PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN Oleh Dina Anggia Marpianta, S.Sos. Biro Umum Sekretariat Daerah Provinsi DKI Jakarta

Dasar Hukum PERATURAN GUBERNUR NOMOR 74 TAHUN 2008 TENTANG PEMBAKUAN PRASARANA DAN SARANA KEARSIPAN

Jenis Sarana Kearsipan Jenis sarana kearsipan yang digunakan dalam pengelolaan kearsipan dinamis a. Sarana Pencatatan b. Sarana Penyimpanan

Sarana Pencatatan Terdiri Atas: Kertas Kartu Kendali Lembar Pengantar Lembar Pengantar Kolektif Lembar Disposisi Kartu Penunjuk Silang Lembar Peminjaman Lembar Teguran.

SARANA PENYIMPANAN TERDIRI ATAS: Map Folder Guide/Penunjuk Tab Kotak Arsip Filling Kabinet Lemari Katalog Rak Arsip Lemari Arsip Lemari Peta.

KERTAS Macam Kertas: Kertas Tulis atau kertas HVS Kertas sekuritas Ukuran : A4 » Produk Administrasi F4 » Produk Hukum (210x297mm) (215x330mm) Warna Putih Gramatur 70-80 gr Macam Kertas: Kertas Tulis atau kertas HVS Kertas sekuritas Kertas cetak atau kertas HVO Kertas Permanen Kertas faksimili Kertas berwarna

1) Penggunaan : untuk mengendalikan surat penting Kartu Kendali 1) Penggunaan : untuk mengendalikan surat penting 2) Bentuk : empat persegi panjang 3) Ukuran : - panjang : 15 cm - lebar : 10 cm 4) Bahan : Kertas NCR 60 gram 5) Warna : - Putih untuk lembar ke 1 (asli) - Hijau Muda untuk tembusan lembar ke-2 - Merah Muda untuk tembusan lembar ke-3 6) Isi : dimuat dalam kolom-kolom sebagai berikut : g) Tanggal Surat a) Nomor Urut h) Nomor Surat b) Kode Klasifikasi i) Lampiran c) Tanggal Masuk/Keluar (M/K) j) Pengolah d) Indeks k) Diteruskan e) Dari/Kepada l) Disimpan f) Perihal / Isi Ringkas m) Keterangan

LEMBAR PENGANTAR 1) Penggunaan : sebagai alat ekspedisi dan sebagai alat bukti penerimaan / pengiriman surat 2) Bentuk : empat persegi panjang 3) Ukuran : 15x10cm 4) Bahan : Kertas HVS 60 gram

5). Warna :. - Putih untuk lembar pengantar yang digunakan antar 5) Warna : - Putih untuk lembar pengantar yang digunakan antar Satminkal dan antar CTU - Kuning untuk lembar pengantar yang digunakan untuk mengantarkan surat kepada Gubernur dan Wakil Gubernur dari ITU/CTU di lingkungan Sekretariat Wilayah/Daerah - Merah untuk lembar pengantar yang digunakan untuk mengantarkan surat rahasia 6) Isi : dimuat dalam kolom-kolom sebagai berikut : a) Indeks b) Nomor Surat c) Asal Surat d) Alamat Surat e) Perihal / Isi Ringkas f) Tanggal Masuk g) Tanggal Surat h) Lampiran i) Pengolah j) Diteruskan k) Disimpan l) Penerima m) Pengirim

Lembar Pengantar Kolektif 1) Penggunaan : untuk mengantar surat dalam jumlah lebih dari satu kepada satu alamat tertentu. 2) Bentuk, ukuran, dan bahan sama dengan lembar pengantar 3) Warna : Putih 4) Isi : a) Tanggal Masuk/Keluar (M/K) b) Dari / Kepada c) Tanggal Surat d) Nomor Surat e) Asal Surat f) Diterima Tanggal dan Jam g) Penerima h) Pengirim

Lembar Disposisi 1) Penggunaan : Untuk Menulis Disposisi Atau Catatan. 2) Bentuk : Empat Persegi Panjang 3) Ukuran : - Panjang : 21 Cm - Lebar : 14 Cm 4) Bahan : Kertas Ncr 60 Gram 5) Warna : Kuning dan Putih 6) Isi : A) Tanggal Masuk B) Indeks C) Kode D) Perihal / Isi Rigkas E) Tanggal Dan Nomor Surat F) Asal Surat G) Instruksi Atau Informasi H) Diteruskan Atau Kepada I) Sesudah Dipergunakan Harap Segera Dikembalikan Kepada

Kartu Penunjuk Silang 1) Penggunaan : untuk melengkapi indeks yang berfungsi untuk menunjukkan tempat penyimpanan arsip. 2) Bentuk, ukuran, dan bahan sama dengan lembar pengantar 3) Warna : Biru Muda 4) Isi : a) Masalah dan kode klasfikasi b) Lihat (versus) c) Tanggal Surat d) Nomor Surat e) Dari / Kepada

