Oleh : Dr. Tjahjanulin Domai, MS INFORMASI, DOKUMENTASI & KELUHAN Oleh : Dr. Tjahjanulin Domai, MS

A. ISSU STRATEGIS Seiring dengan keterbukaan informasi publik, partisipasi publik, akan meningkat dalam bentuk permintaan informasi, pengaduan kritik dan masukan untuk berbagai pelayanan publik. Dalam proses keterlibatan masyarakat perlu diakomodasikan, dengan cara mempermudah jaminan akses informasi publik berdasarkan prinsip pengelolaan informasi, dokumentasi dan keluhan. Untuk mewujudkan keterbukaan informasi di bidang pendidikan dan kebudayaan perlu membuka akses publik terhadap informasi layanan publik di lingkungan kementerian pendidikan dan kebudayaan.

Konsekuensi dari keterbukaan informasi tersebut salah satu diantaranya adalah ditetapkannya UU No. 14 Tahun 2008, tentang keterbukaan informasi publik, serta ditetapkannya peraturan pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang pelaksanaan keterbukaan informasi publik, dan dikeluarkannya Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Nomor 50 Tahun. 2011, tentang Layanan Informasi Publik di lingkungan kementerian pendidikan dan kebudayaan.

b. Universitas brawijaya Tantangan Universitas Brawijaya dalam menghadapi keterbukaan informasi dengan berlakunya UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, maka menuntut Universitas Brawijaya harus transparan dan akuntabel. Universitas Brawijaya selaku Badan Publik tentu memiliki informasi yang dibutuhkan oleh Publik. Berbagai pelaksanaan tugas Universitas Brawijaya sangat terkait erat dengan kehidupan masyarakat, khususnya di bidang pelayanan Pendidikan Tinggi, sehingga informasi hasil penyelenggaraan, pengelolaan dan pelaksanaan tugas dibidang pendidikan tinggi sangat dibutuhkan oleh publik.

Sebagai badan publik UB berkewajiban memberikan pelayanan prima terhadap semua pengguna jasa. Pelayanan prima merupakan sesuatu yang mutlak harus dipenuhi oleh semua organisasi termasuk UB. UB sepenuhnya sadar bahwa perbaikan terus-menerus atas kualitas layanan sebagai wujud pelayanan prima perlu dilakukan untuk dapat bersaing baik dalam tingkat nasional maupun internasional. Kesadaran tersebut telah mendorong UB untuk mengambil langkah-langkah strategis dalam mewujudkan pelayanan prima. Salah satu langkah strategis tersebut yang telah dilakukan oleh UB adalah dengan dibentuknya Pusat Informasi Dokumentasi dan Keluhan.

V I S I : Menjadi universitas unggul yang berstandar internasional dan mampu berperan aktif dalam pembangunan bangsa melalui proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. M I S I : Menyelenggarakan proses pendidikan berstandar internasional agar peserta didik menjadi manusia yang berkemampuan akademik dan/ atau profesi/ vokasi yang berkualitas serta berkepribadian dan berjiwa/ berkemampuan entrepreneur. Melakukan pengembangan dan penyebarlusan ilmu pengetahuan, teknologi, humaniora, dan seni, serta mengupayakan penggunaannya untuk meningkatkan taraf kehidupan masyarakat dan memperkaya kebudayaan nasional.

T U J U A N : Menghasilkan sumberdaya manusia yang berkualitas, bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, mampu membelajarkan diri, memiliki wawasan yang luas memiliki disiplin dan etos kerja, sehingga menjadi tenaga akademis dan professional yang tangguh dan mampu bersaing di tingkat internasional. Mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni guna mendorong pengembangan budaya. Mempunyai kemampuan dalam pemberdayaan masyarakat melalui pengembangan konsep pemecahan masalah dengan menggunakan metode ilmiah.

PUSAT INFORMASI, DOKUMENTASI DAN KELUHAN (PIDK) UNIVERSITAS BRAWIJAYA Ketentuan Umum : Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang dapat dilihat, didengar, dan dibaca yang disajikan dalam berbagai kemasan dan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun non elektronik. Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan /atau diterima oleh suatu Badan Publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan Negara dan/atau penyelenggara dan penyelenggaraan Badan Publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik.

