Mailmerge PPh Pasal 21 Oleh: LM Formasi

System Requirement Windows XP atau Vista; Office 2003 dan 2007; Office 2000 dan sebelumnya tidak compatible No  Open Office; No  Linux LM Formasi

Apa itu Mail Merge? Mail Merge = menggabungkan surat; Satu dokumen standar yang di dalamnya dapat berisi rincian (seperti: nama, alamat, dll) yang dapat berubah masing-masing; Rincian yang akan digabungkan ke dalam main document word biasanya berasal dari file external, seperti MS Excell. Menggabungkan data yang ada dalam MS Excell ke dalam dokumen MS Word. LM Formasi

Apa Gunanya Mail merge? Jika Anda ingin membuat Surat Undangan—satu template yang sama—yang akan dicetak untuk banyak orang. Tidak perlu Anda mengetik satu per satu nama orang-orang yang akan Anda undang. Jika sudah punya daftar nama orang yang akan diundang di MS Excell, Anda tinggal memanfaatkan fasilitas mail merge yang ada di MS Word. LM Formasi

Aplikasi Mailmerge Pembuatan surat; Pembuatan dokumen: Invoice; Slip Gaji; Bukti potong pajak; dll Templatenya sama, namun datanya berbeda LM Formasi

Bagaimana Cara Membuat Mailmerge? Siapkan satu template di MS Word: Surat, dokumen, invoice, bukti potong, yang sudah standar; Siapkan data-data dalam MS Excell yang berisi informasi sesuai dengan template yang telah dibuat dalam MS Excell; Pastikan bahwa data excell berada dalam single table, sehingga akan mudah dibaca pada saat proses mail merge. Lakukan penggabungan data dengan menggunakan fasilitas mail merge di MS Word. LM Formasi

Mengaktifkan Mailmerge Toolbar Office 2007 Klik mailing Office 2003 Klik tool  letter and mailing  mailmerge LM Formasi

Mengenali Toolbar Mailmerge Firs record Last record Previous record Next record View merge data: untuk menampilkan data yang telah di-mail merge Merge to new document Insert merge field: untuk memasukkan data header ke dalam mail merge Merge to Printer Mailmerge recipient: Untuk memfilter data yang akan di mail merge Open data source: untuk mencari sumber data yang akan digunakan LM Formasi

Langkah Melakukan Mail Merge Posisi di MS Word; Klik open data source pada toolbar mail merge; Cari data File External yang menjadi source (excell) yang akan digunakan untuk melakukan mail merge; LM Formasi

Cari file data source yang akan di mail merge di tempat Anda menyimpan datanya, kemudian sorot dan klik open LM Formasi

Next Step Pilih sheet yang menjadi data source LM Formasi

Next Step Klik OK Catatan: Mail merge recipient digunakan untuk mem-filter data source yang akan di mail merge LM Formasi

Next Step Toolbar mail merge akan aktif. Lalu klik insert merge field Letakkan cursor di depan judul yang sesuai dengan data yang akan di merge: Contoh: No  letakkan cursor di depan nama, kemudian sorot/blok “No” dan klik insert LM Formasi

Next Step Klik view merge data Tombol record Klik view merge data Klik tanda record untuk melihat perubahan data yang telah di mail merge. LM Formasi

Merge to New Document Untuk membuat dokumen baru yang berisi data sejumlah halaman record; Caranya: Klik merge to new document, pilih: all record (untuk menampilkan semua record dalam satu file dokumen; Current record (untuk menampilkan hanya record yang saat itu tengah ditampilkan); From … to … (untuk menampilkan record sesuai dengan pilihan (dari … sampai …) Bisa langsung di cetak dari menu printer LM Formasi

Pencetakan Caranya: Klik merge to printer, pilih: all record (untuk mencetak semua record dalam satu file dokumen; Current record (untuk mencetak hanya record yang saat itu tengah ditampilkan); From … to … (untuk mencetak record sesuai dengan pilihan (dari … sampai …) Klik ok dan akan langsung keluar menu printer. LM Formasi

Pilih data source  selanjutnya seperti langkah sebelumnya 1 2 3 2 3 1 Pilih data source  selanjutnya seperti langkah sebelumnya Insert merge field seperti langkah sebelumnya LM Formasi

Untuk menampilkan data yang telah di mail merge Tombol record LM Formasi

Merge to New Document dan Merge to Printer LM Formasi

LM Formasi

LM Formasi

Sekali Lagi, Mengingatkan Mailmerge Langkah langkah Menjalankan Mailmerge: Yakinkan masing-masing Operating System: Regional Setting English US (pembatas koma), atau XP RS Indonesia (pembatas titik) Copy seluruh file ke C:/My Document atau drive/Folder lainnya Hilangkan “read only” Turunkan security warning LM Formasi

Sekali Lagi, Mengingatkan Mailmerge Untuk XP English US guna menimbulkan koma (,) di belakang angka ribuan: Klik ABC String, blok angka dimaksud (warna abu-abu, klik kanan, cari “toogle field code” dan enter. Akan tampil “Mergefield A1” Kemudian tambahkan “ \# #,##,0” (dibaca “spasi \ # spasi #,##,0) Untuk XP Indonesia guna menimbulkan titik (.) di belakang angka ribuan: Idem langkah di atas, dan tambahkan “\# #.##.0” (dibaca “spasi \ # spasi #.##.0) LM Formasi

Mengubah Format Tanggal “{Mergefiled Awal \@ “dd - MMM - YYYY”}” dibaca “{Mergefiled Awal \@ “dd spasi - spasi MMM spasi - spasi YYYY”}” LM Formasi

Sekali Lagi, Mengingatkan Mailmerge Hidupkan iteration Tools, Option, Calculation, Aktifkan Iteration Insert mergefield: Untuk OS 98 langsung dari toolbar “Merge field” Untuk OS XP, dengan Tools, Letter and Mailing, Klik Mailmerge (6 langkah) dan jangan lupa klik Show Mailmerge Toolbar Untuk menampilkan rumus link atau hasil angka/alamat sel, maka tekan ABC string “<<ABC>>” Untuk Office 2007  lihat menu mailing dan preview result. Untuk print/save ke new document: Merge to printer atau merge to new document LM Formasi