Estimasi Biaya & Penganggaran

Salah satu hal yang terpenting dalam pembuatan proposal proyek dan pengelolaan proyek  estimasi biaya dan penganggaran. Jika estimasi biaya dilakukan : 1. Perkiraan terlalu tinggi (overestimate)  ??? 2. Perkiraan terlalu rendah (underestimate)  ???

Estimasi dan penganggaran sangat berkaitan erat dengan pemecahan pekerjaan (WBS) dan penjadwalan. Penjadwalan sangat dipengaruhi oleh anggaran yang tersedia. Jadwal bisa berubah bila sumberdaya (anggaran) yang tersedia tidak memungkinkan pelaksanaan pekerjaan yang sudah dijadwalkan. Sebaliknya anggaran bisa berdasarkan pada jadwal pekerjaan yang sudah disusun.

ESTIMASI BIAYA Perkiraan biaya digunakan untuk menyusun anggaran , dan dijadikan dasar untuk mengevaluasi performansi proyek. Tingkat pengeluaran actual yang dibandingkan dengan tingkat pengeluaran yang dianggarkan akan menjadi ukuran penting dalam mengukur performansi proyek. Tanpa estimasi yang baik sulit diharapkan evaluasi yang efesien untuk menentukan ongkos proyek yang akurat.

PROSES PERKIRAAN BIAYA Ada 3 pendekatan pokok dalam memperkirakan biaya dilihat dari cara pengumpulan informasi: Perkiraan biaya secara Top-Down Pertimbangan dan pengalaman diperoleh dari manajer tingkat atas, manajer menengah dan data masa lampau yang berhubungan dengan aktivitas serupa. Biaya maksimal yang bisa di usulkan harus lebih kecil atau sama dengan apa yang sudah diperkirakan.

Perkiraan biaya secara Bottom-up Merinci pekerjaan menjadi paket kerja yang detail. Orang-orang yang terlebih dalam pengerjaan paket kerja tersebut diminta pendapatnya mengenai biaya yang dibutuhkan dan waktu penyelesaiannya. Perkiraan awal dari sumber daya baik itu material dan jam pekerja yang dibutuhkan dan waktu penyelesaiannya. Perkiraan awal dimulai dari sumberdaya baik itu material dan jam pekerja yang diperlukan untuk suatu paket kerja.

Kombinasi Top-down dan Bottom-up Adalah gabungan pendekatan top-down dan bottom-up. Manajer tingkat atas mengundang bawahannya untuk memberikan usulan mengenai perkiraan biaya untuk pekerjaan yang akan datang. Usulan dari bawahan sudah mempertimbangkan batasan yang diberikan oleh atasan

PEMBENGKAKAN BIAYA   Ada beberapa sebab mengapa biaya proyek bisa membengkak: 1. Informasi yang kurang akurat dan tidak pasti Jika informasi mengenai lingkup pekerjaan tidak lengkap maka perlu dibuat fase-fase penyelesaian pekerjaan. Estimasi dibuat berdasarkan fase-fase, selanjutnya di tiap fase dibuat anggarannya. Perlu ada dana kemungkinan (contingency fund) untuk memberikan kelonggaran terhadap ketidakpastian biaya yang harus dikeluarkan. Semakin tinggi ketidakpastian semakin tinggi dana kemungkinan yang harus disediakan.

  2. Perubahan desain Bila ada perubahan desain yang diinginkan oleh user maka akan mengakibatkan perlunya pembuatan desain ulang pekerjaan, sumberdaya maupun material. 3. Faktor sosial ekonomi Yang berpengaruh terhadap peningkatan biaya: pemogokan buruh, tindakan konsumen,, pengurangan nilai mata uang dan kelangkaan sumberdaya. Akibatnya dari faktor-faktor ini adalah tertundanya pekerjaan, meningkatnya biaya administrasi dan overhead. Bila dalam pelaksanaan ada perubahan-perubahan harga atau adanya kelangkaan sumberdaya masih bisa diatasi oleh pihak kontraktor.

4. Jenis kontrak proyek Kontrak dengan harga tetap akan menyebabkan kontraktor lebih berhati-hati dalam mengendalikan biaya proyek. Ini terjadi karena berapapun biaya yang dikeluarkan pihak user akan membayar dengan harga tetap.

PENGANGGARAN Anggaran adalah suatu rencana pengalokasian sumberdaya. Penganggaran adalah tindakan bagaimana mengalokasikan sumberdaya yang terbatas untuk berbagai kegiatan dalam organisasi selama jangka waktu tertentu. Anggaran tidak hanya merupakan suatu rencana tetapi berfungsi sebagai alat kontrol, yaitu sejauh mana menyimpangan yang akan terjadi pada biaya actual terhadap yang direncanakan.   Anggaran merupakan hasil akhir dari perkiraan biaya yang dibuat untuk jangka waktu tertentu. Perkiraan biaya bisa direvisi beberapa kali, tetapi begitu suatu perkiraan biaya disetujui maka akan menjadi sebuah anggaran.

ELEMEN-ELEMEN PERKIRAAN BIAYA 1. Biaya tenaga kerja langsung Adalah biaya tenaga kerja yang terlibat langsung dalam pekerjaan proyek. Dihitung dengan cara mengalikan tingkat upah per tenaga kerja dengan keahlian/level tertentu dengan jumlah jam kerja tenaga kerja yang bersangkutan. 2. Biaya bukan tenaga kerja langsung - Adalah biaya total dari biaya-biaya bukan tenaga kerja, yang langsung berkaitan dengan pekerjaan. (ex: subkontraktor, konsultan) 3. Biaya overhead dan administrasi & umum - Adalah biaya-biaya untuk melakukan bisnis.(ex biaya penyediaan sarana perumahan dan prasarana bagi para pekerja, sewa bangunan, peralatan, asuransi dll.)

Cara-cara menentukan biaya tidak langsung : biaya tak langsung total proporsional dengan biaya langsung total overhead (OH) proporsional dengan biaya tenaga kerja langsung overhead proporsional dengan biaya tenaga kerja, biaya adminstrasi dan umum proporsional dengan biaya langsung dan overhead dan biaya langsung bukan tenaga kerja.

Overhead (OH)   180 Umum (A&U) 40 Total Biaya Tak Langsung (BTL) 220 Biaya Proyek Proyek A Proyek B Total Biaya Langsung-Tenaga Kerja (BL-TK) 50 100 150 Biaya Langsung-Bukan Tenaga Kerja (BL-BTK) 10 Total Biaya Langsung (BL) 90 110 200 Total BL dan BTL 420 Beberapa cara membebankan BTL 1. BTL total proporsional terhadap BL total BL BTL 99 121 189 231 2. OH proporsional terhadap BL-TK ; A&U proporsional dengan BL BL-TK OH terhadap BL-TK 60 120 BL-BTK A&U terhadap BL 18 22 168 252 3. OH proporsional terhadap BL-TK ; A&U proporsional dengan BL dan OH BL dan OH 150.00 230.00 380.00 A&U 15.79 24.21 40.00 165.79 254.21 420.00