Manajemen Persediaan Dody Hartanto

Dody Hartanto - Inventory Management Hasil Pembelajaran Mahasiswa memahami pengertian persediaan, konsep pengendalian persediaan serta tujuannya dalam perencanaan dan pengendalian produksi Mahasiswa memahami serta bisa menentukan biaya- biaya yang terlibat dalam pengendalian persediaan Mahasiswa bisa menentukan lot pesanan ekonomis dengan metode Economic Order Quantity untuk permintaan yang diketahui Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Apakah Persediaan Persediaan Stock Inventory Adalah barang (item) yang disimpan terlebih dahulu untuk pemakaian kemudian Bahan baku (raw material) Suku cadang (spare part) Komponen atau Sub-assembly atau Work In Process Supplies (oli, minyak, kertas, dll) Produk jadi (finished good) Dody Hartanto - Inventory Management

Motivasi Memiliki Inventory Skala ekonomis Spekulasi Ketidakpastian Lead time Permintaan Supply Transportasi Smoothing Logistics (purchasing,distribution,production) Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Types of Inventory Inputs Raw Materials Purchased parts Maintenance and Repair Materials Outputs Finished Goods Scrap and Waste Process (in warehouses, or “in transit”) In Process Partially Completed Products and Subassemblies (often on the factory floor) Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Types of Inventory Work in process Raw Materials Work in process Finished goods Vendors Customer Work in process Dody Hartanto - Inventory Management

Water Tank Analogy for Inventory Inventory Level Supply Rate Buffers Demand Rate from Supply Rate Inventory Level Demand Rate Dody Hartanto - Inventory Management

Mengapa perlu dikelola ? Jika tidak ada persediaan bahan baku; proses produksi bisa terganggu terutama pada saat permintaan meningkat sehingga menimbulkan kerugian Jika ada persediaan dalam jumlah besar; ada jaminan tinggi produksi dapat memenuhi setiap perubahan namun membutuhkan biaya besar Dody Hartanto - Inventory Management

Fungsi Persediaan Menjaga kelancaran operasi Meredam ketidak-pastian (uncertainty) Memanfaatkan skala ekonomi pengadaan Menjamin kepuasan pelanggan Dody Hartanto - Inventory Management

Biaya-biaya Persediaan Biaya Simpan (Holding Cost) Lebih tepat disebut sebagai biaya memiliki persediaan Termasuk: Cost of capital Biaya penyusutan barang Asuransi Administrasi gudang Sewa ruangan gudang atau depresiasi Biaya pengkondisian ruangan (pendingin, listrik, dll) dll Besarnya terkait dengan jumlah barang yang disimpan dan waktu disimpan Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Biaya Pesan (order cost) Semua pengeluaran yang dipergunakan untuk menyiapkan pemesanan persediaan: penulisan order, penyiapan spesisifikasi, pencatatan order, pengiriman order, invoice, payment, dll Semua pengeluaran yang dipergunakan untuk melakukan set-up untuk pengerjaan pesanan: pemasangan fixture, setting mesin, biaya kerja: orang dan mesin, dll Ongkos ini dikeluarkan sesuai dengan frekuensi pemesanan yang dilakukan Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Biaya Akibat Kekurangan Persediaan (Penalty Cost) Jika terjadi kekurangan persediaan terdapat dua kemungkinan yang terjadi, yaitu: Lost Sale Back Order Pada kasus Lost Sale ongkos yang timbul adalah kesempatan memperoleh profit yang hilang Pada kasus Back Order ongkos yang timbul misalkan biaya administrasi dan biaya emergency production & shipment Lebih jauh lagi, akibat kekurangan persediaan ini menimbulkan juga dampak yang tidak bisa secara langsung diukur secara finansial seperti reputasi, kehilangan konsumen, dan lain-lain. Dody Hartanto - Inventory Management

