Manajemen Pengadaan

KONSEP PROCUREMENT/PENGADAAN Serangkaian aktivitas organisasi yang berhubungan dengan pengadaan barang untuk pemenuhan kebutuhan perusahaan dengan kualitas, kuantitas, waktu dan harga yang tepat serta sesuai dengan aturan yang ada, sehingga mendukung pencapaian tujuan perusahaan.

Prinsip Procurement

PERSPEKTIF TOP MANAGEMENT Lembaga Pendidikan - Wahana Mulia 13

OBJEKTIF PENGADAAN Mempertahankan kualitas material. Membeli material dengan harga termurah dan kualitas serta service yang dibutuhkan Optimasi persediaan. Menghindari waste, duplikasi dan obsolescene. Lembaga Pendidikan - Wahana Mulia

OBJEKTIF PENGADAAN Mempertahankan posisi kompetitif perusahaan. Ketersediaan terjamin dan biaya pengadaan efisien Mencari material baru yang memungkinkan dilakukan peningkatan efisiensi dan produktifitas perusahaan. Lembaga Pendidikan - Wahana Mulia

Traditional Time used compared with new Roles 100% Admin Cost reduction and cost planning activities Quality problem Supplier measurement and improvement activities % of buyers time Expediting information and parts delivery Additional new activities Supplier strategies Market testing via competitive quotes Component development strategies Admin. Price negotiation Negotiation

KEBIJAKAN PEMBELIAN Kebijakan internal Kebijakan eksternal Hierarki kebijakan Kebijakan yang efektif

CENTRALIZED AND DECENTRALIZED MIX

THE BEST MIX Kebijakan, form dan prosedur dibuat seragam. Dibuat laporan bulanan dari cabang ke kantor pusat. Ada pembatasan wewenang nilai kontrak untuk setiap cabang.

THE BEST MIX Barang yang umum dipakai diseluruh perusahaan dibeli di kantor pusat. Barang khusus yang hanya dipakai di cabang dibeli oleh manajer pengadaan cabang. Kontrak barang umum dilakukan oleh kantor pusat.

Beberapa CATATAN The best mix untuk suatu perusahaan belum tentu cocok untuk perusahaan lain. The mix mungkin berubah dari waktu ke waktu. The mix mungkin berbeda untuk satu jenis barang dengan barang lainnya.

Beberapa CATATAN Mungkin ada masalah organisasi. The mix mungkin tidak disukai. The mix mungkin kompleks dalam implementasinya.

CARA PENGADAAN CARA PENGADAAN PEMBELIAN BIASA KREDIT SEWA BELI CAPITAL MEMBUAT SEMUA BARANG SEBAGIAN SAJA PEMBELIAN BIASA KREDIT SEWA BELI CAPITAL LEASING SENDIRI MENYEWA CARA PENGADAAN MEMBELI LEASING OPERATIONAL LEASING

MEMBUAT SENDIRI VS MEMBELI MEMBELI SAJA Jika: Beli<buat Keperluan sedikit Rekanan canggih Kapasitas terbatas Bahan baku sulit Hak paten perusahaan orang lain BUAT SENDIRI Biaya buat sendiri < beli Kapasitas lebih & kemampuan Desain perlu dirahasiakan Kontrol langsung secara ketat Pemasok tidak dapat diandalkan MEMBUAT SENDIRI VS MEMBELI

MEMBELI VS MENYEWA MEMBELI MENYEWA Keuntungan: Efisiensi dalam pemeliharaan Tidak membutuhkan investasi yang tinggi Tidak perlu menyimpan suku cadang Tidak perlu operator Terhindar dari risiko obsolesence MEMBELI Menguasai sepenuhnya/Lebih leluasa menggunakan Menambah kekayaan Operasi lebih terjamin Mengurangi ketergantungan pada pihak lain MEMBELI VS MENYEWA

Beberapa Pertimbangan Beli atau Sewa Tersedianya pasar Keamanan operasi Kebutuhan fleksibilitas Biaya Jangka waktu keperluan Kecepatan proses pengadaan

