Modul 8 : Perencanaan dan Pengendalian Produksi Kompetensi Pokok Bahasan : Mampu melakukan peramalan produksi dengan beberapa metode peramalan. Mampu melakukan perencanaan produksi berdasarkan hasil peramalan. Mampu melakukan pengawasan dan perencanaan persediaan dengan beberapa metode.

Perencanaan dan Pengawasan Operasi Aktivitas utama dalam system produksi adalah perencanaan dan pengawasan operasi. Sistem produksi adalah suatu aktivitas untuk mengatur penggunaan sumber daya (resources) yang ada dalam proses pembuatan produk/barang atau jasa yang bermanfaat dengan melakukan optimasi terhadap tujuan perusahaan.

Informasi umpan balik hasil untuk pengawasan proses Bahan - TK - Mesin - Fasilitas - Dll. Produk/ Jasa Proses transformasi atau perubahan Informasi umpan balik hasil untuk pengawasan proses

Kegiatan Perencanaan & Pengawasan Operasi al : Peramalan Perkiraan atau estimasi tingkat permintaan suatu produk untuk periode yang akan datang berdasarkan data penjualan masa lampau yang dianalisis dengan cara tertentu. 2. Perencanaan Operasi/produksi Digunakan untuk mengetahui jumlah barang yang harus diproduksi dengan didasarkan pada hasil peramalan dan persediaan yang ada. Merupakan pegangan untuk merancang jadual produksi.

3. Pengawasan dan Perencanaan Persediaan Persediaan : sumber daya menganggur (idle resources) yang menunggu proses lebih lanjut, berupa kegiatan produksi pada system manufaktur, kegiatan pemasaran pada system distribusi atau kegiatan konsumsi pada system rumah tangga. Persediaan digunakan untuk mempermudah atau memperlancar jalannya opersi perusahaan yang dilakukan berturut-turut untuk memproduksi barang untuk dipasarkan pada konsumen.

4. Material Requirement Planning Metode Perencanaan Kebutuhan Material adalah prosedur logis, aturan keputusan dan teknik pencatatan terkomputerisasi yang dirancang untuk menterjemahkan Jadwal Induk Produksi (Master Production Schedule) menjadi kebutuhan bersih (net requirement) material untuk semua item komponen produk. 5. Line Balancing (Keseimbangan Lintasan) Upaya untuk meminimumkan ketidakseimbangan diantara mesin-mesin untuk mendapatkan waktu yang sama di setiap stasiun kerja sesuai dengan kecepatan produksi yang diinginkan.

6. Konsep Just In Time. Memproduksi output yang diperlukan, pada waktu dibutuhkan, dalam jumlah sesuai kebutuhan. Pada setiap tahap proses dalam system produksi. Dengan cara yang paling ekonomis dan efisien.

Peramalan(Forecast) Metode Peramalan 1. Peramalan Subyektif. Menekankan pada keputusan-keputusan hasil diskusi, pendapat pribadi dan institusi. - Metode Delphi. peramalan yang didasarkan pada keputusan bersama dari suatu grup yang terdiri dari para ahli yang berbeda. - Metode Penelitian Pasar : metode ini menganalisa fakta secara sistematis pada bidang yang berhubungan dengan pemasaran. (teknik survei konsumen : kuisioner).

2.Peramalan Obyektif. Prosedur peramalan yang mengikuti aturan- aturan matematis dan statistik. Metode Intrinsik Peramalan yang hanya berdasarkan proyeksi permintaan histories tanpa mempertimbangkan faktor-faktor eksternal yang mungkin mempengaruhi besarnya permintaan. Untuk peramalan jangka pendek, Analisis deret waktu (Time Series) Metode Ekstrinsik Memepertimbangkan faktor-faktor eksternal yang mungkin mempengaruhi besarnya permintaan dimasa datang.

Peramalan jangka panjang, karena dapat menunjukkan hubungan sebab-akibat (disebut metode kausal), Metode Regresi. Regresi Linier Dalam metode regresi linear, pola hubungan antara suatu variabel yang mempengaruhinya dapat dinyatakan dengan suatu garis lurus. Persamaan regresi linear dapat dinyatakan sbb: Y = a + bx a = b = Dengan : Y = Besarnya nilai yang diramal a = Nilai trend pada periode dasar b = Tingkat perkembangan nilai yang diramal x = Unit tahun yang dihitung dari periode dasar

