Sk direksi nomor. Um. 50/3/13/P1-15

Presentasi berjudul: "Sk direksi nomor. Um. 50/3/13/P1-15"— Transcript presentasi:

1 Sk direksi nomor. Um. 50/3/13/P1-15
Sk direksi nomor. Um.50/3/13/P1-15.tu tanggal 2 februari 2015 tentang Pedoman pengadaan PENGADAAN BARANG DAN JASA PT . Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan, 12 Februari 2015

2 agenda BAHASAN Prinsip PBJ Kebijakan Umum Etika PBJ Sistem PBJ
Risiko PBJ Langkah Perbaikan

3 1. Prinsip …… Apa yang dimaksud ?

4 pernyataan fundamental/kebenaran
Arti prinsip pernyataan fundamental/kebenaran umum maupun individual yg dijadikan oleh seseorg/ klmpok sbg sebuah pedoman utk berpikir/bertindak Roh sebuah perkembangan ataupun perubahan Akumulasi Pengalaman/pemaknaan oleh sebuah obyek/subyek tertentu

5 5 tepat : jumlah/volume, kualitas, harga, waktu, tempat
PRINSIP DASAR pbj Efisien Efektif Kompetitif Transparan Adil dan wajar Akuntabel (pasal 3) Prinsip dasar 5 tepat : jumlah/volume, kualitas, harga, waktu, tempat

6 Contoh Terapan Prinsip Efisien (1)
Efisien, penggunaan dana mencapai sasaran dalam waktu singkat dan dapat dipertanggungjawabkan Tahap Persiapan Pelaksanaan Pengadaan Dalam kegiatan perencanaan dipertimbangkan pemaketan yang efisien misalnya dengan penggabungan paket pekerjaan pengadaan barang/jasa yang sama menjadi satu paket tanpa mengabaikan pengutamaan usaha kecil atau digunakan penawaran masing2 jenis barang (itemize); Pemilihan media penyampaian informasi pelelangan sesuai kebutuhan dan optimasi ukuran iklan di koran; Penetapan jumlah penyelenggara pengadaan yang memadai sesuai dengan beban jumlah lelang pekerjaan yang diadakan; Peningkatan kinerja PJP dan Penyelenggara Pengadaan sehingga memperpendek jangka waktu pengadaan; Pembuatan jadwal pelaksanaan pengadaan dengan optimasi yang tajam; Penggunaan dokumen standar sebagai bahan penyusunan dokumen sehingga dokumen lelang disusun lebih cepat, Pembuatan HPS dengan data harga satuan dasar/analisa harga satuan/harga satuan yang akurat dan dapat dipertanggung jawabkan.

7 Contoh Terapan Prinsip Efisien (2)
Tahap Penilaian Kualifikasi Peserta Pengadaan Penggunaan pascakualifikasi semaksimal mungkin dengan argumentasi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar efisien waktu dan SDM; Gunakan tabulasi format evaluasi yang sederhana, bila perlu peringkat gunakan parameter formula yang tertuang dalam tabel format. Tahap Penyusunan Penawaran Tetapkan batas akhir penyampaian pertanyaan tertulis mengenai dokumen pengadaan; Kirim jawaban/copy jawaban dengan alamat penyedia yang di wilayah lokasi pengadaan yang disyaratkan. Tahap Evaluasi Penawaran Bila dimungkinkan tentukan dalam dokumen pengadaan bahwa kegiatan koreksi aritmatika dilakukan pada awal evaluasi; Hanya melakukan klarifikasi/konfirmasi materi penawaran yang meragukan; Upayakan semua jawaban sanggahan diterima penyanggah pada hari kerja pertama setelah masa sanggah berakhir; Siapkan semua format berita acara dan surat-surat terkait

8 Contoh Terapan Prinsip Efisien (3)
Tahap Penyusunan Kontrak Dalam dokumen pengadaan, isikan materi data kontrak yang sudah pasti; Monitor batas akhir berlakunya penawaran dan penyiapan Jaminan Pelaksanaan; Lakukan konfirmasi dan jelaskan risiko putus kontrak kepada calon pemenang yang dinilai terlampau rendah; Terbitkan SPMK sesegera mungkin.

9 Contoh Terapan Prinsip Efektif
Efektif, sesuai kebutuhan dan sasaran Tahap Persiapan Pelaksanaan Pengadaan Penetapan spesifikasi minimum dalam dokumen pengadaan sesuai kebutuhan Penetapan jenis kontrak yang mendukung efektivitas ketentuan pertanggungan kegagalan bangunan; Penetapan metoda pemilihan yang sesuai dengan sifat dan nilai pekerjaan. Tahap Penilaian Kualifikasi Peserta Pengadaan Penetapan persyaratan yang bersifat khusus bila diperlukan; Memperpendek masa sanggah sebatas yang wajar. Tahap Penyusunan Penawaran Diupayakan dibatasi jumlah addendum dokumen pengadaan; Dimungkinkannya adanya penawaran alternatif. Tahap Evaluasi Penawaran Dalam hal ada perbedaan pendapat panitia dan pengguna barang/jasa hendaknya bisa diselesaikan sendiri secara profesional. Tahap Penyusunan Kontrak Bila digunakan standar dokumen maka Pasal-pasal yang tidak relevan secara tegas dinyatakan tidak berlaku pada Syarat Khusus Kontrak