Badan Publik adalah lembaga eksekutif, legislatif, yudikatif dan badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja Negara dan/atau anggaran pendapatan dan belanja daerah, atau organisasi non pemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja Negara dan/atau anggaran pendapatan dan belanja daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi yang selanjutnya disebut PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di Badan Publik dan bertanggung jawab langsung kepada atasan PPID sebagaimana dimaksud pada Peraturan ini. Atasan PPID adalah (Rektor UB) yang merupakan atasan langsung pejabat yang bersangkutan dan/atau atasan dari atasan langsung pejabat yang bersangkutan. Meja Informasi adalah tempat pelayanan publik serta berbagai sarana atau fasilitas penyelenggaraan pelayanan informasi lainnya yang bertujuan memudahkan perolehan informasi publik.

Daftar Informasi Publik adalah catatan yang berisi keterangan secara sistematis tentang seluruh Informasi Publik yang berada dibawah penguasaan Badan Publik tidak termasuk informasi yang dikecualikan. Pemohon Informasi Publik adalah warga Negara dan/atau badan hukum Indonesia yang mengajukan permohonan Informasi Publik sebagaimana diatur dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Orang adalah orang perseorangan, kelompok orang, badan hukum, atau badan publik sebagaimana dimaksudkan dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Pusat Pengelola Informasi dan Keluhan yang selanjutnya disebut PIDK adalah lembaga di bawah naungan PPID UB yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan/atau pelayanan informasi di Badan Publik serta Keluhan Pengguna Jasa UB.

Badan Publik Bagian Kesatu : Ruang Lingkup Badan Publik Lembaga eksekutif; Lembaga legislatif; Lembaga yudikatif; Badan lain yang fungsi dan tugas pokoknya berkaitan dengan penyelenggaraan Negara, yang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja Negara dan/atau anggaran pendapatan dan belanja daerah; Organisasi non pemerintah sepanjang sebagian atau seluruh dananya bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja Negara dan/atau anggaran pendapatan dan belanja daerah, sumbangan masyarakat, dan/atau luar negeri; Partai Politik; dan Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha Milik Daerah.

Bagian Kedua : Kewajiban Badan Publik dalam Pelayanan Informasi Menyediakan dan memberikan Informasi Publik; Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien; Menetapkan peraturan mengenai standar prosedur operasional layanan Informasi Publik; Menetapkan dan memutakhirkan secara berkala Daftar Informasi Publik atas seluruh Informasi Publik yang dikelola; Menunjuk dan mengangkat PPID untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab serta wewenangnya; Menyediakan sarana dan prasarana layanan Informasi Publik, termasuk papan pengumuman dan meja informasi di setiap kantor Badan Publik, serta situs resmi bagi Badan Publik Negara;

Menetapkan standar biaya perolehan salinan Informasi Publik; Menganggarkan pembiayaan secara memadai bagi layanan Informasi Publik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku; Memberikan tanggapan atas keberatan yang diajukan oleh Pemohon Informasi Publik yang mengajukan keberatan; Membuat dan mengumumkan laporan tentang layanan Informasi Publik sesuai dengan Peraturan ini serta menyampaikan salinan laporan kepada Komisi Informasi; dan Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap pelaksanaan layanan Informasi Publik pada instansinya.

Kewajiban Universitas Brawijaya sebagai Badan Publik : Menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan Informasi Menyediakan informasi publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi Membuat pertimbangan secara tertulis

Peran strategis Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) / Pusat Informasi, Dokumentasi dan Keluhan (PIDK) Universitas Brawijaya sebagai mediator antara Publik dan Universitas Brawijaya, sehingga Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Universitas Brawijaya berperan sebagai penjuru pencitraan untuk menghubungkan Universitas Brawijaya dengan Publik dan membangun kepercayaan Publik terhadap Universitas Brawijaya.

Gambar 1. Peran strategis PPID UB/ PIDK UB Membangun Citra PPID /PIDK Kepercayaan Kemitraan Jaringan Pengelolaan dan Pelayanan Informasi, Dokumentasi dan Keluhan Gambar 1. Peran strategis PPID UB/ PIDK UB

Bagian Ketiga : Tanggung Jawab dan Wewenang PIDK PIDK bertanggung jawab dibidang layanan Informasi Publik yang meliputi proses penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan Informasi Publik. PIDK bertanggung jawab mengkoordinasikan penyimpanan dan pendokumentasian seluruh Informasi Publik yang berada di Badan Publik (UB). Dalam rangka tanggung jawab, PIDK bertugas mengkoordinasikan pengumpulan seluruh Informasi Publik secara fisik dari setiap unit/saluran kerja yang meliputi : Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; Informasi yang wajib tersedia setiap saat; Informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik.