Contoh Data penjualan produk PT “ABC” seperti pada tabel berikut, kemudian perusahaan ingin meramal penjualan pada periode ke 11, 12, 13, 14, 15. Penjualan (Y) Periode (X) X2 XY 45 1 35 2 4 70 30 3 9 90 50 16 200 40 5 25 60 6 36 360 7 49 210 8 64 55 81 494 65 10 100 650  455  55  385  2680

b =. a =. Persamaan garis regresinya adalah : b = a = Persamaan garis regresinya adalah : Y = 33,675 + 2,15 (X) Ramalan ke 11 Y = 33,675 + 2,15 (11) = 57,325 Ramalan ke 12 Y = 33,675 + 2,15 (12) = 59,325 Ramalan ke 13 Y = 33,675 + 2,15 (13) = 61,325 Ramalan ke 14 Y = 33,675 + 2,15 (14) = 63,475 Ramalan ke 15 Y = 33,675 + 2,15 (15) = 65,925 Rata-rata Bergerak Tunggal Tujuan utama dari penggunaan metode rata-rata bergerak adalah untuk menghilangkan atau mengurangi acakan (randomness) dalam deret waktu.

Rumus yang digunakan :. F(t+1) =. F(t+2) =. F(t+3) =. dst. Dengan : Rumus yang digunakan : F(t+1) = F(t+2) = F(t+3) = dst. Dengan : F(t+i)= Peramalan pada periode t+1 Xi = Nilai aktual t = Periode rata-rata bergerak

Contoh : Bulan Data Rata-rata bergerak Tiga bulanan Lima bulanan 1 386 2 340 3 390 4 368 372 5 425 366 6 440 394,3 381,8 7 410 411 392,6 8 466 406,6 9 330 438,7 421,8 10 350 402 414,2 11 375 382 399,2 12 380 351,7 386,2

PERENCANAAN OPERASI / PRODUKSI Digunakan untuk mengetahui jumlah barang/produk yang harus diproduksi dengan didasarkan pada hasil peramalan dan persediaan yang ada, juga merupakan pegangan untuk merancang jadual produksi. Fungsi lain : - Menjamin rencana penjualan dan rencana produksi konsisten terhadap rencana strategi perusahaan. - Menjamin kemampuan produksi konsisten terhadap rencana produksi. - Sebagai alat monitor hasil produksi aktual terhadap rencana produksi. - Mengatur persediaan produk jadi untuk mencapai target produksi dan rencana produksi. - Mengarahkan penyusunan dan pelaksanaan jadual induk produksi.

Untuk melakukan perencanaan produksi dapat dilakukan dengan beberapa strategi : Dengan mengendalikan persediaan, (dilakukan pada saat kapasitas produksi dibawah permintaan dan digunakan pada saat diatas kapasitas produksi) Dengan mengendaliakan jumlah tenaga kerja sesuai dengan laju produksi yang diinginkan. Mengadakan subkontrak untuk menaikan kapasitas pada saat perusahaan dalam keadaan sibuk. Mempengaruhi permintaan (potongan harga, pemberian hadiah, layanan-layanan khusus). Perencanaan Operasi dapat diklasifikasikan menjadi dua metode yaitu :

1. Metode Kualitatif : Rasio persediaan, konsensus manajemen, grafik dll. 2. Metode Kuantitattif : Heuristik, model matematik, simulasi dll. Contoh : Data dari hasil peramalan : Bulan Peramalan Komulatif 1 103 2 117 220 3 115 335 4 121 456 5 123 579 6 109 688 7 89 777 8 74 851 9 71 922 10 73 995 11 81 1.076 12 98 1.174

Berdasarkan hasil peramalan maka dapat dilakukan rencana produksi untuk 12 periode. Dimisalkan pada rencana 1 tingkat produksi adalah 70 unit/ bln dengan menganggap persediaan awal adalah 340 unit. Pada rencana 2 tingkat produksi 120 unit/bln untuk 6 bulan pertama dan 60 unit/bln untuk 6 bulan terakhir, dengan persediaan awal 100 unit, sehingga hasil akhir persediaan seperti pada table berikut :

Tabel Rencana Produksi Bln Perama lan Komu latif Rencana Produksi 1 Rencana Produksi 2 Persediaan Awal Produksi Persediaan Akhir Persedia an Awal 1 103 340 70 307 100 120 117 2 220 260 3 115 335 215 125 4 121 456 164 124 5 123 579 111 6 109 688 72 132 7 89 777 53 60 8 74 851 49 9 71 922 48 78 10 73 995 45 65 11 81 1.076 34 44 12 98 1.174

PENGAWASAN DAN PERENCANAAN PERSEDIAAN Dari dua rencana produksi tersebut akan dipilih salah satu dari rencana yang ada dengan mempertimbangkan biaya yang terjadi, yaitu biaya terkecil yang akan digunakan sebagai rencana produksi. PENGAWASAN DAN PERENCANAAN PERSEDIAAN Fungsi utama persediaan yaitu : - Sebagai penyangga, penghubung antar proses produksi dan distribusi untuk memperoleh efisiensi. - Sebagai stabilitor harga terhadap fluktuasi permintaan.