10 Contoh Terapan Prinsip Kompetitif
Kompetitif : terbuka bagi Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara Penyedia Barang/Jasa yang setara berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan; Tahap Persiapan dan Penilaian Kualifikasi Peserta Pelaksanaan Pengadaan Penetapan persyaratan klasifikasi/kualifikasi peserta pengadaan atau menyebut/mengarah produk tertentu, sehingga menjadi kendala bagi banyak penyedia barang/jasa; Pembatasan wilayah domisili/penetapan persyaratan SITU setempat dan atau keharusan memiliki cabang setempat; Persyaratan memiliki alat tertentu yang sebenarnya bisa disewa atau produknya dapat dibeli oleh setiap penyedia jasa. Tahap Penyusunan Penawaran Memberikan batasan waktu pendaftaran lebih awal dari batas pengambilan dokumen pengadaan pada pelelangan dengan pasca kualifikasi; Memperpendek jangka waktu pengumuman dan atau pengambilan dokumen; Memasang pengumuman secara tidak sesuai ketentuan atau tidak memenuhi kepatutan.

11 Contoh Terapan Prinsip Transparan (1)
Transparan : semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan Barang/Jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon Penyedia Barang/Jasa, sifatnya terbuka bagi peserta Penyedia Barang/Jasa yang berminat; Tahap Persiapan Pelaksanaan Pengadaan PT. Pelindo I pada awal tahun anggaran tidak mengumuman rencana pengadaan yang akan dilakukan dalam pelaksanaan anggaran yang berjalan, dan atau informasi mengenai paket-paket pengadaan sulit didapatkan; Sebagian kriteria evaluasi tidak dicantumkan dalam dokumen pengadaan; Tahap Penilaian Kualifikasi Peserta Pengadaan Tidak diumumkan sesuai ketentuan yang berlaku Hasil evaluasi tidak diumumkan atau diumumkan dengan masa sanggah yang sangat singkat. Penyelenggaan Pengadaan menolak peserta prakualifikasi untuk menambah/merubah/memperbaiki data kualifikasi yang telah disampaikan meskipun masih dalam proses evaluasi. Tahap Penyusunan Penawaran Penyelenggara Penggadaan tidak menginformasikan revisi total HPS akibat terjadinya addendum dokumen pengadaan; Jawaban pertanyaan mengenai dokumen lelang tidak disampaikan kepada semua penawar dan atau pertanyaan tersebut dijawab secara lisan.

12 Contoh Terapan Prinsip Transparan (2)
Tahap Evaluasi Penawaran Penyelenggara Pengadaan menyampaikan sebagian hasil evaluasi kepada peserta pengadaan untuk bahan pembuatan surat sanggahan; Penyelenggara Pengadaan mengijinkan pihak lain misalnya LSM ikut dalam rapat evaluasi penawanan Tahap Penyusunan Kontrak Setelah kontrak ditandatangani pengguna tetap tidak mengijinkan pihak lain untuk mengetahui data hasil evaluasi sehubungan dengan adanya indikasi terjadi penyimpangan dari ketentuan yang berlaku; Informasi hasil proses penunjukan langsung tidak diumumkan melalui papan pengumuman.

13 Contoh Terapan Prinsip Dasar Adil/Wajar
Adil/Wajar: memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon Penyedia Barang/Jasa yang memenuhi syarat Tahap Persiapan Pelaksanaan Pengadaan Mensyaratkan hal-hal yang dapat mengakibatkan penyedia barang/jasa yang mempunyai kemampuan dan kompetensi memadai , tidak bisa menjadi peserta pengadaan; Tahap Penilaian Kualifikasi Peserta Pengadaan Undangan pengambilan dokumen bagi penyedia barang/jasa tertentu dilakukan melalui kurir sedang yang lain dengan melalui pos. Hanya Penyedia barang/jasa tertentu yang diinformasikan atas kekurangan isian daftar cek-list prakualifikasi. Tahap Penyusunan Penawaran Berita rapat penjelasan tidak diberikan kepada penyedia yang tidak hadir dan atau yang mengambil dokumen pengadaan setelah rapat penjelasan; Tidak semua pertanyaan dijawab secara tertulis. Tahap Evaluasi Penawaran Penerapan kriteria dan cara evalusi penawaran yang tidak sama;

14 Contoh Terapan Prinsip Akuntabel
Akuntabel : mencapai sasaran dan dapat dipertanggungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan. Contoh : Akuntabel baik fisik, keuangan, manfaat Tahap Persiapan Pelaksanaan Pengadaan Pemilihan setiap metoda dalam sistem pengadaan didasarkan argumentasi yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku dan dituangkan dalan notulen rapat penyelenggara pengadaan serta terdokumentasi secara tertib. Tahap Penilaian Kualifikasi Peserta Pengadaan Semua sanggahan dapat dijawab secara benar dan tidak mengakibatkan lelang/seleksi ulang atau evaluasi ulang Tahap Evaluasi Penawaran Hasil evaluasi harus didokumentasikan secara tertib dan dapat menjelaskan bahwa pemenangnya adalah penawaran terendah terevaluasi yang responsif secara administrasi, teknik dan harga. Tahap Penyusunan Kontrak Isi kontrak menjamin bahwa hasil pekerjaan secara fisik sesuai sasaran pengadaan Nilai kontrak dijamin memenuhi kewajaran harga Hasil guna dan daya guna pekerjaan akhir kontrak sesuai yang direncanakan

15 2. KEBIJAKAN UMUM (Pasal 4)

16 Penyederhanaan Prosedur
5 Kebijakan Umum dlm SK Direksi Nomor: Um.50/3/13/P1-15.TU tanggal 2 Februari 2015 Meningkatkan Penggunaan Produksi dalam Negeri Penyederhanaan Prosedur Usaha kecil dan Menengah perlu dilindungi dan diper- luas peluang usahanya Persaingan usaha Nasional Yg sehat perlu didorong Sinergi BUMN/Anak Perusahaan BUMN/Perusahaan Terafiliasi BUMN 16 MP

17 3. Etika (Pasal 5)… Ber-etika-kah saya ?

