KEARSIPAN SISTEM ELEKTRONIK ‘go to the campus’ Drs. FEBRIADI, M.Si. 08121452291

PERATURAN PERUNDANGAN UNDANGAN UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN PP NOMOR 28 TAHUN 2012 TENTANG PERATURAN PELAKSANAAN TERHADAP UU NOMOR 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN UU NO 8 TAHUN 1997 TENTANG DOKUMEN PERUSAHAAN UU NO 11 TAHUN 2008 TENTANG INFORMASI TRANSAKSI ELEKTRONIK UU NO 14 TAHUN 2008 TENTANG KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK

RUANG LINGKUP ARSIP ARSIP ARSIP DINAMIS AKTIF INAKTIF ARSIP VITAL ARSIP STATIS

BERNILAI GUNA PERMANEN HIRARKI ARSIP ARSIP ARSIP DINAMIS ARSIP DINAMIS AKTIF ARSIP DINAMIS INAKTIF TIDAK BERNILAI GUNA BERNILAI GUNA PERMANEN ARSIP STATIS ARSIP USUL MUSNAH EVIDENSIAL INFORMASIONAL

Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa TERMINOLOGI ARSIP YANG BARU Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa ARSIP Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa TERMINOLOGI ARSIP YANG BARU Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa ARSIP DINAMIS Arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. ARSIP STATIS Arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh ANRI dan/atau lembaga kearsipan.

Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa TERMINOLOGI ARSIP YANG BARU Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa ARSIP VITAL Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang. ARSIP AKTIF Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus-menerus. ARSIP INAKTIF Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa TERMINOLOGI ARSIP YANG BARU Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa ARSIP TERJAGA Arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. ARSIP UMUM Arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga.

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN KEBIJAKAN PEMBINAAN SUMBER DAYA D I N A M S T A I SUMBER DAYA

Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa PENYELENGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa Suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antarberbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsur lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional SKN SIKN JIKN Sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional Sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI 11

PENYELENGGARAAN KEARSIPAN BERTUJUAN Arsip sebagai Simpul Pemersatu Bangsa Menjamin terciptanya arsip di pencipta arsip Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti sah Menjamin pengelolaan arsip yang andal Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak–hak keperdataan rakyat Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional Menjamin keselamatan dan keamanan arsip g. Menjamin keselamatan aset nasional h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik 12

Alat bukti yang sah dalam bentuk petunjuk sebagaimana dimaksud Dalam pasal 188 ayat (2) Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1981 tentang Hukum Acara Pidana, khusus untuk tindak pidana korupsi juga dapat diperoleh dari : Alat bukti lain yang berupa informasi yang diucapkan, dikirim, diterima, atau disimpan secara elektronik dengan alat optik atau yang serupa dengan itu; dan Dokumen yakni setiap rekaman data atau informasi yang dapat dilihat, dibaca dan atau didengar yang dapat dikeluarkan dengan atau tanpa bantuan suatu sarana, baik yang tertuang diatas kertas, benda fisik apapun selain kertas, maupun yang terekam secara elektronik, yang berupa tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, huruf, tanda, angka, atau perforasi yang memiliki makna (pasal 26A) (Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2001 tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 31 Tahun 1999 tentang Pemberantasan Tindak Pidana Korupsi

ORGANISASI KEARSIPAN LEMBAGA KEARSIPAN A N R I UNIT KEARSIPAN PADA PENCIPTA ARSIP LEMBAGA KEARSIPAN LEMBAGA NEGARA A N R I PEMERINTAH DAERAH ARSIP DAERAH PROVINSI LEMBAGA PENDIDIKAN PERUSAHAAN ARSIP DAERAH KAB/KOTA ORGANISASI POLITIK ARSIP PERGURUAN TINGGI ORGANISASI KEMASYARAKATAN PERSEORANGAN

Problem Retensi Arsip Kebiasaan menyimpan semua arsip hasil kerja (penting & tidak) Kontrol laju pertambahan arsip sulit karena arsip penting & tidak, bercampur Menimbulkan kurangnya efisiensi dan efektivitas kerja Kebiasaan menyimpan arsip hasil kerja sebagai pertanggungjawaban pekerjaan sehingga “semua” arsip yang diciptakan dianggap “penting” dan harus disimpan. Suatu instansi tidak dapat mengontrol laju pertambahan arsipnya yang tinggi, sehingga arsip penting bercampur dengan berkas yang tidak ada nilainya, sehingga menjadi tidak berguna dan berantakan. Akibatnya dapat menimbulkan kurangnya efisiensi dan efektivitas kerja.

