i-P2P: Vendor Management Overview 23 Desember 2014

Kendala External (Vendor) Kendala Internal (Pertamina) Didorong dari kebutuhan bisnis dan memperhatikan kendala yang ada, diperlukan sistem yang terintegrasi untuk menjawab tantangan bisnis Latar Belakang Kendala External (Vendor) Solusi Continuous Improvement untuk meningkatkan nilai-nilai Perusahaan Aplikasi terkait proses bisnis Procurement yang belum terintegrasi. (ERP-SAP, BI-PEG, RKAP, P2P, E-Proc, E-Auction, PIS, E-Lids, Procurement Catalog, OE-Online, Vendor Development, Remind Me, Monitoring pengadaan, ATK Online, Monitoring Contract, Penilaian CSMS, Vendor tracking, SIDA, dll) Tuntutan Good Corporate Governance (GCG) sebagai imbas regulasi dan globalisasi. Efisiensi dan efektifitas proses procurement dalam rangka meningkatkan operational excellence perusahaan. Pemanfaatan Teknologi Informasi sebagai business enabler. Keselarasan dengan ICT Master Plan PT Pertamina (Persero). Pemenuhan aturan perusahaan (PTK 007 Rev 2, SK 034 dan SK 051 Rev 1) Jika terjadi perubahan (kebijakan, organisasi), perubahan harus dilakukan di SAP maupun di web application (front-end). Kesulitan registrasi dan update data vendor karena harus datang langsung ke lokasi Pertamina. Inefisiensi akibat proses procurement melibatkan banyak dokumen hard copy Kesulitan memonitor status kontrak, tagihan serta payment. Mengacu pada best practice, vendor idealnya harus dapat melakukan update sendiri beberapa data administratif perusahaan (self service) Sistem procurement yang terintegrasi (end-to-end) yang menerapkan prinsip SRM Sistem ini nantinya akan terintegrasi baik untuk korporat dan anak perusahaan Pertamina Kendala Internal (Pertamina) Banyak UID dan Password yang harus diingat dlm berbagai aplikasi procurement Dokumen proses procurement terpisah dari sistem aplikasi Procurement Fungsi Procurement terbebani pekerjaan administratif Tidak dapat mengetahui posisi progress pengadaan secara cepat

Apakah i-P2P itu?

Dapat diakses melalui alamat portal: Integrated Procure to Pay (i-P2P) diharapkan dapat menjadi solusi untuk meningkatkan efektivitas proses pengadaan barang dan jasa di Pertamina Aplikasi online untuk membantu pencatatan proses bisnis pengadaan barang dan jasa (terutama non Hydro) mulai dari permintaan, penentuan supplier (Lelang), realisasi, invoicing, pembayaran dan pajak yang terintegrasi langsung dengan sistem ERP dan akan digunakan oleh Pertamina beserta anak perusahaannya. Apakah “ i-P2P “ itu? Dapat diakses melalui alamat portal: http://www.pertamina.com/i-p2p

Modul yang tersedia di i-P2P Vendor Management Sourcing Collaborative Contract Management Invoice, Payment, Tax Spend Analysis Pengelolaan master data vendor, dimana vendor dapat mengelola beberapa datanya sendiri. Mengklarifikasi & menganalisa data purchasing activity serta monitoring compliance dalam hal pengadaan barang/jasa Proses pemilihan penyedia barang & jasa secara online Adanya electronic catalog (shopping cart), kemudahan proses approval serta update supplier performance Transparansi proses invoice serta monitoring outstanding SA/GR Proses mendapatkan data pembayaran yang dilakukan lewat MIRO SAP Mengelola perpajakan seperti kode jenis pajak serta perhitungannya Membentuk sistem yang mencakup Contract Repository, Creating Contract & Contract Monitoring.