LEASING FINANCIAL LEASE VS OPERATING LEASE FINANCIAL LEASE Titik berat pada penyediaan jasa operasi Lessor menanggung risiko rusak dan hilang Lessee tidak mempunyai hak opsi Pengoperasian, pemeliharaan oleh lessor FINANCIAL LEASE Titik berat pada pembiayaan Lessor hanya menanggung risiko keuangan Lessee mempunyai hak opsi untuk membeli oleh lessee FINANCIAL LEASE VS OPERATING LEASE

FUNGSI DAN PROSES PEMBELIAN 12. Analisis Nilai 11. Pengendalian Mutu 10. Pembinaan Pemasok 9.Pemeliharaan Hub dg Pemasok 8.Pencatatan Pembelian 7. Pengangkutan Barang 6. Penindaklanjutan Pesanan 5. Penempatan Pesanan 4. Penentuan Harga & Negosiasi 3.Pemilihan Sb Pembelian 2. Penentuan Kebutuhan 1. Pengenalan Kebutuhan

PEMILIHAN PEMASOK

Sumber-sumber Informasi Pemasok Pengalaman perusahaan sendiri Salesman Katalog Direktori Perdagangan Jurnal dagang Pameran Halaman kuning Permintaan penawaran Konsultan Internet dll

Pertimbangan-pertimbangan Memilih Pemasok Pertimbangan ekonomis Pertimbangan teknis Sumber pembiayaan Peraturan pemerintah Pertimbangan sosial politik Green Purchasing

Kriteria Pemilihan Pemasok Waktu penyerahan (kecepatan, kehandalan & fleksibilitas) Jumlah pengiriman minimum Mutu Biaya pengangkutan Persyaratan pembayaran Koordinasi Pajak dan nilai tukar Kelangsungan hidup Safety

Kriteria pemilihan dari Dickson PEMILIHAN PEMASOK Kriteria pemilihan dari Dickson KRITERIA SKOR QUALITY 3.5 DELIVERY 3.4 PERFORMANCE STORY 3.0 WARRANTIES AND CLAIM POLICIES 2.8 PRICE TECHNICAL CAPABILITY FINANCIAL POSITION 2.5 PROCEDURAL COMPLIANCE COMMUNICATION SYSTEM REPUTATION AND POSITION IN INDUSTRY 2.4 DESIRE FOR BUSINESS MANAGEMENT AND ORGANIZATION 2.3 OPERATING CONTROLS 2.2 REPAIR SERVICES ATTITUDES 2.1 IMPRESSION PACKAGING ABILITY 2.0 LABOR RELATION RECORDS GEOGRAPHICAL LOCATION 1.9 AMOUNT OF PAST BUSINESS 1.6 TRAINING AIDS 1.5 RECIPROCAL ARRANGEMENTS 0.6

Metode Pemilihan Pemasok Beberapa metode dapat digunakan untuk pemilihan pemasok diantaranya adalah : Tender/Lelang Dunn ranking Delphi The law of comparative judgment AHP (Analytical Hierarchy Process)

PROSES PEMBELIAN RUTIN Pemasok Bag. Pengadaan Gudang Pengguna Keuangan Kirim konfirmasi bisa tidaknya pesanan dipenuhi Kalau bisa kirim sesuai persetujuan Buat PO dan kirim ke pemasok Kirim copy ke gudang, user & Keuangan Lakukan monitoring Terima barang & inspeksi bersama bag.kualitas Buat PR/MR (Purchase Requisition/Material Requsition) dan kirim ke bag. Pembelian Lakukan pembayaran

Proses Pembelian dengan tender/lelang User mendefinisikan kebutuhan br/js User mengkomunikasikan kebutuhan tsb ke bag pengadaan Bag.pengadaan dan user menentukan model tender/lelang dan kriteria pemilihan pemasok Undang penawaran/proposal ( RFQ/RFP ) Seleksi Aspek Administrasi Aspek teknis Aspek finansial Putuskan pemenang Buat kontrak, kirim PO, pantau pengiriman & lakukan pembayaran

