Etika menerima Tamu dan Bertelepon Materi kuliah dapat didownload di : http://tugasku2014.wordpress.com/

Yang perlu diperhatikan dalam penerimaan tamu Penerimaan tamu : sopan, ramah, bijaksana dan cerdas, mengetahui tentang struktur organisasi kantor serta hal-hal pokok tentang kantor tempat ia bekerja Catat identitas tamu : untuk mengetahui maksud/tujuan serta kemungkinan adanya keinginan terselubung dai tamu

Pelayanan terhadap tamu Memberi salam dengan ramah Menanyakan keperluan Mempersilakan mengisi buku tamu Menjaga diri dalam berbicara Memberi informasi dan mengarahkan tamu Bila pimpinan berhalangan menemui, berikan alasan yang jelas dan jangan menyinggung tamu Beri pelayanan yang baik : bila terpaksa harus menunggu buatlah nyaman. Misal : ada tv, bacaan, dll

Macam-macam tamu Tamu dengan perjanjian Tamu tanpa perjanjian Tamu yang merupakan teman pimpinan Tamu dari relasi/ rutin

KEAHLIAN BERTELEPON

SASARAN UTAMA PEMBELAJARAN Pada akhir pelatihan, peserta akan dapat melakukan komunikasi melalui telepon dengan percaya diri, bersahabat dan efisien. SASARAN PENDUKUNG PEMBELAJARAN Untuk mendukung pencapaian sasaran utama di atas, peserta diharapkan akan dapat: Membentuk kesan positif bagi perusahaan Menggunakan teknik telepon yang benar untuk hasil terbaik Memakai bahasa yang sesuai selama percakapan telepon Mengatasi telepon yang sulit dan menangani tingkat stress saat bertelepon

TELEPON ADALAH JENDELA PERUSAHAAN Meski berbagai bentuk teknologi komunikasi telah berkembang pesat, telepon masih merupakan cara berhubungan yang utama dari perusahaan dengan penelepon. Telepon menjadi jendela perusahaan yang terbuka lebar dimana penelepon dapat dengan mudah melihat dan memberikan penilaian atas diri kita.

KESANTUNAN SAAT BERTELEPON Selalu ramah, langsung dan berbicara dengan jelas Jangan makan dan/atau minum saat melakukan percakapan Usahakan agar tidak terdengar suara latar yang mengganggu Jangan bersikap terlalu akrab Jangan berteriak atau berbicara dengan orang lain saat bertelepon Selalu sediakan pen dan kertas di samping telepon

TERSENYUMLAH MELALUI SUARA ANDA Komunikasi melalui telepon mengandalkan kualitas suara karena kita tidak dapat menggunakan bahasa tubuh secara optimal. penelepon membentuk gambaran mental tentang diri Anda melalui kualitas suara yang didengarnya. Kendalikan suara Anda Volume : Suara Anda harus terdengar Kejernihan : Ucapkan kata-kata dengan benar Kecepatan : Hindari bicara terlalu cepat atau lambat Tinggi : Hindari suara yang melengking Modulasi : Ragam suara membangun minat dan semangat

PADA DERINGAN KETIGA Banyak perusahaan di dunia memberlakukan kebijakan untuk menerima telepon masuk selambatnya pada bunyi dering ketiga. Kegagalan untuk menerima telepon masuk dengan cepat dapat menggagalkan transaksi usaha yang mungkin terjadi. Apabila Anda sedang berada bukan di meja kerja sendiri, hampiri meja rekan terdekat begitu mendengar telepon di meja Anda berdering, selama hal tersebut dibenarkan dalam aturan perusahaan

SAPAAN PEMBUKA = JABAT TANGAN Bersiaplah, bersihkan tenggorokan Anda, tersenyum dan berbicaralah dengan riang. Untuk telepon masuk dari penelepon eksternal: “Selamat pagi/siang/malam (menyambut hari) … LPK Yogyakarta(memperkenalkan perusahaan) … dengan Ganesha (memperkenalkan diri) … ada yang bisa saya bantu?” (menawarkan bantuan) Untuk telepon masuk dari penelepon internal: “Selamat pagi/siang/malam (menyambut hari) … Kantin (mengidentifikasi bagian) … dengan Ganesha (memperkenalkan diri) … ada yang bisa saya bantu?” (menampilkan sikap ingin membantu)

… Untuk melakukan panggilan ke penelepon “Selamat pagi/siang/malam (menyambut hari) … saya Ganesha (memperkenalkan diri) dari LPK Yogyakarta(memperkenalkan perusahaan) … saya ingin … (mengidentifikasikan tujuan)?”