Fitur yang tersedia di i-P2P akan digunakan oleh internal Pertamina dan external (Vendor) Master Data Mgmt Pengelolaan master data terkait proses procurement termasuk di dalamnya data vendor Vendor Mgmt Pengelolaan master data vendor, dimana vendor dimungkinkan dapat mengelola beberapa datanya sendiri. Contract Mgmt Membentuk sistem yang mencakup Contract Repository, Creating Contract & Contract Monitoring. Sourcing Proses pemilihan penyedia barang & jasa secara OL serta memberikan notifikasi kpd penyedia secara electronic. Collaborative Procurement Adanya electronic catalog (shopping cart), kemudahan proses approval serta update supplier performance Spend Analysis Mengklarifikasi & menganalisa data purc activity serta monitoring compliance dalam hal pengadaan barang/jasa Invoice Mgmt Transparansi proses invoice serta monitoring outstanding SA/GR/GI consigment Payment Mgmt Proses mendapatkan data pembayaran yang dilakukan lewat MIRO SAP Tax Mengelola perpajakan seperti kode jenis pajak serta perhitungannya, Reporting Sifatnya operational seperti report data vendor, contract management, spend Analysis serta invoice dan payment Baseline: i-P2P Baseline adalah modul yang mencakup fungsi untuk: Konsep, template, tampilan aplikasi high level, user management serta workflow definition. Membutuhkan aktivitas yang akan dilakukan oleh vendor di sistem

Implementasi i-P2P Modul Vendor Management Desember 2014 Implementasi i-P2P Modul Vendor Management Modul Vendor Management adalah fungsionalitas di i-P2P yang ditujukan untuk manajemen data vendor secara online dan mandiri Berlaku mulai Desember 2014 untuk vendor yang sudah terdaftar di Pertamina Paperless-ready: Dokumen untuk registrasi vendor baru, update data, pendaftaran SKT, dll akan diupload dalam bentuk softcopy. Setelah pendaftaran disetujui, vendor hanya perlu mengirimkan hardcopy pakta integritas yang sudah ditandatangani dan bermeterai ke unit procurement terdaftar a b c d

Fitur/fungsionalitas yang tersedia pada Modul Vendor Management Vendor SKT Vendor Non SKT Vendor Baru 1 Re-Registrasi Digunakan oleh vendor yang sudah memiliki nomor vendor Pertamina (vendor SKT maupun Non SKT) untuk melengkapi data di i-P2P Ya - 2 Registrasi Digunakan oleh vendor yang belum terdaftar di Pertamina untuk memiliki akun di i-P2P dan mendapatkan nomor vendor 3 Upgrade SKT Digunakan oleh vendor non SKT untuk meng-upgrade status menjadi SKT (SKT merupakan syarat untuk diundang dalam proses procurement di Pertamina) 4 Update data Digunakan oleh vendor SKT untuk meng-update data di i-P2P 5 Penambahan Lokasi Aktif (extend Registered Location) Digunakan oleh vendor SKT untuk menambahkan lokasi procurement terdaftar, baik antar-lokasi di satu perusahaan Pertamina, atau antar perusahaan di Pertamina 6 CSMS Digunakan oleh vendor SKT dan Non SKT untuk mendapatkan penilaian Contractor Safety Management System (CSMS) Survey Digunakan oleh Pertamina untuk melakukan survey terkait procurement kepada vendor

1 Re-Registrasi Digunakan oleh vendor yang sudah memiliki nomor vendor di Pertamina (SKT dan Non SKT) untuk memiliki akun di i-P2P dan mengupdate data-data tambahan yang dibutuhkan Prerequisite: NPWP vendor belum pernah didaftarkan di i-P2P Sudah memiliki nomor vendor di Pertamina

Re-Registrasi: Normal Flow Verifikasi & Approval Admin Reg Loc Proses Utama Vendor (SKT / non SKT) mengisikan data nomor Vendor dan NPWP Vendor mengisi pakta integritas dan surat pernyataan yang kemudian dicetak dan dikirimkan ke Pertamina Pertamina (Admin Reg Loc) melakukan verifikasi data pendaftaran dan menginput beberapa informasi tambahan di i-P2P. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data Users dan Roles Vendor menerima email notifikasi yang berisi nomor/ID pendaftaran. Vendor belum dapat login ke i-P2P sebelum datanya diverifikasi dan diapprove oleh Pertamina Vendor (SKT) menerima email notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa UID dan password sudah dapat digunakan untuk login ke i-P2P (update data atau mengikuti pengadaan) Vendor (non SKT) dapat melanjutkan ke proses upgrade SKT Output Utama yang dihasilkan

Re-Registrasi: Return Flow Vendor Pertamina (Admin Reg Loc) Input data re-registrasi Verifikasi No / Rejected OK? Yes Re-Registration completed

Prerequisite: NPWP vendor belum pernah didaftarkan di i-P2P Registrasi Digunakan oleh vendor yang belum terdaftar di Pertamina untuk memiliki akun di i-P2P dan mendapatkan nomor vendor Prerequisite: NPWP vendor belum pernah didaftarkan di i-P2P