ARSIP DINAMIS LEMBAGA NEGARA LEMBAGA PENDIDIKAN ORGANISASI POLITIK PENCIPTAAN PENGGUNAAN & PEMELIHARAAN PENYUSUTAN PENCIPTA ARSIP LEMBAGA NEGARA PEMERINTAH DAEARH LEMBAGA PENDIDIKAN PERUSAHAAN ORGANISASI MASYARAKAT PERSEORANGAN ORGANISASI POLITIK

ARSIP STATIS PENCIPTAAN PENGGUNAAN &PEMELIHARAAN PENYUSUTAN AKUISISI LEMBAGA KEARSIPAN ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA ARSIP DAERAH PROVINSI ARSIP DAERAH KAB/KOTA ARSIP PERGURUAN TINGGI ARSIP STATIS PENCIPTAAN PENGGUNAAN &PEMELIHARAAN PENYUSUTAN AKUISISI PENGOLAHAN PRESERVASI LAYANAN/AKSES

ARSIP PERGURUAN TINGGI ARSIP PERGURUAN TINGGI Pasal 27 (1) Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi (2) Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi (3) Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan (4) Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari : a. satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi; dan b. Ciivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi (UU Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan)

arsip dilihat dari bentuknya : tekstual media baru foto film video audio elektronik bentuk khusus peta gambar arsitektur poster

KONSEP AUTENTISITAS DAN RELIABILITAS ARSIP Struktur Jenis, format, bentuk susunan naskah dinas Konteks Kewenangan, pejabat yang berwenang Konten Tugas pokok, fungsi unit kerja

pendekatan-nya (pengelolaan) perkembangan kemajuan IPTEK terutama dibidang teknologi informasi dan komunikasi atau dibidang industri komputer telah menimbulkan spesialisasi baru dalam profesi kearsipan, dan kondisi ini harus dijadikan peluang bagi kemajuan di dunia kearsipan arsip arsip elektronik KONVERSI perubahan dari satu sistem pengetahuan ke sistem pengetahuan yang lain dibutuhkan pengetahun komplementer tentang komputer dibutuhkan pengetahun dasar tentang arsip

PROSES ARSIP ELEKTRONIK DIGITALISASI ALIH MEDIA ELEKTRONIKISASI

AUTOMATION RECORDS MANAGEMENT INFORMATION INTEGRITY FINDING FILES (INDEXING) SECURITY AND PRIVACY ARCHIVAL ASPECTS (HISTORICAL VALUE) SCHEDULING/DISPOSAL CORPORATE LEVEL RETRIEVAL LINKS TO PAPER FILES BACKUPS RON ELLIOT CIDA - ASEAN SEMINAR RECORDS MANAGEMENT

℮-arsip ℮-arsip adalah electronik file generally consist of any collection of information that is recorded in a code that can be stored by a computer and stored on some medium for retrieval viewing and use ..Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter R. Schumbert, Records Management: Integrated Information System, 1992

℮-arsip adalah pada umumnya arsip elektronik terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat disimpan dalam komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.

UU NOMOR 11 TAHUN 2008 TENTANG Informasi Transaksi Elektronik Informasi Elektronik adalah satu atau sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami;

surat item file records archives KUMPULAN INFORMASI

Ilustrasi proses aktivasi elektronik untuk e-arsip : input input input input proses dasar disimpan disimpan disimpan data file data records data archives data surat tdk musnah tdk musnah nilai nilai Aktivasi elektronik file Stop/drop ya b ya data direktory/cloud b a

Ilustrasi proses aktivasi elektronik untuk e-arsip : input aktivasi elektronik aktivasi elektronik aktivasi elektronik proses dasar disimpan disimpan disimpan data file data records data archives data surat tdk musnah tdk musnah nilai nilai Aktivasi elektronik file Stop/ drop ya b ya data direktory/cloud b a

MODEL PENGELOLAAN ARSIP AKTIF BERBASIS TIK “PENGOLAH ARSIP” Caraka / Pos (masuk) Penyimpanan Arsip Non-elektronik Penyampaian kopi digital komunikasi kedinasan elektronik Registrasi & Digitasi Penggunaan Arsip Kontrol Operasi APLIKASI KEARSIPAN PEMINDAHAN ARSIP INAKTIF Registrasi Registrasi & PUSAT BERKAS (CENTRAL FILE) Penyimpanan Arsip Elektronik Penggunaan Arsip Pengurusan surat / dokumen non-elektronik Surat elektronik (e-mail) “PENGOLAH ARSIP” INTERNET Caraka / Pos (keluar)

TERIMA KASIH