MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Mendeskripsikan Administrasi Perkantoran Bisnis Manajemen

Tujuan Pembelajaran 1. Dapat Mendeskripsikan Administrasi, Organisasi dan Manajemen 2. Dapat Menjelaskan Unsur-Unsur Administrasi, Organisasi dan Manajemen 3. Dapat Menjelaskan Hubungan Antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen 4. Dapat Mendeskripsikan Administrasi Perkantoran

1.1.1 Administrasi Pengertian administrasi dapat dilihat dari 2 segi. 1. Administrasi Dalam Arti Sempit Berasal dari kata administratie (bahasa Belanda) yang berarti tata usaha. Kegiatannya berhubungan dengan tulis menulis, surat menyurat, ketik mengetik, kearsipan, dan kegiatan lain dan hanya terbatas pada kegiatan kantor. 2. Administrasi Dalam Arti Luas Adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan (menurut Dr. Sondang P. Siagian, SH.,MPA.,). Bisnis dan Manajemen

1.1.1 Administrasi Unsur-unsur administrasi antara lain: a. Pengorganisasian (Organizing) b. Manajemen (Management) c. Kepegawaian (Personalia) d. Tata Hubungan/Komunikasi (Relationship/Communication) e. Keuangan (Finansial) f. Perbekalan (Logistic) g. Ketatausahaan (Recording) h. Hubungan Masyarakat (Public Relation) Bisnis dan Manajemen

1.1.1 Administrasi Penggolongan administrasi terdiri dari: a. Administrasi negara b. Administrasi niaga c. Administrasi internasional d. Administrasi sosial e. Akuntansi f. Administrasi khusus Bisnis dan Manajemen

1.1.2 Organisasi Menurut Drs. M. Manulang pengertian organisasi terdiri dari: a.Organisasi dalam arti dinamis Adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan yang akan dilakukan dengan seefektif mungkin untuk mencapai tujuan. b.Organisasi dalam arti statis Adalah setiap gabungan yang bergerak ke arah tujuan bersama. Istilah populernya adalah stuktur organisasi.

1.1.2 Organisasi Unsur-unsur organisasi : a. Adanya sekelompok orang b. Adanya kerjasama c. Adanya tujuan bersama Asas-asas organisasi: a. Asas perumusan tujuan b. Asas pembagian kerja c. Asas pendelegasian wewenang d. Asas kordinasi e. Asas efisiensi pengawasan f. Asas pengawasan umum

1.1.2 Organisasi Macam-macam organisasi a. Organisasi politik adalah organisasi yang bertugas dalam penyelenggaraan negara. b. Organisasi bisnis adalah organisasi yang bertujuan untuk memperoleh keuntungan dari usaha yang dilakukan (usaha bisnis). c. Organisasi profesi adalah organisasi yang anggotanya terdiri dari orang-orang yang berprofesi sama atau hampir sama untuk menjaga agar profesi mereka selalu dihargai dan dihormati.Contoh : ISI (Ikatan Sekretaris Indonesia) ICMI (Ikatan Cendikiawan Muslim Indonesia)

1.1.2 Organisasi d. Organisasi sosial adalah organisasi yang bertujuan untuk memenuhi kebutuhan sosial kemasyarakatan. Misalnya organisasi kekeluargaan dalam bidang ekonomi, pendidikan, ilmiah, keindahan dan rekreasi, keagamaan, kesehatan jasmani, dll. e. Organisasi lain misalnya organisasi Islam (Muhammadiyah, NU), organisasi olahraga (KONI, PBSI), dll.

1.1.3 Manajemen Pengertian Manjemen Manajemen adalah kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil dalam rangka mencapai tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain (menurut Prof. Dr. Sondang P. Siagian, MPA). Sedangkan menurut Sukamto Reksohadiprodjo, M.Com. Manajemen adalah suatu usaha merencanakan, mengorganisasikan, menggerakkan/mengkordinasikan, serta mengawasi kegiatan dalam suatu organisasi agar tujuan organisasi tercapai secara efisien dan efektif.

1.1.3 Manajemen Efisien berarti: perbandingan yang terbaik antara suatu hasil dengan usahanya atau antara pemasukan dengan pengeluaran. Efektif berarti: kemampuan untuk dapat menyelesaikan tugas-tugas yang diserahkan sesuai dengan rencana (tepat waktu).

1.1.3 Manajemen Prinsip-prinsip manajemen: a. Ada pembagian kerja yang jelas b. Wewenang dan tanggung jawab seimbang c. Bekerja secara disiplin d. Ada kesatuan perintah e. Ada kesatuan pengarahan f. Mendahulukan kepentingan umum g. Ada pengupahan yang menarik h. Ada pemusatan kordinasi i. Ada jenjang bertingkat atasan dan bawahan j. Bekerja tertib k. Ada keadilan l. Perlu stabilitas kondisi pegawai m. Pimpinan punya prakarsa n. Ada semangat kesatuan

1.1.3 Manajemen Fungsi Manajemen (POAC) a. Perencanaan (Plaining) b. Pengorganisasian (Organizing) c. Penggerakan (Actuating) d. Pengawasan (Controlling)

1.1.4 Hubungan antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen Dari ketiga pengertian administrasi, organisasi, dan manajemen dapat ditarik kesimpulan bahwa: Administrasi merupakan proses, organisasi merupakan wadah, sedangkan manajemen merupakan pelaksanaannya yang satu sama lainnya saling berhubungan dan saling berkaitan sehingga tujuan dapat tercapai. Administrasi terdiri dari organisasi dan manajemen, sedangkan inti manajemen adalah kepemimpinan.

