Modul 3 PENGINDEKSAN DOKUMEN

Kegiatan Belajar 1: Deskripsi Bibliografi Indeks adalah suatu mekanisme fisik atau alat yang menunjukkan kepada penelusur terhadap bagian-bagian dalam “gudang” informasi. Katalog perpustakaan merupakan salah satu jenis indeks. Susunan koleksi dokumen bisa dianggap indeks, karena katalog maupun jajaran dokumen yang memudahkan penelusuran dan menemuan dokumen.

Deskripsi Bibliografi Setiap dokumen harus dibuatkan data bibliografinya. Pembutan dan penyusunan data bibliografi dari dokumen disebut deskripsi bibliografi (pengkatalogan/katalogisasi) Catalogisring (Belanda); Cataloguing (Ingggris) Standar internasional adalah Anglo American Cataloguing Rules (AACR2) - versi 1988 AACR2 1988 adalah revisi AACR 1967 dan 1978

Siapakah penanggungjawab isinya? Siapa badan penerbitnya? Tahap awal dalam pengkatalogan harus bisa menjawab Apakah judulnya? Siapakah penanggungjawab isinya? Siapa badan penerbitnya? Kapan diterbitkan? Bagaimana bentuk fisiknya?

Deskripsi bibliogafi berdasarkan ISBDG) Daerah judul dan pernyataan tanggungjawab Daerah edisi Daerah data khusus Daerah Terbitan dan Pengedaran Daerah Deskripsi Fisik Daerah seri Daerah catatan Daerah nomor starndar dan syarat penjualan/penyaluran

Pernyataan Tanggungjawab Istilah “pernyataan tanggungjawab” (statement of responsibility) menggantikan istilah “keterangan kepengarangan” (statement of authorship). B. Pernyataan Jenis Bahan Umum Unsur setealah judul dan pernyataan tanggungjawab adalah “pernyataan jenis bahan umum” (General Material Designation atau GMD), guna memberitahukan bentuk fisik dokumen, namun penyebutannya tidak wajib. C. Daerah Khusus Tidak digunakan untuk monograf/buku, hanya untuk keterangan tentang sistem penomoran bahan kartografi (bahan peta) dan terbitan berseri.

E. Daerah Deskripsi Fisik D. Daerah Terbitan dan Pengedaran Dulu digunakan untuk mencatat penerbit, tetapi sekarang dalam proses penerbitan: distributor, releasing agency suatu film. E. Daerah Deskripsi Fisik Dulu disebut kolasi (daerah untuk mencatat berbagai data tentang fisik dokumen). Daerah ini untuk mencatat berbagai data mengenai bentuk fisik dokumen. Daerah ini dimulai keterangan jumlah, disertai “Specific Material Designation = SMD” atau pernyataan jenis bahan spesifik, yang menerangkan kelompok khusus dokumen.

F. Tingkatan Deskripsi 1. Tingkatan Pertama Judul sebenarnya/pernyataan tanggungjawab pertama.─ Keterangan edisi.─ Data khusus .─ Penerbit pertama, tahun terbit.─ Jumlah.─ Catatan.─ Nomor standar. 2. Tingkatan Kedua Judul sebenarnya [pernyataan jenis bahan umum]= judul paralel: anak judul/pernyataan tanggungjawab pertama, pernyataan bertanggungjawab berikutnya.─ Keterangan edisi.─ Data khusus .─ Tempat terbit pertama, sdb.: Penerbit pertama, tahun terbit.─ Jumlah: data fisik lain; ukuran.─ (Judul sebenarnya seri/pernyataan tanggungjawab seri , ISSN, nomor seri, judul subseri, ISSN seri; nomor dalam seri).─ Catatan.─ Nomor standar. 3. Tingkatan Ketiga Semua unsur yang diperinci dalam aturan dicatat, bila informasinya tersedia, dalam peraturan harus dicantumkan.

G. Alternatif dan Pemilihan Ciri yang sangat penting AACR2 adalah kelenturan (flexibility)/keluwesan yang memungkinkan para kataloger menyesuaikan pada situasi dan kondisi perpustakaannnya, yaitu: “alternativef rules” (aturan alternatif) dan “optional – additios” (pilihan): Aturan alternatif dan pilihan yang harus ditentukan pilihannya sebagai bagian pilihan tersebut harus atau selalu diterapkan atau tidak diterapkan sama sekali. Aturan alternatif dan pilihan yang dapat diputuskan dan diterapkan per kasus.