DUNN RANKING Untuk menentukan “relativ importance (kepentingan relatif dari beberapa komponen) membobot objek Langkah yang harus dilakukan adalah tetapkan dulu domain dari variabel ukuran pemilihan pemasok yang akan dianalisis. Misalkan terdapat empat variabel yang dijadikan dasar oleh perusahaan dalam memilih pemasok, yaitu : (1) harga produk, (2) ketepatan waktu pengiriman, (3) kualitas produk, (4) inovasi Langkah yang kedua, adalah pembuatan kuesioner dengan cara : membanding-bandingkan antara variabel satu dengan yang lainnya, mana yang lebih penting, kuesioner ini diisi oleh orang-orang yang biasa terlibat dalam bagian pembelian. Sebarkan kuesioner ke manajer-manajer atau orang-orang yang memahami kondisi ini, lakukan analisis

CONTOH KUESIONER UNTUK DUNN RANKING HARGA WAKTU PENGIRIMAN KUALITAS PRODUK INOVASI Bapak dan ibu yang terhormat dipersilahkan untuk memberikan tanda silang (x) pada kolom yang tersedia, dengan cara pilih salah satu mana yang lebih penting dalam pemilihan supplier untuk pengadaan bahan xyz MISALKAN KITA SEBARKAN KE 10 ORANG, HASIL YANG DIDAPAT ADALAH :

LANJUTAN DUNN RANKING 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Jml 11 20 22 30 PENILAI MIN HARGA WAKTU PENGIRIMAN KUALITAS INOVASI MAX 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Jml 11 20 22 30

LANJUTAN DUNN RANKING VARIABEL HARGA WAKTU PENGIRIMAN KUALITAS INOVASI JUMLAH 7 11 20 22 SCALE VALUE 7 X 100 ------------ 30 11 X 100 ----------- 20 X 100 22 X 100 BOBOT 23,33 36.67 66.67 73.33

LANJUTAN Setelah kita mendapatkan bobot berdasarkan penilaian tersebut, maka langkah selanjutnya adalah membandingkan nilai dari variabel yang kita ukur ( harga yang ditawarkan, ketepatan waktu, kualitas dan inovasi) ke setiap kandidat pemasok. Cara yang dilakukan adalah dengan menggunakan Metode Delphi, dengan penilaian angka 1 bila lebih baik, 0 bila lebih jelek, dan kasih angka masing-masing 1 bila sama-sama nilainya. Untuk memudahkan gunakan tabel berikut ini

HARGA A B C D JML NILAI 1 2 2/7 = 0.286 0,143 3 0,429 Total 7 MISALKAN : KITA BANDINGKAN KONDISI PEMASOK A DAN KONDISI PEMASOK B, DALAM HARGA BARANG, MISALKAN KALAU KITA MENGANGGAP PEMASOK A LEBIH MURAH DIBANDING PEMASOK B, MAKA BERI NILAI SATU BAGI A DAN NOL BAGI. B LAKUKAN HAL INI BAGI SELURUH PEMASOK A B C D JML NILAI 1 2 2/7 = 0.286 0,143 3 0,429 Total 7

WAKTU PENGIRIMAN A B C D JML NILAI 1 2 0.25 0.125 3 0,375 Total 8

WAKTU PENGIRIMAN A B C D JML NILAI 1 3 0,37 2 0,25 0,125 Total 8

WAKTU PENGIRIMAN A B C D JML NILAI 1 2 0,25 0,125 3 0,375 Total 8

LANGKAH TERAKHIR MENGHITUNG SCORE Pemasok Bobot x Nilai Skor Pemasok A Harga: 23,33 x 0,286 = 6,67 Pengiriman :36,67 x 0,25 = 9,16 Kualitas : 66.67 x 0,37 = 24,67 Inovasi : 73,33 x 0,25 = 18,33 58,83 Pemasok B 23.33 x 0,143 = 3.34 36,67 x 0,125 = 4,58 66,67 x 0,25 = 16,67 73,33 x 0,125 = 9,16 33,75 Pemasok C Pemasok D PILIH PEMASOK DENGAN SKOR TERTINGGI

