Inventory Control CHAPTER 10

pengendalian PERSEDIAAN BAHAN / BARANG YG DISIMPAN & AKAN DIGUNAKAN UTK MEMENUHI TUJUAN TERTENTU MISAL UTK PROSES PRODUKSI / PERAKITAN, UNTUK DIJUAL KEMBALI & UTK SUKU CADANG DR SUATU PERALATAN / MESIN BENTUK PERSEDIAAN: BAHAN MENTAH BAHAN PEMBANTU BARANG DALAM PROSES BARANG JADI SUKU CADANG PERSEDIAAN MERUPAKAN SUMBER DANA YG MENGANGGUR, KRN. SEBELUM PERSEDIAAN DIGUNAKAN BERARTI DANA YG TERKAIT DI DALAMNYA TIDAK DAPAT DIGUNAKAN

Tujuan umum pengelolaan persediaan Menyediaan persediaan yang dibutuhkan untuk menyokong operasi dengan biaya minimum

TUJUAN KHUSUS ADANYA PERSEDIAAN ADALAH: UTK MEMPEROLEH DISKON SHG. HARGA PER UNIT JADI KECIL BIAYA PENGANGKUTAN PER UNIT MENJADI RENDAH AGAR DPT MEMENUHI PERMINTAAN KONSUMEN / PELANGGAN SEBAIK MUNGKIN MENCEGAH TERHENTINYA PRODUKSI KRN KEKURANGAN BAHAN MEMPERKECIL INVESTASI DLM PERSEDIAAN & BIAYA PERGUDANGAN MENCAPAI PENGGUNAAN MESIN YG OPTIMAL MENGHILANGKAN RISIKO KELANGKAAN BAHAN BAKU (BAHAN BAKU YG BERSIFAT MUSIMAN)

pengendalian PERSEDIAAN ADA TIGA HAL YG MENYEBABKAN TERJADINYA PERSEDIAAN: 1) TERTUNDANYA PENJUALAN 2) KEHILANGAN PENJUALAN 3) KEHILANGAN PELANGGAN Persediaan membentuk hubungan antara produksi dan penjualan produk Persediaan dikelompokan : 1.    Bahan baku 2.    Barang dalam proses 3.    Barang jadi

Menetapkan Persediaan Kesalahan dalam menetapkan persediaan dapat berakibat fatal, suatu contoh : Persediaan terlalu kecil Hilangnya kesempatan ; untuk menjual – memperoleh laba Persediaan terlalu besar Adanya biaya besar ; memperkecil laba – memperbesar resiko

KEUNTUNGAN & KERUGIAN Keuntungan meningkatkan persediaan Perusahaan dapat Mempengaruhi ekonomi produksi Mempengaruhi pembelian Dapat memenuhi pesanan dengan lebih cepat Kerugian adanya persediaan Biaya penyimpanan Biaya pemindahan Pengembalian modal yang tertanam dalam bentuk persediaan

Fokus Pengelolaan persediaan Berapa banyak yang harus dipesan pada waktu tertentu? Berapa banyak jenis persediaan yang harus disimpan ? Kapan sebaiknya persediaan dipesan ?

Types of Inventory Raw material Purchased but not processed Work-in-process Undergone some change but not completed A function of cycle time for a product Maintenance/repair/operating (MRO) Necessary to keep machinery and processes productive Finished goods Completed product awaiting shipment

The Material Flow Cycle Cycle time 95% 5% Input Wait for Wait to Move Wait in queue Setup Run Output inspection be moved time for operator time time Figure 12.1

SISTEM PENGENDALIAN PERSEDIAAN MERUPAKAN SERANGKAIAN KEBIJAKAN PENGENDALIAN UNTUK MENENTUKAN: a) TINGKAT PERSEDIAAN YG HARUS DIJAGA b) KAPAN MENAMBAH PERSEDIAAN HARUS DILAKUKAN c) BERAPA BESAR PESANAN HARUS DIADAKAN MENJAMIN KETEPATAN DALAM JUMLAH & WAKTU

