Lecture Note: Mulyati, SE, M.T.I Pengendalian Lecture Note: Mulyati, SE, M.T.I

PENGAWASAN atau PENGENDALIAN Proses untuk memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan Proses pengaturan aktivitas organisasi secara sistematis agar konsisten dengan ekspektasi yang terdapat dalam rencana, target, dan standar kerja

JENIS PENGENDALIAN ORGANISASI PENGENDALIAN ANTISIPATIF Pengendalian yang berfokus pada manusia, bahan baku, dan sumberdaya keuangan yang mengalir ke dalam organisasi.

JENIS PENGENDALIAN ORGANISASI PENGENDALIAN BERSAMA Pengendalian yang terdiri dari pemantauan aktivitas berjalan untuk memastikan bahwa aktivitas tersebut konsisten dengan standar

JENIS PENGENDALIAN ORGANISASI PENGENDALIAN UMPAN BALIK Pengendalian yang berfokus pada output organisasi

Hubungan Pengawasan dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya Perencanaan Pengorganisasian Penyusunan personalia Pengarahan Pengawasan Pengawasan

Langkah proses pengendalian

Langkah proses pengendalian Penetapan Standar Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Tiga bentuk standar umum adalah: Standar-standar phisik Standar-standar moneter Standar-standar waktu

Langkah proses pengendalian 2. Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat menggunakan beberapa pertanyaan yang penting berikut ini : Berapa kali (how often) pelaksanan seharusnya diukur, Dalam bentuk apa (what form) pengukuran akan dilakukan, Siapa (how) yang akan terlibat

Langkah proses pengendalian 3. Pengukuran Pelaksanaan kegiatan Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu: Pengamatan (observasi) Laporan-laporan, baik lisan dan tertulis Metoda-metoda otomatis, dan Inspeksi, pengujian (test), atau dengan pengambilan sampel.

Langkah proses pengendalian 4. Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa Penyimpangan Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan. Walau tahap ini paling mudah dilakukan, tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat penginterprestasikan adanya penyimpangan (deviasi).

Langkah proses pengendalian 5. Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan Tindakan koreksi dapat diambil dalam berbagai bentuk. Standar mungkin diubah, pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilakukan bersamaan. Tindakan koreksi berupa: Mengubah standar mula-mula (barang kali terlalu tinggi atau terlalu rendah) Mengubah pengukuran pelaksanaan (inpeksi terlalu sering frekuensinya atau kurang atau bahkan mengganti sistem pengukuran itu sendiri) Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterorestasikan penyimpangan-penyimpangan.

PERENCANAAN PROSES PENGAWASAN Merumuskan hasil yang diinginkan Menetapkan petunjuk hasil Menetapkan standar petunjuk hasil Menetapkan jaringan informasi & umpan balik Menilai informasi & mengambil tindakan koreksi

JENIS-JENIS PENGENDALIAN Pengendalian pendahuluan Pengendalian concurrent Pengendalian umpan balik

JENIS-JENIS PENGENDALIAN

PENTINGNYA PENGENDALIAN Perubahan lingkungan organisasi Peningkatan kompleksitas organisasi Kesalahan-kesalahan Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang

Alat Bantu Pengawasan Manajerial Management By Exception (MBE) => MBE, atau prinsip pengecualian, memungkinkan manajer untuk mengarahkan perhatiannya pada bidang-bidang pengawasan yang paling kritis dan mempersilahkan para karyawan atau tingkatan manajemen rendah untuk menangani variasi-variasi rutin. Management – Information System (MIS) MIS adalah sistem pengadaan, pemrosesan, penyimpanan dan penyebaran informasi yang direncanakan agar keputusan-keputusan manajemen yang efektif dapat dibuat. Sistem menyediakan informasi waktu yang lalu, sekarang dan yang akan datang serta kejadian-kejadian didalam dan diluar organisai.

Alat Bantu Pengawasan Manajerial Management By Exception (MBE Management – Information System (MIS) MIS dirancang melalui beberapa tahapan utama, yaitu: Tahapan survei pendahuluan dan perumusan masalah Tahap desain konsepsual Tahap disain terperinci, dan Tahap implementasi akhir

Alat Bantu Pengawasan Manajerial Management By Exception (MBE Management – Information System (MIS) Agar perancangan MIS berjalan efektif, manajemen perlu memperhatikan 5 (lima) pedoman berikut ini: Mengikut sertakan pemakai (unsur) ke dalam tim perancang Mempertimbangkan secara hati-hati biaya sistem Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi lebih daripada pertimbangan kuantitas belaka Pengujian pendahuluan sebelum diterapkan Menyediakan latihan dan dokumentasi tertulis yang mencukupi bagi para operator dan pemakai sistem

KARAKTERISTIK PENGENDALIAN EFEKTIF Akurat Tepat waktu Obyektif dan menyeluruh Terpusat pada titik-titik pengendalian strategik Realistik secara ekonomis Realistik secara organisasional

KARAKTERISTIK PENGENDALIAN EFEKTIF Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi Fleksibel Bersifat sebagai petunjuk & operasional Diterima para anggota organisasi

Metoda Pengawasan Non – Kuantitatif Kuantitatif

Metoda Pengawasan Non – Kuantitatif => Metoda pengawasan yang digunakan manajer dalam pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Pada umumnya hal ini mengawasi keseluruhan (overall) “ Performance” organisasi. Dan sebagian besar mengawasi sikap dan “ Performance” para karyawan.

Metoda Pengawasan Non – Kuantitatif Teknik yang sering digunakan meliputi: Pengamatan Inpeksi teratur dan langsung Pelaporan lisan dan tertulis Evaluasi pelaksanaan Diskusi antara manajer dan bawahan tentang pelaksanaan kegiatan.

Metoda Pengawasan Non – Kuantitatif Sistem-sistem dan metoda-metoda manajemen yang digunakan untuk tujuan pengawasan mencakup management by objectives (MBO), management by exception (MBE), dan management information system (MIS).

Metoda Pengawasan Non – Kuantitatif Kuantitatif Metoda-metoda kuantitatif tersebut terdiri dari: 1. Anggaran (budget) seperti;a) anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran kas, dll. b) anggaran-anggaran khusus, seperti planning-programming-budgeting system (PPBS), sero-base budgeting (ZBB) dan human resource accounting (HRA).

Metoda Pengawasan Non – Kuantitatif Kuantitatif Metoda-metoda kuantitatif tersebut terdiri dari: 2. Audit, seperti a) internal audit, b) external audit, dan c) management audit 3. Analisa break –even 4. Analisa rasio 5. Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti a) bagan Gantt, b) Program Evaluation and Review Technique (PERT) dan c) Critical Path Method (CPM)