KEMENTERIAN AGAMA DISEMINASI REFORMASI BIROKRASI TIM REFORMASI BIROKRASI PUSAT TAHUN 2011 1

DISEMINASI REFORMASI BIROKRASI DISEMINASI RB KMA 158 Tahun 2010 Tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan di Ling. Kemenag DISEMINASI REFORMASI BIROKRASI KMA 164 Tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Beban Kerja di Ling. Kemenag

HUBUNGAN ANALISIS JABATAN - ABK (Job Analysis) Analisis Beban Kerja (ABK) Outcome: - Bahan untuk penataan/penyempurnaan organisasi, sistem, dan prosedur kerja - Bahan untuk penataan SDM (penyusunan formasi, rekrutmen pegawai, mutasi, promosi, dll) - Bahan penyempurnaan program diklat - Pengawasan Keuangan dan Kepegawaian Uraian Tugas dan Kegiatan Informasi Beban Kerja

ANALISIS JABATAN (Job Analysis)

ANALISIS JABATAN Merupakan proses, metode, dan teknik untuk memperoleh data jabatan secara akurat; Data diolah menjadi Informasi jabatan; Informasi jabatan disajikan untuk kepentingan kepegawaian; dan Memberikan umpan balik organisasi dan tata laksana

Prinsip Analisis Jabatan Memilah, memilah dan mengelola informasi ke dalam format Uraian Jabatan yang telah ditentukan; Melakukan analisis jabatan, bukan pemangku jabatan; Tidak berkaitan dengan prestasi individu,; Bahan analisis jabatan adalah fakta berdasarkan tugas pokok dan fungsi yang ditetapkan dalam statuta organisasi.

MEKANISME ANALISIS JABATAN MANFAAT ANALISIS JABATAN (Job Analysis) Penyempurnaan Struktur Organisasi Rekrutmen, Seleksi dan Penempatan Perencanaan SDM Penilaian Kinerja Pegawai Penetapan Peringkat Jabatan Perencanaan Karir (pola rotasi, mutasi, & promosi) Pelatihan dan Pengembangan Penyusunan Kompetensi Manajemen SDM Persiapan Pedoman (KMA 158/2010) Analisis Program Pengumpulan Data Formulir Responden Data Jabatan (KMA 373/2002) Pengolahan Data Uraian Jabatan Spesifikasi Jabatan Peta Jabatan

PENGERTIAN Uraian Jabatan adalah pemaparan secara terperinci dan lengkap tentang informasi jabatan Spesifikasi Jabatan atau persyaratan jabatan adalah keseluruhan syarat kriteria/kondisi yang melekat pada suatu jabatan struktural yang harus dipenuhi oleh seorang PNS yang menduduki jabatan dimaksud, guna dapat melaksanakan tugas pokok dan fungsi jabatan secara efektif dan efisien Peta Jabatan adalah susunan jabatan yang digambarkan secara vertikal maupun horizontal menurut struktur kewenangan, tugas, dan tanggung jawab jabatan serta persyaratan jabatan. Peta jabatan menggambarkan seluruh jabatan yang ada dan kedudukannya dalam unit kerja

KOMPONEN URAIAN JABATAN (1) Identitas Jabatan Identifikasi dari pemangku jabatan Kedudukan Jabatan Memuat Bagan/Struktur Organisasi yang menggambarkan kedudukan jabatan dimaksud, jabatan atasan satu tingkat di atas dan jabatan bawahan satu tingkat di bawahnya 2 Memuat tugas jabatan dalam bentuk kalimat sehingga dapat menggambarkan diselenggarakannya peranan jabatan Tupoksi Jabatan 3 Tujuan Jabatan Menjelaskan diciptakannya suatu jabatan; Kontribusi spesifik jabatan; Tujuan yang ingin dicapai; dan Apa akibatnya jika jabatan ditiadakan 4

KOMPONEN URAIAN JABATAN (2) Uraian tugas dan kegiatan Memuat tugas yang dilaksanakan secara berurutan; Dimulai dengan tugas pokok sampai dengan tugas tambahan; Setiap tugas menguraikan langkah kegiatan. 5 Bahan yang digunakan Memuat bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan untuk memperoleh hasil 6 Alat yang digunakan Memuat peralatan kerja untuk melaksanakan pekerjaan, termasuk peraturan perundang-undangan yang digunakan 7

KOMPONEN URAIAN JABATAN (3) 8 Hasil Kerja Memuat hasil kerja yang diperoleh dalam melaksanakan pekerjaan Wewenang Memuat hak untuk menerima & menuntut kepatuhan dalam bidang tertentu; Mengambil keputusan/tindakan yang diperlukan dan diakui oleh pihak lain; Mengajukan pendapat agar tugas yang dilaksanakan dapat berhasil dengan baik 9 Tanggung Jawab Memuat tanggung jawab sebagai PNS untuk menyelesaikan pekerjaan; Menyerahkan hasil pekerjaan tepat waktu 10

KOMPONEN URAIAN JABATAN (4) Dimensi Jabatan Menguraikan besaran kuantitatif nilai yang menunjukkan skala besarnya tanggung jawab pemegang jabatan baik langsung maupun tidak langsung; Dapat membedakan antara satu jabatan dengan jabatan lain yang serupa. 11 Hubungan Kerja Memuat siapa saja yang berhubungan dalam menyelesaikan pekerjaan; Hubungan kerja mencakup di dalam maupun di luar Instansi 12