JENIS-JENIS PERSEDIAAN BERDASARKAN FUNGSINYA: 1) BATCH STOCK / LOT SIZE INVENTORY PERSEDIAAN DIADAKAN DLM JUMLAH BESAR YG DIBUTUHKAN PD`SAAT TERTENTU. DISINI TERJADI PEMBELIAN BESAR-BESARAN, YG TUJUANNYA ADALAH: a) MEMPEROLEH POTONGAN HARGA b) EFISIENSI PRODUKSI c) HEMAT BIAYA ANGKUT FLUCTUATION STOCK JUMLAH PERSEDIAAN DISESUAIKAN DG JUMLAH PERMINTAAN YG SIFATNYA BERFLUKTUASI & TDK BERATURAN (JUMLAH PERSEDIAAN TDK TETAP DALAM SATU PERIODE

ANTICIPATION STOCK PERSEDIAAN DIADAKAN UTK. MENGHADAPI FLUKTUASI PERMINTAAN YG DAPAT DIRAMALKAN, BERDASARKAN POLA MUSIMAN DALAM SATU TAHUN. SELAI ITU UTK. MENJAGA KEMUNGKINAN SULITNYA PEROLEHAN BAHAN BAKU JENIS PERSEDIAAN BERDASARKAN JENIS & POSISI BARANG DALAM URUTAN PENGERJAAN PRODUK: BAHAN BAKU (RAW MATERIALS STOCK) BB MELIPUTI SEMUA BAHAN YG DIGUNAKAN DLM PROSES PRODUKSI UTK MENGHASILKAN SUATU PRODUK 2) BAGIAN PRODUK / PARTS YG DIBELI (PURCHASED PARTS / COMPONENT STOCK) YI. BARANG-BARANG YG TERDIRI DR PARTS YG DIPESAN DR PERUSAHAAN LAIN, YG DPT SECARA LANGSUNG DI ASSEMBLING DG PARTS LAIN, TANPA MELALUI PROSES PRODUKSI. JADI BENTUK BARANG YG MERUPAKAN PARTS INI TDK MENGALAMI PERUBAHAN BENTUK.

3) BAHAN PEMBANTU / BARANG PERLENGKAPAN (SUPLLIES STOCK) YI 3) BAHAN PEMBANTU / BARANG PERLENGKAPAN (SUPLLIES STOCK) YI. BAHAN YG DIPERLUKAN / DIGUNAKAN DLM PROSES PRODUKSI AGAR BERHASIL DG BAIK, CONTOH: MINYAK PELUMAS YG DIGUNAKAN UTK MEMPERLANCAR JALANNYA MESIN PRODUKSI 4) BARANG SETENGAH JADI / BARABG DLM PROSES (WORK IN PROCESS / PROCESS STOCK) 5) BARANG JADI (FINISHED GOODS STOCK)

BIAYA-BIAYA YG TIMBUL DARI ADANYA PERSEDIAAN: 1) BIAYA PEMESANAN (ORDERING COST): YI. BIAYA YG DIKELUARKAN UTK PEMESANAN, TERMASUK BIAYA YI: a. BIAYA ADMINISTRASI PEMBELIAN & PENEMPATAN ORDER (COST OF PLACING ORDER) b. BIAYA PENGANGKUTAN & BONGKAR MUAT (SHIPING & HANDLING COST) c. BIAYA PENERIMAAAN d. BIAYA PEMERIKSAAN 2) BIAYA YG TERJADI DR ADANYA PERSEDIAAN (INVENTORY CARRYING COST). DISEBUT JUGA SEBAGAI BIAYA MENGADAKAN PERSEDIAAN (STOCK HOLDING COST), BIAYA INI BERHUBUNGAN DG TINGKAT RATA-RATA PERSEDIAAN YG SELALU ADA DI GUDANG, SEHINGGA BESARNYA BERVARIASI TERGANTUNG JUMLAH BARANG DI GUDANG.

YG TERMASUK DALAM BIAYA INI : a) BIAYA PERGUDANGAN (STORAGE COST) TERDIRI DARI: - BIAYA SEWA GUDANG - UPAH & GAJI TENAGA PENGAWAS & PELAKSANA PERGUDANGAN - BIAYA PERALATAN MATERIAL HANDLING DI GUDANG - BIAYA ADMINISTRASI GUDANG, DLL b) PAJAK KEKAYAAN ATAS INVESTASI DLM PERSEDIAAN UTK JANGKA WAKTU SATU TAHUN, DIHITUNG ATAS DASAR INVESTASI DR PERSEDIAAN RATA-RATA SELAMA) SATU TAHUN c) RISIKO KETINGGALAN JAMAN / MENJADI TUA d) KERUSAKAN e) KECURIAN f) TURUNNYA NILAI / HARGA BARANG DALAM PERSEDIAAN g) BUNGA ATAS MODAL YG DIINVESTASIKAN DLM INVENTORY UTK MENGGANTI HILANGNYA KESEMPATAN MENGGUNAKAN MODAL TSB. DLM INVESTASI LAIN SHG DISEBUT SBG. COST OF FORGONE INVESTMENT OPPORTUNITY