Dalam rangka tanggung jawab, PIDK bertugas mengkoordinasikan pendataan Informasi Publik yang dikuasai oleh setiap unit/ satuan kerja di Badan Publik (UB) dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik setelah dimutakhirkan oleh pimpinan masing-masing unit/ satuan kerja sekurang-kurangnya 1 (satu) kali Sebulan. Penyimpanan Informasi Publik dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundangan-undangan dibidang kearsipan. PIDK bertanggungjawab mengkoordinasikan penyediaan dan pelayanan seluruh Informasi Publik dibawah penguasaan Badan Publik (UB) yang dapat diakses oleh publik. Dalam rangka tanggungjawab, PIDK bertugas mengkoordinasikan penyediaan dan pelayanan Informasi Publik melalui pengumuman dan/ atau permohonan. Dalam hal kewajiban mengumumkan Informasi Publik, PIDK bertugas untuk mengkoordinasi : Pengumuman Informasi Publik melalui media yang secara efektif dapat menjangkau seluruh pemangku kepentingan; dan Penyampaian Informasi Publik dalam bahasa Indonesia yang baik dan benar, mudah dipahami serta mempertimbangkan penggunaan bahasa yang digunakan oleh penduduk setempat.

Dalam hal adanya permohonan Informasi Publik, PIDK bertugas : Mengkoordinasikan pemberian Informasi Publik yang dapat diakses oleh publik dengan petugas informasi di berbagai unit pelayanan untuk memenuhi permohonan Informasi Publik; Melakukan pengujian konsekuensi yang timbul sebelum menyatakan Informasi Publik tertentu dikecualikan; Menyertakan alasan tertulis pengecualian Informasi Publik secara jelas dan tegas, dalam hal permohonan Informasi Publik ditolak; Menghitamkan atau mengaburkan Informasi Publik yang dikecualikan beserta alasannya; dan Mengembangkan kapasitas pejabat fungsional dan/ atau petugas informasi dalam rangka peningkatan kualitas layanan Informasi Publik.

Dalam hal terdapat keberatan atas penyediaan dan pelayanan Informasi Publik, PIDK bertugas mengkoordinasikan dan memastikan agar pengajuan keberatan diproses berdasarkan prosedur penyelesaian keberatan apabila permohonan Informasi Publik ditolak. Dalam melaksanakan tugas dan tanggungjawabnya, PIDK berwenang: Mengkoordinasikan setiap unit/ satuan kerja di Badan Publik (UB) dalam melaksanakan pelayanan Informasi Publik; Memutuskan suatu Informasi Publik dapat diakses publik atau tidak berdasarkan pengujian tentang konsekuensi Menolak permohonan Informasi Publik secara tertulis apabila Informasi Publik yang dimohon termasuk informasi yang dikecualikan/ rahasia dengan disertai alasan serta pemberitahuan tentang hak dan tata cara bagi pemohon untuk mengajukan keberatan atas penolakan tersebut; dan Menugaskan pejabat fungsional dan/ atau petugas infomasi dibawah wewenang dan koordinasinya untuk membuat, memelihara, dan/ atau memutakhirkan Daftar Informasi Publik secara berkala sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam sebulan dalam hal pejabat fungsional atau petugas informasi

PIDK bertanggung jawab kepada Rektor UB dalam melaksanakan tugas, tanggung jawab, dan wewenangnya. Tugas PIDK Universitas Brawijaya: Menghimpun data/ dokumen dari satuan kerja di lingkungan Universitas Brawijaya Mengelola (analisis) infomasi dan dokumen yang masuk Update klasifikasi informasi/ dokumen Menentukan (mengatur) informasi/ dokumen Menyebarluaskan informasi / dokumen Melayani permintaan informasi/ dokumen Menyiapkan informasi/ dokumen yang dapat diakses dan sistem untuk akses Menerima keberatan dan sengketa informasi Mengelola keluhan pengguna jasa layanan

Lampiran 1. SK Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi UB

Terima Kasih