1.1.4 Hubungan antara Administrasi, Organisasi dan Manajemen 2 3 Keterangan: Administrasi Organisasi Manajemen

1.1.5 Pengertian Administrasi Perkantoran Administrasi perkantoran adalah administrasi yang diterapkan dalam bidang perkantoran, meliputi proses penyelenggaraan kegiatan dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor untuk mencapai tujuan.

MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Mengidentifikasi Pekerjaan Kantor Bisnis Manajemen

Tujuan Pembelajaran 1. Dapat Menjelaskan Pengertian Pekerjaan Kantor 2. Dapat Menyebutkan Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor 3. Dapat Menjelaskan Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

1.2.1 Pekerjaan Kantor Pengertian Pekerjaan Kantor : Segenap kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama.

1.2.1 Pekerjaan Kantor Menurut George Terry Pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan, dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.

1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan Kantor Mengumpulkan / Menghimpun Mencatat Mengolah Menggandakan Mengirim Menyimpan

1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan Kantor 1. Mengumpulkan / Menghimpun Yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan sehingga siap untuk digunakan apabila di perlukan.

1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan Kantor 2. Mencatat Yaitu kegiatan membukukan seperti dalam hal membukukan berbagai transaksi atau berbagai keterangan yang diperlukan dengan menggunakan alat tulis menulis.

1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan Kantor 3. Mengolah Yaitu mengerjakan atau memproses data atau keterangan-keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan Kantor 4. Menggandakan Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan Kantor 5. Mengirim Yaitu kegiatan menyampaikan informasi atau data dari satu pihak ke pihak lainnya dengan menggunakan berbagai cara dan alat.

1.2.2 Jenis – Jenis Pekerjaan Kantor 6. Menyimpan Yaitu kegiatan menaruh di tempat tertentu dengan menggunakan berbagai cara dan alat dengan tujuan dapat di temukan kembali dengan cepat bilamana keterangan tersebut di butuhkan.

1.2.3 Ciri–Ciri Pekerjaan Kantor 1. Bersifat Pelayanan

1.2.3 Ciri–Ciri Pekerjaan Kantor 2.Bersifat Merembes Ke Segenap Bagian dalam Organisasi

1.2.3 Ciri–Ciri Pekerjaan Kantor 3. Dilaksanakan Oleh Semua Pihak dalam Organisasi

MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Mengidentifikasi Fungsi Pekerjaan Kantor Bisnis Manajemen

Tujuan Pembelajaran 1. Dapat Menyebutkan Fungsi Pekerjaan Kantor dalam Organisasi 2. Dapat Menjelaskan Fungsi Melayani Pelaksanaan Pekerjaan Operatif 3. Dapat Menjelaskan Penyediaan Keterangan Bagi Pucuk Pimpinan 4. Dapat Menjelaskan Fungsi Membantu Kelancaran Perkembangan Organisasi

1.3 Fungsi Pekerjaan Kantor 1. Melayani Pelaksanaan Pekerjaan Operatif Berarti membantu dan meringankan pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok) dalam pencapaian tujuan organisasi. Contoh: Bagian penjualan pekerjaan operatifnya adalah menjual barang dan jasa. Pekerjaan mencatat dokumen-dokumen penjualan bersifat membantu kelancaran pekerjaan pokok bagian penjualan sehingga target penjualan dapat tercapai.

1.3 Fungsi Pekerjaan Kantor 2. Menyediakan Keterangan Bagi Pucuk Pimpinan Organisasi Pekerjaan kantor berfungsi menyiapkan data atau keterangan yang di butuhkan pimpinan organisasi untuk membuat suatu keputusan atau melakukan tindakan yang tepat. Contoh: Dalam mengabil keputusan penambahan produksi baru bagi Manager Produksi diperlukan data tentang kapasitas mesin, omzet penjualan, angket kebutuhan konsumen, dsb yang harus disiapkan oleh bagian petugas pencatatan masing-masing bagian.

1.3 Fungsi Pekerjaan Kantor 3. Membantu Kelancaran Perkembangan Organisasi Pekerjaan kantor mempunyai fungsi atau peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat kegiatan dan sumber dokumen.

MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Mengidentifikasi Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran Bisnis Manajemen

Tujuan Pembelajaran 1. Dapat Menjelaskan Pengertian Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran 2. Dapat Menyebutkan Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Administrasi Perkantoran

1.4.1 Pegertian Sarana Sarana Adminstrasi Perkantoran Adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam menyelenggarakan administrasi perkantoran. Contoh: - Meja tulis - Lemari arsip - Komputer - Pesawat telepon - Mesin fotocopy - Dll.