18 PENGERTIAN ETIK dan ETIKA
ETIK (menurut KBBI) Kumpulan azas atau nilai yang berkenaan dengan akhlak Nilai mengenai benar dan salah yang dianut suatu golongan masyarakat ETIKA Ilmu tentang apa yang baik dan apa yang buruk dan tentang hak dan kewajiban moral (akhlak) – (menurut KBBI) Disiplin pribadi dalam hubungannya dengan lingkungan yang lebih daripada apa yang disyaratkan Undang-Undang (Ibrahim Abdullah Assegaf)

19 PENGERTIAN ETIK Are moral principle about right and wrong
The moral principle about right and wrong behaviour (Collins Cobuild – English Dictionary)

20 Etika pengadaan b/j (pasal 5 keppres 80/2003)
8. Tdk: menerima, menawarkan/menjanjikan utk memberi/menerima apapun 5. hindari & cegah pertentangan kepentingan para pihak terkait. 3. Tdk saling mempengaruhi 6. hindari & cegah terjadinya pemborosan & kebocoran 1. bertugas secara tertib, tanggung jawab dan tepat 2. Bekerja profesional, mandiri (jujur), & jaga rahasia 4. Terima & tanggungjwb pd keputusan sesuai kesepktan 7. hindari & cegah penyalahgunaan wewenang

21 BUTIR-BUTIR PENDUKUNG ETIKA
1. TELAH ADA PROSEDUR TERTULIS MENGENAI MASALAH ETIKA 2. MEMASTIKAN STAF MEMPERHATIKAN PROSEDUR TERSEBUT 3. MEMBUAT STAF MEMPERHATIKAN BAHWA SEMUA HARUS MENGIKUTI KETENTUAN /PROSEDUR 4. MENERAPKAN SANGSI ADMINSITRASI / HUKUMAN UNTUK YANG BERBUAT SALAH

22 NORMA PENGADAAN BARANG/JASA
Norma tidak tertulis adalah norma yang pada umumnya bersifat ideal, yaitu tersirat dalam bentuk profesionalisme dibidang pengadaan barang dan jasa. Norma tertulis adalah norma yang pada umumnya bersifat operasional, yaitu telah dirumuskan dan dituangkan dalam peraturan perundang-undangan (undang-undang, peraturan, pedoman, petunjuk dan bentuk produk hukum lainnya).

23 Kenapa orang berperilaku tidak etis ???

24 Rasionalisasi Berperilaku Tdk Etis
Org lain melakukan hal yg sama Perbuatan tsb tdk melanggar hukum Sanksi tdk signifikan

25 The Four-Way Test (the Rotary International)
Apakah tindakan tsb benar? Apakah tindakan tsb adil untuk semua pihak? Apakah tindakan tsb dpt membangun kesan baik dan pertemanan yg lebih baik? Apakah tindakan tsb menguntungkan semua pihak?

26 FILOSOFI PENGADAAN PENYEDIAAN ANGGARAN HPS KEBUTUHAN HARGA NORMAL ??.
PRINSIP, KEBIJAKAN, ETIKA PENYEDIAAN ANGGARAN HPS KEBUTUHAN HARGA NORMAL ??. LELANG MENJAMIN KELANGSUNGAN PENCAPAIAN TUJUAN DAN SASARAN KORPORASI PEMASOK KUALIFIKASI DIPEROLEH B/J YG DIBUTUHKAN & MENGUNTUNG- KAN 5 tepat : jumlah/volume, kualitas, harga, waktu, tempat

27 Hakekat dan filosofi metoda dan proses tertentu
Hakekatnya adalah upaya pihak pengguna untuk mendapat atau mewujudkan B&J yang diinginkan dengan menggunakan : metoda dan proses tertentu untuk dicapai kesepakatan harga, waktu, dan kesepakatan lainnya. Kedua belah pihak harus berpatokan kepada filosofi, tunduk kepada etika dan norma yang berlaku, mengikuti prinsip-prinsip, metoda dan proses pengadaan yang baku.

