RENCANA KEGIATAN OPERASIONAL (ACTION PLAN) Oleh: Fauzie Rahman Bagian Administrasi Kebijakan Kesehatan Program Studi Kesehatan Masyarakat

Definisi dan Unsur Rencana Kegiatan Operasional (Action Plan) Rencana kegiatan operasional adalah cara spesifik yang akan ditempuh untuk mencapai sasaran kegiatan. Rencana kegiatan ini memiliki bentuk sebagai berikut: Rangkaian sasaran yang lebih spesifik dengan jangka waktu yang lebih pendek. Rangkaian kegiatan yang saling terkait akibat dipilihnya suatu alternatif intervensi. Rencana kegiatan operasional memiliki jangka waktu spesifik, kebutuhan sumber daya yang spesifik dan akontabilitas untuk setiap tahapannya

Secara umum rencana kegiatan operasional mengandung unsur –unsur: Tahapan atau rencana kegiatan spesifik yang harus dilakukan. Adanya orang yang bertanggung jawab agar setiap tahap atau tindakan dapat diselesaikan dengan baik. Jadual untuk menjalankan setiap tahapan atau tindakan Sumber daya yang perlu dialokasikan agar tahapan atau tindakan tersebut dapat diselesaikan dengan baik Adanya mekanisme umpan balik untuk memantau setiap tahapan atau tindakan

Tujuan rencana kegiatan Mengidentifikasi apa yang harus dilakukan Menguji dan membuktikan bahwa: Sasaran dapat tercapai sesuai dengan waktu yang telah dijadualkan Adanya kemampuan untuk mencapai sasaran Sumber daya yang dibutuhkan dapat diperoleh Semua informasi yang diperlukan untuk mencapai sasaran dapat diperoleh Adanya beberapa alternatif yang harus diperhatikan.

Berperan sebagai media komunikasi Hal ini menjadi lebih penting apabila berbagai unit dalam organisasi memiliki peran yang berbeda dalam pencapaian Dapat memotivasi pihak yang berkepentingan dalam pencapaian sasaran

Langkah-langkah Pembuatan Rencana Kegiatan Mengidentifikasi tindakan yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan sebagai berikut: Kegiatan apa yang mendukung pencapaian sasaran organisasi Apa saja masalah atau hambatan yang harus dipecahkan untuk mencapai sasaran tersebut Bagaimana urutan dari kegiatan yang diperlukan untuk memecahkan masalah diatas ? Bagaimana sasaran dapat dijabarkan kedalam waktu, unit, tingkat, fungsi atau lokasi geografis?

Menentukan rangkaian kegiatan yang paling sesuai untuk sasaran Menjabarkan rangkaian kegiatan di atas menjadi beberapa tahapan. Setiap tahapan harus berfokus pada hasil spesifik yang lebih kecil dalam jangka waktu yang lebih pendek untuk unit-unit yang lebih kecil

Untuk setiap tahapan tersebut harus ditentukan: Siapa yang harus bertanggung jawab dan memiliki akuntabilitas untuk mendapatkan hasil yang diharapkan? Kapan dimulai dan berakhirnya setiap tahapan kegiatan ? Berapa banyak waktu dan biaya yang diperlukan ? Bagaimana dan kapan organisasi dapat mengetahui bila terjadi penyimpangan pada rencana kegiatan. Bersama-sama dengan pihak yang berkepentingan menguji dan melakukan validasi rencana kegiatan untuk mendapatkan kesepakatan dan dukungan

Kriteria Rencana Kegiatan Spesific (spesifik) Measurable (terukur) Attainable/achievable (dapat dicapai) Relevant Timely (sesuai waktu)

Rencana yang Efektif Berisi Tujuan yang objektif. Langkah-langkah kegiatannya jelas dan lengkap. Kegiatan dirancang dengan tepat. Waktu memulai dan berakhir ditentukan untuk masing-masing kegiatan. Identifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk masing-masing kegiatan. Identifikasi sumber-sumber kunci (orang lain) untuk mencapai masing-masing kegiatan. Tentukan tempat, bila perlu untuk masing-masing kegiatan sehingga tujuan tercapai

Contoh RAB

1.