utama reservation staff secara mandiri 3.Siswa dapat menguraikan 5 dari 7 tugas dan tanggung jawab reservation staff secara mandiri Tujuan Pembelajaran LE GRANDEUR HOTEL

DEPARTEMEN KANTOR DEPAN

Reservation R eservasi adalah suatu proses permintaan pemesanan kamar dan fasilitas lain yang diinginkan oleh calon tamu untuk periode tertentu. Reservation section adalah bagian hotel yang menangani pemesanan kamar Reservation clerk adalah petugas yang menangani pemesanan kamar

1. Pimpinan pemesanan kamar (reservation manager) 2. Pengawas pemesanan kamar (reservation supervisor) 3. Petugas pemesanan kamar (reservation clerk/reservation agent) Susunan Operasional Bagian Reservasi

Tugas utama pimpinan pemesanan kamar Membantu front office manager dalam memantau dan mengontrol ketepatan (akurasi) ketersediaan kamar yang bisa dijual agar tercapai tingkat hunian yang tinggi, jika mungkin dengan harga yang maksimal. Selain itu, ikut mengawasi serta bekerjasama dengan staf reservasi dalam menjalankan tugas rutin menerima, memproses, dan menyetujui pesanan kamar Pimpinan Pemesanan Kamar (reservation manager)

1.Merencanakan program pelatihan internal untuk meningkatkan kompetensi bawahan. 2.Melatih, memotivasi, dan mendisiplinkan bawahan di bagian reservasi. 3.Menjawab secara lisan maupun tertulis semua permintaan reservasi, harga, dan fasilitas kamar. 4.Membuat laporan harian yang menyangkut reservasi misal jumlah kamar yang terjual dan memperkirakan jumlah kamar yang terjual untuk periode mendatang. 5.Menjalin kerjasama dengan travel agent, airline, atau sumber pemesanan kamar lainnya. 6.Membuat jadwal kerja petugas reservasi 7.Memeriksa dan mengontrol semua keperluan operasional di reservasi, misalnya mesin dan formulir. Tugas & Tanggung Jawab Reservation Manager

Tugas utama pengawas pemesanan kamar mengawasi dan mengontrol pekerjaan petugas reservasi sesuai dengan prosedur baku kerja (SOP), khususnya untuk tugas reservasi. Pengawas Pemesanan Kamar (reservation supervisor)

1.Membuat jadwal kerja petugas reservasi 2.Membuat perkiraan tingkat hunian kamar harian 3.Menindaklanjuti tugas dari supervisor pada shift sebelumnya 4.Membuat EAL (expected arrival list) dan EDL (expected departure list) 5.Mengecek persiapan penyambutan kedatangan tamu. 6.Mengawasi dan mengontrol pemblokiran kamar, terutama untuk kamar yang telah dipesan 7.Menjalin kerjasama yang baik dengan yang lain yang ada di kantor depan Tugas & Tanggung Jawab (reservation supervisor)

Mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat sekaligus mempromosikan produk hotel serta menciptakan dan menjaga citra hotel yang baik melalui pemberian pelayanan yang prima Tugas Utama Reservation Agent/ Reservation Clerk

1.Membaca & mengisi log book 2.Menghitung persediaan kamar (daily forencast) 3.Mempersiapkan peralatan kerja, yaitu formulir pemesanan kamar (reservation form) dan slip lainnya 4.Menerima pesanan kamar, baik melalui telepon, , telex ataupun faksimili 5.Mengisi formulir pemesanan kamar (reservation form) 6.Membuat slip pemesanan (reservation slip) Tugas-tugas Reservation Agent/ Reservation Clerk

7. Melakukan penataan rak pemesanan (reservation rack) dan tabel pemesanan (reservation chart) 8. Melakukan pemeriksaan rutin terhadap laporan rutin hunian kamar pada malam hari (room night dialy) 9. Menerima keluhan para tamu (guest complain) 10. Menjalin & membina hubungan kerja 11. Menghadiri rapat untuk pemberian informasi / intruksi kerja (briefing) 12. Mempersiapkan segala sesuatu sesuai pesanan tamu, antara lain antar jemput tamu, jenis kamar & fasilitas lainnya. Tugas-tugas Reservation Agent/ Reservation Clerk

Tanggung Jawab Reservation Agent/ Reservation Clerk Mengetahui dan mempunyai data akurat mengenai waktu kedatangan dan keberangkatan tamu, keadaan kamar dan fasilitas-fasilitasnya. Mengerti tugas-tugas yang menjadi bagiannya dan harus dijalankan sesuai dengan prosedur yang berlaku sehingga tidak merugikan perusahaan. Memberikan data-data akurat mengenai jumlah kamar yang kosong dan jumlah kamar yang terisi. Hal itu untuk menghindari adanya over booking. Mengenal dan mengetahui tipe kamar dan harga tiap kamar untuk mempermudah mempromosikan jenis-jenis kamar kepada calon tamu Mempersiapkan formulir-formulir yang diperlukan dalam pelayanan pemesanan kamar

Manfaat adanya sistem pemesanan kamar bagi tamu- tamu hotel: Kamar tempat mereka menginap sementara selama perjalanan sudah pasti disediakan. Memperkirakan anggaran selama tinggal di hotel Mempermudahkan sistem pembayaran yang akan digunakan. Manfaat adanya pemesanan kamar bagi pihak hotel: Memperkirakan persentase tingkat hunian kamar Dapat merencanakan pemberian layanan terbaik bagi tamu Manfaat Reservasi

Tugas 1.Jelas apa yang dimaksud dengan... a. reservasi b. reservasion section c. Reservation/agent/clerk? 2. Jelaskan tugas utama reservation manager ? 3. Jelaskan tugas utama reservation supervisor? 4. Sebutkan 10 tugas reservation clerk? 5. Sebutkan manfaat reservasi bagi tamu dan hotel?

SEKIAN.... BELAJAR YANG RAJIN