RATRI WIJAYANTI ANINDITA Menerapkan Manajemen Mutu Fungsional ISO 9001 pada Sistem Usaha Kecil dan Menengah

PENDAHULUAN ISO 9001 adalah standar internasional yang menentukan persyaratan dasar untuk SMM (Sistem Manajemen Mutu). Untuk memenuhi persyaratan peraturan dan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, standar tersebut berfokus pada : SMM secara umum Pengelolaan tanggung jawab Manajemen suber daya Realisasi produk Pengukuran, analisis, dan perbaikan

LANJUTAN… Menurut persyaratan ISO 9001, organisasi harus mengembangkan enam prosedur yang harus didokumentasikan : Kontrol dokumen (2) Pengendalian catatan mutu (3) Audit internal (4) Kontrol dari ketidaksesuaian (5) Tindakan perbaikan (6) Pencegahan

CONTOH PENERAPAN UKM DI AMERIKA Skema Amerika awal dalam hal keberadaan dan fungsi SMM ISO 9001

PROSES PELAKSANAAN Tidak ada indikasi keberadaan dan fungsi dari SMM, yaitu tidak ada dokumentasi dan tidak ada proses di tempat untuk membantu memastikan kualitas produk. Relatif sedikit perusahaan akan menemukan diri mereka dalam situasi ini. Banyak UKM menunjukkan struktur organik ditandai oleh tidak adanya standardisasi dan prevalensi hubungan kerja yang longgar dan informal. UKM yang beroperasi di negara ini lebih cenderung mengandalkan orang daripada sistem. UKM di negara ini telah mendokumentasikan proses dan prosedur pada beberapa derajat. Namun, dokumen umumnya tidak diikuti dan tidak selalu mencerminkan yang cara sebenarnya dimana organisasi melaksanakan kegiatan operasional dan manajemen.

MENGUBAH SMM AWAL MENJADI YANG DIINGINKAN NEGARA Karakteristik unik dari masing-masing UKM akan mempengaruhi proses implementasi dan cara yang berbeda. Setelah menentukan keadaan awalnya, organisasi harus merumuskan pendekatan implementasi yang unik yang akan bawa ke negara ideal. Kebutuhan untuk bereaksi dengan cepat dapat membantu menciptakan sebuah budaya di beberapa UKM yang membangun proses dan prosedur yang jelas. Hal pertama yang perlu dilakukan adalah membantu manajemen puncak memahami pentingnya memiliki fungsi penuh. Setelah itu dicapai, pelatihan harus disediakan untuk meningkatkan kesadaran organisasi dan untuk memfasilitasi pengembangan yang diperlukan. Serta pemilihan wakil manajemen yang kompeten untuk berkomunikasi dan terus memperkuat visi ke seluruh organisasi. Mendokumentasikan proses terkini yang informal dilakukan atau memulai realisasi proses yang sebelumnya. Untuk menerapkan ISO 9001:2008 QMS yang akan membantu peningkatan organisasi dalam hal kepuasan pelanggan dan perbaikan secara terus menerus.

Transisi dari negara awal untuk negara ideal Merumuskan arah pendekatan implementasi

KUNCI PENERAPAN ISO 9001 DI UKM Ada banyak isu yang harus ditangani dalam menggerakkan SMM dari keadaan awal ke yang diinginkan negara. Tiga isu yang memerlukan perhatian khusus adalah Pertimbangan SMM sebagai fungsi paralel Manfaat nyata dari SMM lebih mungkin dialami jika SMM diimplementasikan langsung ke dalam struktur inti dari organisasi. UKM harus berhati-hati terhadap SMM yang dijalankan secara terpisah dengan sistem lainnya. Hal ini mungkin adanya batas-batas departemen di beberapa UKM atau penekanan yang berlebihan pada inti kegiatan. UKM cenderung untuk memusatkan perhatian mereka pada kegiatan rutin yang diperlukan (seperti penjualan, pengiriman produksi, dll) daripada kegiatan bertujuan untuk meningkatkan proses atau sistem. Pelatihan Dalam UKM, pelatihan dan pengembangan staf lebih cenderung ad hoc dan skala kecil karena tidak adanya anggaran pelatihan khusus. Untuk mencegah masalah yang timbul dari kurangnya pendidikan dan pelatihan, dua hal harus dilakukan: Pendidikan Manajemen Puncak Pendidikan dan Pelatihan Karyawan (3) Audit Sebuah SMM tidak akan menghasilkan hasil yang diharapkan kecuali sepenuhnya fungsional. Sementara audit itu harus memverifikasi keberadaan yang diperlukan dokumentasi, juga harus fokus pada fungsi dari SMM.

KESIMPULAN Berbagai macam metodologi dan teknik telah digunakan untuk menerapkan ISO 9001. Namun, keberhasilan implementasi ISO 9001 pada UKM sulit dipahami. Salah satu kunci alasan adalah banyak UKM mengabaikan kompleksitas proses pelaksanaan dan perubahan organisasi yang diperlukan untuk memastikan SMM berfungsi penuh. Sebuah SMM berfungsi penuh mengarah ke peningkatan kepuasan pelanggan dan peningkatan terus menerus. Untuk mengembangkan dan menerapkan ISO 9001, SMM berfungsi penuh adalah penting bahwa UKM dengan benar mengidentifikasi keadaan awal SMM dan jalan itu akan ikuti untuk mencapai keadaan yang diinginkan. Identifikasi eksplisit dari keadaan awal membantu para manajer dalam UKM untuk memahami proses penerapan ISO 9001. Hal ini akan membantu UKM untuk mencegah kegagalan dalam organisasi mereka.

SEKIAN TERIMA KASIH