3) BIAYA KEKURANGAN PERSEDIAAN (OUT OF STOCK COST) YI 3) BIAYA KEKURANGAN PERSEDIAAN (OUT OF STOCK COST) YI. BIAYA TAMBAHAN YG DIKELUARKAN SBB: a) PELANGGAN MEMINTA / MEMESAN SUATU BARANG, SEDANGKAN BARANG / BAHAN YG DIBUTUHKAN TDK TERSEDIA b) PENGIRIMAN KEMBALI PESANAN (ORDER) 4) BIAYA YG BERHUBUNGAN DG KAPASITAS (CAPACITY ASSOCIATED COST), TERDIRI DARI: a) BIAYA KERJA LEMBUR b) BIAYA LATIHAN c) BIAYA PEMBERHENTIAN KERJA d) BIAYA PENGANGGURAN (IDLE TIME COST) BIAYA INI TERJADI KARENA ADANYA PENAMBAHAN /PENGURANGAN KAPASITAS PRODUKSI

ADMINISTRASI PERSEDIAAN Beberapa hal yang penting Prosedur pembelian, penerimaan, penyimpanan dan pemakaian Pembukuan dan Inventarisasi Pengawasan

PROSEDUR PEMBELIAN, PENERIMAAN, PENYIMPANAN DAN PEMAKAIAN Bagian produksi menyerahkan daftar permintaan pembelian barang (meliputi :jenis br, Jml, waktu) Bagian pembelian mengurus pemesanan/pembelian (Bag.Pembeliaan harus mengetahui data tt pemasok, harga, pengangkutan,dsb) Bagian penerimaan memeriksa barang yg diterima,memberikan lap. Ke bag pembelian, selanjutnya barang yg diterima diteruskan ke bag. Penyimpanan (gudang) Bag.produksi bila memerlukan bahan, maka mengirimkan surat permintaan kepada bag. gudang

PEMBUKUAN DAN INVENTARISASI Bag. Pembukuan mencatat dlm buku pesanan, buku pemakaian, buku besar, kartu persediaan Bag pembelian Copy surat pesanan Faktur lap. penerimaan Bag.penerimaan Bag produksi Copy surat permintaan pemakaian

PENGAWASAN PERSEDIAAN Pengawasan Fisik Pengawasan Akuntansi Pengawasan jumlah yang dibutuhkan (lead time, pemakaian, biaya penyimpanan, Stock out cost, penyimpangan rata-rata waktu pemesanan dan pemakaian)

CATATAN PENTING DALAM PENGAWASAN PERSEDIAAN Permintaan untuk dibeli Laporan penerimaan Catatan persediaan Daftar permintaan bahan Perkiraan pengawasan

TOLOK UKUR KINERJA MANAJEMEN PERSEDIAAN Tolok ukur efisiensi Perputaran barang (Turn over ratio/TOR) Tingkat persediaan Rasio persediaan surplus Rasio persediaan mati Rasio persediaan dan pendapatan Tolok ukur efektivitas Rasio layanan

Biaya Persediaan Biaya yang berhubungan dengan persediaan Biaya penyimpanan persediaan Biaya pengadaan persediaan Biaya akibat kekurangan persediaan

Biaya penyimpanan persediaan (Storage atau Carrying cost) Bersifat variabel terhadap jumlah inventori yang dibeli Total biaya penyimpanan : TCC = Cc. P. A Persediaan rata-rata A = Q / 2 = ( R / N ) / 2 Keterangan : Q = kuantitas pesanan R = Jumlah kebutuhan per periode (misal 1 tahun) N = Frekwensi pemesanan Cc =I= Biaya penyimpanan P = Harga beli per unit

Termasuk Biaya Penyimpanan – Carrying Costs Sewa gudang Biaya pemeliharaan barang di dalam gudang Biaya modal yang tertanam dalam inventori Pajak Asuransi