H. Penentuan Titik Akses Pada Entri Utama Titik akses sebagai tajuk disebut entri utama (main entry). Entri utama adalah entri yang merupakan uraian lengkap katalog dari sebuah buku yang dibuat sebagai dasar bagi pembuatan entri-entri lain. Entri utama biasanya entri pengarang, namun dalam hal tertentu bisa judul (title) atau nama badan korporasi (corporate body). Entri Nama Badan Korporasi dengan ketentuan: Karya disusun/dikeluarkan oleh badan korporasi Karya lembaga resmi, pemerintah, keagamaan Karya dokumen kolektif badan (misalnya: komisi, komite) Karya dokumen kolektif dari kerjasama, konferensi, eksebisi, kegiatan oleh badan korporasi Rekaman suara, film, video yang merupakan karya kolektif Bahan kartografi (bahan peta) dari badan korporasi

Entri judul dengan ketentuan: Nama pengarang tidak jelas atau meragukan Karya kolektif lebih dari 3 (tiga) orang atau karya editorial Karya yang tidak masuk dalam kategori dari nama badan korporasi Diterima sebagai kitab suci agama tertentu

I. Penentuan Titik Akses Pada Entri Tambahan Tajuk entri tambahan adalah tajuk entri yang merupakan tambahan pada tajuk entri dalam suatu katalog. Pembuatan tajuk tambahan diperlukan karena diperkirakan pemakai akan melakukan penelusuran melalui judul, pengarang kedua dan seterusnya, atau tajuk lain. Yang bisa dijadikan tajuk entri tambahan adalah: Nama orang ke-2 dan ke-3, jika suatu karya dikarang oleh 3 orang. Empat orang atau lebih, jika suatu karya dikarang oleh lebih dari 3 orang. Nama Badang Korporasi, jika nama tersebut menonjol Judul suatu karya, jika judul tersebut tidak dijadikan sebagai tajuk utama Judul seri, jika karya-karya seri terpisah dari pengkatalogannya.

J. Tajuk Tajuk adalah kata-kata pertama yang terdapat dalam entri katalog sebagai dasar penyusunan katalog. Tajuk bisa nama pengarang pertama, judul, tajuk karya campuran (karya saduran), nama badan korporasi, dan nama pertemuan. Orang yang terlibat dalam penulisan buku (bukan termasuk kategori pengarang), adalah: penerjemah, editor (penyunting), penulis pendahuluan, pengumpul karangan, dan pemberi kata sambutan

K. Judul Seragam Penggunaan tajuk seragam dimaksudkan agar dalam katalog dapat terkumpul uraian utama karya-karya yang diterbitkan dalam berbagai bahasa atau badan dalam berbagai versi, diberlakukan untuk: karya-karya yang tidak dikenal pengarangnya, kitab suci dan karya peraturan perundang-undangan. Pencantuman judul seragam adalah optional, bukan wajib. Judul seragam ditentukan sebelum judul yang sebenarnya dan ditulis dalam kurung siku.

L. Reference (Rujukan) Nama seseorang atau badan korporasi bisa dikenal dalam bentuk (nama) lain, maka perlu dibuatkan rujukan dari bentuk lain tersebut, misalnya: Jeanne Bourgeois dengan nama samaran: Mistinguett: Bourgeois, Jeanne See Mistinguett Juga untuk subyek yang tidak digunakan kepada istilah yang digunakan.

M. Analisis Analisis Analisis merupakan suatu proses menyiapkan cantuman bibliografi yang mendeskripsikan bagian atau bagian-bagian dari sebuah kesatuan yang luas: Deskripsi bibliografi lengkap Catatan isi Entri tambahan Deskripsi multi level (tingkatan). Tingkat pertama berkas (record) informasi berhubungan dengan bahan (item) secara keseluruhan, tingkat kedua atau mungkin seterusnya berkas informasi berhubungan dengan bagian dari suatu bagian.

Kegiatan Belajar 2: Deskripsi Isi Pengindeksan subjek meliputi: Klasifikasi dokumen berdasarkan subjek (pembentukan kelas berdasarkan subjek). Pembentukan indeks untuk temu kembali.