1.4.2 Pengertian Prasarana Prasarana Administrasi Perkantoran Adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama dalam terselenggaranyan administrasi perkantoran. Contoh: - Gedung - Listrik - Air bersih - Jaringan Telepon - Dll.

1.4.3 Jenis-Jenis Sarana Yang Digunakan Dalam Administrasi Perkantoran 1. Perabot Kantor ( Office Furniture ) - Kursi dan Meja - Lemari File - Rak

1.4.3 Jenis-Jenis Sarana Yang Digunakan Dalam Administrasi Perkantoran 2. Perbekalan Kantor ( Office Supplies ) - Kertas - Karbon - Pulpen - Spidol - Tinta Printer

1.4.3 Jenis-Jenis Sarana Yang Digunakan Dalam Administrasi Perkantoran 3. Mesin Kantor ( Office Machine ) - Komputer - Mesin Tik - Printer - Faximile - Risograph

1.4.3 Jenis-Jenis Sarana Yang Digunakan Dalam Administrasi Perkantoran 4. Hiasan Kantor ( Office Ornament ) - Gambar - Jam dinding - Vas bunga - Kalender

1. Prasarana Gedung Kantor 2. Prasarana Air Bersih (PAM) 1.4.4 Jenis-Jenis Prasarana Yang Digunakan Dalam Administrasi Perkantoran 1. Prasarana Gedung Kantor 2. Prasarana Air Bersih (PAM) 3. Prasarana Listrik 4. Prasarana Jalan 5. Dll.

MEMAHAMI PRINSIP-PRINSIP PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI PERKANTORAN Mengidentifikasi Persyaratan Personil Administrasi Perkantoran Bisnis Manajemen

Tujuan Pembelajaran 1. Dapat Menjelaskan Pengertian Personil Kantor 2. Dapat Menyebutkan Macam-Macam Personil Kantor 3. Dapat Menjelaskan Persyaratan Personil dalam Administrasi Perkantoran

1.5.1 Pengertian Personil Kantor Personil Kantor adalah setiap orang yang melakukan pekerjaan tetap di kantor (baik kantor pemerintah maupun kantor swasta) dengan mendapatkan upah sebagai imbalan dari tenaga dan atau jasa yang diberikan kepada kantor.

1.5.2 Macam-Macam Personil Kantor Dilihat dari statusnya, personil kantor terdiri dari: 1. Pegawai honorer 2. Pegawai harian 3. Pegawai bulanan 4. Pegawai tetap 5. Pegawai kontrak

1.5.2 Macam-Macam Personil Kantor 1. Pegawai Honorer Adalah seseorang pegawai yang diberikan imbalan berapa honorarium sesuai dengan prestasi kerja dan dibayarkan setelah pelajaran selesai. 2. Pegawai Harian Adalah pegawai yang diberikan upah/gaji secara harian. Hari libur dan hari sabtu dan minggu tidak diberikan gaji.

1.5.2 Macam-Macam Personil Kantor 3. Pegawai Bulanan Adalah seseorang pegawai yang diberikan upah/gaji setiap bulan. Hari sabtu, minggu dan hari libur tidak ada pengurangan gaji. 4. Pegawai Tetap Adalah pegawai yang diberikan upah/gaji secara tetap setiap bulan ditambah dengan tunjangan dan fasilitas lain sesuai dengan peraturan perusahaan yang berlaku.

1.5.2 Macam-Macam Personil Kantor 5. Pegawai Kontrak Adalah seseorang pegawai yang bekerja dan dibayar sesuai dengan kontrak yang telah disepakati untuk jangka waktu tertentu. Hak dan kewajiban pegawai tersebut berakhir setelah masa kontrak selesai dan dapat diperpanjang sesuai dengan kesepakatan kedua belah pihak.

1.5.3 Persyaratan Personil Dalam Administrasi Perkantoran Macam-macam persyaratan yang harus dipenuhi dalam penyelenggaraan administrasi perkantoran antara lain: 1. Persyaratan Pendidikan 2. Persyaratan Keterampilan 3. Persyaratan Kepribadian

1.5.3 Persyaratan Personil Dalam Administrasi Perkantoran 1. Persyaratan Pendidikan Adalah kemampuan akademis yang diperlukan untuk menduduki suatu jabatan. Misalnya: - Ijazah - Sertifikat.

1.5.3 Persyaratan Personil Dalam Administrasi Perkantoran 2. Persyaratan Keterampilan Adalah kemampuan untuk melaksanakan tugas dalam suatu jabatan / pekerjaan yang dibuktikan dengan keterampilan. Misalnya: - Kemampuan berbahasa Inggris, Mandarin - Kemampuan mengetik 10 jari - Kemampuan menangani rapat - dsb.

1.5.3 Persyaratan Personil Dalam Administrasi Perkantoran 3. Persyaratan Kepribadian Adalah berhubungan dengan tingkah laku, kepribadian yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan. Misalnya: - Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) - Daftar Riwayat Hidup