Karakter MICE Industry Manajemen MICE / Konvensi -1-

Pengertian-pengertian Meeting Suatu kegiatan sekelompok orang di dalamsuatu organisasi dilaksankan untuk mencapai tujuan kelompok atau organisasi Suatu kegiatan perjalanan yang diselenggarakan oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk para karyawannya/mitra usaha sebagai imbalan penghargaan atas prestasi mereka Incentive Kegiatan berupa pertemuan sekelompok orang (negarawan, usahawan, dsbnya) untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama. Conference Suatu kegiatan menyebar luaskan informasi dan promosi yang ada hubungannya dengan penyelenggaaan konvensi atau yang ada kaitannya dengan pariwisata Exhibition

Sifat Konvensi Konvensi lokal Konvensi daerah Konvensi nasional Pertemuan ini bersifat lokal dan diselenggarakan oleh kelompok kecil yang potensial, mungkin saja bersifat mandiri yang mempunyai organisasi dengan pedoman kerja (AD/ART) Konvensi daerah Konvensi yang diselenggarakan oleh instansi pemerintah daerah atau organisasi swasta daerah yang mandiri dengan pedoman kerja (AD/ART) yang kegiatannya ditujukan untuk memajukan daerah setempat. Konvensi nasional Melibatkan para peserta dan penyelenggara pada skala nasional. Kegiatan ini bisa saja dilakukan oleh pemerintah, atau oleh swasta atau kerjasama kedua belah pihak. Karena cakupannya lebih luas, sehingga jenis konvensi ini memberikan dampak yang lebih besar bagi penyelenggara maupun tempat penyelenggaraannya. Konvensi regional Penyelenggaran konvensi ini didasarkan pada letak geografis, yakni negara-negara bertetangga yang sepakat membentuk wilayah untuk kepentingan bersama, contoh: MEE, ASEAN, ATF (ASean Travel Forum), AHRA, PATA. Konvensi internasional Seperti konvensi regional namun dengan cakupan yang lebih luas / mengglobal, yang meliputi kerjasama antar benua, contoh: WTO, IATA.

Ukuran Konvensi Konvensi ukuran kecil Konvensi ukuran sedang 20-50 peserta Konvensi ukuran sedang 60-200 peserta Konvensi ukuran besar 200-20.000 peserta

Beberapa Istilah dalam Konvensi Delegasi Para peserta perorangan, pemerintah, asosiasi, perusahaan, dari dalam/luar negeri yang turut serta dalam suatu konvensi. Accompanying person Pedamping peserta yang dapat terdiri dari isteri, anak, keluarga atau staf dari peserta konvensi Spouse Isteri-isteri dari para peserta konvensi yang turut serta mendampingi dalam suatu kegiatan konvensi. Exhibitor Sekumpulan orang yang memamerkan hasil kerjanya, baik berupa produk maupun jasa kepada para peserta suatu konvensi dengan tujuan komersial. Supplier Suatu badan hukum, konvensi perorangan, sekelompok orang yang menyediakan sarana wisata konvensi maupun jasa berupa akomodasi, fasilitas, sarana liburan, perjalanan, rekreasi dan souvenir. Host Country Negara yang menjadi tuan rumah suatu konvensi. PCO Usaha jasa konvensi, perjalanan insentif dan pameran yang merupakan usaha dengan kegiatan pokok memberi jasa pelayanan bagi suatu pertemuan sekelompok orang/negarawan, usahawan, cendikiawan dsbnya untuk membahas masalah-masalah yang berkaitan dengan kepentingan bersama.

Beberapa Istilah dalam Konvensi PEO Suatu badan hukum atau perorangan/sekelompok orang yang tugasnya merencanakan, mempersiapkan dan melaksanakan penyelenggaraan suatu pameran secara profesional. Steering Committee Sekelompok orang yang tugasnya memberikan pengarahan suatu kegiatan seperti penyelenggaraan suatu konvensi Sponsor Suatu badan hukum, asosiasi, sekelompok orang atau organisasi, masyarakat afiliasi atau perusahaan, instansi swasta atau pemerintah maupun seorang dermawan perorangan yang mensponsori suatu penyelenggaraan kegiatan-kegiatan. Acara kegiatan sosial yang diberikan kepada peserta konvensi bersama pendamping, berupa pertemuan selamat datang (welcome party), malam kesenian serta acara khusus bagi wanita (ladies progamme) Social event Official event Acara kegaitan resmi yang diberikan kepada peserta konvensi maupun bersama pedampingnya, berupa audiency kepada Kepala Negara atau pejabat pemerintah setempat. Contoh: Pembukaan resmi suatu kegiatan konvensi.