Besarnya Carrying Cost Dapat diperhitungkan dengan dua cara Berdasarkan persentase tertentu dari nilai inventori rata – rata Berdasarkan biaya per unit barang yang disimpan (dari jumlah rata – rata)

Biaya Pemesanan (Procurement atau Set-up atau Ordering Cost ) Bersifat variabel terhadap frekuensi pesanan Total biaya pemesanan TOC = S. ( R / Q ) Keterangan : Q = kuantitas pesanan R = Jml kebut per periode (misal 1 tahun) S =OC = Biaya tetap (biaya pesanan setiap kali pesan

Termasuk Biaya Pemesanan – Ordering Costs Biaya selama proses pesanan Biaya pengiriman permintaan Biaya penerimaan barang Biaya penempatan barang ke dalam gudang Baiaya prosesing pembayaran kepada supplier

Total Biaya Persediaan TIC = TCC + TOC Atau TIC = Cc. P. ( Q / 2 ) + S. ( R / Q)

Kuantitas Pemesanan Yang Optimal Dalam penentuan persediaan yang optimal dapat digunakan model kuantitas pemesanan yang ekonomis : Economic Ordering Quantity Model = EOQ EOQ adalah Kuantitas persediaan yang optimal atau yang menyebabkan biaya persediaan mencapai titik terendah  Model EOQ adalah Suatu rumusan untuk menentukan kuantitas pesanan yang akan meminimumkan biaya persediaan.

Dua Dasar Keputusan Dalam Model EOQ Berapa jumlah bahan mentah yang harus dipesan pada saat bahan tersebut perlu dibeli kembali – Replenishment cycle Kapan perlu dilakukan pembelian kembali – reorder point

MODEL PERSEDIAAN ECONOMIC ORDER QUANTITY (EOQ) ASUMSI: BARANG YG DIPESAN & DISIMPAN HANYA SATU MACAM KEBUTUHAN / PERMINTAAN BARANG DIKETAHUI & KONSTAN BIAYA PEMESANAN & BIAYA PENYIMPANAN DIKETAHUI & KONSTAN BARANG YG DIPESAN DITERIMA DLM SATU BATCH HARGA BARANG TETAP & TDK TERGANTUNG DR JUMLAH YG DIBELI (TDK ADA POTONGAN KUANTITAS) WAKTU TENGGANG (LEAD TIME) DIKETAHUI & KONSTAN

GRAFIK PERSEDIAAN DLM MODEL EOQ JUMLAH (UNIT) Q TKT. PERSEDIAAN Q/2 RATA-RATA PERSEDIAANAAN WAKTU CONTOH KASUS: DIK : - SUATU PERUSAHAAN PERLU BAHAN BAKU= 12 000 UNIT/TAHUN - BIAYA PENYIMPANAN SEBESAR 10 % DARI NILAI PERSEDIAAN (BIAYA PENYIMPANAN Rp. / UNIT / TAHUN) - HARGA KOMPONEN TSB. Rp. 3 000,00 / UNIT SOLUSI DG MENGGUNAKAN CARA TABEL:

FREKUENSI PESAN (X) JUMLAH PESANAN (UNIT) PERSEDIAAN RATA-RATA BIAYA PEMESANAN (Rp) BIAYA PENYIMPANAN BIAYA TOTAL 1 12 000 6 000 50 000 1 800 000 1 850 000 2 3 000 100 000 900 000 1 000 000 3 4 000 2 000 150 000 600 000 750 000 4 1 500 200 000 450 000 650 000 5 2 400 1 200 250 000 360 000 610 000 6 1 000 300 000 7 1 714 857 350 000 257 000 607 000 8 750 400 000 225 000 625 000 DIK : - KEBTH BAHAN BAKU= 12 000 UNIT/TAHUN - BIAYA PENYIMPANAN SEBESAR 10 % DARI NILAI PERSEDIAAN (BIAYA PENYIMPANAN Rp. / UNIT / TAHUN) - HARGA KOMPONEN TSB. Rp. 3 000,00 / UNIT