Lembar Teguran Penggunaan : untuk memberikan teguran/peringatan kepada Cabang Tata Usaha tentang adanya surat yang sudah habis jangka simpan atau pengolahan atau peminjaman arsip. Bentuk : empat persegi panjang Ukuran : 21,50x16cm Bahan : Kertas HVS 60 gram Warna : Putih

Lembar Teguran Isi : a) Dari (Induk Tata Usaha) b) Kepada (Cabang Tata Usaha) c) Kata-kata peringatan untuk dirimkan surat-surat yang telah habis jangka waktu penyimpanan /pengolahan/ peminjaman d) Daftar surat-surat yang berisi kolom-kolom: - Nomor Urut - Kode - Indeks - Tanggal Surat Masuk/Keluar - Dari / Kepada - Jumlah e) Tanggal Peneguran f) Tanda Tangan dan Nama Terang Penegur.

Lembar Peminjaman PENGGUNAAN : SEBAGAI BUKTI PEMINJAMAN DAN ATAU PENGGANTI ARSIP YANG SEDANG DIPINJAM

Lembar Peminjaman 1) BENTUK : EMPAT PERSEGI PANJANG B) NOMOR KODE C) NOMOR URUT 2) UKURAN : D) TANGGAL PINJAM A) 15 CM X 10 CM E) PERIHAL / MASALAH B) 33 CM X 21,5 CM UNTUK PENGGANTI ARSIP YANG DIPINJAM F) UNIT PEMINJAM G) NAMA PEJABAT PEMINJAM H) TANGGAL KEMBALI 3) BAHAN : KERTAS HVS 60 GRAM I) TEMPAT DAN TANGGAL PEMINJAMAN 4) WARNA : A) PUTIH J) TANDA TANGAN DAN NAMA TERANG PEMINJAM B) MERAH MUDA UNTUK PENGGANTI ARSIP YANG DIPINJAM 5) ISI : A) INDEKS

MAP BERKAS / FOLDER Penggunaan : untuk menempatkan berkas (lembaran-lembaran surat/arsip) sesuai subyek/masalahnya. Bentuk : empat persegi panjang Ukuran : a) 36 cm x 24,5 cm (terlipat/tertutup) b) 36 cm x 49 cm (terbuka) Bahan : Kertas Karton Manila

PENUNJUK (GUIDE) 1) PENGGUNAAN : UNTUK MENUNJUKKAN KUMPULAN SUBYEK/PERMASALAHAN DAN SEKALIGUS PENYEKAT ANTAR BERKAS/FOLDER. 2)BENTUK : EMPAT PERSEGI PANJANG DENGAN TONJOLAN (TAB) 3)UKURAN : A) 15 CM X 10 CM (LPP dan KK) B) 21 CM X 15 CM (LD) 4)WARNA : A) MERAH B) BIRU C) KUNING 5)BAHAN : PLASTIK 6)ISI : SUBYEK / MASALAH

Tab/Caption 1) Penggunaan : untuk mencantumkan kode dan subyek/masalah. 2) Bentuk : empat persegi panjang 3) Ukuran : a) 5 cm x 2 cm b) 5cm x 1,5 cm untuk Tab yang dapat digeser. 4) Bahan : Plastik dan Kertas Karton Manila 5) Isi : Subyek / masalah

Filling Kabinet 1) Penggunaan : untuk menyimpan map berkas/folder yang berisi berkas/arsip. 2) Bentuk : Balok 3) Ukuran : a) 2 laci :- panjang 62 cm - lebar 47 cm - tinggi 70 cm b) 4 laci :- panjang 62 cm 4) Bahan : logam

Kotak Arsip 1) Penggunaan : untuk menyimpan berkas arsip in aktif 2) Bentuk : balok 3) Ukuran : 38 cm x 18 cm x 28 cm 4) Bahan : Karton

RAK ARSIP 1) Penggunaan : untuk menyimpan kotak arsip yang berisi berkas in aktif. 2) Bentuk : Balok dengan beberapa rongga (ruangan) 3) Ukuran : a) 3 rak b) 4 rak c) sesuai kebutuhan 4) Bahan : logam dengan tiang besi siku berlubang.

Lemari Katalog. 1). Penggunaan : untuk menyimpan Kartu Kendali, Lemari Katalog 1) Penggunaan : untuk menyimpan Kartu Kendali, Lembar Pengantar, Lembar Peminjaman, Kartu Penunjuk Silang, dan Lembar Disposisi 2) Bentuk : Balok 3) Ukuran : a) 1 laci : - panjang 62 cm - lebar 56 cm - tinggi 25 cm b) 2 laci : - panjang 62 cm - lebar 56 cm - tinggi 40 cm c) 4 laci : - panjang 62 cm - lebar 56 cm - tinggi 73 cm d) Lemari Katalog Lembar Disposisi : - panjang 56 cm - lebar 45 cm - tinggi 52 cm

Lemari Arsip 1). Penggunaan : untuk menyimpan arsip 2) Lemari Arsip 1) Penggunaan : untuk menyimpan arsip 2) Jenis Bentuk, ukuran, dan bahan sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan teknologi.

Biro Umum-Pusminda 2012