Oleh: MARTAN KISWOTO DINAS PERHUBUNGAN, KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA Tata Cara Pengumpulan dan Permohonan Informasi Publik

Ps. 14(1) PP 61 Th 2010 tentang Pelaksanaan UU No. 14 Th 2008 Ttg KIP: PPID Bertugas dan Bertanggung Jawab dalam: a. penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pengamanan informasi; b. pelayanan informasi sesuai dengan aturan yang berlaku; c. pelayanan Informasi Publik yang cepat, tepat, dan sederhana; d. penetapan prosedur operasional penyebarluasan Informasi Publik; e. Pengujian Konsekuensi; f. Pengklasifikasian Informasi dan/atau pengubahannya; g. penetapan Informasi yang Dikecualikan yang telah habis Jangka Waktu Pengecualiannya sebagai Informasi Publik yang dapat diakses; dan h. penetapan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik.

PERKI 1 Tahun 2010: Ps 7: (1)PPID bertanggungjawab mengkoordinasikan penyimpanan dan pendokumentasian seluruh Informasi Publik yang berada di Badan Publik. (2) Dalam rangka tanggungjawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1), PPID bertugas mengkoordinasikan pengumpulan seluruh Informasi Publik secara fisik dari setiap unit/satuan kerja yang meliputi: a. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; b. informasi yang wajib tersedia setiap saat; c. informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik. (3) Dalam rangka tanggungjawab sebagaimana dimaksud pada ayat (1), PPID bertugas mengkoordinasikan pendataan Informasi Publik yang dikuasai oleh setiap unit/satuan kerja di Badan Publik dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik setelah dimutakhirkan oleh pimpinan masing-masing unit/satuan kerja sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam sebulan. (4) Penyimpanan Informasi Publik sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang-undangan dibidang kearsipan.

Pengumpulan Informasi Publik 1. PPID mengumpulkan Informasi Publik secara fisik yang berada di unit / satuan kerja di bawahnya meliputi : a. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; b. informasi yang wajib tersedia setiap saat; c. informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik. 2. Mengkoordinir pendataan Informasi Publik yang dikuasai unit / satuan kerja sebulan sekali utk pemutakhiran oleh pimpinan unit / satuan kerja

Penyediaan Informasi (Ps 8 PERKI 1 Tahun 2010) PPID Bertanggung jawab atas penyediaan & pelayanan informasi publik, baik melalui pengumuman atau permohonan informasi. Pengumuman  melalui media yg efektif menjangkau, menggunakan Bahasa Indonesia yg mudah, benar dan mempertimbangkan bahasa yg digunakan lingkungan setempat;

Pelayanan Informasi berdasar Permohonan (Ps. 22 UU KIP) 1. Permohonan Informasi Publik (tertulis/tidak tertulis) dicatat (Nama, Alamat, format informasi, cara penyampaian); 2. Jika jelas datanya, maka kemudian diregister dan diberi tanda bukti penerimaan permintaan; (lewat  diberikan saat penerimaan permintaan); 3. Paling lambat 10 hr wajib memberitahu tertulis ttg: a. Berada dalam penguasannya / tidak, bila tidak maka memberitahu posisi informasi yg diminta tadi; b. Penerimaan/penolakan atas informasi yg diminta (Ps 17); c. Bila diterima permintaan tsb, sebagian atau seluruhnya; d. Cara penyampaian informasi yg diminta serta biaya/tata cara pembayaran; 4. Badan publik dapat memperpanjang waktu 7 (tujuh) hari kerja dg alasan tertulis