28 4. SISTEM PENGADAAN BARANG DAN JASA

29 7 4 1 2 5 8 3 6 9 Siklus Pengadaan PBJ Membentuk Menyusun
Melaksanakan Pengadaan 7 Menyusun Jadual Pengadaan 4 Merencanakan Pengadaan 1 Membentuk Penyelenggara 2 Menyusun Owners’ Estimate 5 Menyusun kontrak 8 Menetapkan Sistem Pengadaan 3 Menyusun Dokumen Pengadaan 6 Melaksanakan Kontrak 9 Printed by Sugeng H

30 Sistem Pengadaan : 1. 2. 3. 4. Metode pemilihan penyedia barang/jasa
Metode penyampaian dokumen penawaran 2. 4. Jenis Kontrak Metode evaluasi penawaran 3. Printed by Sugeng H

31 1. METODE PEMILIHAN PENYEDIA B/J
PELELANGAN UMUM (Pasal 35:1) PENGADAAN BARANG/ PEKERJAAN KONSTRUKSI/ JASA LAINNYA (Pasal 7:a, b,d) PELELANGAN TERBATAS (Pasal 35:2) PEMILIHAN LANGSUNG (Pasal 35:4) PENUNJUKAN LANGSUNG (Pasal 35:5) PENYEDIA B/J (Pasal 14) SDB (Pasal 15), Non SDB (17) PENGADAAN LANGSUNG Pasal 35:6) PBJ SELEKSI UMUM (Pasal 35:1) SELEKSI TERBATAS (Pasal 35:2) PENGADAAN JASA KONSULTANSI (Pasal 7:a, b,d) SELEKSI LANGSUNG (Pasal 35:4) SELEKSI PENUNJUKAN LANGSUNG (Pasal 35:5 SWAKELOLA (Bab X) SELEKSI PENGADAAN LANGSUNG (Pasal 35:6 Printed by Sugeng H

32 2. Sekurang-kurangnya 3 penawaran
TABEL PERBANDINGAN METODA PENGADAAN BARANG/PEKERJAAN KONSTRUKSI/JASA LAINNYA Pelelangan Umum Pelelangan Terbatas Pemilihan Langsung Penunjukan Langsung 1. Diumumkan secara luas di papan pengumuman, website, media cetak 2. Sekurang-kurangnya 3 penawaran Nilai > 20 milyar Kompleks : Pra Kualifikasi SDB dan Non SDB Non Kompleks : Pasca Kualifikasi Dilaksanakan Biro Logistik 1. Lelang Umum tidak efisien dilaksanakan karena penyedia yang mampu mengerjakan diyakini terbatas. Diumumkan secara luas di website dan papan pengumuman Prioritas SDB Sekurang-kurangnya 3 calon penyedia dari SDB Nilai 5 .sd 20 milyar Kompleks: Pra kualifikasi Dilaksanakan Biro Logistik Dilakukan untuk mempercepat waktu pengadaan Prioritas SDB : sekurang-kurangnya 3 calon penyedia, dan 2 penawaran Nilai < 5 milyar Dilaksanakan Biro Logistik dan Cabang/Unit (dengan supervisi) Tunjuk langsung ke 1 penyedia barang/jasa. SDB dan Non SDB Nilai Tidak Terbatas Dilakukan nego-siasi teknis dan harga. Memiliki persyaratan khusus (Psl 35:5.b) Metode ditetapkan langsung oleh Direksi Pengadaan Langsung Dilakukan untuk mempercepat waktu pengadaan Langsung supplier/distributor Dilaksanakan oleh Senior Manajer (Kantor Pusat) dan GM/Ka.RS untuk Cabang Nilai : KP < 1 milyar, Cabang Utama<750jt, Cabang Kls. I < 500jt, Cabang lain < 100jt Printed by Sugeng H

33 Tunjuk langsung ke 1 penyedia barang/jasa.
TABEL PERBANDINGAN METODA PENGADAAN JASA KONSULTANSI SELEKSI UMUM SELEKSI TERBATAS SELEKSI LANGSUNG SELEKSI PENUNJUKAN LANGSUNG Diumumkan secara luas di papan pengumuman, website, media cetak 2. Sekurang-kurangnya 3 penawaran Nilai > 10 milyar Pra Kualifikasi SDB dan Non SDB Dilaksanakan Biro Logistik 1. Seleksi Umum tidak efisien dilaksanakan karena penyedia yang mampu mengerjakan diyakini terbatas. Diumumkan secara luas di website dan papan pengumuman Prioritas SDB Sekurang-kurangnya 3 calon penyedia Nilai 5 .sd 10 milyar Kompleks: Pra kualifikasi Dilaksanakan Biro Logistik Dilakukan untuk mempercepat waktu pengadaan Prioritas SDB : sekurang-kurangnya 3 calon penyedia, dan 2 penawaran Nilai < 5 milyar Dilaksanakan Biro Logistik dan Cabang/Unit (dengan supervisi) Tunjuk langsung ke 1 penyedia barang/jasa. SDB dan Non SDB Nilai Tidak Terbatas Dilakukan nego-siasi teknis dan harga. Memiliki persyaratan khusus (Psl 35:5.b) Metode ditetapkan langsung oleh Direksi Seleksi Penetapan Langsung Dilakukan untuk mempercepat waktu pengadaan Langsung supplier/distributor Dilaksanakan oleh Senior Manajer (Kantor Pusat) dan GM/Ka.RS untuk Cabang KP melalui persetujuan Direksi dan Cabang/Rs melalui persetujuan GM. Nilai : KP < 1 milyar, Cabang Utama<750jt, Cabang Kls. I < 500jt, Cabang lain < 100jt Printed by Sugeng H

34 Metode penyampaian dokumen penawaran (Pasal 37)
2. Metode penyampaian dokumen penawaran (Pasal 37) B/PK/JL Metode satu sampul Metode dua sampul Jasa konsultan Metode satu sampul 2. Metode dua sampul Printed by Sugeng H