Typologi Persoalan Pengendalian Persediaan Demand Independen Permintaan item tidak dipengaruhi oleh item lain Berupa produk akhir dan memerlukan peramalan Demand Dependen Permintaan suatu item dipengaruhi oleh permintaan item yang lain Tidak perlu peramalan tetapi rencana produksi Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Permasalahan Kebutuhan material ABC untuk tahun depan (D) sebanyak 10.000 unit. Untuk mendapatkan barang tersebut dibeli dari seorang pemasok dengan harga barang (p) sebesar Rp. 10.000,-/unit dan ongkos pesan (k) sebesar Rp. 1.000.000,- untuk setiap kali melakukan pesanan. Jika ongkos simpan barang (h) sebesar Rp. 2.000,- /unit/tahun. Bagaimana cara mengatur pengadaan material ABC yang paling ekonomis? Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Alternatif Solusi Praktis Membeli langsung 10.000 unit (Q=10.000 unit) Membeli barang dua kali untuk setiap pembelian sebesar 5.000 (Q=5.000 unit) Membeli barang empat kali untuk setiap pembelian sebesar 2.500 (Q=2.500 unit) Membeli barang sepuluh kali untuk setiap pembelian sebesar 1.000 (Q=1.000 unit) Masih banyak alternatif solusi pembelian Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Pendekatan dan Solusi Terbaik Tetapkan dulu kriteria performancenya Dalam situasi deterministik statis tidak ada resiko kekurangan barang (tingkat ketersediaan pelayanan 100%) Alternatif solusi terbaik dicari dengan kriteria minimasi ongkos inventori total Ongkos inventori total/tahun = Ongkos beli barang/tahun + Ongkos pesan/tahun + Ongkos simpan/tahun Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Pendekatan dan Solusi Terbaik Untuk Q=5.000 unit Order quantity = Q (maximum inventory level) Usage Rate Average Inventory (Q*/2) Inventory Level Minimum inventory Time Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Pendekatan dan Solusi Terbaik Ongkos inventori total untuk berbagai alternatif Cara dan Ukuran Pengadaan Ongkos Beli Ongkos Pesan Ongkos Simpan Ongkos Total Satu kali pembelian f = 1, q = 10.000 100 1 10 111 Dua kali pembelian f = 2, q = 5.000 2 5 107 Empat kali pembelian f = 4, q = 2.500 4 2.5 106.5 Lima kali pembelian f = 5, q = 2.000 Delapan kali pembelian f = 8, q = 1.250 8 1.25 109.25 Sepuluh kali pembelian f = 10, q = 1.000 Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Pendekatan dan Solusi Terbaik Annual Cost Total Cost Curve Minimum total cost Holding Cost Curve Order (Setup) Cost Curve Optimal Order Quantity (Q*) Order quantity Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Lingkup Persoalan What to order ? When to order ? How much to order ? Kuantitatif Sistem administrasi Sistem prosedur Sistem informasi Kualitatif Dody Hartanto - Inventory Management

Model Economic Order Quantity (EOQ) Model dasar yang paling sederhana Menunjukkan trade-off antara biaya simpan dan biasa pesan Asumsi model: Laju permintaan diketahui dan konstan Tidak ada kekurangan persediaan Tidak ada lead time; kedatangan material segera Biaya diketahui dan tetap meliputi: biaya set-up; biaya pesan; biaya simpan per unit per satuan waktu Dody Hartanto - Inventory Management

EOQ Inventory Order Cycle Demand rate Order qty, Q Inventory Level average= Q/2 Reorder point, R Lead time Lead time Time Order Placed Order Received Order Placed Order Received As Q increases, average inventory level increases, but number of orders placed decreases Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Biaya Persediaan Annual cost Order quantity Total cost Setup (or order) cost curve Minimum total cost Optimal order quantity Holding cost curve Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Formulasi Model Q = Jumlah pesanan setiap kali pemesanan Q* = Jumlah pesanan optimal (EOQ)  = demand (unit/tahun) K = Biaya Pesan (Rp/pesan) h = Biaya simpan per unit per tahun c = harga barang per unit TC = Biaya total persediaan Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Biaya Persediaan  Biaya pesan + Biaya simpan + Biaya Pembelian Persediaan Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Biaya Pesan Biaya pesan per tahun = (Jumlah order yang dilakukan per tahun) x (Biaya pesan per order) Demand tahunan Jumlah pesanan setiap pesan Setup (order ) cost = = (K)  Q Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Biaya Simpan Biaya simpan per tahun =(Rata-rata tingkat persediaan) x (Biaya simpan per unit per tahun) Jumlah pesan 2 = (Biaya simpan per unit per tahun) = (h) Q 2 Biaya pembelian persediaan per tahun =(demand per tahun) x (Harga per unit) = c Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Biaya Pembelian Biaya pembelian persediaan per tahun = (demand per tahun) x (Harga per unit) = c Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Biaya persediaan tahunan = biaya pesan per tahun + biaya simpan per tahun + biaya pembelian persediaan = (K)  Q + (h) + c Q 2 TC Biaya persediaan per tahun minimum diperoleh dengan menurunkan fungsi biaya persediaan di atas terhadap Q dan mencari nilai Q pada nilai biaya = 0 Dody Hartanto - Inventory Management

