Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada Yogyakarta 2014 SPMI M6 DOKUMEN MUTU Kantor Jaminan Mutu Universitas Gadjah Mada Yogyakarta 2014

POKOK BAHASAN Struktur Dokumen Mutu Pengendalian Dokumen

Struktur Dokumen Mutu (Dokumen Sistem) KEBIJAKAN Visi, misi, sasaran, strategi, kebijakan sistem penjaminan mutu, kegiatan utama organisasi Panduan Mutu Aras 1 (Organisasi) BAGAIMANA? (Langkah kerja apa, bagaimana, mengapa, kapan, di mana?) Hubungan antar departemen. Aras 2 (Departemen) PM (Prosedur Mutu) Aras 3 (Unit Kerja) RINCI (Langkah kerja rinci, deskripsi tugas setiap individu/kelompok) Referensi tempat kerja, standar, spesifikasi IK (Instruksi Kerja)/ DP (Dokumen Pendukung)/ FO (Formulir) / Rekaman

Dokumen mutu terdiri dari: Panduan Mutu Prosedur Mutu Instruksi Kerja Formulir Dokumen Pendukung

a. PANDUAN Mutu

PANDUAN MUTU Adalah dokumen tingkat pertama dari struktur dokumentasi sistem yang menjabarkan kebijakan utama, struktur organisasi, tupoksi, dan sasaran organisasi.

Diskripsi Panduan Mutu Berisi Kebijakan Sistem Penjaminan Mutu organisasi yang dijabarkan dalam prosedur mutu untuk mencapai sasaran yang ditetapkan Bersifat unik untuk setiap organisasi Setiap bab perlu ada penomoran sendiri, untuk kepentingan pengendalian dokumen Panduan Mutu merupakan perincian teknis dari dokumen akademik

Isi Dokumen Panduan Mutu (ISO 9001:2008) Profil dan sejarah organisasi Cakupan/lingkup penerapan Sistem Mutu Acuan/ referensi Deskripsi Sistem Mutu Proses/ Kegiatan Utama Organisasi Tujuan, Kebijakan dan Sasaran Mutu Organisasi Struktur Organisasi Tanggungjawab dan Wewenang Personel Komitmen Pimpinan Referensi Silang (hubungan antara Manual Mutu dengan Prosedur Mutu) * Hijau  komponen utama

Contoh PANDUAN mutu (lihat contoh Dokumen kebijakan mutu)

B. Prosedur mutu (PM)

PROSEDUR MUTU merupakan dokumen tingkat kedua yang berisi urutan suatu proses secara kronologis yang melibatkan fungsi-fungsi dalam organisasi.

Deskripsi Prosedur Mutu Organisasi menetapkan bentuk atau format Prosedur Mutu sesuai dengan kebutuhan dan didokumentasikan Dokumen dapat berbentuk cetakan atau media elektronik Narasi, bagan alir, atau gabungan keduanya Prosedur mutu harus jelas, menjawab 4 W dan 1 H Prosedur berisi tahapan utama suatu kegiatan

Isi Prosedur Mutu Tujuan Lingkup Referensi Istilah dan Definisi Tanggungjawab dan Wewenang Rincian Kegiatan Kriteria keberhasilan Lampiran / Formulir Terkait

Isi Prosedur Mutu Tujuan Merupakan pernyataan singkat yang menerangkan mengapa prosedur dibuat dan apa yang harus dicapai. Lingkup Menguraikan lingkup penerapan prosedur mutu Referensi Berisi daftar dokumen yang digunakan sebagai dasar penyusunan dan implementasi prosedur

Isi Prosedur Mutu Istilah dan Definisi Menguraikan istilah/ terminologi yang digunakan dalam prosedur, atau persyaratan-persyaratan dalam menjalankan prosedur, Tanggungjawab dan Wewenang Fungsi organisasi/ orang yang bertanggung jawab dalam setiap rincian kegiatan diuraikan tanggungjawab dan wewenangnya

Isi Prosedur Mutu Rincian Kegiatan Tingkat rincian dapat berbeda tergantung pada kerumitan kegiatan, metode yang digunakan, ketrampilan dan latihan yang perlu untuk pelaksanaan kegiatan. Rincian kegiatan harus mempertimbangkan: Kebutuhan organisasi, pelanggan dan subkontraktor. Deskripsi proses sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan.