35 Metode evaluasi penawaran (Pasal 38)
3. Metode evaluasi penawaran (Pasal 38) B/PK/JL Sistem gugur Sistem nilai (merit point system) Sistem Ambang Batas (Passing Grade) Sistem penilaian biaya selama umur ekonomis Sistem Evaluasi Penunjukan Langsung Jasa konsultan Metode evaluasi kualitas dan biaya Metode evaluasi penunjukan langsung Printed by Sugeng H

36 SISTEM GUGUR 1. PT A Lengkap Tidak Memadai Memenuhi 2. PT B
No. Perusahaan Administrasi Teknis Harga Pemenang 1. PT A Lengkap Tidak Memadai Memenuhi 2. PT B Tidak Lengkap Memadai 3. PT C III 4. PT D Tidak Memenuhi 5. PT E I 6. PT F II Printed by Sugeng H

37 Sistem Nilai (Merit Point System) Pengadaan Barang : 1 (satu) Unit Turbin Air
No. Unsur Penilaian Nilai Bobot Penawar “A” “B” “C” 1. Harga alat (setelah dievaluasi) 50 45 44 2. Harga suku cadang 10 7 4 5 3. Disain teknis dan kinerja 15 11 14 4. Waktu penyerahan 3 5. Pelayanan pasca jual 6 8 6. Standardisasi Total 100 83 81 85 Peringkat II III I Printed by Sugeng H

38 SISTEM passing grade

39 SISTEM PENILAIAN BIAYA SELAMA UMUR EKONOMIS (Economic Life Cycle Cost System) Pengadaan Barang : 1 (satu) Unit Buldozer No. Umur Penilaian Penawar “A” “B” A Harga Penawaran (setelah koreksi aritmatik) 300 250 B Biaya Operasional (8 Tahun) 200 C Biaya Pemeliharaan (8 tahun) 240 D Nilai Sisa ( - ) 30 25 Biaya Selama Umur Ekonomis 760 725 Peringkat Tanpa Preferensi Harga II I E Preferensi Komponen Dalam Negeri -- 37.5 Total Harga Evaluasi 762.5 Peringkat Dengan Preferensi Harga Printed by Sugeng H

40 e. Metoda evaluasi penunjukan langsung.
Evaluasi terhadap hanya satu penawaran berdasarkan kualitas teknis yang dapat dipertanggungjawabkan dan biaya yang wajar setelah dilakukan klarifikasi dan negosiasi teknis dan biaya Printed by Sugeng H

41 Metoda evaluasi kualitas dan biaya;
Evaluasi pengadaan jasa konsultansi berdasarkan nilai kombinasi terbaik penawaran teknis dan biaya terkoreksi dilanjutkan dengan klarifikasi dan negosiasi teknis serta biaya Printed by Sugeng H

42 4. Jenis kontrak (Pasal 47) Berdasarkan Sumber Pendanaan
Berdasarkan Cara Pembayaran : Lump sum Harga satuan Gabungan lump sum dan harga satuan Terima jadi (turn-key) Persentase Berdasarkan Sumber Pendanaan Pengadaan Tunggal Pengadaan Bersama Kontrak Payung Berdasarkan Jenis Pekerjaan Pekerjaan Tunggal Pekerjaan Terintegrasi Berdasarkan Pembebanan Tahun Anggaran Tahun tunggal Tahun jamak (multi years) Printed by Sugeng H

43 TANDA BUKTI PERIKATAN (Pasal 48)
Untuk nilai di atas Rp ,00 Surat Perjanjian dengan jaminan pelaksanaan Surat Perjanjian Jasa Konsultansi tanpa jaminan pelaksanaan Untuk nilai di atas Rp ,00 s.d. Rp ,00 SPK tanpa jaminan pelaksanaan Untuk nilai di atas Rp ,00 s.d. Rp ,00 Purchase Order Untuk nilai dibawah Rp ,00 Cukup dengan kuitansi pembayaran bermeterai 43 Printed by Sugeng H

44 44 Printed by Sugeng H

45 5. RISIKO PBJ RISIKO APA YG BAPAK/IBU DIMILIKI???
Terjadinya sesuatu yang tak diharapkan Suatu ketidakpastian Suatu peluang yang hilang (the risk of lost opportunity) (the risk of loss) (the risk of volatility) 45

46 IDENTIFIKASI RESIKO No Identifikasi Resiko Penyebab Resiko 1
Terjadinya Kemahalan harga Harga tidak disusun dengan teliti (tidak ada survei harga) Intervensi dari pihak eksternal/internal Tidak ada acuan yang pas mengenai perhitungan HPS 2. Pengadaan barang dan jasa fiktif (Fisik tidak ada) Penerima barang tidak bekerja dengan baik Rekanan bertindak tidak benar Terjadi Kolusi antara penyelenggara pengadaan dengan rekanan lelang 3. Keterlambatan Penyelesaian pengadaan disebabkan faktor teknis/manusia Kontrak belum mengatur sanksi tegas mengenai keterlambatan Rekanan tidak beritikad baik

47 Lanjutan Identifikasi Resiko..
No Identifikasi Resiko Penyebab Resiko 4. Barang dan jasa yang diadakan tidak sesuai spesifikasi yang dipersyaratkan RKS yang disusun tidak akurat Perencanan pengadaan yang tidak akurat Terjadi Kolusi antara penyelenggara pengadaan dengan rekanan lelang 5. Kesalahan administrasi dalam dokumen lelang, RKS dan Kontrak Persyaratan administrasi tidak jelas Penyelenggara pengadaan tidak teliti dalam menyusun dokumen lelang, RKS dan Kontrak 6. Lelang yang diatur (arisan) Persyaratan calon rekanan tidak ketat Terjadi kolusi antara penyelenggara pengadaan dengan rekanan lelang Terjadi kolusi antara sesama peserta lelang