BIAYA PEMESANAN PER TAHUN: MODEL MATEMATIKA D = JUMLAH KEBUTUHAN BARANG (UNIT / TAHUN) S = BIAYA PEMESANAN (Rp / PESANAN) h = BIAYA PENYIMPANAN (% TERHADAP NILAI BARANG) C = HARGA BARANG (Rp / UNIT) H = h x C = BIAYA PENYIMPANAN (Rp / UNIT / TAHUN) Q = JUMLAH PESANAN (UNIT / PESANAN) F = FREKUENSI PEMESANAN (KALI / TAHUN) T = JARAK WAKTU ANTAR PESANAN (TAHUN, HARI) TC= BIAYA TOTAL PERSEDIAAN (Rp / TAHUN) BIAYA PEMESANAN PER TAHUN: FREKUENSI PESANAN X BIAYA PESANAN = D Q X S

BIAYA PENYIMPANAN PER TAHUN: PERSEDIAAN RATA-RATA X BIAYA PENYIMPANAN = 2 X H BIAYA TOTAL PER TAHUN: { D Q X S } + 2 H

BIAYA PEMESANAN = BIAYA PENYIMPANAN EOQ TERJADI PADA SAAT: BIAYA PEMESANAN = BIAYA PENYIMPANAN { D Q X S } = 2 H 2 S = H Q ² Q ² = 2 DS H Q * = 2 DS H Q * ADALAH EOQ JUMLAH PEMESANAN YG MEMBERIKAN BIAYA TOTAL PERSEDIAAN RENDAH

CONTOH: DIKETAHUI: D = 12 000 UNIT S = Rp. 50 000,00 h = 10 % C = Rp. 3 000,00 H = h x C = Rp. 300,00 EOQ = Q * = (2) (12 000) (50 000) = 2 000 UNIT 300 F * = D = 12 000 = 6 KALI / TAHUN Q * 2 000 T * = JUMLAH HARI KERJA PER TAHUN = 365 FREKUENSI PESANAN = 61 HARI

MODEL PERSEDIAAN DG POTONGAN KUANTITAS BANYAK PEDAGANG YG MELAKUKAN STRATEGI PENJUALAN DG MEMBERIKAN HARGA YG BERVARIASI SESUAI DG JUMLAH BARANG YG DIBELI; SEMAKIN BESAR JUMLAH YG DIBELI MAKA HARGA BARANG PER UNIT JADI SEMAKIN RENDAH TC = D . S + Q . H + D.C Q 2 CONTOH: TINGKAT PENJUALAN PERUSAHAAN X UTK PRODUK Y ADALAH 5 000 UNIT / TAHUN. UTK SETIAP PENGADAAN HARUS KELUAR BIAYA Rp. 490 000,00 PER PESANAN. BIAYA PENYIMPANAN PER UNIT / TAHUN SEBESAR 20 %.

JUMLAH PEMBELIAN (UNIT) Rp. / UNIT < 500 50 000,00 DATA HARGA BARANG: JUMLAH PEMBELIAN (UNIT) Rp. / UNIT < 500 50 000,00 500 - 999 49 000,00 1 000 – 1 999 48 500,00 2 000 - 2 999 48 000,00 > 3 000 47 500,00 Q * = 2 DS h.C TC = D . S + Q h.C + D.C Q 2

EOQ PADA HARGA TERENDAH (Rp. 47 500,00 / UNIT) HARGA Rp. 47 500,00 KUANTITAS TERENDAH 3 000 UNIT TC = (5 000 / 3 000) (49 000) + (3 000 / 2) (0,2)(47 500) + 5 000 (47 5000) = Rp. 252 566 667,00 EOQ PADA HARGA TERENDAH (Rp. 48 500,00 / UNIT) EOQ = 2 (5 000) (490 000) / 0,2 (48 500) = 711 HARGA Rp. 48 500,00 KUANTITAS TERENDAH 1 000 UNIT TC = (5 000 / 1 000) (49 000) + (1 000 / 2) (0,2)(48 500) + 5 000 (47 5000) = Rp. 249 800 000,00

EOQ PADA HARGA TERENDAH (Rp. 49 000,00 / UNIT) HARGA Rp. 49 000,00 KUANTITAS TERENDAH 500 UNIT TC = (5 000 / 500) (49 000) + (500 / 2) (0,2)(49 000) + 5 000 (49 000) = Rp. 251 929 647,00 HRG/UNIT Q PEMBELIAN EOQ F / NON F Q YG F TC 47 500 ≥ 3 000 718 NON F 3 000 252 567 667 48 000 2 000 – 2 999 714 2 000 250 825 000 48 500 1 000 – 1 999 711 1 000 249 800 000 49 000 500 - 999 707 F 500 251 929 647

Thank You ... Samsul_26@yahoo.co.id