KOMPONEN URAIAN JABATAN (5) Masalah dan Tantangan Jabatan Memuat masalah dan tantangan kerja yang dihadapi oleh pemangku jabatan dalam menjalankan tugas pekerjaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan 13 Memuat penyakit atau kecelakaan fisik maupun mental yang dapat timbul akibat melaksanakan tugas Risiko Bahaya Jabatan 14 Syarat Jabatan Memuat persyaratan kepangkatan, Pendidikan Formal Minimal, Pendidikan/Pelatihan Khusus, Pengalaman Kerja Minimal, Persyaratan fisik, kompetensi, dan Umur. 15

CONTOH URAIAN JABATAN (1)

CONTOH URAIAN JABATAN (2)

CONTOH URAIAN JABATAN (3)

CONTOH URAIAN JABATAN (4)

CONTOH URAIAN JABATAN (5)

CONTOH URAIAN JABATAN (6)

CONTOH URAIAN JABATAN (7)

CONTOH SPESIFIKASI JABATAN

CONTOH PETA JABATAN

ANALISIS BEBAN KERJA (Work Load Analysis)

PENGERTIAN ANALISIS BEBAN KERJA (ABK) Analisis Beban Kerja (ABK) adalah suatu teknik manajemen yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi berdasarkan volume kerja. ABK merupakan proses pengumpulan, pengolahan uraian pekerjaan dan rincian tugas Bobot/beban kerja adalah besaran pekerjaan yang harus dipikul oleh suatu jabatan/unit organisasi, dan merupakan hasil kali antara volume kerja dan norma waktu Norma waktu adalah waktu yang wajar dan nyata-nyata dipergunakan secara efektif dengan kondisi normal oleh seorang pemangku jabatan untuk menyelesaikan satu tahapan proses penyelesaian pekerjaan

TUJUAN & MANFAAT ABK Adalah untuk memberikan informasi jabatan. Tujuan ABK Adalah untuk memberikan informasi jabatan. Manfaat ABK Sebagai bahan untuk penataan/penyempurnaan organisasi, sistem, dan prosedur kerja Bahan untuk penataan SDM (penyusunan formasi, rekrutmen pegawai, mutasi, promosi, rotasi, peringkat jabatan, pemberian penghargaan dan hukuman) Bahan penyempurnaan program diklat. Pengawasan Keuangan dan Kepegawaian

PERHITUNGAN JAM KERJA Kepres 58/1964, 24/1972, dan 68/1995 telah ditentukan jam kerja instansi pemerintah sebanyak 37,5 jam per minggu Durasi: Jam kerja efektif per hari = 5 jam 6 menit Jam kerja allowence per hari = 1 jam 6 menit Jam kerja efektif per minggu = 28 jam 2 menit Jam kerja efektif per tahun = 1.322 jam Jam kerja efektif per tahun menjadi alat ukur dari bobot kerja yang dihasilkan setiap unit kerja.

PERHITUNGAN BEBAN/BOBOT KERJA Dengan ditetapkannya jam kerja efektif maka semua output/kegiatan-aktivitas harus bisa di konversi ke dalam Orang/jam; Setiap Output/Kegiatan-aktivitas harus ditentukan satuannya (lembar, frekwensi, orang dll) Volume kerja dan setiap satuan produk memerlukan waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan/ memproses yang menjadi waktu standar sebagai variabel dalam melaksanakan analisis beban kerja Rumus menghitung beban kerja Beban Kerja    =      Volume kerja X waktu yang digunakan (norma waktu)

PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI/JABATAN Kebutuhan pegawai ditetapkan berdasarkan volume beban kerja yang harus diselesaikan oleh setiap individu yang mengemban tugas/jabatan tertentu. Dengan ditetapkannya beban/bobot kerja maka kebutuhan dapat dihitung menggunakan rumus sebagai berikut: Jumlah kebutuhan pegawai/pejabat = Jumlah beban kerja (orang jam) ------------------------------------------------------ Jam kerja efektif per tahun (jam)

FORMULIR ABK

CONTOH FORMULIR ABK

TEN COMMITMENTS FOR BETTER LIFE TEN COMMITMENTS FOR BETTER I COMMIT TO SERVICE I COMMIT TO QUALITY OF JOB I COMMIT TO SOLUTIONS I COMMIT TO LEARNING I COMMIT TO UNLEARNING I COMMIT TO RESPECT I COMMIT TO COLLABORATE I COMMIT TO DISCIPLINE I COMMIT TO BE HONEST I COMMIT TO SINCERITY Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana Tahun 2011 3

Biro Organisasi dan Tata Laksana I COMMIT TO SERVICE Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana Tahun 2011 4

Biro Organisasi dan Tata Laksana I COMMIT TO QUALITY OF JOB Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana Tahun 2011 5

Biro Organisasi dan Tata Laksana I COMMIT TO SOLUTIONS Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana Tahun 2011 6

Biro Organisasi dan Tata Laksana I COMMIT TO LEARNING * TO Ourself * TO Another * Anywhere Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana Tahun 2011 7

Biro Organisasi dan Tata Laksana I COMMIT TO UNLEARNING LET THE WRONG WAY Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana Tahun 2011 8

Biro Organisasi dan Tata Laksana I COMMIT TO RESPECT Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana Tahun 2011 9

I COMMIT TO COLLABORATE Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana Tahun 2011 10

Biro Organisasi dan Tata Laksana I COMMIT TO DISCIPLINE * TO REGULATION Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana Tahun 2011 11

Biro Organisasi dan Tata Laksana I COMMIT TO BE HONEST Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana Tahun 2011 12

Biro Organisasi dan Tata Laksana I COMMIT TO SINCERITY Bagian Organisasi Biro Organisasi dan Tata Laksana Tahun 2011 13

TIM REFORMASI BIROKRASI PUSAT Sekretariat Jenderal – Kementerian Agama TERIMA KASIH TIM REFORMASI BIROKRASI PUSAT Sekretariat Jenderal – Kementerian Agama 2011 42 42