48 Lanjutan Identifikasi Resiko..
No Identifikasi Resiko Penyebab Resiko 7. Keterlambatan pelaksanaan pelelangan di tingkat Penanggungjawan Program Perencanaan tidak matang Penyelesaian perencanaan tidak tepat waktu 8. Keterlambatan pelaksanaan pelelangan di tingkat Penyelenggara Pengadaan Persyaratan lelang terlalu berat Keterbatasan vendor yang memenuhi persyaratan Birokrasi di Perusahaan terlalu berbelit Peraturan pengadaan perusahaan yang tidak update 9. Pengunduran diri penyedia (pada saat pelaksanaan pekerjaan) PJP tidak konsisten atau tidak berani melakukan eksekusi kepada rekanan Rekanan tidak sanggup menyelesaikan (bencana atau eskalasi) Rekanan beritikad tidak baik Pengguna barang tidak kooperatif Proses pemilihan rekanan yang tidak kompetibel

49 Lanjutan Identifikasi Resiko..
No Identifikasi Resiko Penyebab Resiko 10. Perbedaan persepsi dokumen lelang Dokumen lelang tidak jelas Kelengkapan dokumen lelang terutama TOR yang tidak mencerminkan pekerjaan yang akan dilaksanakan 11. Perencanaan yang tidak sesuai kebutuhan Intervensi pihak internal/eksternal Kolusi Aturan tentang Pedoman Pelaksanaan Pekerjaan Investasi belum dilaksanakan secara konsisten 12. Banyaknya pengadaan barang dan jasa yang tidak tepat waktu, tidak tepat sasaran, tidak tepat kualitas dan tidak efisien Kesalahan perencanaan Kesalahan pemilihan vendor Pengawasan yang tidak sesuai dengan kaidah manajemen proyek

50 Lanjutan Identifikasi Resiko..
No Identifikasi Resiko Penyebab Resiko 13. Banyaknya barang/jasa yang dibeli tidak bisa dipakai Kesalahan Perencanaan Terjadinya kolusi 14. Pengadaan barang/jasa tidak sungguh dibutuhkan karena dijinjing dan dititipkan dari ”atas”, bukan direncanakan berdasarkan kebutuhan yang nyata Terjadinya konflik kepentingan antara para stakeholder 15. Mudah rusaknya infrasturuktur (masa pakai hanya mencapai persen) Kurangnya pengawasan dari manajemen Pengawasan yang dilakukan tidak dapat mendeteksi adanya penyimpangan 16. Perbedaan HPS (Harga Perkiraan Sendiri) barang sejenis yang cukup menyolok antara satu BUMN dengan BUMN lain HPS disusun untuk tujuan kolusi Tidak dilakukan survey harga secara memadai

51 Lanjutan Identifikasi Resiko..
No Identifikasi Resiko Penyebab Resiko 17. Persentase tertentu yang harus disetor oleh Panitia Pengadaan kepada atasan, dengan dalih untuk belanja organisasi Adanya konflik kepentingan antara penyelenggara dengan panitia dan pejabat perusahaan Terjadinya kolusi 18 Keterlambatan Penyelesaian karena bencana alam Force majeure

52 KORUPSI BISA TERJADI DAN MENIMPA SIAPA SAJA
Kasus Korupsi KPK Harus Buka 32 Kasus Nazaruddin Kompas.com, Selasa, 13 September 2011 | 18:25 WIB Angelina Sondakh, Dari Putri Jadi Tahanan Korupsi Tribunnews.com - Sabtu, 28 April :35 WIB Dipta Anindita, Dari Putri Solo Terkait Tersangka Korupsi Simulator Sim di KPK

53 GAMBARAN TERJADINYA 10 TINDAK KORUPSI DALAM PENGADAAN

54 KORUPSI PBJ 85% KASUS KORUPSI YANG MELIBATKAN 173 GUBERNUR/BUPATI/ WALIKOTA ADALAH KASUS PBJ PENELITIAN KPK > 70% KASUS KORUPSI BERASAL DARI PBJ 3.423 KASUS KORUPSI YANG DITANGANI BPKP DARI TAHUN 2003 ADALAH KASUS PBJ 90 % KASUS PBJ TERJADI PADA PROSES PERENCANAAN

55

56

57 Titik kritis Pengadaan B & J
Perencanaan Pemrograman Penganggaran Pengadaan (Procurement) Pelaksanaan Kontrak dan Pembayaran Penyerahan Pekerjaan Selesai Pemanfaatan dan Pemeliharaan

58 6. Langkah perbaikan Kurangi kemung-kinan Kurangi dampak Berbagi
RESPON RISIKO Kurangi kemung-kinan Kurangi dampak Berbagi Hindari Terima