HUBUNGAN DENGAN PEMASOK

PORTOFOLIO HUBUNGAN DENGAN PEMASOK Salah satu tugas penting bag. Pengadaan adalah menciptakan hubungan yg proporsional dg pemasok Dua faktor yg digunakan dalam merancang hubungan dg pemasok: Tk. Kepentingan strategis; Kontribusi item tsb terhadap kegiatan perusahaan Nilai pembelian Risiko ketidak tersediaan item yang bersangkutan Tk. Kesulitan mengelola pembelian item; Kompleksitas dan keunikan item Kemampuan pemasok dalam memenuhi permintaan Ketidakpastian ( ketersediaan, kualitas, harga, waktu pengiriman )

Commodity Portfolio Matrix Tinggi Bottleneck suppliers Sulit mencari substitusi Pasar monopoli Pemasok baru sulit masuk Critical strategic suppliers Penting/strategis Substitusi sulit Non critical suppliers Ketersediaan cukup Item – item cukup standar substitusi dimungkinkan Nilainya relatif rendah Leverage suppliers Substitusi dimungkinkan Spesifikasi standar Nilainya relatif tinggi Tk. Kesulitan Rendah Rendah Tk. Kepentingan Tinggi

Fokus Manajemen untuk Setiap Kelompok Tinggi Bottleneck suppliers Penyederhanaan/standardisasi Critical strategic suppliers Strategic partnership, fokus ke keunggulan strategis Non critical suppliers Simplifikasi proses, fokus ke harga per unit Leverage suppliers Pelihara bargaining terhadap supplier Tk. Kesulitan Rendah Rendah Tk. Kepentingan Tinggi

LANGKAH – LANGKAH PENGEMBANGAN PEMASOK Identifikasi pemasok yang kritis Bentuk tim lintas fungsi Lakukan pertemuan dengan pimpinan puncak pemasok Identifikasi proyek perbaikan Definisikan alat ukur, target, millestone, dan deadline Pantau perkembangan dan lakukan perubahan strategi bila perlu

KETERLIBATAN PEMASOK DALAM PENGEMBANGAN PRODUK Ide awal Pengembangan konsep Perancangan awal Prototipe Lebih akhir Lebih awal Pemasok ut item-item yg kompleks Pemasok ut sistem/sub sistem Pemasok item-item/teknologi yg kritis Pemasok yg merupakan aliansi strategis Pemasok item-item yg lebih simpel Pemasok ut komponen tunggal Pemasok item/teknologi yg tidak terlalu kritis Pemasok yg tidak termasuk aliansi strategis

MANFAAT BUYER- SUPPLIER PARTNERSHIP DILIHAT DARI BERBAGAI ASPEK ASPEK MANAJEMEN. ASPEK TEKNOLOGI. ASPEK KEUANGAN. Lembaga Pendidikan - Wahana Mulia

MANAJEMEN Manajemen Reduced Supplier Base Lebih Mudah. Peningkatan Mutual Dependence Akan Mengurangi Resiko Penyediaan Sumber Barang dan Akan Meningkatkan Loyalitas Supplier. Reduksi Waktu Yang Diperlukan Untuk Pencarian Supllier. Joint Planning And Information Sharing. Peningkatan Atensi Supllier Dan Customer Service. Kooperasi Lebih Baik Dengan Supplier.

TEKNOLOGI PARTNER AKAN LEBIH TERBUKA MEMBERIKAN INFORMASI TEKNOLOGI. PARTNER AKAN LEBIH TERBUKA DAN BERPARTISIPASI DALAM PRODUCT DESIGN. PENGETAHUAN SUPPLIER TENTANG DISAIN AKAN MEMBERIKAN MANFAAT : PENINGKATAN KUALITAS DAN REDUKSI WAKTU PERUBAHAN.

KEUANGAN BUSINESS RISK SHARING MELALUI : JOINT INVESTMENT, JOINT R&D, MARKET RISK SHARING. PENGURANGAN PERSEDIAAN. HARGA BARANG LEBIH STABIL.

PENGENDALIAN PEMBELIAN MUTU WAKTU BIAYA/HARGA

PENTINGNYA ASPEK KUALITAS DALAM PENGADAAN HUBUNGAN QUALITY, PRICE DAN COST. KEBUTUHAN CUSTOMER AKAN KUALITAS. PERLU DEFINISI KUALITAS YG JELAS PERAN SPESIFIKASI. PROCESS CONTROL DI PABRIK MILIK SUPPLIER. PEMERIKSAAN BARANG YANG DATANG.

