Presented By: Nurul Faizah Politeknik Elektronika Negeri Surabaya

Documentation Control Pengembangan perangkat lunak dan proses pemeliharaan melibatkan banyak penggunaan dokumen, sangat penting untuk jaminan kualitas perangkat lunak selama siklus sistem. Untuk itu diperlukan suatu dokumen yang menangani pemeliharaan sistem. Documentation Control Yaitu sebuah dokumen yang penting untuk mengontrol pengembangan dan pemeliharaan sistem perangkat lunak baik pada saat ini atau nantinya yang berhubungan dengan costumer.

Tujuan Documentation control Menjamin kualitas dokumen Untuk menjamin kelengkapan teknis dan sesuai dengan struktur dokumen prosedur dan instruksi (penggunaan template, penandatanganan yang tepat, dll). Menjamin tersedianya dokumen yang nantinya diperlukan untuk pemeliharaan, pengembangan lebih lanjut, atau adanya tanggapan terhadap keluhan pelanggan nantinya. Untuk mendukung penyelidikan terhadap penyebab kegagalan perangkat lunak dan sebagai tanggung jawab dari tindakan korektif lainnya.

Quality record Catatan kualitas (Quality record) merupakan jenis khusus dari Documentation Control. Merupakan dokumen yang diperlukan untuk menunjukkan kesesuaian dengan persyaratan pelanggan dan juga kesesuaian dengan jaminan kualitas perangkat lunak dalam proses pengembangan dan pemeliharaan.

Besarnya daftar dan susunannya bervariasi tergantung organisasi, kebutuhan pelanggan, dan juga paket perangkat lunak

Beberapa jenis dokumen yang disebutkan dalam tabel diatas diantaranya: Proses Kontrak dan negosiasi Proses Pengembangan Proses perubahan perangkat lunak Jasa Pemeliharaan Pengukuran Kualitas Software Audit Kualitas Internal

Documentation Control Procedures Daftar jenis dokumen. Beserta pembaruannya. Persyaratan penyusunan dokumen. Persyaratan persetujuan dokumen. Penyimpanan dan pengambilan dokumen persyaratan, termasuk mengontrol penyimpanan dokumen, revisi dan penjualan.

Penggunaan Subkontraktor dalam pembangunan dan pemeliharaan suatu PL dapat menjadi penyebab dibutuhkannya prosedur dokumentasi kontrol. Prosedur inilah yang nantinya dapat menjamin bahwa dokumen subkontraktor (spt dokumen desain) sesuai dengan dokumentasi prosedur dari pihak kontraktor. Kesulitan komunikasi, kelalaian, kerusakan, kehilangan dokumentasi dapat dicegah dengan kepatuhan terhadap pasal kontrak dan kepatuhan subkontraktor terhadap persaratan dokumentasi.

Komponen Documentation Control Procedure Beberapa komponen dokumentasi control: Mengontrol daftar dokumentasi Mengontrol persiapan dokumen Mengontrol masalah dokumen persetujuan Masalah pengawasan penyimpanan dokumen dan masalah pengambilan dokumen.

The controlled documents list Bertanggung jawab untuk: Menentukan jenis dokumen yang diketegorikan sebagai dokumen control, dan mana yang dikategorikan quality record. Menentukan tingkat level control yang memadai untuk dokumen control. Menindak lanjuti kesesuaian dengan daftar jenis dokument contol. (dibahas dalam internal quality audits plan ) Menganalisa tindak lanjut dan update yang diperlukan, kepubahan, pemindahan, dan penambahanpada daftar dokument control.

Controlled document preparation Memiliki beberapa persyaratan diantaranya: Structure Cara identifikasi Standart orientasi dan informasi refrensi. > meliputi: Dokumen penulis, Tanggal penyelesaian,Orang yang menyetujui dokumen, termasuk posisi yang diselenggarakan, Tanggal persetujuan dsb.

Issues of controlled document approval Posisi orang yang menyetujui dokumen. diharapkan memiliki pengalaman dan keahlian teknis yang memadai dan bekompeten. Proses persetujuan untuk mendeteksi dan mencegah kekurangan penyimpangan dari template dokumen.

Issues of controlled document storage and retrieval Terdapat beberapa persyaratan yang berlaku yaitu: Dokumen storage meliputi jumlah salinan, dan pihak yang bertanggung jawab dalam proses penyimpanan. Circulation and retrieval of documents instruksi untuk dokumen baru, dan penerima yang ditunjuk,pengambilan salinan yang akurat dan efisien. Keamanan dokumen menyediakan akses terbatas, mencegah perubahan yang tidah sah pada dokumen yang disimpan, menyediakan salinan dokumen pada media elektronik, menentukan masa penyimpanan.