Beberapa Istilah dalam Konvensi Technical visit Acara kegiatan resmi mengunjungi obyek-obyek yang bersifat teknis yang ada sangkut pautnya dengan penyelenggaraan suatu konvensi. Bid (Invitasi) Suatu usaha mengajukan permohonan untuk mengundang diselenggarakannya suatu konvensi di negara pengundang. Bid Document Suatu dokumen yang berisi permohonan resmi untuk pengajuan penyelenggaraan suatu konvensi. Audio Visual Sarana komunikasi berupa film, video atau slides yang digunakan dalam sales promotion campaign untuk memberikan informasi pada yang berkepentingan secara tepat guna dan hasil guna. Decision Maker Pejabat executive yang mempunyai wewenang mengambil suatu keputusan tempat penyelenggaraan suatu konvensi. Pejabat executive tersebut dapat terdiri dari Sales Executive atau Presiden dari perusahaan maupun sekelompok anggota Board of Director, Executive Council dan lain sebagainya.

Beberapa Istilah dalam Konvensi Organizing Committee Sekelompok orang yang menjadi anggota panitia suatu kegiatan dengan tugas merencanakan, mempersiapkan dan menyelenggarakan suatu kegiatan seperti penyelenggaraan suatu konvensi. Pre & Post Coference Tour Acara penyelenggaraan perjalanan wisata khususnya bagi peserta konvensi yang diadakan sebelum dan sesudah konvensi. Peserta Pameran Seseorang/sekelompok orang/perusahaan yang ikut serta memamerkan hasil karyanya yang ada kaitannya dengan penyelenggaraan suatu konvensi.

Organisasi Penyelenggara Panitia Pengarah (Steering Committee/SC) Terdiri dari beberapa orang Memperoleh wewenang pemerintah, organisasi, instansi, asosiasi, dll. Mengarahkan, penasehat, petunjuk bagi panitia pelaksana (OC) agar mencapai tujuan. Panitia Pelaksana (Organizing Committee/OC) Dibentuk oleh panitian pengarah Jumlah disesuaikan dengan besar kecilnya konvensi Biasanya dilengkapi oleh sub-komite sesuai kebutuhan , dll.

Sub Committee OC Sekretariat Penyelenggara Konvensi Fasilitas Memperlancar urusan administrasi, keuangan, komunikasi, dalam pelaksana kegiatan. Penyelenggara Konvensi Melaksanakan tugas bidang berkaitan dengan : Fasilitas Akomodasi Transportasi Darmawisata

Sub Committee OC Penyelenggara Konvensi Keamanan Keuangan Program Bertugas memproduksi, menditribusikan berbagai jenis bahan informasi seperti materi, media promosi, dan lain-lain. Keamanan Keuangan Program Teknis Pameran Protokoler dan Visa

Perkembangan Konvensi di Indonesia Tahun Jumlah Peserta 1985 57.170 1986 60.227 1987 73.175 1988 69.405 1989 73.769 1990 100.350 1991 111.949 1992 119.785 1993 127.195 1994 141.203

Perkembangan Usaha Jasa MICE Indonesia sebagai Daerah Tujuan Wisata Konvensi akan dikembangkan sesuai Dengan UU Pariwisata No.9 Tahun 1990 Sebagai pelaksana UU tersebut telah Dikeluarkan : SK Menteri Parpostel No.108, th.1991 SK Ditjen Pariwisata No.6 th.1992 tentang peraturan Untuk penyelenggaraan usaha MICE

Persyaratan Utama PCO Merupakan Badan Hukum atau Perseroan Terbatas (PT) Mempunyai kantor dengan syarat luas minimum 60 mf dan memiliki fasilitas telekomunikasi. 60 mf Mempunyai staf terlatih/berijasah kursus PCO yang diakui oleh Ditjen Pariwisata. Berpengalaman menyelenggarakan Konvensi Nasional sedikitnya 5 kali dan Konvensi Internasional minimal 2 kali. Modal disetor Rp. 500.000.000,-

Tugas Utama PCO Menyusun perencanaan dan anggaran penyelenggaraan. Mengurus perizinan yang diperlukan. Menyelenggarakan kegiatan sekretariat konferensi. Menyelenggarakan kegiatan konvensi/eksibisi. Menyiapkan/mengatur transportasi dan akomodasi. Menyiapkan tempat penyelenggaraan. Mengkoordinir promosi dan Public Relations (PR). Menyelenggarakan pre dan post-tour.

Tugas Utama PCO