Masalah umum persediaan dalam suatu system dapat dibedakan menjadi dua, yaitu masalah kuantitatif dan masalah kualitatif. 1. Masalah kuantitatif : semua hal yang berhubungan dengan penentuan kebijakan persediaan al: - Berapa banyak jumlah barang yang akan dipesan. - Kapan pemesanan barang harus dilakukan. - Berapa jumlah persediaan pengaman. - Metode pengendalian persediaan mana yang paling tepat. Masalah kualitatif : Semua hal yang berhubungan dg system pengoperasian persediaan al: - Jenis bahan/barang apa yang masih ada - Dimana barang tersebut ditempatkan - Berapa banyak barang dalam proses pemesanan - Siapa saja yang ditunjuk sebagai pemasok, dsb.

Komponen biaya dlm rangka penentuan persediaan 1. Biaya pembelian (Purchasing Cost = c - Biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang persediaan. - Besarnya biaya tergantung dari jumlah barang yang dibeli dari harga satuan. 2. Biaya pengadaan (Procurement Cost) Biaya pengadaan dibedakan atas 2 jenis yaitu : - Biaya pemesanan (Ordering Cost = k) Semua pengeluaran yang timbul untuk mendatangkan barang dari luar. - Biaya penentuan pemasok, administrasi pesanan, pengiriman pesanan, pengangkutan, penerimaan dsb.

Biaya persiapan (Setup Cost = k) - Semua pengeluaran yang timbul dalam mempersiap- kan produksi suatu barang. - Biaya menyusun peralatan produksi, menyetel mesin, persiapan gambar kerja dsb. Biaya penyimpanan (Holding Cost = h) Semua pengeluaran yang timbul akibat menyimpan barang, meliputi : Biaya modal Biaya gudang Biaya asuransi Biaya administrasi Biaya kadaluarsa Biaya kerusakan dan penyusutan

4. Biaya kekurangan persediaan/kehabisan stock (Shortage Cost = p) Biaya yang timbul sebagai akibat terjadinya persediaan lebih kecil dari jumlah yang diperlukan. Metode Pengendalian Persediaan Metode Tradisional Metode perencanaan kebutuhan material (MRP) Metode Kanban Metode Pengendalian Persediaan Tradisional/EOQ Dalam metode ini pada dasarnya mencari jawaban optimal dalam menentukan : - Jumlah ukuran pemesanan ekonomis (EOQ) - Titik pemesanan kembali (RO) - Jumlah cadangan pengaman yang diperlukan (SS)

Model EOQ didasarkan pada asumsi-asumsi sbb : Hanya satu item barang (produk) yang diperhitungkan Kebutuhan (permintaan) setiap periode diketahui Barang yang dipesan diasumsikan dapat segera tersedia Waktu ancang-ancang (lead time) bersifat konstan Setiap pesanan dikirim dan langsung digunakan Tidak ada pesanan ulang (back order) Tidak ada diskon Tujuan model ini adalah menentukan jumlah ekonomis setiap kali pemesanan (EOQ) sehingga total biaya persediaan minimal.

Biaya Total Persediaan = Ordering cost + Holding cost + Purchasing cost. Parameter yang dipakai adalah : D : jumlah kebutuhan barang selama satu periode k : ordering cost sekali pesan h : holding cost persatuan nilai persediaan persatuan waktu c : purchasing cost persatuan nilai persediaan t : waktu antara satu pesanan ke pesanan berikutnya

Model Persediaan EOQ Titik saat pemesanan diterima (order point) Tingkat Persediaan (Q) Rata-rata persediaan = Q/2 Waktu ( t ) t = Q/D Biaya Total Persediaan = Ordering cost + Holding cost + Purchasing cost.

a). Biaya pesan = k : biaya pesan setiap kali pesan D : permintaan per periode Q : jumlah pemesanan optimal b). Biaya simpan = h : biaya simpan per unit per periode Q : jumlah pemesanan optimal c). Biaya pembelian = c Rumus persediaan model Q (EOQ) adalah sbb : Q (EOQ) =

to (waktu antar pemesanan optimal) diperoleh : t o = Contoh : Permintaan harian suatu jenis barang diperkirakan 100 unit, Biaya pemesanan diketahui Rp 100,- setiap kali pesan. Biaya penyimpanan harian setiap unit persediaan Rp 0,02,- tentukan jumlah pemesanan yang ekonomis dan waktu antar pemesanan yang optimal. Diketahui : D = 100 unit/hari k = Rp 100,-/pesan h = Rp 0,02,-/unit/hari

Jumlah pemesanan ekonomis : EOQ = Waktu antar pemesanan : to =

terima kasih