Contoh Soal Find optimum : Q, T, VC, TC  Sebuah perusahaan membeli 6000 unit item setiap tahun dengan harga $30 per unit. Ongkos pemesanan sebesar $125, ongkos simpan $6 per unit per tahun. Bagaimana kebijakan inventori yang terbaik? Find optimum : Q, T, VC, TC 

Model EOQ dengan Lead Time Model EOQ dasar membuat asumsi lead time = 0 Pada kenyataan ada lead time Bagaimana model EOQ bila lead time  0 dan besar lead time tetap ? Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Inventory level (units) Time (days) Ada Reorder Point (Saat Pemesanan Kembali) Q* Slope = units/day = d ROP (units) Lead time = L Dody Hartanto - Inventory Management

Penentuan Reorder Point R Dody Hartanto - Inventory Management Lead time pemesanan dalam hari Demand per hari = d x L d =  Number of working days in a year Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Diskon Jika beli 100 unit pemasok bersedia menjual dengan harga Rp.1000,- namun jika membeli dalam jumlah 500 unit pemasok bersedia menjual dengan harga Rp.800,- Berapakah unit kah yang akan anda beli? Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Price Discount Sangat umum menjadi praktek adanya potongan harga (price discount) untuk pembelian dalam jumlah yang lebih besar Misalkan: Variabel price memiliki pengaruh pada ongkos simpan, sehingga penentuan lot pesanan ekonomis perlu ditinjau pada beberapa harga tersebut. Discount Number Discount Quantity Discount (%) Discount Price (P) 1 0 to 999 no discount $5.00 2 1,000 to 1,999 4 $4.80 3 2,000 and over 5 $4.75 Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Perubahan Harga (Discount) UC1 UC2 Total Cost Upper Curve Valid Lower Curve Valid Neither Curve Valid Qa Qb Order Quantity Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Perubahan Harga (Discount) Total Cost with UC1 Total Cost Valid Range of Curve Invalid Range of Curve Qa Order Quantity Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Perubahan Harga (Discount) UC1 UC2 UC3 UC4 Total Cost UC5 Qa Qb Qc Qd Order Quantity Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Perubahan Harga (Discount) UC1 UC2 UC3 UC4 Total Cost UC5 Qa Qb Qc Qd Order Quantity Valid minimum Invalid minimum Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Perubahan Harga (Discount) Total Cost Optimal cost Qa Qb Qc Order Quantity Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Perubahan Harga (Discount) Total Cost Optimal cost Qa Qb Qc Order Quantity Dody Hartanto - Inventory Management

Quantity Discount Models Algoritma Setiap harga diskon yang ditawarkan, hitung Q*  dengan rumus EOQ Jika Q* yang diperoleh tidak berada pada interval yang bersesuaian, pilih Q dengan biaya terkecil pada interval tersebut. Hitung total cost untuk setiap Q* atau nilai adjusted Q* dari langkah 2. Pilih Q* yang memberikan total cost terkecil. Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Total cost $ Order quantity 1,000 2,000 Total cost curve for discount 2 Total cost curve for discount 1 Total cost curve for discount 3 1st price break 2nd price break Dody Hartanto - Inventory Management

Quantity Discount Models Contoh harga yang ditawarkan supplier Price Break Discount Quantity Discount (%) Harga / unit 1 0 - 999 no discount $5.00 2 1,000 - 1,999 4 $4.80 3 2,000 <= Q 5 $4.75 Dody Hartanto - Inventory Management

Quantity Discount Models Total cost $ Order quantity 1,000 2,000 Total cost curve for discount 2 Total cost curve for discount 1 Total cost curve for discount 3 1st price break 2nd price break Dody Hartanto - Inventory Management

