Menyusun rencana audit

Nama: dr. C. Tjahjono Kuntjoro, MPH, DrPH Nama: dr. C. Tjahjono Kuntjoro, MPH, DrPH Jabatan: Jabatan: Konsultan akreditasi FKTP KemKes RI Konsultan akreditasi FKTP KemKes RI Direktur Utama RS. Ken Saras, Kab. Semarang Direktur Utama RS. Ken Saras, Kab. Semarang Surveior Pembimbing KARS Surveior Pembimbing KARS Pendidikan: Pendidikan: Dokter, FK UGM tahun 1980 Dokter, FK UGM tahun 1980 Master of Public Health, Univ. of Hawaii 1989 Master of Public Health, Univ. of Hawaii 1989 Doctor of Public Health, Univ. of Hawaii 1996 Doctor of Public Health, Univ. of Hawaii 1996 Riwayat Pekerjaan: Riwayat Pekerjaan: Dirketur Utama RS Ken Saras: ……. Dirketur Utama RS Ken Saras: ……. Direktur Umum, SDM RS Ken Saras: Direktur Umum, SDM RS Ken Saras: Kabid K2PK Din Kes Prov Jateng: 2009 – 2010 Kabid K2PK Din Kes Prov Jateng: 2009 – 2010 Ka Bapelkes Gombong: 1993 – 2009 Ka Bapelkes Gombong: 1993 – 2009 Widyaiswara Bapelkes Salaman: Widyaiswara Bapelkes Salaman: Kepala Puskesmas Kutoarjo II: 1982 – 1987 Kepala Puskesmas Kutoarjo II: 1982 – 1987 Kepala Puskesmas Banyuurip Kepala Puskesmas Banyuurip HP: HP:

Tahapan audit internal

Tahap I : penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadual audit, dan menyiapkan instrumen audit

Tahap II: pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasar standar/kriteria tertentu

Tahap III: analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah dan rencana tindak lanjut audit

Tahap IV: Pelaporan dan diseminasi hasil

Menyusun rencana audit

Menetapkan tujuan audit

Tujuan audit Mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, hasil penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan

Contoh tujuan audit internal Menganalisis banyak terjadi complain pasien pada pelayanan farmasi Mengidentifikasi peluang inovasi pada pelayanan laboratorium Mengetahui kesesuaian proses pelayanan laboratorium dengan standar pelayanan lab puskesmas Mengetahui kesesuaian sumber daya farmasi dengan permenkes No 75/2014 Mengevaluasi perjanjian kerjasama dengan laboratorium mitra Mengidentifikasi potensi risiko pelayanan imunisasi

Menetapkan lingkup audit Tetapkan: Unit kerja/program/kegiatan yang akan diaudit

Menetapkan apa yang akan diaudit (objek audit) Pada unit kerja/program/kegiatan: apa saja yang akan diaudit

Menetapkan kriteria yang akan digunakan Tetapkan kriteria yang akan digunakan: standar, pedoman/panduan, SOP, indicator kinerja ?

Standar/kriteria audit yang digunakan Kebijakan, standar, prosedur, pedoman, kerangka acuan yang ditetapkan oleh FKTP Kebijakan, standar, prosedur, pedoman, kerangka acuan yang ditetapkan oleh FKTP Peraturan perundangan yang berlaku Peraturan perundangan yang berlaku Indikator kinerja dan target kinerja Indikator kinerja dan target kinerja Standar dan instrumen akreditasi FKTP: Standar dan instrumen akreditasi FKTP: Puskesmas Puskesmas Klinik Pratama Klinik Pratama Tempat Praktik Mandiri Dokter/Dokter Gigi Tempat Praktik Mandiri Dokter/Dokter Gigi

Alokasi waktu

Memilih metoda audit

Wawancara Wawancara Observasi/telusur proses pelaksanaan kegiatan Observasi/telusur proses pelaksanaan kegiatan Periksa dokumen Periksa dokumen Telusur rekam kegiatan Telusur rekam kegiatan Inspeksi kondisi fasilitas Inspeksi kondisi fasilitas Meminta peragaan Meminta peragaan Mengukur (compliance rate) Mengukur (compliance rate)

Persiapan untuk melaksanakan audit Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen audit

Perencanaan audit internal, meliputi: Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerja Tujuan audit internal: contoh: melakukan penilaian kinerja dibandingkan strandar kinerja Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit Objek audit: apa saja yang perlu diaudit Objek audit: apa saja yang perlu diaudit Menetapkan kriteria yang akan digunakan Menetapkan kriteria yang akan digunakan Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan Alokasi waktu: berapa lama akan dilakukan Metoda audit: komunikasi interaksi secara langsung, metoda survei, dsb Metoda audit: komunikasi interaksi secara langsung, metoda survei, dsb Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen audit Persiapan audit: persiapan auditor, penetapan kriteria audit, penyusunan instrumen audit Laporan hasil audit: perhatikan format laporan Laporan hasil audit: perhatikan format laporan

SISTEMATIKA PERENCANAAN PROGRAM SISTEMATIKA PERENCANAAN PROGRAM AUDIT TAHUNAN AUDIT TAHUNAN 1. Pendahuluan 2. Latar Belakang (dan ruang lingkup) 3. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus. 4. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan. 5. Cara melaksanakan kegiatan. 6. Sasaran (audit) 7. Jadwal pelaksanaan kegiatan 8. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan 9. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan

Unit yang diaudit JanFebMarAprMeiJunJulAgsSptOktNovDes Jadual Audit Internal No dok:: Status revisi: Tgl berlaku: Halaman: Tahun:

Contoh form: Rencana audit NoUnit/sasaran audit AuditorKegiatan /proses yang diaudit Standar/ kriteria yang digunaka n Tanggal audit I Tanggal audit II

SISTEMATIKA KERANGKA ACUAN KEGIATAN AUDIT SISTEMATIKA KERANGKA ACUAN KEGIATAN AUDIT 1. Pendahuluan 2. Latar Belakang (dan ruang lingkup) 3. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus. 4. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan. 5. Cara melaksanakan kegiatan. 6. Sasaran (audit) 7. Jadwal pelaksanaan kegiatan 8. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan 9. Pencatatan, pelaporan dan evaluasi kegiatan

Tugas diskusi Susun rencana audit satu tahun (baik manajerial, UKM maupun UKP) Susun rencana audit satu tahun (baik manajerial, UKM maupun UKP) Susun rencana audit untuk salah satu unit pelayanan/kegiatan program UKM yang akan diaudit Susun rencana audit untuk salah satu unit pelayanan/kegiatan program UKM yang akan diaudit