Registrasi: Normal Flow Verifikasi & Approval Admin Reg Loc Verifikasi & Approval MDM Proses Utama Vendor baru mengisikan data perusahaan secara umum (Nama, Alamat, Rekening, dst) Vendor mengisi pakta integritas dan surat pernyataan yang kemudian dicetak dan dikirimkan ke Pertamina Pertamina (Admin Reg Loc) melakukan verifikasi data pendaftaran dan menginput beberapa informasi tambahan di i-P2P. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data Pertamina (MDM) melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh admin regloc dan men-submit data registrasi ke MySAP Users dan Roles Vendor menerima email notifikasi yang berisi nomor/ID pendaftaran. Vendor belum dapat login ke i-P2P sebelum datanya diverifikasi dan diapprove oleh Pertamina Vendor menerima email notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa UID dan password sudah dapat digunakan untuk login ke i-P2P. Vendor dapat login tapi belum dapat melakukan proses apapun di i-P2P Nomor vendor dihasilkan dari MySAP (status: Non SKT) dapat dilanjutkan ke proses Upgrade SKT Vendor menerima email notifikasi yang berisi pemberitahuan bahwa Vendor dapat melakukan proses selanjutnya di i-P2P Output Utama yang dihasilkan

Registrasi: Return Flow Vendor Pertamina (Admin Reg Loc) Pertamina (MDM) No / Return to adm reg loc Input data registrasi Verifikasi Verifikasi Yes No / Rejected OK? OK? Yes Registration completed

3 Upgrade SKT Digunakan oleh vendor non SKT untuk meng-upgrade status menjadi SKT (SKT – Surat Keterangan Terdaftar, merupakan syarat untuk diundang dalam proses procurement di Pertamina) Prerequisite: Vendor non SKT telah memiliki nomor vendor di Pertamina dan account i-P2P

Upgrade SKT: Normal Flow Verifikasi & Approval Admin Reg Loc Verifikasi & Approval: Legal, Keuangan, HSE, Procurement, MDM Proses Utama Vendor non SKT mengisikan dan men-submit data perusahaan secara detail (Bank, Kepemilikan Perusahaan, Direksi, Sub Bidang Usaha, Dokumen Pendukung, Laporan Keuangan, Pajak, CSMS*) Pertamina (Admin Reg Loc) melakukan verifikasi data secara umum. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data yang selanjutnya akan direview oleh fungsi Keuangan, Legal, dan HSE. Pertamina (Legal) melakukan verifikasi data legalitas perusahaan vendor Pertamina (Keuangan) melakukan verifikasi data keuangan vendor Pertamina (HSE) melakukan verifikasi data CSMS Pertamina (Procurement) melakukan verifikasi data procurement Pertamina (MDM) submit data vendor SKT ke MySAP Users dan Roles Fungsi Keuangan, Legal , dan HSE menerima data detail vendor di list untuk verifikasi Vendor terdaftar sebagai SKT Output Utama yang dihasilkan

Upgrade SKT: Return Flow Pertamina (Admin RegLoc) Vendor Pertamina (Admin Reg Loc) Pertamina (Legal, Finance, HSE, Procurement) Verifikasi Verifikasi (Legal) Input data registrasi Verifikasi OK? Yes Verifikasi (Finance) No / Return OK? Pertamina (MDM) Verifikasi (HSE) Verifikasi No / Return to adm reg loc Verifikasi (Procurement) OK? Upgrade SKT rejected OK? Yes Upgrade SKT completed Yes No / Reject SKT

Prerequisite: Vendor SKT sudah memiliki akun i-P2P 4 Update Data Digunakan oleh vendor (SKT) untuk meng-update data di i-P2P Prerequisite: Vendor SKT sudah memiliki akun i-P2P