59 Pembaharuan dalam sk direksi
Memuat SK Direksi Nomor. UM 50/46/1/PI/2013 tanggal 18 Desember 2013 dalam nomenklatur perundangannya sehingga akan mengikat semua stakeholder dalam proses pengadaan barang dan jasa. (Nomenklatur Perundangan point 19 dan 20) Meningkatkan efektifitas sistem pengendalian internal melalui penguatan fungsi Satuan Pengawasan Internal dalam proses pengadaan barang dan jasa melalui fungsi assurance dan consulting yang dilaksanakan pada proses perencanaan sampai dengan penyelesaian kegiatan pengadaan barang dan jasa (Pasal 12: d, pasal 54:3) Meningkatkan penerapan teknologi informasi dalam proses pengadaan barang dan jasa melalui pengadaan secara e-procurement, e-purchasing dan e-catalogue disertai manual pengoperasiannya (Pasal 72 dan pasal 73)

60 Lanjutan Pembaharuan... Melakukan penguatan Organisasi Pengadaan dengan cara melakukan pemisahan fungsi yang tegas antara Penanggungjawab Program, Penyelenggara Pengadaan, Panitia Pengadaan Ad Hoc dan Fungsi Terkait (Pasal 8, 9, 10, 11, 12) Melakukan Penguatan Pengendalian HPS dengan cara membuat bagian khusus yang menangani Daftar Harga Barang dan Jasa yang sifatnya independen dan pelaksanaan tugasnya juga meliputi cabang dan unit (Pasal 12) Mengendalikan besarnya HPS dan masa berlakunya (Pasal 33) Melakukan Penguatan penerapan Sanksi bagi internal perusahaan (Pasal 13)

61 Lanjutan Pembaharuan... Melakukan Penguatan penerapan Sanksi bagi rekanan dengan cara pengenaan sanksi administratif, sanksi perdata sampai dengan sanksi pidana sesuai dengan ketentuan yang berlaku di PT Pelindo I (Persero) (Pasal 22) Melakukan Penyederhanaan Metode Pengadaan dengan cara distribusi batasan kewenangan kepada pejabat struktural di bawah direksi dengan besaran nilai tertentu yang penetapannya diatur melalui SK Direksi. Melakukan penguatan pengelolaan Database Rekanan dan calon rekanan dengan cara memisahkan fungsi pengelolaan database rekanan yang selama ini dikelola oleh Biro Logistik menjadi dikelola oleh Sekretaris Perusahaan. (Pasal 15) Meningkatan kualitas calon rekanan yang akan masuk dalam Database Rekanan (Pasal 16)

62 Lanjutan Pembaharuan... Meningkatkan kualitas Jaminan-jaminan yang diwajibkan dengan cara mensyaratkan jaminan berasal dari Bank Umum (diluar BPR) yang memiliki peringkat sangat bagus dari lembaga pemeringkat yang diakui oleh Bank Indonesia (Pasal 41-46) Meningkatkan kualitas Materi Kontrak dengan cara mengidentifikasi hal-hal yang secara tegas tidak diatur dalam dokumen lelang untuk dimuat dalam materi kontrak. (Pasal 47-52) Mengatur Mekanisme Pembayaran yang seragam dengan cara meniadakan uang muka dan pembayaran minimal sama dengan penyelesaian fisik yang sudah direalisasikan. Selain itu, pembayaran dilakukan melalui mekanisme perbankan tanpa melihat batasan nilai (Pasal 53, 54)

63 Probity Audit Probity Audit is an assurance engagement, in which a probity auditor provides an independent scrutiny of a procurement process and expresses an objective opinion as to whether the prescribed probity requirements have been adhered to. The conclusion expressed should be based on evidence gathered against prescribed criteria. “Probity Audit adalah pemberian jaminan, dengan melakukan pengawasan independen terhadap proses pengadaan dan mengungkapkan pendapat objektif mengenai apakah persyaratan probity yang ditentukan telah ditaati. Kesimpulan yang diungkapkan harus didasarkan pada bukti yang dikumpulkan dibandingkan dengan kriteria yang ditentukan”

64 Probity Audit PBJ Probity Audit PBJ adalah audit dengan tujuan tertentu, (vide penjelasan Pasal 4 ayat 4 Undang-undang No. 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara). Audit dengan tujuan tertentu ini merupakan audit ketaatan terhadap ketentuan pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan selama proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa melalui pendekatan Probity. Probity audit diterapkan selama proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa (real time) untuk memastikan bahwa seluruh ketentuan telah diikuti dengan benar, jujur dan penuh integritas, sehingga dapat mencegah terjadinya penyimpangan dalam proses pengadaan barang/jasa.

65 Perbedaan Post/ Performance Audit VS Probity Audit
Dilaksanakan pada saat pekerjaan telah selesai Dilaksanakan pada saat proses berlangsung (real time) Melakukan Penilaian Memberikan Jaminan 3E+Ketaatan 3E+Ketaatan+Pemenuhan prinsip kejujuran, kebenaran, dan Integritas

66 TUJUAN PROBITY AUDIT Menyakinkan bahwa proses PBJ telah sesuai dengan ketentuan yang mengaturnya Memastikan bahwa proses PBJ mampu melindungi para pihak berkepentingan Memastikan bahwa penawaran yang masuk akan dinilai berdasarkan kriteria yang sama Memelihara tingkat kepercayaan publik & peserta tender dalam proses tender yang dilakukan pemerintah Meyakinkan keputusan yang dibuat terhindar dari tuntutan hukum Menciptakan akuntabilitas dalam proses PBJ 66