SIMAK PEMBICARAAN Berikan perhatian penuh kepada penelepon agar Anda dapat menangkap dengan baik apa yang dimaksudkan oleh penelepon. Kata-kata umum yang digunakan: “Ya, …” atau “Baik, …”. Meski demikian, Anda tetap perlu mengulangi isi pembicaraan tersebut guna menghindari kesalahpahaman. “Yang Anda maksudkan adalah ….”.

Jika Anda maksud adalah: Sebaiknya mengatakan: CERDAS BERBAHASA Jika Anda maksud adalah: Sebaiknya mengatakan: “Beliau sedang di kamar kecil." “Beliau sedang tidak berada di tempat saat ini. Apakah Bapak/Ibu mau meninggalkan pesan?” “Beliau belum datang." “Saya sedang menunggu beliau. Apakah Bapak/Ibu mau meninggalkan pesan?” “Beliau sedang libur." ... “Beliau tidak ingin diganggu."

MENEMPATKAN PADA POSISI MENUNGGU Selalu ada peluang dimana Anda menerima lebih dari satu telepon masuk pada saat yang bersamaan. Sikap santun diperlukan untuk membuat penelepon bersedia menunggu hingga selesainya pembicaraan Anda dengan penelepon yang lain. Berikan pula pilihan untuk menelepon kembali: “Saya sedang menerima telepon yang lain… mohon menunggu sebentar atau Anda dapat menghubungi kembali“. Jangan lupakan penelepon yang telah menunggu” “Maaf, telah menunggu…“ Cara yang baik untuk menyenangkan penelepon saat menunggu adalah memasang program musik yang sedang populer.

MENERUSKAN TELEPON MASUK Mengalihkan penelepon dari satu pesawat telepon ke lainnya menimbulkan kesan yang negatif pada diri penelepon. Hal ini akan membuat penelepon kesal dan kecewa, yang semakin diperburuk oleh putusanya sambungan telepon. Karena itu sebelum mentransfer telepon, sampaikan maksud Anda terlebih dahulu agar penelepon menunggu beberapa waktu: “Pak/Bu, mohon menunggu sebentar, saya akan memeriksa terlebih dulu apakah Pak Ganesha ada di ruangannya”. Dan segeralah kembali kepada penelepon.

MENCATAT PESAN Tanyakan jika penelepon ingin meninggalkan pesan bagi pihak yang dituju: “ Maaf , Bapak Ganesha sedang keluar ruangan, apakah ada pesan yang harus saya sampaikan?“ Selalu siapkan pen/pensil dan kertas dekat telepon untuk memudahkan Anda dalam membuat catatan. Pesan paling tidak berisi: tanggal dan waktu terima, nama lengkap pemanggil, nama perusahaannya, dan nomor telepon, dan nama yang menerima pesan. Cek sekali lagi dengan membacakannya kepada pemanggil: “Baik saya ulangi.. pesannya adalah …” Pastikan bahwa Anda menyampaikan pesan tersebut kepada si penerima:“ Saya akan sampaikan kepada Bapak Ganesha bahwa Ibu Adi dari PT. Batam Indah sudah menelepon dan meminta dihubungi kembali di nomor 0812-345678. Terima kasih “

MENGAKHIRI PEMBICARAAN Aturan umum adalah hak istimewa untuk mengakhiri pembicaraan telepon berada pada penelepon. Jika Anda yang membuka percakapan, berikan petunjuk kepada penelepon bahwa pembicaraan akan berakhir dengan menggunakan kata-kata: “Baik, …” atau “Kalau begitu, saya akan …” Jika Anda yang menerima telepon, tetap menjaga inisiatif untuk mengakhiri percakapan jika telah berlangsung cukup lama. Waktu terbaik adalah ketika jeda atau saat cerita penelepon telah selesai. Selalu mengucapkan terima kasih untuk meninggalkan kesan positif dalam pikiran atau perasaan penelepon: “ Terima kasih atas informasinya. Selamat pagi/siang/malam.“ atau “ Terima kasih telah menghubungi LPK Yogyakarta. Selamat pagi/siang/malam.“