Membuat lembar kerja sekretaris

A. Formulir penerimaan dan panggilan telepon Sebagai data sekaligus menghindari kesalahan penyampaian pesan kepada pimpinan atau klien yang akan ditelepon, sekretaris perlu mencatat semua aktivitas penerimaan telepon di dalam buku atau lembar form khusus yang berisikan semua data tentang telepon yang masuk atau keluar. Form penerimaan dan panggilan telepon secara garis besar berisi dari, untuk, dan apa isi pesan.

B. Formulir kedatangan tamu Infromasi tentang tamu yang datang juga harus dicatat, secara garis besar form tamu berisikan data diri dan maksud tujuan tamu berkunjung ke perusahaan untuk lebih lengkapnya form kedatangan tamu juga harus ditandatangani oleh penerima dan tamu yang bersngkutan. Berukut contoh form kedatangan tamu:

Formulir kedatangan tamu (guest form) No. :………………………………………………………………………………… Hari tanggal :………………………………………………………………………………… Pukul :…………………………………………………………………………………. Nama :…………………………………………………………………………………. Alamat :…………………………………………………………………………………. Telepon :………………………………………………………………………………… Instsansi/periusahaan :………………………………………………………………………………… Jabatan :……………………………………………………………………………….. Tujuan kedatangan :………………………………………………………………………………. Penerima tamu/sekretaris Tamu (……………………………………..) (……………………..)

C. Jadwal Harian Pimpinan Membuat jadwal harian pimpinan, sebaiknya sekretaris memperhatikan efektifitas waktu yang akan digunakan pimpinan . Dengan begitu diharapkan pimpinan dapat melakukan banyak kegiatan efektif dalam satu hari yang sama, misalnya melakukan tugas rutin, membaca surat masuk, menerima tamu, bahkan melakukan meeting.

Jadwal Perjalanan harian General Manager PT. AAA Media Jakarta Hari: Senin, 8 September 2008 Pukul Aktivitas 08.00-09.00 09-00-12-30 12.00-13-30 13.30-14.30 14.30-17.00 Menerima tamu: ibu Nani, Ketua sekolah tinggi CCC Meeting anggota ikatan penerbit Jakarta, Di Rawamangun Istirahat, makan siang (lunch) Menerima kunjungan beberapa penulis baru Rapat Koordinasi dan evaluasi dengan seluruh staf

D. Jadwal Perjalanan Dinas Perjalanan dinas pimpinan, walaupun bukan termasuk agenda rutin, mingguan, atau bulanan, tatap harus diagendakan secara khusus dan rinci. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya kesamaan jadwal dengan kegiatan lain. Selain itu , dibuatkan pengagendaan, pelaksanaan reservasi untuk akomodasi bisa dilakukan dengan mudah. Berikut ini contoh agenda perjalanan dinas pimpinan:

Jadwal Perjalanan Dinas General manager PT. AAA Media Jakarta September 2008 Hari/tanggal Pukul Agenda Kegiatan Tempat Senin, 8-9-2008 Selasa, 9-9-2008 Kamis, 11-9-2008 s/d Jumat 12-9-2008 09.00-12.00 12.30-14.30 Meeting dengan anggota ikatan penerbit jakarta Meeting dengan pimpinan kantor cabang Bandung DIKLAT Gedung ikatan penerbit Jakarta Ruang meeting kantor cabang Bandung Hotel Agraria, Bogor

E. Jadwal Pertemuan Jadwal meeting pimpinan dalam satu bulan, sebaiknya diagendakan dalam form khusus untuk memudahkan sekretaris dalam mempersiapkan akomodasi pimpinan mengahadiri meeting tersebut. Form jadwal pertemuan setidaknya berisi waktu, nama klien instansi, atau perusahaan yang akan melakukan meeting di lokasi meeting.

General Manager PT.AAA Media Jakarta Jadwal Meeting General Manager PT.AAA Media Jakarta September 2008 Hari/tanggal Pukul Nama Perusahaan/ intansi tempat Senin, 8-9-2008 08.00-09.00 09.00-12.00 13.00-14.30 Ibu Nani Anggota ikatan penerbit Jakarta Penulis Baru Sekolah Tinggi CCC Jakarta Ikatan Penerbit Jakarta Penulis freelance Ruang tamu Gedung ikatan penerbit Jakarta Ruang meeting Selasa 9-9-2008 10.00-12.00 Bapak Agung.S Ibu Nuraeni Pejabat departemen Membaca dan menulis perwakilan kantor cabang Bandung Ruang ngmeet