67 MANFAAT PROBITY AUDIT Independensi thd probity (honesty/integrity) dalam proses PBJ Menghindari terjadinya konflik kepentingan dalam proses PBJ Menghindari terjadinya praktik korupsi dalam proses PBJ Meningkatkan integritas dalam sektor publik melalui perubahan pengorganisasi an dan perilaku Meyakinkan publik dan pelaku usaha sektor publik bahwa proses dan hasil PBJ dapat dipercaya Meminimalkan kemungkinan terjadinya proses pengadilan yang timbul karena proses PBJ 67

68 SYARAT PROBITY AUDITOR
Independen obyektif dan berintegritas tinggi Bebas dari conflict of interesrt, yaitu tidak memiliki bisnis keuangan, atau kepentingan individu atau tidak sebagai pegawai dari instansi yang diaudit, kontraktor atau sebagai konsultan, sehingga menimbulkan konflik dalam penugasannya. Salah satu tools yaitu “conflict of interest declaration” Menjaga Kerahasiaan (confidentiality) . Semua informasi yang diperoleh harus dijaga kerahasiannnya . (toolsnya : check list dalam melakukan penilaian: aktivitas yang dilakukan, dokumentasi, kebijakan yang mendasari, dll) Memahami ketentuan pengadaan barang/jasa perusahaan. Memahami proses pengadaan barang/jasa (baik barang/pekerjaan konstruksi dan jasa konsultansi/jasa lainnya) 68

69 Kewenangan & Tanggung Jawab Probity Auditor
Kewenangannya untuk mengakses secara penuh seluruh catatan dan personil yang terkait dengan pelaksanaan pengadaan barang/ jasa, mengamati pertemuan-pertemuan, melakukan kunjungan lapangan dan membuat copy (photo copy) dokumen relevan yang diperlukan. Tanggung jawab auditor terbatas pada hasil audit, pendapat dan/atau saran yang diberikan kepada auditan sebagai pelaksana pengadaan barang/jasa.

70 Jenis Pengadaan B/J Yang Dilakukan Probity Audit
1 Kegiatan yang melibatkan Kepentingan Masyarakat /Umum 2 Kegiatan yang merupakan pelayanan dasar. 3 Terkait dengan isu politis (strategis) 4 Paket pekerjaan memiliki sejarah/latar belakang yang kontroversial atau berhubungan dengan permasalahan hukum . 5 Paket pekerjaan melekat risiko yang tinggi dan bersifat kompleks dan/atau bernilai relatif besar 6 Paket pekerjaan sangat sensitif secara politis.

71 IMPLEMENTASI PROBITY AUDIT PADA TAHAP PERENCANAAN DAN PERSIAPAN PBJ
RUPS Vs. “Needs” Melakukan Audit secara real time mulai dari saat penentuan kebutuhan B/J s.d Pengesahan Dokumen Pengadan termasuk melakukan observasi thd pembahasan anggaran di BOD/Dekom/RUPS, dengan tujuan memastikan: Barang yang direncanakan sesuai dengan kebutuhan riil, Anggarannya wajar dan diumumkan kepada Publik Panitia pengadaan, sistem pengadaan, alokasi waktu pemilihan, HPS, dan Dokumen Pengadaan telah sesuai dengan ketentuan yg berlaku Spec (KAK), HPS Draf Kontrak Dokumen PBJ

72 IMPLEMENTASI PROBITY AUDIT PADA TAHAP PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA
Melakukan audit secara real time mulai dari pengumuman lelang s.d. penunjukan penyedia Barang/Jasa, denga tujuan : Memastikan Proses Pemilihan penyedia B/J dilaksanakan secara transparan, adil dan akuntabel, Memastikan bahwa penetapan penyedia barang/jasa telah didasarkan pada taracara dan kriteria yang telah ditetapkan secara obyektif dalam Dokumen PBJ dan sesuai dg peraturan yang berlaku. Pengumuman Proses Pemilihan Penentuan Penyedia B/J

73 Penetapan Penyedia B/J telah sesuai dengan peraturan yang berlaku.
IMPLEMENTASI PROBITY AUDIT PADA TAHAP PELAKSANAAN KONTRAK Audit yang dilakukan secara real time thd proses pelaksanaan kontrak mulai dari penandatanganan kontrak s.d penyelesaian pekerjaan (serah terima Pekerjaan) untuk memastikan bahwa: Penetapan Penyedia B/J telah sesuai dengan peraturan yang berlaku. Isi kontrak telah sesuai dengan draft kontrak dalam dokumen PBJ Memastikan bahwa pelaksanaan kontrak dikendalikan oleh Pejabat Berwenang (Staf Pendukung yang ditunjuk Pejabat Berwenang), agar kualitas sesuai dengan yang telah disepakati dalam kontrak. Penandatanganan Kontrak Sistem Pengedalian Oleh Pejabat Berwenang Hasil /Progress

74 IMPLEMENTASI PROBITY AUDIT PADA TAHAP PEMANFAATAN BARANG/JASA
Audit yang dilakukan untuk memastikan bahwa: Pelaksanaan kontrak telah selesai dengan kuantitas, kualitas dan administrasi PB/J yang diterima telah sesuai dengan kontrak. B/J telah dimanfaatkan oleh pengguna/user. Kontrak Dan Hasil/Progress Serah Terims Barang/Jasa Barang / Jasa Dimanfaatkan

75

76

77 TERIMA KASIH Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan
Perwakilan Provinsi Sumatera Utara Jl. Jend. Gatot Subroto Km. 5,5 Medan Web: .