Quantity Discount Models Algoritma Setiap harga diskon yang ditawarkan, hitung Q*  dengan rumus EOQ Jika Q* yang diperoleh tidak berada pada interval yang bersesuaian, pilih Q dengan biaya terkecil pada interval tersebut. Hitung total cost untuk setiap Q* atau nilai adjusted Q* dari langkah 2. Pilih Q* yang memberikan total cost terkecil. Dody Hartanto - Inventory Management

Quantity Discount Models Total cost $ Order quantity 1,000 2,000 Total cost curve for discount 2 Total cost curve for discount 1 Total cost curve for discount 3 Q* untuk discount 2 berada diluar interval sehingga harus disesuaikan dengan nilai terkecil pada interval tersebut 1,000 units a b 1st price break 2nd price break Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Contoh Hitung Q* untuk setiap harga pada interval diskon Q1* = = 700 cars/order 2(5,000)(49) (0.2)(5.00) Q2* = = 714 cars/order 2(5,000)(49) (0.2)(4.80) Q3* = = 718 cars/order 2(5,000)(49) (0.2)(4.75) Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Contoh Biaya Total Q(Order quantity) 1,000 2,000 700 2000 714 1000 718 Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Contoh Calculate Q* for every discount Q1* = = 700 cars/order 2(5,000)(49) (0.2)(5.00) Q2* = = 714 cars/order 2(5,000)(49) (0.2)(4.80) 1,000 — adjusted Q3* = = 718 cars/order 2(5,000)(49) (0.2)(4.75) 2,000 — adjusted Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Contoh Total cost = order cost + holding cost + purchase cost per year Q1 = 700 (EOQ at $5 price) TC = 350 + 350 + 25,000 = 25,700 Q2 = 1000 (EOQ < min order quantity for discount); TC=245 + 480 + 24,000 (quantity discount) = 24,725 Q3 = 2000 (EOQ < min order quantity for discount); TC=122.5 + 950 + 23,750 = 24,822 Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management Contoh Discount Number Unit Price Order Quantity Annual Product Cost Annual Ordering Cost Annual Holding Cost Total 1 $5.00 700 $25,000 $350 $25,700 2 $4.80 1,000 $24,000 $245 $480 $24,725 3 $4.75 2,000 $23.750 $122.50 $950 $24,822.50 Pilih harga dan quantity yang memberikan total cost terendah  Beli 1,000 unit pada harga $4.80 per unit Dody Hartanto - Inventory Management

Inventory Hides Problems Bad Design Poor Quality Lengthy Setups Machine Breakdown Inefficient Layout Unreliable Supplier Dody Hartanto - Inventory Management

To Expose Problems: Reduce Inventory Levels Bad Design Poor Quality Lengthy Setups Machine Breakdown Inefficient Layout Unreliable Supplier Dody Hartanto - Inventory Management

Remove Sources of Problems and Repeat the Process Poor Quality Lengthy Setups Bad Design Machine Breakdown Inefficient Layout Unreliable Supplier Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management ABC Prioritization Based on “Pareto” concept (80/20 rule) and total usage in dollars of each item. Classification of items as A, B, or C often based on $ volume. Purpose: set priorities for management attention. Dody Hartanto - Inventory Management

Dody Hartanto - Inventory Management ABC Prioritization ‘A’ items: 20% of SKUs, 80% of dollars ‘B’ items: 30 % of SKUs, 15% of dollars ‘C’ items: 50 % of SKUs, 5% of dollars Three classes is arbitrary; could be any number. Percents are approximate. Danger: dollar use may not reflect importance of any given SKU! Dody Hartanto - Inventory Management

ABC Analysis Example Percentage of dollar value Percentage of items 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 Percentage of items Percentage of dollar value 100 — 90 — 80 — 70 — 60 — 50 — 40 — 30 — 20 — 10 — 0 — +Class C Class A +Class B

Annual Usage of Items by Dollar Value Dody Hartanto - Inventory Management

ABC Chart For Previous Slide Dody Hartanto - Inventory Management

Karakteristik Sistem Persediaan Konstan vs Berubah Diketahui vs Random Sifat Permintaan (demand) Diketahui pasti Tidak pasti Lead Time (waktu dari pesanan dibuat sampai dengan pesanan diterima Review kontinyu Review periodik Waktu review (peninjauan posisi stock) Back order Lost Sales Kelebihan permintaan Perishable Non Perishable Umur hidup barang Dody Hartanto - Inventory Management