PENGENDALIAN MUTU DALAM PROSES PEMBELIAN KONSEP MUTU Mutu adalah kecocokan produk dengan penggunaannya Mutu adalah conformance to requirement, yaitu sesuai dengan yg disyaratkan/distandarkan. Standar mutu meliputi bahan baku, proses, produk jadi Mutu adalah kesesuaian dengan kebutuhan pengguna/pasar/konsumen

MENILAI MUTU PRODUK PERSPEKTIF MUTU Transcendental approach Product-based approach User based approach Manufacturing based approach Value based approach

Keistimewaan (feature) Keandalan (reliability) Lanjutan Dimensi Mutu Performa Keistimewaan (feature) Keandalan (reliability) Konformasi (conformance) Daya tahan (durability) Kemampuan pelayanan (service ability) Estetika Kualitas yang dirasakan (perceived quality)

KRITERIA MUTU Fisik (ukuran, komposisi) Perilaku (kesantunan, keramahan) Sensorik (rasa, bau, suara) Variabel Atribut

Lanjutan Spesifikasi dan Standar Spesifikasi Produk: persyaratan-persyaratan Yang harus dimiliki oleh suatu produk, termasuk di dalamnya ukuran ukuran/kriteria mutu dari berbagai dimensi mutu Standar : Spesifikasi yang telah diakui oleh pihak-pihak tertentu

Mutu dalam kontrak Spesifikasi mutu Pengujian mutu Produk cacat Dll

Cara Menilai mutu Memeriksa/mencocokan spesifikasi Pengujian mutu Sertifikasi Mutu Brand Referensi Purchasing by sample Gambar teknik

MANAJEMEN LEAD TIME Dari sisi pembeli lead time adalah rentang waktu yang dibutuhkan dari saat memesan barang sampai barang diterima ( the order to delivery cycle ). Komponen Lead Time, al: Waktu untuk mencari sumber pembelian Waktu untuk meminta penawaran harga Waktu untuk mengevaluasi penawaran Waktu untuk negosiasi

Lanjutan Waktu pembuatan kontrak pembelian/surat pesanan Waktu untuk pembuatan L/C Waktu yg dibutuhkan pemasok untuk menyiapkan barang Waktu pengepakan barang oleh pemasok Waktu pengiriman barang dari pemasok ke terminal/pelabuhan pengiriman Waktu pengiriman dari pelabuhan pengiriman ke pelabuhan penerimaan Waktu pembebasan barang dst

Bagaimana Mengelola Lead Time ? Kurangi waktu yang digunakan oleh semua elemen, terutama yang tidak bernilai tambah. Beberapa kemungkinan yang dapat dilakukan: Supplier partnering Blanket order (kontrak pembelian jk panjang) Penggunaan freight forwarding Komunikasi yang intens dan dini Melakukan kegiatan secara simultan Penyederhanaan prosedur Menggunakan supplier yang handal dan dekat

Lanjutan Antisipasi lainnya yang diperlukan Adanya safety stock Melakukan stock replenishment secara tepat waktu Melakukan forecasting yang lebih baik Menentukan service level secara terencana Melakukan pemantauan pengiriman

MEMANTAU PENGIRIMAN Bagian pengadaan harus melakukan pemantauan untuk mengetahui posisi barang apakah kiriman bisa sampai tepat waktu sesuai jadual atau tidak. Informasi ini sangat penting agar bisa dilakukan pengendalian secara dini.

Beberapa Manfaat Pemantauan Perusahaan bisa melakukan pemetaan posisi geografis armada pengriman Bisa dilakukan perubahan rute bila diperlukan Bisa dilakukan perubahan tujuan atau tempat koleksi apabila diperlukan Bisa mendapatkan kepastian yang lebih tinggi terhadap kedatangan barang Bila ada tanda-tanda keterlambatan, bisa mengambil tindakan alternatif, misalnya melakukan perubahan jadual produksi