Skema klasifikasi mempunyai ciri sebagai berikut: A. BAHASA INDEKS Sulistyo-Basuki (1992): istilah yang dipakai adalah Bahasa Dokumenter atau Bahasa Pengindeksan, yaitu bahasa yang sehari-hari dipakai oleh unit informasi untuk memeri (mendeskripsikan) isi dokumen dengan tujuan untuk penyimpanan dan penemuan kembali. Bahasa umum yang modifikasi, sehingga muncul bahasa terkendali, yaitu bahasa indeks (bahasa dokumenter) Skema klasifikasi mempunyai ciri sebagai berikut: Membagi pengetahuan menjadi sejumlah kelas utama Kelas utama dibagi menjadi subkelas (subdivisi) dan dibagi lagi menjadi kelas-kelas Kelas diwakili oleh notasi Notasi bisa terdiri dari angka dan huruf Hubungan antar subjek: dari yang umum ke khusus dan sebaliknya Klasifikasi bisa digunakan untuk menyusun dokumen di rak

Beberapa skema klasifikasi: DDC LC UDC Colon Classification Brown’s Subject Classification Blise Bibliographic Classification Syarat Skema Klasifikasi: Bagan harus sistematis Bagan harus bersifat universal (untuk semua bidang ilmu) Bagan harus flexible (luwes), bisa menampung subjek baru Pembagian kelas logis dan konsisten Bagan hendaklah dengan notasi (kode/lambang) yang mudah diingat Memiliki indeks untuk mempermudah penggunaan bagan Ada badan atau lembaga pengawas perkembangan Skema Klasifikasi

B. DAFTAR TAJUK SUBJEK Sulistyo-Basuki (1992): Tajuk Subjek adalah deskriptor (kata yang digunakan untuk memeri informasi) yang dibentuk dari kata tunggal atau kata majemuk dipilih secara empiris dari teks dokumen dengan tujuan memeri pada tingkat ketepatan yang moderat berbagai subjek yang diliput unit informasi. Satu dokumen bisa memiliki satu atau lebih subjek. Contoh daftar Tajuk Subjek: Sears List of subject Headings Library of Congress Subject headings Daftar Tajuk Subject untuk Perpustakaan Daftar Tajuk Subjek Perustakaan Nasional (DTSPN)

3. Pengindeksan Bahasa Alami PROSES PENGINDEKSAN 1. Pengindeksan Kata Semua kata yang tercantum dalam dokumen (disebut bahasa alami) sebagai dasar pembuatan indeks kecuali stop list atau stop words (misalnya: the, a, an, un, with, or, and). 2. Pengindeksan Konsep Tidak menggunkan bahasa dari dokumen, melainkan konsep yang ada dalam dokumen, dan bisa menggunakan bahasa artifisial yang sesuai. Bahasa artifisial adalah bahasa indeks berstruktur (structured index language) yangi diambil dari daftar istilah indeks yang terawasi yang disebut kosakata terawasi/terkendali (authority list atau controlled language). Dalam ini disebut assignment indexing. 3. Pengindeksan Bahasa Alami KWIC (Keyword in context), kata yang digunakan sebagai kunci terletak di tengah pada kalimat. KWOC (Keyword out of context), kata yang dianggap sebagai kunci dikeluarkan di depan. 4. Bentuk indeks lain

KONSEP SUBJEK Disiplin ilmu apa (bidang pengetahuan) Disiplin Fundamental, misalnya: Ilmu-Ilmu Sosial, Ilmu-Ilmu Terapan.Sub Disiplin, misalnya: ilmu ekonomi, ilmu hukum, ilmu kedokteran 2. Fenomena/benda (wujud obyek kajian: obyek kongkrit dan obyek abstrak), misalnya buku berjudul: Pendidikan anak. Pendidikan merupakan konsep disiplin ilmu, sedangkan anak merupakan fenomena yang menjadi obyek atau sasarannya. 3. Bentuk Subyek (cara subyek disajikan): Bentuk fisik: buku, majalah, koran, CD-ROM, dsb. Bentuk penyajian (pengaturan atau organisasi isi bahan pustaka): menggunakan lambang-lambang, memperhatian tata susunan (abjad, kronologis, sistematik), ditujukan untuk kelompok tertentu (Bahasa Inggris untuk SD) Bentuk intelektual (pembahasan suatu subyek), misalnya Filsafat ilmu, Ilmu menjadi subyek sedangkan filsafat adalah bentuk intelektualnya.

F. DESKRIPSI INDEKS Setelah menentukan subjek sebuah dokumen melalui analisis subjek, kemudian menerjemahkan ke dalam kata-kata atau lambang yang terdapat dalam bahasa indeks (index language). Kegiatan menerjemahkan ini disebut deskripsi indeks. Bahasa indeks adalah bahasa yang terawasi (controlled language), sedangkan hasil dari analisis subjek disebut dengan bahasa alamiah (natural language)

G. LANGKAH-LANGKAH PRA ANALISIS Subjek sebuah dokumen bisa dianalisis melalui: Judul Dafta Isi Daftar Pustaka Kata Pengantar (Preface) atau Pendahuluan (Introduction) Membaca sebagian atau keseluruhan dokumen Menggunakan: bibliografi, katalog, kamus, biografi, ensiklopedi, tinjauan buku Menanyakan ahlinya