Hal yang akan dikerjakan, oleh siapa, oleh bagian mana organisasi, mengapa, kapan, dimana, dan bagaimana. Deskripsi kendali proses dan kendali kegiatan yang telah diidentifikasi. Sumber daya yang perlu untuk pelaksanaan kegiatan (personalia, pelatihan, perlengkapan dan bahan). Dokumentasi yang tepat sehubungan dengan kegiatan yang dikehendaki. Masukan dan keluaran proses.

Isi Prosedur Mutu Kriteria Keberhasilan Suatu uraian mengenai ukuran secara kuantitatif maupun kualitatif keberhasilan pelaksanaan prosedur dikaitkan dengan tujuan prosedur itu sendiri. Lampiran / Formulir Terkait Berisi daftar formulir yang digunakan dalam menjalankan prosedur mutu.

Contoh PROSEDUR mutu (lihat contoh Dokumen: PROSEDUR PENETAPAN DPA )

C. Instruksi kerja (ik)

INSTRUKSI KERJA Merupakan dokumen tingkat ketiga dari struktur dokumentasi sistem mutu yang menjabarkan aktivitas detail/teknis untuk mendukung dan memperjelas pelaksanaan prosedur mutu dari satu fungsi organisasi

Deskripsi Instruksi Kerja Tingkat kerincian tergantung: personalia organisasi kerumitan pekerjaan metode yang digunakan latihan yang telah diadakan ketrampilan dan kualifikasi dari personalia Berupa: narasi, diagram alir, gambar, foto, sampel material, atau kombinasinya IK harus ada terutama untuk kegiatan yang bersifat kritis

Isi Instruksi Kerja Tujuan Lingkup Penanggungjawab Pelaksanaan Peralatan dan Bahan (jika dipersyaratkan) Tahapan dan Target Formulir Terkait

Contoh INSTRUKSI KERJA (lihat contoh Dokumen: INSTRUKSI KERJA REKRUTMEN KO-ASS PRAKTIKUM)

d. DOKUMEN PENDUKUNG (DP)

Deskripsi Dokumen Pendukung Digunakan sebagai acuan dalam Sistem Manajemen Mutu Merupakan dokumen di luar dokumen MM, PM, maupun IK Tidak mempunyai format baku Contoh: dokumen akademik, SK, peraturan perundangan

E. Formulir (fo)

FORMULIR merupakan media untuk mencatat hasil proses dan digunakan sebagai bukti diterapkannya sistem manajemen mutu formulir yang telah diisi  rekaman

Deskripsi Formulir Formulir selalu terkait dengan PM atau IK, sehingga penomorannya harus merujuk ke PM atau IK yang terkait. Format formulir tidak ada yang baku, disesuaikan dengan kebutuhan PM atau IK yang terkait.

Contoh FORMULIR (lihat contoh Dokumen: FORMULIR TEMUAN AUDIT)

PENGENDALIAN DOKUMEN Dokumen MM, PM, dan IK harus dikendalikan SETIAP dokumen HARUS jelas tentang: Fungsi yang menerbitkan dokumen Fungsi yang mengkaji penerbitan dokumen Fungsi yang mengesahkan dokumen Nomor terbitan dokumen (Penomoran dokumen harus dapat mencerminkan unit kerja) Nomor revisi dokumen Tanggal penerbitan dokumen

Pengendalian Dokumen Status distribusi dokumen : DIKENDALIKAN  setiap perubahan isi dokumen harus disampaikan kepada seluruh fungsi yang terdaftar dalam distribusi dokumen TIDAK DIKENDALIKAN  setiap perubahan isi dokumen tidak harus disampaikan kepada seluruh fungsi Perubahan dokumen harus dicatat Dokumen kedaluarsa (tidak berlaku lagi) harus dijamin tidak digunakan lagi dan tidak berada di unit kerja

Pengendalian Dokumen Pengendalian Formulir : format Formulir tidak mengharuskan ada verifikasi (tanda tangan) pejabat yang berwewenang, sehingga tidak ada: Fungsi yang menerbitkan dokumen Fungsi yang mengkaji penerbitan dokumen Fungsi yang mengesahkan dokumen

Continuous Quality Improvement Mutu, Mutu, Mutu GinÖng Prati Dino Continuous Quality Improvement TERIMA KASIH