Update Data: Normal Flow Verifikasi & Approval Admin Reg Loc Verifikasi & Approval: Legal, Keuangan, HSE, Procurement, MDM Proses Utama Vendor SKT mengisikan dan men-submit data perusahaan yang ingin diupdate (Bank, Kepemilikan Perusahaan, Direksi, Sub Bidang Usaha, Dokumen Pendukung, Laporan Keuangan, Pajak, CSMS*) Pertamina (Admin Reg Loc) melakukan verifikasi data secara umum. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data yang selanjutnya akan direview oleh fungsi Keuangan, Legal, dan HSE. Pertamina (Legal) melakukan verifikasi data legalitas perusahaan vendor Pertamina (Keuangan) melakukan verifikasi data keuangan vendor Pertamina (HSE) melakukan verifikasi data CSMS Pertamina (Procurement) melakukan verifikasi data procurement Pertamina (MDM) submit data vendor SKT ke MySAP Users dan Roles Fungsi Keuangan, Legal , dan HSE menerima data detail vendor di list untuk verifikasi Perubahan data vendor tercatat di sistem i-P2P Output Utama yang dihasilkan

Update Data: Return Flow Pertamina (Admin RegLoc) Vendor Pertamina (Admin Reg Loc) Pertamina (Legal, Finance, HSE, Procurement) Verifikasi Verifikasi (Legal) Input data update Verifikasi OK? Yes Verifikasi (Finance) No / Return OK? Pertamina (MDM) Yes Verifikasi (HSE) Verifikasi No / Return to adm reg loc Verifikasi (Procurement) OK? Update data rejected OK? Yes Update data completed Yes No / Reject SKT

Prerequisite: Vendor SKT sudah memiliki akun i-P2P 5 Penambahan Lokasi Aktif (Extend Registered Location) Digunakan oleh vendor SKT untuk menambahkan sub bidang/lokasi procurement terdaftar, baik antar-lokasi di satu perusahaan Pertamina, atau antar perusahaan di Pertamina. Vendor hanya dapat mengikuti pengadaan pada lokasi/sub bidang yang terdaftar Prerequisite: Vendor SKT sudah memiliki akun i-P2P

Extend Registered Location: Normal Flow Verifikasi & Approval Admin Reg Loc Verifikasi & Approval MDM Proses Utama Vendor SKT mengisikan data yang akan diextend: Company Code Registered Location Sub Bidang Fitur extend digunakan untuk: menambah sub bidang, menambah lokasi terdaftar di satu perusahaan Pertamina maupun antar perusahaan Pertamina Pertamina (Admin Reg Loc yang dituju) melakukan verifikasi data permintaan extend. Setelah data diverifikasi, admin reg loc akan mensubmit data Pertamina (MDM) melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh admin regloc dan men-submit data registrasi ke MySAP Users dan Roles Vendor terdaftar di lokasi/sub bidang yang diminta dan dapat dilanjutkan ke proses pengadaan Vendor menerima email notifikasi status permohonan extend Output Utama yang dihasilkan

Extend Registered Location: Return Flow Vendor Pertamina (Admin Reg Loc) Pertamina (MDM) No / Return to adm reg loc Input data extend Verifikasi Verifikasi Yes No / Rejected OK? OK? Yes Extend data completed

6 CSMS Digunakan oleh vendor SKT dan non SKT untuk mendapatkan penilaian Contractor Safety Management System (CSMS) Prerequisite: Vendor SKT/Non SKT sudah memiliki akun i-P2P Sub bidang / pekerjaan di Pertamina mensyaratkan adanya penilaian CSMS

Verifikasi & Approval Admin Reg Loc & HSE Verifikasi & Approval MDM CSMS: Normal Flow CSMS Verifikasi & Approval Admin Reg Loc & HSE Verifikasi & Approval MDM Proses Utama Vendor SKT & Non SKT mendownload daftar pertanyaan CSMS Vendor SKT & Non SKT mengisikan jawaban pertanyaan CSMS dan mengupload jawaban ke i-P2P Vendor SKT & Non SKT mengupload dokumen pendukung/evidence untuk setiap pertanyaan CSMS Pertamina (HSE) melakukan verifikasi data administrasi dan survei lapangan. Setelah data diverifikasi, akan disubmit ke MDM Pertamina (MDM) melakukan verifikasi data yang telah diverifikasi oleh HSE dan men-submit status CSMS ke MySAP Users dan Roles Status CSMS vendor terupdate di MySAP Vendor menerima email notifikasi status permohonan CSMS Output Utama yang dihasilkan

CSMS: Return Flow Vendor Pertamina (HSE) Pertamina (MDM) No / Return to HSE Input data extend Verifikasi Verifikasi Yes No / Rejected OK? OK? Yes CSMS completed

Pertanyaan dan Informasi Email: admin.ip2p@pertamina.com rio.afrianto@pertamina.com Telepon 021-3815111 ext 4537